Poradnik Przedsiębiorcy

Jak najlepiej rozliczać samochód w firmie - stan na 01-01-2013 rok

Obecnie trudno wyobrazić sobie prowadzenie i funkcjonowanie działalności gospodarczej bez samochodu. Można tu wykorzystać samochód będący majątkiem firmy, pojazdy należące do majątku własnego jak też środki transportu użytkowane na podstawie umów najmu, dzierżawy lub leasingu. Korzyści podatkowe wynikające z posiadania pojazdu w firmie zależą przede wszystkim od rodzaju samochodu, sposobu jego nabycia oraz przyjęcia do użytkowania. Poniżej przedstawione zostały podstawowe zagadnienia związane z posiadaniem pojazdu przez przedsiębiorcę, ze szczególnym nastawieniem na ich aspekty podatkowe.

Rejestracja pojazdu

Pojazd, aby został dopuszczony do ruchu, musi być dostosowany do wymogów szczegółowo przedstawionych w ustawie o rachunkowości i związanych z definicją środków trwałych. Zgodnie z nią samochody wykorzystywane w firmie powinny być zdatne do użytku i kompletne. Oznacza to, że pojazd musi być sprawny technicznie oraz spełniać standardy określone w ustawie o ruchu drogowym (posiadać dowód rejestracyjny i tablice rejestracyjne).

Przyjęło się, że obowiązek rejestracji ciąży na właścicielu pojazdu- może nim być sam przedsiębiorca jak i firma leasingowa. W przypadku leasingu procedurę rejestracji przeprowadza leasingodawca, on też ponosi wszystkie koszty z tym związane (należy pamiętać, że zgodne z prawem jest docelowe obciążenie tymi kosztami leasingobiorcy).

Biorąc pod uwagę samochód używany, rejestracja polega na przerejestrowaniu samochodu z właściciela poprzedniego na obecnego. Ustawodawca przewidział na to czas nie dłuższy niż 30 dni od momentu zakupu pojazdu.

Aby otrzymać dowód rejestracyjny pojazdu, podatnik musi złożyć w lokalnym Starostwie Powiatowym (właściwym dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy lub siedziby firmy) m.in.:

  • wypełniony wniosek o rejestrację pojazdu,
  • dokument potwierdzające tożsamość rejestrującego,
  • dowód własności pojazdu,
  • kartę pojazdu (jeśli była wydana),
  • wyciąg ze świadectwa homologacji pojazdu (jeśli jest to pojazd nowy),
  • dowód rejestracyjny pojazdu (jeśli jest to pojazd używany).

Rejestracja pojazdu odbywa się w drodze wydania decyzji administracyjnej (ustawodawca przewidział na to 30 dni). W tym czasie nabywca otrzymuje tzw. dowód zastępczy, ważny 30 dni i umożliwiający mu użytkowanie zakupionego pojazdu.

Wydatki z jakimi wiąże się rejestracja pojazdu są dla kupującego kosztami uzyskania przychodu. Wydatki te mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów podatkowych lub mogą powiększyć wartość początkową pojazdu (a tym samym stanowić koszty uzyskania przychodu w momencie odpisów amortyzacyjnych).

Ubezpieczenie samochodu

Dokument stwierdzający zawarcie umowy obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (pot. OC) jest niezbędnym elementem upoważniającym posiadacza pojazdu do poruszania się na drodze. Przedsiębiorca ma również możliwość zakupu dobrowolnego ubezpieczenia autocasco (AC) oraz ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). Przy nabyciu samochodu używanego prawo przewiduje skorzystanie z polisy poprzednika, która obowiązuje do końca okresu, na jaki została zawarta przez poprzedniego właściciela.

W przypadku, kiedy zakupione samochody będą w spółce środkami trwałymi lub też będą użytkowane na podstawie umowy leasingowej, to wydatki poniesione z tytułu ubezpieczenia można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Musi być jednak spełniony warunek mówiący o tym, że będą one użytkowane na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Ustawodawca nałożył jednak pewne limity, które dotyczą ubezpieczenia autocasco obowiązującego dla samochodów osobowych (zgodnie z definicją updof i updop). Do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej równowartość 20.000 euro (w przeliczeniu na złote wg kursu NBP ogłoszonego na dzień podpisania umowy z ubezpieczycielem).

Wydatki poniesione na ubezpieczenie samochodu powinny być ujęte w KPiR w momencie ich poniesienia. Oznacza to, że muszą być wprowadzone do ewidencji z datą wystawienia faktury lub innego dokumentu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą. Natomiast w księgach rachunkowych wydatki na ubezpieczenie pojazdu rozlicza się z wykorzystaniem konta „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Jeżeli jednak wysokość składki ubezpieczeniowej jest nieistotna dla wyniku finansowego można poniesiony wydatek zaliczyć do kosztów jednorazowo.

Wynajem Samochodu

W praktyce bardzo często zdarza się, że pojazd wykorzystywany dla celów działalności gospodarczej nie jest zaliczony do środków trwałych firmy, a wynajmowany od osoby trzeciej. Wydatki poniesione z tytułu takiego wynajmu mogą być zaliczone do kosztów. W tym celu należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzoną przez podatnika na koniec każdego miesiąca. EPP powinna zawierać m.in.:

  • dane osobowe i adresowe używającego pojazd,
  • dane pojazdu (głównie numer rejestracyjny oraz pojemność silnika),
  • dane związane z faktycznym wykorzystaniem pojazdu (kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych km, stawkę za jeden km przebiegu, wartość przejazdu- iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu),
  • podpis oraz dane podatnika.

Warto pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodu zalicza się wydatki tylko do kwoty nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia faktycznej liczby przejechanych dla celów służbowych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu (zależną od pojemności silnika: do 900cm3- 0,5214 zł; powyżej 900cm3- 0,8358 zł)

Od czynszu za wynajmowany pojazd można również odliczyć VAT, jednak i tutaj ustawodawca wprowadził pewne ograniczenia. W sytuacji, gdy dopuszczalna masa całkowita wynajmowanego pojazdu nie przekracza 3,5 tony, przysługuje prawo odliczenia tylko 60% VAT naliczonego na fakturze (ale nie więcej niż 6 tys. zł). Cały VAT odliczany jest jedynie od pojazdów o masie przekraczającej 3,5 tony.

Ważne jest, że brak prowadzenia EPP uniemożliwia podatnikowi zaliczania do kosztów podatkowych wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem pojazdu.

Zakup paliwa

Od 1 stycznia 2011 roku, poprzez zmiany w ustawie o VAT, wprowadzono ograniczenia w odliczaniu VAT od paliwa do samochodu wykorzystywanego w firmie. Najistotniejszą ze zmian jest odebranie prawa do odliczania podatku naliczonego przy nabywaniu paliwa do tzw. samochodów z kratką.

W omawianej zmianie do ustawy o podatku od towarów i usług ustawodawca wymienił grupę samochodów, w stosunku do których nie obowiązują ograniczenia w odliczeniu podatku VAT przy zakupie paliwa do ich napędu. Dotyczy to pojazdów mających jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą (van). Dodatkowo są to samochody, które mają otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków (np. pick-up), a także te, które posiadają kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu. Ograniczenie to nie obowiązuje też w przypadku pojazdów samochodowych będących pojazdami specjalnymi, czyli np. koparek, pomocy drogowej, samochodów pogrzebowych. Pełnego odliczenia VAT mogą dokonać również podatnicy, którzy prowadzą działalność w zakresie handlu takimi samochodami lub też w zakresie najmu, dzierżawy lub leasingu (tylko pod warunkiem, że czas ich eksploatacji na te cele nie jest krótszy niż sześć miesięcy).

Obecnie ustawodawca przewiduje również możliwość odliczenia VAT od paliwa do samochodów ciężarowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych firmy oraz niestanowiących składniku majątku podatnika.

Wątpliwości budzi również wpływ wartości zakupu paliwa na wielkość podatku dochodowego. Co do zasady podatnik nie ma prawa zaliczyć do kosztów podatkowych wartości VAT wynikającej z faktur potwierdzających nabycie paliwa. Ustawodawca przewidział tutaj dwa wyjątki, dające prawo do ujęcia w kosztach uzyskania przychodu VAT naliczonego:

  • jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub też nabył towary i usługi w celu ich dalszej odsprzedaży (albo wytworzenia towarów i usług zwolnionych od podatku od towarów i usług),
  • jeżeli naliczony podatek VAT nie zwiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Serwis i wyposażenie samochodu

Wydatki związane z serwisem i naprawą samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej (wprowadzonych do ewidencji) można zaliczyć do kosztów podatkowych, jeżeli pojazdy spełnią określone w ustawie warunki. Przede wszystkim wydatek musi być związany z uzyskanym przychodem (lub być zabezpieczeniem źródła przychodu) oraz nie może być to wydatek wymieniony w zamkniętym katalogu (art. 23 updof i art. 16 updop). W przypadku pojazdów innych niż osobowe spełnienie już pierwszego warunku daje podatnikowi możliwość ujęcia wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodu.

Użytkownicy samochodów osobowych, które nie zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych lub też nie stanowią składników majątku podatnika, mają obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Tym samym koszty serwisu i napraw serwisowych rozliczane są do limitu określonego jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu.

Zaliczenie wydatków na naprawy powypadkowe do kosztów uzyskania przychodu jest uzależnione od posiadania przez podatnika dobrowolnego ubezpieczenia AC. Jego brak uniemożliwia zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na te naprawy bez względu na to, czy z ubezpieczenia sprawcy zostanie wypłacone odszkodowanie.

Wydatki związane z dodatkowym wyposażeniem samochodu będącego środkiem trwałym firmy mogą zwiększać jego wartość początkową (ulepszenie) albo stanowić bezpośrednio koszty uzyskania przychodu (remont). Należy pamiętać, że wydatki poniesione na wyposażenie pojazdu nie będą zwiększały jego wartości początkowej, jeśli ich wartość w danym roku podatkowym nie przekroczy 3500zł. Zostaną tym samym zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Przekroczenie tej kwoty będzie skutkowało obowiązkiem dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Koszty poniesione na samochód osobowy niestanowiący środków trwałych mogą zostać rozliczone jedynie na podstawie prowadzonej przez podatnika kilometrówki. Wyjątkiem jest tutaj użytkowanie samochodów osobowych z tytułu umowy leasingowej (zaliczanie wydatków do kosztów podatkowych bez konieczności prowadzenia EPP) .

Zasady odliczania VAT w przypadku serwisu i wyposażenia są jednakowe dla wszystkich pojazdów. Niezbędnym warunkiem do odliczenia jest posiadanie przez podatnika statusu czynnego podatnika VAT. Dodatkowo towary i usługi nabyte przez podatnika należy wykorzystać do czynności opodatkowanych, a kwota odliczenia podatku musi być wskazana na fakturach dokumentujących ich nabycie.

Utrata samochodu na wskutek kradzieży

W przypadku kradzieży samochodu, zaliczonego do środków trwałych firmy, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się jedynie do miesiąca, w którym ona nastąpiła. Niezamortyzowana wartość będzie mogła zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu, jeśli zostaną spełnione łącznie dwa warunki: samochód posiadał autocasco oraz strata została udokumentowana. Dodatkowo strata musi być zdarzeniem losowym, nie powstałym z winy podatnika (np. w wyniku niedbalstwa).

Jeśli podatnik odliczył VAT przy zakupie pojazdu, w momencie jego kradzieży nie ma obowiązku dokonywania korekty VAT, a kwota odszkodowania wypłaconego przez ubezpieczyciela nie stanowi czynności opodatkowanej VAT.

Opodatkowanie samochodu

Podatek od środków transportu nałożony jest na wszystkich posiadaczy środków transportowych. Jeżeli środek transportowy stanowi współwłasność osób fizycznych lub prawnych, obowiązek podatkowy ciąży proporcjonalnie na wszystkich współwłaścicielach. Opodatkowaniem od środków transportu podlegają:

  • samochody ciężarowe o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony,
  • ciągniki siodłowe i balastowe przystosowane do używania łącznie z naczepą lub przyczepą o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów od 3,5 tony i więcej,
  • przyczepy i naczepy, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają dopuszczalną masę całkowitą od 7 ton i więcej.

Wyjątkiem są pojazdy związane wyłącznie z prowadzeniem rolniczej działalności gospodarczej (opodatkowanej podatkiem rolnym) oraz autobusy. Podstawowym dokumentem, na podstawie którego określa się rodzaj i parametry środka transportu jest dowód rejestracyjny. Zobowiązanie do zapłaty podatku powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek został zarejestrowany na terytorium RP, a w przypadku nabycia już zarejestrowanego środka- od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został nabyty. Obowiązek ten wygasa w związku ze sprzedażą pojazdu, jego wyrejestrowaniem lub tez czasowym wycofaniem z ruchu pojazdów zarejestrowanych.