Obowiązkiem każdego pracodawcy jest comiesięczne rozliczanie z ZUS-em. W tym celu należy tworzyć deklaracje rozliczeniowe. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy po przekazaniu do ZUS-u deklaracji następuje zmiana, np. w wysokości wynagrodzenia pracownika lub też w wysokości składek ZUS. Wówczas konieczne jest korygowanie dokumentów rozliczeniowych dla ZUS-u. Jak tego dokonać? Przedstawiamy na przykładach.
Deklaracje rozliczeniowe 2024
Wśród formularzy przekazywanych do ZUS-u wyróżniamy:
- deklarację rozliczeniową ZUS DRA, która służy do rozliczenia składek oraz świadczeń wypłaconych przez płatnika w danym miesiącu;
- imienne raporty miesięczne:
- ZUS RCA - zawiera informacje o naliczonych składkach i wypłaconych świadczeniach (tworzony jest za każdą osobę, która oprócz ubezpieczenia zdrowotnego podlega również innym ubezpieczeniom);
- ZUS RSA - zawiera informacje o przerwach w opłacaniu składek i wypłaconych świadczeniach.
Przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników, składa w ZUS-ie jedynie deklarację rozliczeniową ZUS DRA.
- do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych;
- do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną,
- do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.
Korygowanie dokumentów rozliczeniowych
Może się zdarzyć, że z różnych powodów konieczne jest korygowanie dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS-u. Na przekazanie korekt pracodawca ma czas:
- do 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości samemu lub od otrzymania z ZUS-u zawiadomienia o nieprawidłowościach;
- do 7 dni od uprawomocnienia się decyzji o nieprawidłowościach stwierdzonych przez ZUS;
- do 30 dni od otrzymania protokołu kontroli z ZUS-u (art. 41 ust. 7a i 7b ustawy o sus).
Przykład 1.
Pani Monika została zatrudniona 1 lutego 2024 r. 5 marca 2024 r. wręczyła pracodawcy zwolnienie lekarskie z tytułu ciąży. W związku z powyższym ZUS postanowił skontrolować umowę pani Moniki i uznał ją za pozorną. Pracodawca ma obowiązek wyrejestrować panią Monikę z ubezpieczeń z dniem, z którym została do nich zgłoszona (ZUS ZWUA) oraz konieczne jest korygowanie dokumentów rozliczeniowych, w których została wykazana pani Monika, poprzez wyzerowanie wymiaru składek w raportach imiennych ZUS RCA oraz ZUS RSA (za miesiące, w których przebywała na zwolnieniu lekarskim). Do korekt raportów imiennych za panią Monikę należy załączyć skorygowaną deklarację ZUS DRA.
Przykład 2.
Pan Wojciech wykonuje pracę w firmie X w ramach umowy zlecenie. W marcu 2024 r. miała miejsce kontrola ZUS, w wyniku której umowa pana Wojciecha została uznana za umowę o pracę. Pracodawca ma obowiązek:
- dokonać wyrejestrowania z ZUS-u z dotychczasowym kodem ubezpieczenia z dniem zawarcia umowy zlecenie uznanej przez ZUS za umowę o pracę oraz ponowne zgłoszenie do ZUS-u z prawidłowym kodem (01 10 X X),
- skorygować wynagrodzenie pracownika w związku ze zmianą w opłacanych składkach i zaliczce na podatek dochodowy,
- konieczne jest również korygowanie dokumentów rozliczeniowych za miesiące, w których pracownik był źle zgłoszony do ubezpieczeń.
Jeżeli pracownik podlegał jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu, należy za te miesiące zrobić korektę raportów imiennych ZUS RCA, w których jako podstawę wymiaru składki należy wpisać “0,00”. Dodatkowo należy stworzyć deklaracje ZUS RSA (w przypadku przerwy w świadczeniu) i wykazać w nich prawidłowy kod ubezpieczenia 01 10 X X oraz składki naliczone od wynagrodzenia. Do raportów imiennych należy dołączyć korektę ZUS DRA.
Jeżeli pracownik oprócz ubezpieczenia zdrowotnego podlegał również innym ubezpieczeniom, konieczne jest korygowanie dokumentów rozliczeniowych przekazanych za niego raportów imiennych oraz deklaracji ZUS DRA.
W związku z naliczeniem składek od wynagrodzenia pana Wojciecha powstanie niedopłata w ZUS-ie, którą należy wyrównać.
Przykład 3.
W styczniu 2024 r. pani Agnieszka uległa wypadkowi przy pracy i w związku z tym przebywała na zwolnieniu lekarskim od 8 do 28 stycznia 2024 r. Jednakże wypadek został stwierdzony po wypłacie w lutym wynagrodzenia chorobowego oraz przekazaniu w marcu do ZUS-u dokumentów rozliczeniowych za luty. Pracodawca po skorygowaniu pani Agnieszce wynagrodzenia musi również:
- skorygować raport imienny ZUS RSA za luty, w którym zostało wykazane wynagrodzenie chorobowe wypłacone za styczeń. Należy wpisać:
- kod tytułu ubezpieczenia pracownika;
- kod świadczenia/przerwy “314”;
- okres, za który został wypłacony zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego;
- liczbę dni zasiłkowych;
- kwotę wynagrodzenia z ubezpieczenia chorobowego, którą otrzymał pracownik wcześniej;
- skorygować raport imienny ZUS RCA za panią Agnieszkę, zasiłek chorobowy w przeciwieństwie do wynagrodzenia chorobowego nie wchodzi bowiem do podstawy ubezpieczenia zdrowotnego;
- skorygować deklarację ZUS DRA, w której zmieni się kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz część dotycząca zasiłku.
Te 3 skorygowane dokumenty należy w komplecie przekazać do ZUS-u.
Przykład 4.
Pani Iwona prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. 13 grudnia 2023 r. urodziła dziecko. Pomimo złożenia w terminie odpowiednich dokumentów do ZUS-u w celu otrzymania zasiłku macierzyńskiego, decyzje o jego przyznaniu otrzymała dopiero pod koniec stycznia 2024 r. W związku z powyższym deklarację ZUS DRA za grudzień złożyła i opłaciła w pełnej wysokości. Po otrzymaniu decyzji z ZUS-u o przyznaniu zasiłku macierzyńskiego od 13 grudnia, pani Iwona stworzyła korektę deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za grudzień, wykazując w niej proporcjonalnie naliczone składki społeczne do dnia porodu i składkę zdrowotną w pełnej wysokości. Korekta deklaracji ZUS DRA jest jedynym dokumentem, jaki składa pani Iwona, nie zgłasza ona do ubezpieczenia innych osób, ponieważ nie zatrudnia pracowników, w związku z powyższym nie składa dodatkowych raportów imiennych.
Przykład 5.
Za luty 2024 r. pracodawca przekazał do ZUS-u komplet dokumentów rozliczeniowych, w których rozliczył 57 ubezpieczonych. Po przekazaniu dokumentów skorygował wynagrodzenie jednego pracownika wypłacone w lutym. W związku z tym pracodawca musi skorygować raport imienny za tego pracownika oraz deklarację ZUS DRA za wszystkich pracowników. Korektę raportu imiennego wraz z ZUS DRA pracodawca musi przekazać do ZUS-u.
Przykład 6.
Pan Michał 20 lutego 2024 roku zakończył umowę o pracę i w marcu otrzymał ostatnie wynagrodzenie. Nową umowę z tym samym pracodawcą podpisał 29 marca 2024 roku, za którą otrzymał wynagrodzenie dopiero w kwietniu. Pracodawca za marzec powinien wykazać za pana Michała dwa raporty imienne ZUS RCA - jeden z kodem 30 00 XX, a drugi z kodem 01 10 X X. Okazało się, że w raporcie ZUS RCA z kodem 30 00 XX pracodawca popełnił błąd. W związku z tym musi stworzyć korektę tego jednego raportu imiennego i przekazać go do ZUS-u wraz z deklaracją ZUS DRA z wykazanymi wszystkimi pracownikami.
Przykład 7.
Za luty 2024 r. pracodawca błędnie rozliczył składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Dokonał korekty tylko deklaracji ZUS DRA, ponieważ tylko w niej wykazywane są te składki i korektę tego dokumentu przekazał do ZUS-u.
Korygowanie dokumentów rozliczeniowych - skutki
Korygowanie dokumentów rozliczeniowych może spowodować powstanie nadpłaty lub niedopłaty na koncie płatnika w ZUS-ie. W przypadku niedopłaty konieczne jest jej jak najszybsze uregulowanie wraz z odsetkami za zwłokę. Aby obliczyć kwotę odsetek, warto skorzystać z kalkulatora dostępnego na stronie ZUS-u. Co istotne, jeśli kwota odsetek nie przekroczy 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę, odsetki zostaną automatycznie anulowane. Jeżeli powstanie nadpłata:
- zaliczana jest na poczet zaległych lub bieżących należności, a jeśli ich nie ma - przyszłych należności;
- płatnik może złożyć w ZUS-ie wniosek o zwrot nadpłaconych składek.
Podsumowując, korygowanie dokumentów w ZUS nie należy do czynności najprostszych. Warto jednak pamiętać, że w sytuacji kiedy nie jesteśmy w stanie wykonać korekt, to warto zwrócić się z prośbą o pomoc bezpośrednio do ZUS. Urzędnicy powinni wyjaśnić i wesprzeć płatnika w dopełnieniu niezbędnych formalności.
