Ministerstwo Finansów, po konsultacjach publicznych, przesunęło termin wejścia w życie KSeF z 1 stycznia na 1 lipca 2024 roku. Czym jest KSeF, jakie korzyści oferuje firmom i jak się na niego przygotować – na te i inne pytania z tym związane staramy się odpowiedzieć.
KSeF – co to jest?
1 lipca 2024 roku zacznie obowiązywać KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur (z jednym wyjątkiem - ustawodawca wydłużył czas przygotowania do nowego systemu podatnikom podmiotowo oraz przedmiotowo zwolnionym z VAT do 1 stycznia 2025 roku). KSeF to system teleinformatyczny przeznaczony do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Definicję faktury ustrukturyzowanej znajdziemy w ustawie z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy i podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Brzmi ona następująco: „(…) wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego (…)”. Jej format xml jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury.
Rewolucja w fakturach
Wprowadzenie KSeF to znacząca zmiana w procesie wystawiania faktur sprzedażowych dla wszystkich podatników. Faktury ustrukturyzowane mają mieć jeden format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Tego rodzaju faktury mają być przechowywane i przetwarzane w scentralizowanym systemie KSeF.
System ten będzie kontrolował ich poprawność ze wzorem i dopuszczał do obrotu. Każdy błąd będzie się wiązał z faktem odrzucenia faktury przez KSeF, co będzie skutkowało jej niedostarczeniem do nabywcy towarów lub usług. W przypadku awarii systemu ustawodawca wprowadził rozwiązanie umożliwiające dosłanie faktury w terminie późniejszym.
Podmiotem odpowiedzialnym za działanie systemu będzie szef Krajowej Administracji Skarbowej, który automatycznie będzie także administratorem danych w nim zawartych. KSeF przeznaczony jest szczególnie dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT oraz przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z VAT.
Korzyści dla firm
Polska od 1 lipca 2024 stanie się kolejnym krajem w UE, w którym będzie obowiązywał KSeF. Jego wprowadzenie, w założeniu ustawodawcy, ma doprowadzić do uszczelnienia systemu podatkowego, wyeliminować nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT oraz poprawić warunki prowadzenia działalności gospodarczej poprzez łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów.
Wprowadzenie KSeF, przynosi dodatkowo szereg korzyści dla samych przedsiębiorstw, są to m.in.:
- Brak konieczności pokazywania faktur sporządzonych w systemie KSeF na żądanie organów podatkowych w zakresie pliku JPK dla faktur (JPK_FA);
- Stały dostęp do faktur (24/7);
- Skrócony czas zwrotu podatku VAT do 40 dni;
- Szybszy obieg faktur;
- Mniej błędów – dzięki określonemu schematowi wypełniania faktur można ograniczyć ilość błędów;
- Brak konieczności wydawania duplikatów faktury ustrukturyzowanej.
KSeF w praktyce
Przedsiębiorcom do 1 lipca 2024 pozostało jeszcze trochę czasu na przygotowanie się do nowego sposobu fakturowania. Dla większości to będzie wielkie wyzwanie, związane z wdrożeniem nowego systemu, tak aby być gotowym na czas. W zdecydowanie lepszej sytuacji są firmy, które już dzisiaj korzystają z programów księgowych dostosowanych do nowych obowiązków.
Do tej grupy należy choćby aplikacja Comarch ERP XT. To zintegrowany system informatyczny, przeznaczony do zarządzania małą firmą lub JDG. Aplikacja zapewnia pomoc w wielu obszarach działania firmy (zarządzanie: magazynem, sprzedażą, logistyką czy księgowością). Program umożliwia wystawiania wszelkiego rodzaju faktur, rachunków i paragonów. Faktury można wystawiać w przeglądarce www lub aplikacji mobilnej na iOS lub Android. Korzystając z tego narzędzia nie trzeba posiadać specjalistycznej wiedzy z ekonomii czy informatyki, aby bez problemu wystawić ustrukturyzowaną fakturę i wysłać ją do KSeF. Dodatkowo zaimplementowana w aplikacji sztuczna inteligencja umożliwia zautomatyzowanie wielu etapów fakturowania.
Podsumowanie
Nowego systemu KSeF nie należy się bać, można łatwo go oswoić. A gdy to już nam się uda, to ręczne fakturowanie można odstawić na muzealną półkę i cieszyć się spokojem związanym z korzyściami, jakie niewątpliwe oferuje.
Więcej o integracji z KSEF z Comarch ERP: https://www.comarch.pl/erp/ksef
Artykuł sponsorowany
