Poradnik Przedsiębiorcy

Jak zaksięgować zwrot komputera firmowego - KPiR?

Zwrot komputera zakupionego na firmę to sprawa nieco bardziej skomplikowana niż taka sama operacja w przypadku osoby prywatnej. Jeśli jednak wiemy, jak prawidłowo to wykonać, nie sprawi to większej trudności. W poniższym artykule tłumaczymy, jak zaksięgować zwrot komputera firmowego. Dowiedz się więcej!

KPiR – kiedy należy prowadzić?

Zwrot urządzenia biurowego stanowiącego środek trwały to zdarzenie, które powinno zostać wpisane do księgi przychodów i rozchodów. Obowiązek prowadzenia takiej ewidencji mają m.in. osoby fizyczne mające działalność gospodarczą, a także spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych – o ile ich przychody netto pochodzące ze sprzedaży nie przekroczyły 1 200 000 euro. Przedsiębiorcy muszą dokumentować zdarzenia gospodarcze, które odzwierciedlały rzeczywisty stan rzeczy i miały faktycznie miejsce.

Komputer firmowy a środek trwały

Aby można było mówić o środku trwałym, muszą zostać spełnione konkretne warunki. Przede wszystkim jego wartość początkowa powinna przekraczać 10 tys. zł netto – jeśli mowa o czynnych podatnikach VAT, natomiast brutto – w przypadku podatników zwolnionych z tego podatku. Ponadto komputer firmowy musi być zakupiony lub wytworzony przez przedsiębiorcę i stanowić jego własność bądź współwłasność. Co więcej, powinien on być w stanie kompletnym i sprawnym w momencie rozpoczęcia korzystania, a spodziewany okres jego użytkowania (czyli wykorzystywania go w firmie do czynności z nią związanych, ewentualnie oddania do użytkowania w ramach najmu, leasingu lub dzierżawy) musi wynosić minimum rok.

Komputer, który podlega wszystkim powyższym kryteriom stanowi środek trwały w firmie. Warto zaznaczyć, że taki zakup można uznać za koszt uzyskania przychodu – może on więc być rozliczany w czasie poprzez miesięczne odpisy amortyzacyjne.

Jak zaksięgować zwrot komputera firmowego będącego środkiem trwałym?

Z chwilą, gdy przedsiębiorca dokona zwrotu komputera firmowego, przestanie on być jego właścicielem bądź współwłaścicielem. W związku z tym będzie on musiał dokonać korekty zaksięgowanych już odpisów i zaprzestać amortyzacji. Powinien to zrobić w miesiącu otrzymania faktury korygującej. Kolejną kwestią jest wycofanie środka trwałego w postaci komputera z ewidencji poprzez dokument LT. Ważne jest to, by podać w jego ramach przyczynę wycofania oraz datę.

Jak zaksięgować zwrot komputera firmowego będącego elementem wyposażenia?

Nieco inaczej sprawa wygląda, gdy przedsiębiorca nie zaliczy sprzętu komputerowego do środków trwałych. Może tak się stać np. wówczas, gdy jego wartość nie przekracza on kwoty 10 tys. zł. Wtedy taki komputer jest zaliczany do elementów wyposażenia. W przypadku zwrotu należy go po prostu wycofać z elementów wyposażenia, a także wystawić fakturę korygującą – podobnie jak w przypadku środków trwałych.

Jak zaksięgować zwrot komputera firmowego ujętego jako pozostałe wydatki?

Kolejnym przypadkiem jest komputer firmowy ujęty w kosztach uzyskania przychodu jako inny wydatek. Może tak być np. na skutek zbyt małej wartości (aby zaliczyć wydatek do elementów wyposażenia, musi on kosztować minimum 1500 zł netto – w przypadku czynnych podatników VAT, natomiast brutto – u podatników zwolnionych z VAT). W takiej sytuacji, w przypadku zwrotu komputera, konieczne będzie wprowadzenie faktury korygującej in minus.