Zwrot firmowego komputera - jak go prawidłowo zaksięgować?

Zakupiłam sprzęt komputerowy do prowadzonej przeze mnie działalności gospodarczej, a następnie dokonałam jego całkowitego zwrotu. Czy w takiej sytuacji jestem zobowiązana wprowadzić do księgi fakturę VAT i fakturę korygującą, czy też nie jest to w tym przypadku obligatoryjne? Jak zaksięgować zwrot firmowego komputera?

Ewa, Szczecin

Księga przychodów i rozchodów ma przede wszystkim dokumentować zdarzenia gospodarcze, które faktycznie miały miejsce w działalności i odzwierciedlają stan rzeczywisty. W ten sposób zachowany zostanie obowiązek prowadzenia księgi w sposób rzetelny, wynikający z § 11 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR. Niewpisanie do księgi zdarzenia, które rzeczywiście zaistniało w działalności, będzie mogło świadczyć o jej nierzetelności.

Zwrot firmowego komputera stanowiącego środek trwały – jak zaksięgować w KPiR?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa dokładnie definicji środka trwałego, jednak zgodnie z art. 22a ww. ustawy, aby składnik majątku (sprzęt komputerowy) mógł być uznany za środek trwały, musi spełniać kilka warunków jednocześnie:

• musi być własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy,
• musi być wytworzony lub nabyty przez przedsiębiorcę,
• przewidywany okres użytkowania w działalności przekracza rok,
• musi być kompletnym i zdatnym do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania,
• być wykorzystywanym przez przedsiębiorcę w ramach prowadzonej działalności lub też oddany do użytkowania na podstawie umowy leasingowej, dzierżawy czy też umowy najmu.

Ponadto, aby składnik majątku podlegał obowiązkowemu ujęciu w ewidencji środków trwałych, jego wartość początkowa musi przekraczać 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT).

Wydatki poniesione na zakup środka trwałego podatnicy mogą rozliczać w czasie, dokonując miesięcznych odpisów amortyzacyjnych, stanowiących koszt uzyskania przychodu.

Należy pamiętać, że decydując się na zwrot firmowego komputera, przedsiębiorca nie będzie już właścicielem przedmiotu, tym samym konieczne będzie zaprzestanie amortyzacji oraz dokonanie korekty zaksięgowanych w poprzednich miesiącach odpisów. Zgodnie z art. 22 ust. 7c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korekty odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w miesiącu otrzymania faktury korygującej.

Zwrot firmowego komputera stanowiącego element wyposażenia – czy należy wprowadzić fakturę korygującą?

Składniki majątku, których wartość przekracza 1500 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podatników zwolnionych) i przewidywany okres ich użytkowania nie przekracza roku, stanowią element wyposażenia przedsiębiorstwa, a więc muszą zostać ujęte w ewidencji wyposażenia.

W przypadku gdy przedsiębiorca zakupi sprzęt komputerowy i zaliczy go do elementów wyposażenia, a następnie dokona jego zwrotu, musi wycofać składnik majątku z ewidencji wyposażenia oraz wprowadzić fakturę korygującą wydatek w miesiącu otrzymania faktury.

Zwrot firmowego komputera – kiedy należy zaksięgować jako pozostałe wydatki?

Gdy zakupiony sprzęt komputerowy nie spełnia definicji środka trwałego ani wyposażenia, to poniesiony wydatek należy ująć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w kolumnie 13 KPiR jako Pozostały wydatek.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na zwrot firmowego komputera, to otrzymaną fakturę korygującą należy wprowadzić in minus w miesiącu otrzymania faktury korygującej.