Osoby prowadzące działalność ponoszą na ten cel różne wydatki. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności mogą to być wydatki związane np. z zakupem towarów, materiałów czy też poniesione w celu wynajęcia pomieszczenia na działalność. Niektóre z nich określone w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowią koszty uzyskania przychodów. W przypadku prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów lub pełnej księgowości wpływają one na dochód, który stanowi podstawę opodatkowania, a tym samym zmniejszają wielkość podatku do zapłaty. Należy pamiętać, że przedsiębiorca który wybrał ryczałtową formę rozliczeń nie rozlicza kosztów.
Koszty uzyskania przychodów - definicja
Kwestię tę regulują ustawy o PIT i CIT według których do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można te wydatki, które poniesione zostały w celach uzyskania przychodu lub zachowania bądź zabezpieczenia jego źródła. Nie jest to jednak jedyny warunek jaki musi być spełniony, aby dany wydatek mógł stanowić koszt. Istotne jest by wydatek nie znalazł się na liście wyjątków - wydatków nie stanowiących kosztu - zwartej w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT np. wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne związane z reprezentacją czy alkohol. Kolejnym warunkiem jest to aby wydatek był odpowiednio udokumentowany. W większości przypadków dokumentem potwierdzającym. Paragon zwykle nie jest uznawany za dowód księgowy. A zatem aby wydatek można było uznać za koszt muszą być spełnione te trzy podstawowe warunki.
Wydatki na cele firmowe a koszty uzyskania przychodów
Koszty uzyskania przychodów podlegające ewidencji w KPiR muszą zostać przyporządkowywane do odpowiednich grup. To od rodzaju wydatku zależy do której z kolumn w KPiR on trafi. Zgodnie z przepisami koszty te można podzielić na kilka grup:
- zakup towarów handlowych i materiałów - wartości wpisuje się według cen zakupu;
- koszty uboczne zakupu - czyli związane z zakupem jak np. transport, załadunek, wyładunek czy ubezpieczenie na czas transportu;
- wynagrodzenie w gotówce i naturze - wypłacane pracownikom wynagrodzenia brutto, również te z tytułu umowy zlecenia czy umowy o dzieło;
- pozostałe wydatki - nie ujęte w żadnej z powyższych kategorii, ale oczywiście spełniające trzy podstawowe warunki do zakwalifikowania jako koszt np. wydatki związane z opłatami za czynsz czy media.
Zasady dotyczące prowadzenia KPiR określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Niektóre z wydatków poniesionych na cele firmy są wydatkami specyficznymi, które wymagają odpowiedniego ich traktowania. Należą do nich:
Amortyzacja
Amortyzacja jest kosztem podatkowym choć z wyjątkami i limitami określonymi w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. To specyficzny koszt, który podlega rozłożeniu w czasie i w odpowiednich okresach trafia do KPiR.
Zgodnie z ustawą o PIT (art. 22a ust. 1) amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
- maszyny, urządzenia i środki transportu,
- inne przedmioty
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu, zwane środkami trwałymi.
A zatem przedsiębiorca będzie mógł dokonać odpisów amortyzacyjnych od zakupionego i wprowadzonego do firmy samochodu czy też komputera. Oznacza to zatem, że kupując środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne wydatek na nie poniesiony co do zasady nie trafi do kosztów w jednym miesiącu ale zostanie rozłożony w czasie i będzie kosztem odzwierciedlającym zużycie się danego składnika majątku.
Wydatki na reklamę
Wydatki na reklamę firmy całości stanowią koszt w przeciwieństwie do kolejnego rodzaju wydatku - reprezentacji. Obu pojęć nie precyzują przepisy, co powoduje, że rozróżnienie wydatków, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodów jest grząskim tematem wywołującym konflikty przedsiębiorców z organami podatkowymi.
Reklama ma na celu zachęcenie potencjalnych klientów do nabycia danego towaru/usługi. Są to zatem wydatki poniesione na różnego rodzaju materiały reklamowe (ulotki, plakaty, ogłoszenia, krótkie filmy). Aby stanowiły koszt muszą być oczywiście związane z działalnością i musi być w stosunku do nich możliwość powiązania ich z przychodami.
Wydatki na reprezentację
Kwestia reprezentacji wywołuje najwięcej sporów. Żaden bowiem wydatek, który określony jest jako koszt reprezentacji co do zasady nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu. Uważa się bowiem, że reprezentacja ma na celu ułatwienie nawiązania kontaktów z klientami, a przy tym budowę wizerunku. Wydatki na nią ponoszone mają na celu stworzyć w poglądzie klienta wizerunek firmy jako wyniosłej, okazałej i wartościowej takiej, która zapadnie w pamięć. W związku z takim obrazem reprezentacji organy podatkowe stały na stanowisku, że wydatki poniesione na usługę gastronomiczną dla kontrahenta, kosze ze słodyczami czy też prezent w postaci alkoholu nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Niemniej jednak Ministerstwo Finansów po spełnieniu kilku warunków zezwala na ujęcie w kosztach obiadu z kontrahentem.
Natomiast już wydatki poniesione na artykuły spożywcze dla pracowników mogą stanowić koszt w rozumieniu podatkowym.
Rozliczanie prowadzenia firmy we własnym mieszkaniu
Kolejną kwestią istotną dla wielu osób rozpoczynających działalność gospodarczą są koszty prowadzenia firmy we własnym, prywatnym mieszkaniu. Pierwsza kwestia czy tak można? Tak, żadne z przepisów nie zabraniają prowadzić działalności w domu. Zatem jeśli już prowadzimy działalność w domu to jak rozliczyć koszty?
Tutaj decydujące zdanie ma sam podatnik. To on decyduje o wartości wydatków poniesionych na mieszkanie zaliczonych do kosztów i to w jego gestii również będzie obowiązek udowodnienia istnienia związku poniesionego wydatku z uzyskaniem przychodu. Oczywiście urzędy skarbowe sugerują jaką metodą wyliczyć koszty. Ogólnie zatem przyjęte jest by koszty poniesione w związku z eksploatacją mieszkania bądź domu rozliczyć w proporcji do powierzchni wykorzystywanej na działalność jaką stanowi ona w stosunku do całego metrażu. W praktyce wygląda to tak, że wylicza się powierzchnię pokoju/ów, w których prowadzona jest działalność dodając do tego część powierzchni przedpokoju, łazienki, ewentualnie w razie potrzeby kuchni. Powstałą sumę dzielimy przez powierzchnię całego lokalu mieszkalnego i mnożymy przez 100% tak aby wartość pokazana była w procentach. Następnie zgodnie z ustaloną procentową proporcją rozliczmy, których część wartości będzie stanowiła koszt związany z prowadzoną działalnością a część będzie prywatnym wydatkiem. Dokumentem księgowym przy takim traktowaniu kosztów będzie dowód wewnętrzny.
Zdarza się jednak, że niektóre z rachunków w większym stopniu dotyczyć będą prowadzonej firmy. Przykładem może być rachunek za telefon. Wówczas możliwe jest ustalenie osobnej proporcji, którą wylicza sam przedsiębiorca. Nie można jednak zapominać, że w razie kontroli podatkowej przedsiębiorca będzie musiał udowodnić stosowność takiego rozwiązania w tym przypadku np. bilingiem rozmów.
Oprócz wydatków na media (gaz, prąd, woda, ogrzewanie) można również zaliczyć do kosztów określoną część wydatków na podatek gruntowy lub podatek od nieruchomości oraz za wywóz śmieci. Również remont pomieszczenia w którym znajduje się działalność można uznać za koszt oraz wydatki poniesione na wyposażenie. Najważniejszą kwestią jest posiadanie dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku oraz wykazanie związku z prowadzoną działalnością i uzyskiwanymi przychodami.
Dlaczego organy podatkowe stworzyły tyle przepisów określających koszty i dlaczego jest to tak istotne? Dlatego, że większe koszty zmniejszają dochód a ten jest podstawą obliczania podatku więc i w konsekwencji wpływa na wyliczenie mniejszych zobowiązań podatkowych. To wiąże się z mniejszymi wpływami do budżetu, a na to resort nie może pozwolić.
