Poradnik Przedsiębiorcy

Kasy fiskalne online – dla kogo są obowiązkowe i ile kosztują?

Coraz więcej przedsiębiorców wybiera zakup kasy fiskalnej online. Powody stojące za tą decyzją potrafią być różne: chęć zastosowania nowocześniejszych rozwiązań dla biznesu, możliwość obniżenia kosztu takiej inwestycji czy też konieczność spełnienia wymogów wynikających z przepisów prawnych. Dla kogo jednak wdrożenie urządzenia rejestrującego, łączącego się z Centralnym Repozytorium Kas, okaże się bezwzględnym obowiązkiem? Ile kosztuje kasa fiskalna online i od czego to zależy?

Nowy system fiskalizacji – czym się różnią kasy online od urządzeń starszego typu?

System online stanowi dla branży fiskalnej jedną z największych i najpoważniejszych zmian w ostatnich latach. Jego specyfika wymagała wprowadzenia zarówno odpowiednich przepisów (ujętych m.in. w nowelizacji ustawy o VAT, która weszła w życie 1 maja 2019 roku), jak i technologii sprzedaży nowego typu. Kasy rejestrujące online działają w oparciu o automatyczną, internetową transmisję niezbędnych danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), nadzorowanego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Ponadto, urządzenia te są wyposażone w pamięć chronioną, przechowującą w formie cyfrowej ważną dokumentację (np. kopie wydanych paragonów, ale również i fiskalne raporty dobowe), oraz standardowo wspierają współpracę z różnego typu terminalami płatniczymi. 

Kasy łączące się z CRK – kto musi z nich korzystać?

Na dzień dzisiejszy stosowanie urządzeń rejestrujących, które transmitują dane do CRK, nie stanowi bezwzględnego wymogu dla wszystkich przedsiębiorców. Wielu podatników wciąż może korzystać z technologii poprzedniej generacji. Z drugiej strony przywołana wcześniej nowelizacja ustawy o VAT dokładnie wskazuje, które branże zostały objęte obowiązkiem wcześniejszego wdrożenia kas rejestrujących online, a także w jakim czasie powinny tego dokonać. 

Cały proces obowiązkowej wymiany na urządzenia komunikujące się z CRK podzielono na 3 etapy. Pierwszy objął działalności związane z szeroko rozumianą motoryzacją. Zaliczają się do nich m.in. warsztaty samochodowe, punkty wulkanizacji, ale także firmy prowadzące sprzedaż paliw do pojazdów silnikowych. Te działalności musiały rozpocząć pracę z kasami online najpóźniej 1 stycznia 2020 roku. W drugim etapie znalazła się branża gastronomiczna (w tym także biznesy funkcjonujące sezonowo), działalności oferujące usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania (hotele, pensjonaty, motele itd.) oraz te, które zajmują się sprzedażą paliw stałych, jak węgiel, brykiet i podobne. W przypadku tych przedsiębiorstw termin pierwotnie ustalony na 1 lipca 2020 roku, ze względu na utrudnienia związane z pandemią koronawirusa, został przełożony (na mocy stosownego Rozporządzenia Ministra Finansów) na 1 stycznia 2021. W rezultacie, data graniczna dla trzeciego, ostatniego etapu wymiany na kasy online również uległa zmianie. Ostatnia „tura” tego procesu objęła najwięcej branż, wśród których znalazły się działalności prawnicze, medyczne (i dentystyczne), budowlane, a także salony fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne oraz obiekty służące poprawie kondycji fizycznej, takie jak siłownie czy kluby fitness (w zakresie wstępu do tych obiektów). W takich firmach online’owe urządzenia rejestrujące muszą funkcjonować od 1 lipca 2021 roku. Zatem przedsiębiorca, który otworzy działalność reprezentującą jedną z branż wyszczególnionych w nowelizacji ustawy o VAT, musi prowadzić ewidencję obrotu z użyciem kasy fiskalnej łączącej się przez internet z CRK. 

Ile trzeba zapłacić za kasę rejestrującą online?

Współcześnie rynek technologii sprzedaży oferuje szeroki wybór kas fiskalnych, także tych najnowszych, dostosowanych do pracy w systemie online. Ich koszt – podobnie jak i specyfikacja – potrafi być dość różny. Cena kasy fiskalnej online waha się w granicach od około 1 500 do około 3 000 złotych brutto.

Na konkretny koszt urządzenia wpływać będzie m.in. marka producenta, rozwiązania konstrukcyjne i rodzaj podzespołów, wysokość parametrów użytkowych oraz zakres dostępnych funkcji. Najtańsze kasy online zaoferują podstawowe opcje i zaprogramowanie do kilku tysięcy pozycji PLU dla poszczególnych produktów bądź usług. W bardziej zaawansowanych znajdziemy choćby zróżnicowane interfejsy komunikacyjne, idealne dla rozbudowanego systemu sprzedaży (pozwalające także na bezprzewodową współpracę z CRK lub urządzeniami peryferyjnymi), przyjazne w obsłudze ekrany dotykowe, nierzadko długie zasilanie akumulatorowe, atrakcyjne rozwiązania dotyczące technologii wydruku, a nawet możliwość zdalnego zarządzania funkcjami kasy czy zdefiniowanie dowolnie dużej bazy towarowej.

Kasy fiskalne online – dla kogo są obowiązkowe i ile kosztują?

Niezależnie od tego, jakich rozwiązań dla biznesu szukamy, warto udać się po nie do sprawdzonego, cenionego sprzedawcy technologii sprzedaży, oferującego starannie wybrane modele uznanych marek. Dobrym przykładem są kasy online w sklepie pckf.pl, których bogaty wybór pozwala uzyskać urządzenie precyzyjnie dostosowane do indywidualnych preferencji użytkowych oraz potrzeb, jakie charakteryzują daną działalność – mniejszą i większą, handlową bądź usługową, funkcjonującą w trybie stacjonarnym lub mobilnym.

Ustawowa ulga i nie tylko, czyli jak kupić taniej kasę online?

Przedsiębiorcy zobligowani do prowadzenia ewidencji obrotu za pomocą kasy fiskalnej od dawna mogą korzystać z ustawowej ulgi. Dotychczas przysługiwała ona w przypadku instalacji pierwszych urządzeń rejestrujących (każdego typu). Refundacja może wynieść maksymalnie 90% wartości danego modelu, jednak nie więcej niż 700 złotych. Należy jednak zaznaczyć, że pojawienie się nowego systemu fiskalizacji poskutkowało również zmianami w ustawowej uldze. Refundacja zachowuje swoją wysokość, jednak obecnie obejmuje wyłącznie modele online (nie można z niej skorzystać w sytuacji nabycia kasy fiskalnej z elektroniczną kopią paragonów). Warto też wspomnieć, że na zwrot części kwoty mogą liczyć także przedsiębiorcy wymieniający urządzenia rejestrujące starszego typu na te łączące się z CRK. Jednak z takiej możliwości skorzystają wyłącznie wyżej wspomniane branże, zobowiązane treścią nowelizacji ustawy o VAT do wcześniejszego wdrożenia kas online.

W jaki sposób można skorzystać z ustawowej ulgi, jeśli spełni się jej podstawowe warunki? Kwestia ta, w zależności od grupy użytkowników kas online, może się nieco różnić. W przypadku płatników VAT istnieje możliwość odliczenia właściwej kwoty w swojej deklaracji podatkowej za okres, w którym nastąpiły zakup oraz instalacja urządzenia rejestrującego (lub za późniejszy okres). Tymczasem przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT albo świadczący wyłącznie usługi zwolnione powinni złożyć w Urzędzie Skarbowym (właściwym dla ich działalności) pisemny wniosek o przyznanie ustawowej ulgi. Dopiero na podstawie takiego, rozpatrzonego pozytywnie dokumentu, mogą oni uzyskać zwrot części wydanej kwoty na kasy fiskalne online.

Artykuł zewnętrzny, tekst partnera