Poradnik Przedsiębiorcy

Jak się przygotować do czynności sprawdzających w małej firmie?

Podstawową formę kontroli, jaką organy podatkowe stosują wobec podatnika, są czynności sprawdzające. Nie jest to kontrola podatkowa, a raczej wstęp do niej. Czynności te pozwalają bowiem na ocenę, czy w przypadku danego podatnika wskazane jest wszczęcie kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego. Jak się przygotować do czynności sprawdzających i na czym one dokładnie polegają? Odpowiadamy.

Na czym polegają czynności sprawdzające?

Czynności sprawdzające przeprowadzają organy podatkowe pierwszej instancji, a więc naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego, wójt, burmistrz, starosta bądź marszałek województwa. Jeśli zaś chodzi o kwestie wymiany informacji o VAT z innymi państwami UE, to czynności sprawdzające przeprowadza Minister Finansów lub organ podatkowy, który został przez niego upoważniony. 

Zgodnie z art. 272 Ordynacji podatkowej czynności sprawdzające mają na celu:

  • sprawdzenie terminowości:

  • składania deklaracji podatkowych,

  • wpłacania zadeklarowanych podatków,

  • stwierdzenie formalnej poprawności dokumentów,

  • ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami,

  • weryfikację przychodów i kosztów uzyskanych przez podatnika (zarówno opodatkowanych, jak i nieopodatkowanych),

  • weryfikację danych i dokumentów przedstawionych przez podatników, którzy dokonują rejestracji podatkowej.

Jak się przygotować do czynności sprawdzających?

Czynności sprawdzające w porównaniu z kontrolą podatkową lub postępowaniem podatkowym stanowią uproszczoną procedurę kontrolną. Niemniej jednak postępowanie to daje urzędnikom możliwość zweryfikowania, czy i w jaki sposób podatnik wywiązuje się z obowiązków wobec urzędu skarbowego. Dlatego też warto dobrze przygotować się do czynności sprawdzających.

Przede wszystkim należy skontrolować dokumentację księgową i prowadzone ewidencje. W szczególności sprawdzając kompletność dokumentów zakupu stanowiących koszty uzyskania przychodu bądź też uprawniających do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Jeśli zaś chodzi o faktury sprzedaży, to należy skontrolować poprawność numeracji faktur, a w przypadku podatników podatku VAT zastosowaną stawkę podatku.

W sytuacji, gdy podatnik dokonuje sprzedaży lub zakupu towarów z krajów UE, powinien również zadbać o skompletowanie dokumentacji, która stanowi potwierdzenie dokonanych transakcji.

Co więcej, należałoby również skontrolować wpłacone do US zaliczki na podatek dochodowy, a w przypadku czynnych podatników podatku VAT złożone do US deklaracje VAT oraz wpłacone kwoty podatku VAT.

Jakie uprawnienia posiada organ podatkowy podczas czynności sprawdzających?

Podczas czynności sprawdzających podatnik może zostać wezwany do złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji bądź do jej złożenia jeśli miał taki obowiązek, a tego nie zrobił.

W sytuacji, gdy organ podatkowy będzie miał wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji, może wezwać podatnika do udzielenia wyjaśnień bądź uzupełnienia deklaracji.

Jeśli zaś ze złożonej deklaracji wynika, że podatnik skorzystał z ulg podatkowych, to organ podatkowy może zażądać przedstawienia dokumentów, które będą potwierdzać, że podatnik miał prawo do skorzystania z danej ulgi.

Ponadto organ podatkowy może zażądać od kontrahentów podatnika przedstawienia dokumentów, które dotyczą transakcji z nim dokonanych. Ma to na celu sprawdzenie prawidłowości i rzetelności dokumentacji. Po czym z przeprowadzonych czynności organ podatkowy sporządza protokół.

Ważne!

Jeśli miejsce zamieszkania, siedziba bądź miejsce wykonywania działalności kontrolowanego podatnika znajdują się poza obszarem działania danego organu podatkowego, to czynności sprawdzające może przeprowadzić właściwy miejscowo organ podatkowy.

Błędy stwierdzone przez organ podatkowy podczas czynności sprawdzających

Jeśli organ podatkowy podczas czynności sprawdzających stwierdzi błędy rachunkowe lub oczywiste omyłki w deklaracjach bądź stwierdzi, że deklaracja sporządzona jest niezgodnie z wymaganiami, to w zależności od charakteru i rodzaju nieprawidłowości ma dwie możliwości. W takiej sytuacji organ podatkowy może:

  • dokonać korekty deklaracji, nanosząc poprawki i uzupełnienia w sytuacji, gdy zmiana zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty 5000 zł;

  • zwrócić się do składającego deklarację o jej skorygowanie lub złożenie wyjaśnień wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji zostały podane w wątpliwość.

Ważne!

Od 2016 roku nastąpiło zwiększenie limitu kwotowego, zgodnie z którym organ podatkowy może dokonać korekty deklaracji, która zawiera błędy. Aktualnie dopuszczalna kwota korekty może wynosić maksymalnie 5000 zł. Wcześniej obowiązująca kwota, czyli 1000 zł, była bowiem zbyt niska,w konsekwencji czego przepis ten miał charakter martwy.

Udokumentowanie zakończonych czynności sprawdzających

Zakończenie czynności sprawdzających następuje poprzez podpisanie protokołu, który zostaje zarchiwizowany w urzędowych aktach podatnika. Zazwyczaj protokół z czynności nie jest przekazywany podatnikowi. Jest to jedynie dokument informacyjny, który nie zawiera żadnej decyzji ani oceny sytuacji, od której podatnik mógłby się odwołać.

Jeśli jednak podatnik nie zgodzi się ze stanowiskiem organu podatkowego dotyczącym przeprowadzonych czynności sprawdzających, wówczas może zostać wszczęta wobec niego kontrola podatkowa lub postępowanie podatkowe. Po jej zakończeniu podatnik będzie mógł odwołać się od decyzji wydanej przez organ podatkowy.