Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności w KPiR

Pozostałe koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności

Jeżeli nie mamy do czynienia z wyjątkiem dotyczącym wydatków ponoszonych na przełomie różnych lat,  to wydatki takie jak:

  • opłaty czynszowe za wynajęcie lokalu poniesione przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej powinny być ujęte jako koszty uzyskania przychodu w pierwszym miesiącu prowadzenia tej działalności, niezależnie od tego, czy w tym miesiącu osiągnięto przychody. Należy jednak pamiętać, że ponoszenie we wcześniejszych okresach takich wydatków musi być racjonalnie uzasadnione (np. gdy warunkiem rozpoczęcia działalności jest potrzeba posiadania lokalu, co wymusza na przedsiębiorcy wcześniejsze zawarcie umowy). Natomiast ewentualne wydatki na adaptację lokalu wynajętego na potrzeby rozpoczynanej działalności mogą zostać rozliczone wyłącznie poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości inwestycji w obcym środku trwałym.

  • reklamy, pieczątki, wizytówki, druki, przybory biurowe i inne drobne koszty - wydatki te należy ująć w podatkowej księdze w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej.

  • na uprawnienia zawodowe (np. na samodzielną księgową), podnoszenie kwalifikacji zawodowych w formie studiów, praktyki zawodowe oraz wydatki związane z ukończeniem kursu niezbędnego do prowadzenia działalności - konieczne jest zaistnienie ścisłego związku przyczynowego między poniesionym wydatkiem a celem jakim jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Wykazanie takiego związku jest warunkiem koniecznym dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu. Zdaniem Ministerstwa Finansów nie mogą to być wydatki na wiedzę ogólną, która może być zastosowana w wielu dziedzinach życia (nawet jeżeli jest to wiedza przydatna także w prowadzeniu firmy). W tym zakresie było wydawanych wiele interpretacji indywidualnych, które były rozbieżne w swojej ocenie.

Większość interpretacji indywidualnych wydawanych w ostatnim czasie wskazywała na niemożność ujęcia w kosztach wydatków na studia i kursy poniesionych jeszcze przed rozpoczęciem działalności. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 18 marca 2015 r. (nr sygn. IBPBI/1/415-1447/14/JS) uznał za nieprawidłowe ujęcie w kosztach poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej wydatków na czesne za studia magisterskie na kierunku prawo wraz z dojazdami oraz zakupem materiałów naukowych:

(...) Skoro wydatki zostały poniesione (niektóre na długo) przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej, to brak jest związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy ich poniesieniem, a uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej prowadzonej w późniejszym okresie. Koszty opłat za czesne i inne wydatki związane z podjętymi studiami, poniesione przed rozpoczęciem prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej nie mogą obiektywnie przyczyniać się do osiągnięcia przychodu, bądź też służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Nie sposób twierdzić, że ponoszone wydatki zmierzały do uzyskania przychodów ze źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, gdyż w momencie ich poniesienia nie istniało źródło przychodów, a Wnioskodawca w tym czasie nie prowadził działalności gospodarczej. Przedmiotowe wydatki nie spełniają zatem przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a zatem nie mogą (i nie będą mogły) obiektywnie przyczyniać się do osiągnięcia przychodu, bądź też służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. W konsekwencji, wydatki poniesione przez Wnioskodawcę przed rozpoczęciem działalności gospodarczej należy zaliczyć do wydatków o charakterze osobistym, związanych z podnoszeniem ogólnego poziomu wiedzy i umiejętności. (...)

W podobnym tonie zostały wydane m.in. interpretacje nr sygn. ILPB1/4511-1-59/15-2/AA oraz DD9/033/547/KCT/2012/2138 (dotyczące kosztów aplikacji radcowskiej) czy też nr sygn. IPPB1/415-196/13/15-5/S/JB/MM (dotycząca wydatków związanych z uzyskaniem uprawnień zawodowych doradcy podatkowego, składkami członkowskimi, szkoleniem dla doradców podatkowych oraz z kursem z zakresu podstaw rachunkowości, kadr i płac).

Co ciekawe, gdyby wspomniane koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności pojawiły się później, tzn. po jej rozpoczęciu, to istniałaby większa szansa na ich zaksięgowanie.

  • Kredyt na rozpoczęcie działalności - odsetki od zaciągniętego kredytu, który jest przeznaczony na cele związane z działalnością gospodarczą, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu nawet te płacone przed rozpoczęciem działalności. Do kosztów uzyskania przychodu zalicza się tylko odsetki zapłacone i odsetki skapitalizowane. Nie można zaliczyć do kosztów odsetek niezapłaconych albo umorzonych oraz odsetek od kredytów zaciągniętych na inwestycję (np. na zakup budynku).

Odpowiednie dokumentowanie

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności muszą zostać odpowiednio udokumentowane. Dowód księgowy będący podstawą do ujęcia wydatku w kosztach powinien zawierać co najmniej:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR dowodami księgowymi są:

  • faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami,

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

  • dowody przesunięć;

  • dowody opłat pocztowych i bankowych;

  • inne dowody opłat.