Poradnik Przedsiębiorcy

Jak nie tracić pieniędzy przez firmowy telefon?

Praktycznie wszystkie firmy oferują klientom możliwość komunikacji przez telefon. Jednak tylko niewielki ułamek myśli o nim jak o narzędziu planowanej i dobrze zorganizowanej sprzedaży.

To błąd. Pozyskanie kontaktu oznacza koszt. Reklamy, SEO, stworzenia witryny, druku plakatu, wizytówek czy też obecności firmy na targach. Każde połączenie telefoniczne to szansa pozyskania klienta - uzyskania określonego dochodu. Im skuteczniej zamienimy dzwoniące osoby w klientów - tym koszt ich pozyskania będzie niższy.

Wiele firm zupełnie pomija ten aspekt - w odniesieniu do telefonu. Ile jest warte dla nich połączenie telefoniczne będące zapytaniem handlowym? Jaką część zapytań skutecznie przekuwają w podpisane umowy? Jak wiele osób dzwoni każdego dnia? Jaką część połączeń udaje się podjąć, a jaka przepada?
Dla wielu firm, ten obszar to często szara strefa. Tymczasem że dla 61% klientów telefon jest ważnym narzędziem komunikacji - na etapie finalizacji zakupu. Co więcej, zgodnie z danymi Google - 39% użytkowników mobilnych dzwoni zawsze lub bardzo często do firmy przed dokonaniem zakupu. Tylko 4% nigdy tego nie robi!

Stawka gry jest wysoka. Jeżeli nie odbieramy telefonu skutecznie - tracimy cenne osoby będące blisko końca naszego lejka sprzedażowego. Musimy odbierać więcej i szybciej, a także mieć kompleksową wiedzę o naszej skuteczności i zachowaniu naszych klientów. Telefon musi działać optymalnie - tak jak nasze formularze, czy sklep internetowy. Jest to możliwe dzięki centrali telefonicznej VoIP. Oto jej najważniejsze funkcje, dzięki którym telefon nie będzie w firmie źródłem strat.

Call tracking

Call tracking to technologia oparta na VoIP, która pozwala monitorować źródła ruchu telefonicznego (tzn. wskaże nam, czy klient znalazł numer dzięki Google Ads, Facebook, prasa fachowa czy ulotki rozdawane podczas targów branżowych). Pozwala tym samym organizować skuteczne kampanie reklamowe, których celem jest nawiązanie połączenia.

“Call tracking jest w stanie monitorować wszystkie połączenia. Oznacza to, że dowiemy się, czy Klient znalazł numer do działu sprzedaży na naszej witrynie WWW dzięki Google Ads, czy może na ulotce z targów branżowych.” - komentuje Jarosław Łuczkiewicz, szef e-commerce Datera & Lead360 (https://www.datera.pl i https://www.lead360.pl).

ACD

“Proszę czekać… połączenie nastąpi za 60 sekund…” - ten komunikat świadczy o tym, że firma korzysta z modułu ACD (Automatic Call Distribution) - czyli automatycznej dystrybucji połączeń. ACD odpowiada za wydajne rozdzielanie połączeń pomiędzy pracowników i “przytrzymanie” oczekujących na rozmowę w zawieszeniu. Wydatnie skraca czas oczekiwania na rozmowę.

Raportowanie

Ile połączeń telefonicznych przychodzi do firmy w wybranym przedziale czasowym? Jaka jest skuteczność ich odbierania (tzw. SLA - service level agreement)? Ilu pracowników powinno być aktywnych w danym przedziale czasowym? Czy odbierać mają wszyscy, czy część może wtedy odpowiadać na korespondencję? Odpowiedzi na te pytania da nam system analityczny modułu ACD, pozwalający na kompleksową analizę natężenia ruchu telefonicznego.

Integracja z CRM

System CRM integruje w sobie dane o komunikacji ze wszystkich kanałów - od e-maila, przez czat i media społecznościowe, po telefon VoIP. Jest to tak istotna integracja, że jest dostępna nawet dla niewielkich firm, a wybrane systemy VoIP (jak Datera) - są zintegrowane z CRM i gotowe do pracy “z pudełka”. Integracja oznacza nie tylko możliwość śledzenia historii połączeń z poziomu profilu klienta CRM. To także integracja na poziomie interfejsu graficznego tego oprogramowania.

Funkcje wspierające

Klienci nie lubią sygnału oczekiwania na połączenie, gdyż nic on im nie mówi. Czy firma jeszcze odbiera czy po prostu pracownika nie ma teraz przy biurku? Czy nie można przełączyć do kogoś innego? Systemy VoIP oferują wiele funkcji, takich jak nteraktywne menu, muzyka na czekanie, przekierowania - wszystkie te funkcje razem pracują na to, aby przy minimalnym koszcie odebrać jak najwięcej i jak najskuteczniej.

Dzięki VoIP o telefonie nie będziemy myśleć jak niewygodnym dodatku, a uwzględnienie go w różnorodnych kampaniach reklamowych jako kluczowy kanał konwersji to przyszłość.

 Tekst zewnętrzny, artykuł partnera