Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty związane z kontaktami biznesowymi a możliwość ich rozliczenia

Uwaga przedsiębiorców skupiona jest w największym stopniu na ich podstawowej działalności operacyjnej, czyli przede wszystkim na sprzedaży towarów i usług. Byłoby jednak trudno nawiązywać trwałe relacje biznesowe czy podpisywać korzystne dla przedsiębiorców umowy, bez ponoszenia wydatków, które niekiedy mają związek z kontaktami biznesowymi. Wydatki te mogą mieć postać nieodpłatnych świadczeń, jak np. wręczenie upominków czy zwrot kosztów. Nie każdy tego typu wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodu. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, które koszty związane z kontaktami biznesowymi mogą zostać ujęte w kosztach podatkowych!

Koszty związane z kontaktami biznesowymi a koszty uzyskania przychodu

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodu jest wydatek, który:

  • został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodu,

  • nie został wymieniony w art. 23 ustawy,

  • został odpowiednio udokumentowany.

Jeśli chodzi o koszty związane z kontaktami biznesowymi, to szczególnie istotne jest to, czy nie stanowią one kosztów reprezentacji. Przepisy bowiem nie uznają za koszt uzyskania przychodu wydatku poniesionego w celu kreowania dobrego wizerunku, miłej atmosfery czy przedstawienia przedsiębiorcy w korzystnym świetle.

Art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Warto zaznaczyć, że wydatki wymienione w przepisie nie stanowią jedynych zaliczanych do kosztów reprezentacji. Oznacza to, że równie dobrze można zaliczyć do tej grupy inne wydatki, które nie zostały wymienione w ustawie, a mają charakter reprezentacyjny. Jednocześnie w przypadku, jeśli którykolwiek z nich nie ma charakteru reprezentacyjnego, a spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu, zasadniczo może zostać jako koszt zaksięgowany.

Spotkania biznesowe z poczęstunkiem

Spotkania z kontrahentami nierzadko związane są z zakupem posiłków czy napojów.  Z powodu wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu wydatków o charakterze reprezentacyjnym wielu podatników może mieć obawy przed zakwalifikowaniem do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na poczęstunki, posiłki czy napoje, które są podawane w trakcie spotkań biznesowych. Jak już zostało wspomniane, ustawa podaje jedynie przykładowe, ale nie jedyne rodzaje wydatków, które mogą być zaliczone do kosztów reprezentacji. Należy więc pamiętać, że każda sprawa powinna być przeanalizowana indywidualnie, ponieważ, jeśli wydatek poniesiony na poczęstunek ma związek z poniesieniem przychodu, jest odpowiednio udokumentowany, a jednocześnie nie ma charakteru reprezentacyjnego, może być ujęty w kosztach firmowych.

Stanowisko takie zostało potwierdzone w interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 25 listopada 2013 roku nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, w której czytamy: (...) nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie (...) art. 23 ust. 1 pkt 23 updof ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Szkolenia organizowane dla kontrahentów

Podstawowym celem szkolenia dla kontrahentów jest, w większości przypadków, przekazanie im merytorycznej wiedzy, a nie kreowanie wizerunku firmy. Szkolenia dla kontrahentów mogą być organizowane np. w celu zapoznania ich z aktualną ofertą przedsiębiorstwa lub w celu przedstawienia technik sprzedaży. Jeśli wydatki na szkolenie spełniają kryteria pozwalające zakwalifikować je do kosztów uzyskania przychodu, mogą zostać odpowiednio zaksięgowane. Do tej grupy będą należeć przede wszystkim wydatki poniesione na przygotowanie merytorycznej części szkolenia. Będą to np. wynagrodzenie osób prowadzących szkolenie, poczęstunek, broszury, wynajem sali czy materiały biurowe. Nie należy ujmować w kosztach wydatków mających wyraźny charakter reprezentacyjny, jak np. organizowanej zabawy tanecznej. Takie stanowisko zajmują organy skarbowe, czego przykładem może być wyrok NSA z 10 maja 2016 r., sygn. akt II FSK 700/14.

Przykład 1.

Pan Krzysztof prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Zorganizował weekendowe szkolenie dla klientów, które miało na celu zapoznanie ich z właściwościami produktów. Przedsiębiorca zapłacił za nocleg i zorganizował zawody piłkarskie. Z racji tego, że wydatki zostały poniesione na szkolenie, które ma charakter informacyjny, usługę hotelową pan Krzysztof ujmie w kwocie brutto w kosztach (od wydatków noclegowych nie przysługuje prawo do odliczenia VAT). Z kolei wydatki poniesione na zawody piłkarskie zasadniczo nie stanowią kosztów uzyskania przychodu z uwagi na ich reprezentacyjny charakter.

Wydatki poniesione na szkolenie dla kontrahentów, mające charakter informacyjny lub instruktażowy, mogą więc zostać ujęte w kosztach firmowych. Należy mieć jednak na uwadze, że co do zasady z kosztów uzyskania przychodu należy wyłączyć wydatki nie przeznaczone na merytoryczną, a na rozrywkową część szkolenia.

Prezenty a koszty związane z kontaktami biznesowymi

Drobne prezenty mogą być podarowane kontrahentom z różnych okazji. Upominki dla kontrahentów należy rozpatrywać w zależności od tego, czy mają one charakter informacyjno-reklamowy czy reprezentacyjny. Aby właściwie rozliczyć taki wydatek, należy obiektywnie ocenić  elementy takie jak: zakres wydatków poniesionych na zakup prezentów, profil prowadzonej działalności, jednostkową wartość prezentów, to komu wręczymy upominek oraz okoliczności, w jakich to zrobimy.

Charakteru reprezentacyjnego nie mają na pewno podarowane kontrahentom gadżety o małej wartości, które zawierają logo firmy. Tego typu upominki są rozdawane masowo, a ich wręczanie ma służyć rozpowszechnianiu marki. Takie działanie niewątpliwie ma na celu zwiększenie przychodu. Do tego typu upominków zaliczyć można: długopisy, kalendarze, smycze czy notesy. Wydatki takie można wprowadzić do kosztów uzyskania przychodu.

Inaczej traktowane są prezenty o dużej wartości, które wręczane są wybranym kontrahentom (np. kosze prezentowe ze słodyczami). Takie wydatki, ponoszone na przedstawienie przedsiębiorstwa w dobrym świetle, mają z pewnością charakter reprezentacyjny. Tym samym nie mogą zostać ujęte w kosztach podatkowych.

Przykład 2.

Pan Adam prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na handlu meblami. Z okazji otwarcia nowego zakładu postanowił zakupić, w celach promocyjnych, kosze prezentowe dla wybranych kontrahentów. W koszach znajdowały się słodycze i alkohol. Takie wydatki nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu, będą bowiem stanowiły koszty reprezentacji.

Dodatkowe wydatki ponoszone na rzecz kontrahentów

Zasada swobody zawierania umów pozwala przedsiębiorcom na swobodne kształtowanie ich treści. Czasami dochodzi do sytuacji, w której osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą podpisuje umowę dotyczącą nabycia usług od innego przedsiębiorcy. Dodatkowo, poza zapłatą za wykonaną usługę, przedsiębiorca płaci za inne świadczenia (przykładem takich usług może być nocleg czy dojazd). Jeżeli dodatkowe świadczenia są określone w podpisanej z kontrahentem umowie, to podatnik może wydatki z nimi związane zaliczyć do kosztów podatkowych. Do takich sytuacji może dojść m.in. w przypadku usług świadczonych na odległość.

Taki wydatek powinien ponadto zostać zakwalifikowany do kosztów na podstawie definicji kosztu uzyskania przychodu zawartej w ustawie o PIT (została ona przytoczona na początku artykułu). Z racji tego, że tego typu koszty nie są bezpośrednio związane z osiągnięciem przez podatnika przychodu, zaliczane są do kosztów pośrednich.

Przykład 3.

Pan Piotr prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegająca na montażu regałów magazynowych. Podpisał z kontrahentem umowę na wykonanie usługi. Siedziba kontrahenta znajduje się jednak w znacznej odległości od siedziby firmy pana Piotra. W umowie zawarto więc stwierdzenie, że poza zapłatą za montaż regałów, klient zobowiązuje się również do opłacenia wydatków związanych z noclegiem i dojazdem. Wydatki takie są pośrednio związane z osiągnięciem przychodu. Będą one w związku z tym ujęte w kosztach firmowych w dacie poniesienia.

Reasumując, koszty związane z kontaktami biznesowymi są często ponoszone przez przedsiębiorców. Należy jednak pamiętać o ich rozpatrzeniu pod kątem zakwalifikowania do kosztów podatkowych. Na szczególną uwagę zasługuje art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, w którym znalazły się koszty reprezentacji jako te, które są wyłączone z kosztów uzyskania przychodu. Ustawa pozwala jednak przedsiębiorcy na zakwalifikowanie do kosztów firmowych wydatków związanych z poczęstunkiem podczas spotkania biznesowego czy z zakupem niskocennych gadżetów z logo firmy. Każdy przypadek poniesienia kosztów związanych z kontaktami biznesowymi wymaga więc indywidualnego podejścia.