Poradnik Przedsiębiorcy

Księgowość dla każdego – wFirma vs inFakt

Od lat na rynku dostawców oprogramowania do samodzielnego prowadzenia księgowości dostępne są systemy wFirma oraz inFakt. Obaj dostawcy oferują narzędzia do fakturowania, prowadzenia księgowości oraz rozliczeń z urzędem skarbowym. Ponadto wFirma zawiera kilka dodatkowych modułów, takich jak magazyn, funkcje rozliczeń przedsiębiorcy z ZUS-em czy kadry, płace i ubezpieczenia. Oba rozwiązania w pewnym zakresie mają podobne funkcje, jednak w globalnej ocenie różnią się od siebie diametralnie. W niniejszym artykule przedstawiamy zestawienie funkcji tych dwóch systemów i postaramy się odpowiedzieć na pytanie, czy księgowość dla każdego idzie w parze z wFirmą, czy z inFaktem.

Księgowość dla każdego?

Przedsiębiorca poszukujący systemu do księgowości zwykle na starcie chce sprawdzić jego funkcjonalności. W poszczególnych programach wygląda to następująco:

  • inFakt – system dostępny za darmo bezterminowo do 3 faktur przychodowych i 3 faktur kosztowych miesięcznie. Jeśli wystąpią więcej niż 3 różne zdarzenia, to system wymusza dokonanie zapłaty za pakiet na 12 miesięcy z góry;

  • wFirma – system dostępny za darmo przez 30 dni do pełnego testu, bez ograniczeń ilościowych wprowadzanych danych. Po 30 dniach konto wygasa lub można je przedłużyć na 30, 90, 180 lub 360 dni. Użytkownik nie musi zatem inwestować od razu w roczny wydatek. Producent organizuje też dużo promocji, takich jak rok korzystania z systemu za darmo na próbę.

Uwaga!

Przy konfiguracji księgowości w inFakt należy zwrócić szczególną uwagę na wskazanie okresu (miesiąc i rok), od którego przedsiębiorca chce rozpocząć korzystanie z systemu. Przy chęci wprowadzenia później zmiany, np. na rozliczanie o miesiąc wcześniej, system wyświetla komunikat o:

– zresetowaniu wszystkich ustawień księgowych;

– zresetowaniu statusów deklaracji VAT i PIT;

– usunięciu daty zapłaty za podatki i ZUS;

– skasowaniu wszystkich wygenerowanych w aplikacji korekt deklaracji.

Zaakceptowanie komunikatu powoduje nieodwracalne zmiany.

księgowość dla każdego

Oba systemy posiadają funkcje umożliwiające samodzielne prowadzenie swoich rozliczeń księgowo-podatkowych zarówno dla zdarzeń prostych, wyłącznie krajowych, jak i transakcji zagranicznych. InFakt i wFirma postawiły na obsługę klientów na księgowości podatkowej (KPiR lub ryczałt). Jednak podstawowa różnica pomiędzy oprogramowaniami polega na tym, że w inFakcie swoich rozliczeń mogą dokonać wyłącznie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (spółki mogą korzystać tylko z rozliczenia z tytułu VAT). Z księgowości na wFirma prócz JDG mogą natomiast skorzystać również spółki, np. cywilne lub jawne, które prowadzą swoje rozliczenia w oparciu o KPiR lub ewidencję przychodu. Poniżej przedstawiamy zestawienie funkcji:

Funkcje modułu Księgowość online

wFirma

inFakt

KPiR

tak – zarówno dla JDG, jak i spółek na KPiR

tak – wyłącznie dla JDG

Ewidencja przychodów (ryczałt)

tak – zarówno dla JDG, jak i spółek na ryczałcie

tak – wyłącznie dla JDG

Ewidencja i amortyzacja środków trwałych

tak – automatyczne naliczanie i księgowanie odpisów

tak – generowanie odpisów amortyzacyjnych może trwać do 24h

RMK automatyczne księgowanie kosztów w czasie

tak

nie

Ewidencja przebiegu pojazdów dla rozliczania VAT i kosztów w 100%

tak

nie

OCR – przetwarzanie i księgowanie plików

tak – w ramach pakietu bez dodatkowych opłat i bez limitu. Dodawanie plików bezpośrednio w panelu wFirma, w tym z urządzeń mobilnych poprzez wykonanie zdjęcia faktury lub poprzez integrację własnego dysku Google Drive lub Dropbox

tak – w ramach płatnego pakietu księgowości, bez dodatkowych opłat i limitów. Dodawanie plików bezpośrednio w panelu lub poprzez aplikację mobilną. Dodatkowa funkcja dodawania notatki/ opisu do pliku

Schematy księgowania wydatków

tak – intuicyjne schematy z możliwością ich modyfikowania. Można wybrać kilka schematów do jednego dokumentu

tak – ale w jednym księgowaniu można wybrać tylko 1 schemat, wyjątkiem jest zakup towarów, gdzie można dodać koszty uboczne zakupu

Schematy księgowania przychodów

tak – dostępne automatycznie

tak – dostępne po uruchomieniu w ustawieniach

Rozliczenie sprzedaży mieszanej w VAT

tak – automatyczne wyliczenie proporcji i korekta po zakończonym roku w ewidencjach księgowych. Opcja uruchamiana w ustawieniach systemu

tak – automatyczne wyliczenie proporcji i korekta po zakończonym roku w ewidencjach księgowych. Opcja uruchamiana w ustawieniach, a także włączana automatycznie w przypadku wystawienia faktury VAT ze stawką „zw”

Wsparcie ekspertów księgowych

tak – pomoc w postaci pisanych wiadomości, obsługiwana przez ekspertów Poradnika Przedsiębiorcy

tak – pomoc w postaci pisanych wiadomości, czat z pracownikiem lub rozmowa telefoniczna

Faktury sprzedaży z opcją księgowania do kol. 7 lub 8 KPiR

nie

tak

Automatyczna korekta kosztów

tak – automatyczna korekta kosztów i VAT w wyniku niezapłacenia faktur w ciągu 90 dni

nie 

Automatyczne rozliczanie WNT

tak

tak

Automatyczne rozliczanie WDT

tak

tak

Automatyczne rozliczenie importu usług

tak

tak

Wyliczanie różnic kursowych

tak – automatyczne wyliczanie na podstawie faktury i dodanej informacji oraz płatności

nie

Rozliczenie w systemie VAT marża

tak – przy wystawianiu wpisuje się kwotę zakupu oraz marżę netto, system wylicza kwotę sprzedaży. Plusem jest to, że przy marży netto możemy sami wybrać stawkę VAT, jaka obowiązuje przy danej transakcji

tak – przy wystawianiu wpisuje się pełną cenę sprzedaży oraz marżę netto, co jest rozwiązaniem łatwiejszym, jeśli z klientem umówiliśmy się na konkretną cenę sprzedaży. Minusem jest to, że system liczy marżę tylko od stawki VAT wybranej w ustawieniach jako główna w działalności.

Metoda kasowa w VAT

tak – działa od momentu wyboru takich ustawień

tak – działa od wybranego miesiąca określonego w ustawieniach

Księgowość dla zwolnionych z VAT

tak

tak, ale przy rejestracji podatnika zwolnionego do VAT konieczne jest założenie nowego konta

Rejestry zakupów VAT

tak – generowany automatycznie na podstawie przychodów i kosztów, ale z możliwością ręcznego dodawania wpisów dotyczących niestandardowych transakcji

tak – ale generowany tylko na podstawie dokumentów wprowadzonych w zakładkach Przychody i Koszty

Rejestry sprzedaży i zakupów VAT

tak

tak

Księgowanie przychodów z zewnętrznych ewidencji

tak

tak

Automatyczne księgowanie

tak

tak

Sprzedaż na podstawie wydatku

tak

nie

Zaliczki PIT-5, PIT-5L i PPE

tak

tak

Odliczanie kwoty wolnej od podatku w zaliczce na PIT

tak – automatycznie odliczana jest cała kwota wolna

tak – z możliwością określenia, czy chcemy i od jakiego miesiąca (pozwala na uniknięcie podwójnego odliczenia)

Wyliczenie zaliczki z uwzględnieniem dochodów z innej działalności

tak

nie

JPK_V7

tak – autoryzacja kwotą przychodu, własnym podpisem kwalifikowanym, podpisem pracowników wFirma lub podpisując JPK za pomocą ePUAP

tak – autoryzacja kwotą przychodu lub podpisując JPK za pomocą ePUAP

JPK PKPiR

tak

tak

JPK EWP

tak

tak

Informacja VAT-UE

tak

tak

Deklaracja VAT-26 (zgłoszenie auta do US do 100% rozliczania VAT)

tak

nie

Deklaracja VAT-R

tak

nie

Deklaracja VIU-R (rejestracja do VAT OSS)

tak

nie

Deklaracja VIU-DO (sprzedaż VAT OSS)

tak

tak

Deklaracja VAT-8

tak

nie

Deklaracja VAT-9M

tak – można wysłać z systemu do US

tak – ale nie można jej wysłać

Zeznania roczne 

tak – PIT-36, PIT-36L, PIT-28

tak – PIT-36, PIT-36L, PIT-28

Elektroniczna wysyłka deklaracji VAT i JPK do US

tak

tak – ale nie wszystkich, np. nie można wysłać VAT-9M

Elektroniczna wysyłka deklaracji do ZUS-u

tak – bezpośrednia integracja z ZUS-em

nie

Deklaracje rozliczeniowe ZUS 

tak – ZUS DRA/ RCA/ RZA/ RSA

nie – system wylicza tylko kwoty do zapłaty, nie tworzy deklaracji DRA i raportów imiennych

Deklaracje zgłoszeniowe ZUS 

tak – ZUS ZUA/ ZZA/ ZWUA/ ZCNA/ ZPA/ ZFA/ ZIUA/ ZSWA/ ZBA/ ZAA/ IWA

nie – nie tworzy się deklaracji zgłoszeniowych 

Rozliczenie osób współpracujących

tak – bezumownie, z umową o pracę, zlecenie, dzieło

nie – nie ma takiej funkcji (koszty księguje się ręcznie)

Biała lista podatników

tak – automatyczne sprawdzenie dla wydatków o wartości powyżej 15 000 zł

nie

Sprawdzanie statusu kontrahenta w VAT

tak

tak

Integracja z VIES – sprawdzanie firm VAT-UE

tak

tak

Kody GTU oraz oznaczenia dla JPK_V7

tak – z możliwością włączenia w ustawieniach tylko tych kodów GTU i oznaczeń, które dotyczą danego przedsiębiorcy

tak – listy wszystkich GTU i oznaczeń do wyboru przy wystawianiu faktury. Dodatkowo do włączenia opcja zamieszczania kodu GTU na wydruku faktury

Określenie skutku księgowego – w przypadkach szczególnych można wyłączyć automatyczne księgowanie faktury sprzedaży lub zakupu do VAT/ KPiR

tak – opcja dostępna automatycznie zarówno dla VAT, jak i PIT

tak, ale tylko dla PIT, opcja dostępna po jej uruchomieniu w ustawieniach

Rejestr VAT transakcji zagranicznych u nievatowca

tak

nie

Wyliczenie zaliczki na PIT z remanentem śródrocznym

tak

nie 

Ewidencja pojazdów

tak – łącznie z ustawieniem automatycznego wyliczenia % kosztów i VAT

tak – łącznie z ustawieniem automatycznego wyliczenia % kosztów i VAT

Rozliczenie ulgi B+R

tak

tak

Rozliczenie ulgi IP Box

tak – w zeznaniu rocznym

nie

Wersje robocze wydatków

tak

nie

Nota korygująca

tak 

tak 

Dowód wewnętrzny

tak

tak

Uproszczony import towarów spoza UE

tak

tak

Szybkie płatności za wydatki

tak

tak

Pilnowanie limitu płatności gotówkowych

tak

nie

Moduł KASA

tak

nie

Moduł Bank

tak – import wyciągów bankowych i rozliczanie płatności z wydatkami i przychodami

nie

Likwidacyjny spis z natury

tak

tak 

Otwieranie i zamykanie okresów księgowych

tak

nie

Analiza przychodów i kosztów

tak

tak

Analiza KPiR

tak

nie

Analiza przepływów pieniężnych

tak

nie

Prognoza VAT i PIT

tak

tak

Kalkulator odsetek podatkowych

tak

nie

Rozliczanie zasiłków ZUS przedsiębiorcy

tak – zasiłek chorobowy i macierzyński (tworzenie odpowiednich deklaracji)

tak – tylko na cele wyliczenia składek (bez tworzenia deklaracji, które przekazuje się do ZUS-u)

Druki Z-3b i Z-15A/B

tak

nie

Zbiorcze generowanie wydruków

tak – można jednym kliknięciem pobrać np. wszystkie faktury, KPiR, rejestry VAT, UPO wysłanych deklaracji itd.

nie

Etykiety dla przychodów i wydatków

tak – kreator własnych etykiet do łatwiejszego filtrowania dokumentów

nie

Rozliczanie wydatków

tak – możliwość rozliczania pojedynczych dokumentów, w całości lub w części, a także zbiorczo wszystkich naraz

tak – domyślny status wprowadzanych faktur: zapłacone/ niezapłacone. Rozliczanie pojedynczo (w całości lub w części wewnątrz dokumentu) lub zbiorczo

Przejście z kontem do rozliczeń przez księgowego

tak – można podpiąć swoje konto pod wybrane biuro rachunkowe, które będzie kontynuować rozliczenia

tak – bardzo reklamowana przez inFakt opcja przejścia z samodzielnego prowadzenia rozliczeń do obsługi przez księgowego z inFakt

Warto zwrócić uwagę na trudności czekające na nievatowców w inFakcie. Zakładając konto, serwis ten wymaga określenia, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy też korzysta ze zwolnienia. Ustawień tych nie można zmienić. W razie rejestracji do VAT konieczne jest założenie nowego konta. Dodatkowo firmy korzystające ze zwolnienia z VAT nie obsłużą wszystkich zdarzeń – np. w przypadku nabycia usługi reklamowej z Facebooka wygenerują obowiązkową deklarację VAT-9M, ale nie wyślą jej do urzędu skarbowego. Użytkownicy inFakt zgłaszają również zapotrzebowanie na deklarację VAT-8 do rozliczeń nabyć wewnątrzwspólnotowych towarów – do tej pory druk ten nie jest dostępny i należy go uzupełniać poza systemem.

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT bez problemu poprowadzą swoje rozliczenia na wFirma, zarówno przy transakcjach krajowych, jak i zagranicznych. Dostępne są deklaracje VAT-8 i VAT-9M z ich bezpośrednią wysyłką do urzędu skarbowego. Dodatkowym atutem systemu jest możliwość zmiany ustawień na czynnego podatnika VAT w dowolnym momencie i korzystanie z funkcjonalności przeznaczonych dla vatowców.

System wFirma posiada nie tylko więcej funkcji księgowych, ale też tych do fakturowania (o czym więcej w dalszej części artykułu), stąd jego minusem może wydawać się ich mnogość. Przykładowo dla firm usługowych, które mają do 10 zdarzeń w ciągu miesiąca, inFakt na pierwszy rzut oka wydaje się bardziej przejrzysty. Bo cóż trzeba samozatrudnionemu, który wystawia jedną fakturę sprzedaży co miesiąc? Na początek inFakt może być wystarczający, ale kiedy firma się rozwija, okazuje się, że program stoi w miejscu i nie nadąża za potrzebami swego użytkownika. Wtedy zaczyna przeszkadzać brak takich funkcji, jak zaksięgowanie w ramach jednego wpisu raty leasingowej z wydatkiem eksploatacyjnym (różny % ujęcia wydatków w kosztach) czy brak możliwości rozliczenia ulgi IP Box przez programistów. Agencje marketingowe nie przypiszą poniesionych kosztów do projektów, aby odpowiednio oszacować wartość świadczonych usług, a różnice kursowe od faktur za zakup zagranicznych programów będą liczyć w Excelu. Wszystkie powyższe zdarzenia przedsiębiorca bez problemu obsłuży w wFirma.

System inFakt zdaje się być zbudowanym dla zupełnych laików w tematyce księgowo-podatkowej, co w swej prostocie jest wielkim plusem. Przedsiębiorca ma nie zaprzątać sobie głowy tym, że kupując usługę reklamową na Google Ads, dokonuje importu usług. System po parametrach takich jak kraj sprzedawcy i rodzaj transakcji (towar czy usługa) sam kwalifikuje odpowiednio wydatek i tworzy niezbędne dla niego księgowania lub deklaracje, przynajmniej w zakresie VAT. Natomiast wFirma posiada wygodniejszą opcję ręcznego wprowadzania faktur kosztowych. Jeśli nie jest to pierwszy zakup od danego sprzedawcy, to podczas jego wybrania z listy kontrahentów system automatycznie podpowie ostatnio użyty schemat księgowy wydatku oraz opis zdarzenia. W inFakt kolejność ta jest odwrócona – przedsiębiorca najpierw wybiera schemat wydatku, a dopiero później wprowadza dane sprzedawcy, tym samym obie informacje musi za każdym razem ustawić samodzielnie.

Oba systemy posiadają wbudowane moduły OCR do automatycznego odczytywania faktur kosztowych. W inFakt przedsiębiorca może skanować faktury zakupu telefonem bezpośrednio z aplikacji lub przeciągnąć pliki ręcznie do modułu „Przesyłane pliki”. Dokumenty odczytywane są natychmiast, chociaż dostawca oprogramowania zastrzega sobie czas rozczytania do 40 godzin.

W przypadku wFirmy pliki również przetwarzane są na bieżąco, a można je dodawać następująco:

  • z poziomu dashboardu, wykonując zdjęcie telefonem lub przeciągając pliki na moduł OCR;

  • po integracji konta z własnym dyskiem Google Drive lub Dropbox przedsiębiorca może gromadzić dokumenty na własnym dysku, a wFirma automatycznie je pobiera. W tym wypadku tworzone jest dodatkowe archiwum dokumentów na wybranym dysku, z podziałem plików na lata i miesiące według dat księgowań;

  • w zakładce Wydatki » Dodaj wydatek » Na podstawie pliku, gdzie dostępne są bardziej zaawansowane narzędzia do obsługi plików z wieloma fakturami (opcja podziału na pojedyncze pliki, sortowania faktur wielostronicowych i usuwania niepotrzebnych dokumentów).

Różnica pomiędzy wFirmą a inFaktem polega na tym, że w inFakt brakuje funkcji obsługi paczki skanów z wieloma fakturami. System odczytuje tylko pierwszą stronę z pliku. Na wFirma z OCR swobodnie mogą korzystać również przedsiębiorcy posiadający dużą liczbę dokumentów. W takim wypadku nie korzysta się z opcji wykonywania zdjęć telefonem. Faktury przetwarza skaner, a całe paczki plików wrzuca się do panelu, w którym w pełni można nimi zarządzać. Tym samym przedsiębiorca może wybrać rozwiązanie skrojone do jego potrzeb.

Warto również zwrócić uwagę, że przedsiębiorcy poza urzędem skarbowym mają obowiązki informacyjne i rozliczeniowe z ZUS-em. Funkcja ZUS w inFakcie służy wyłącznie do wyliczenia wysokości składek do opłacenia i ich zaksięgowania/odliczenia w zaliczce na PIT. Nie tworzy się tu deklaracji – należy je przygotować i wysłać poza systemem.

wFirma w tym zakresie wyprzedza inFakt, ponieważ pozwala tworzyć deklaracje zgłoszeniowe i do comiesięcznych rozliczeń wraz z ich bezpośrednią wysyłką do ZUS-u. Obsługuje również zasiłki chorobowe i macierzyńskie przedsiębiorców.

Uwaga!

Funkcja wysyłki deklaracji DRA do ZUS-u, jaką oferuje obecnie wFirma, może być niezbędna. W związku ze zmianami dotyczącymi naliczania składki zdrowotnej od 2022 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani do comiesięcznego wysyłania deklaracji ZUS DRA ze wskazaniem kwoty dochodu (lub przychodu u ryczałtowców) wziętego do podstawy wyliczenia wysokości składki zdrowotnej.

Serwis inFakt ma też kilka zaszłości – mimo zmiany przepisów system pod tym względem nie został zaktualizowany o tak ważne kwestie, jak:

  • podczas księgowania faktur kosztowych możliwe jest zaznaczenie, że transakcja dotyczy odwrotnego obciążenia w transakcjach krajowych – od 1 listopada 2019 roku mechanizm ten został zastąpiony obowiązkowym split payment dla wybranych branż;

  • dostępna jest ewidencja wyposażenia – od stycznia 2020 roku nie jest już ona wymagana. Opcja ta może mieć jednak uzasadnienie, jeśli przedsiębiorcy zależy na tym, by mieć pod ręką zestawienie sprzętów firmowych innych niż środki trwałe;

  • przy wprowadzaniu auta w leasingu jest do wyboru opcja, czy opłata wstępna ma zostać zaliczona w koszty jednorazowo, czy w czasie (RMK), co jest błędem, gdyż od kilku lat funkcjonuje jednolita linia orzecznicza, iż opłaty wstępne księguje się jednorazowo.

Fakturowanie

Zarówno wFirma, jak i inFakt posiadają moduły do fakturowania podobne w ogólnym zakresie. Najważniejsze funkcje przy wystawianiu dokumentów sprzedaży, które posiada wFirma, a nie obsługuje ich inFakt, to:

  • możliwość wystawiania bezpośrednio z aplikacji paragonów fiskalnych (potrzebna jest drukarka fiskalna);

  • tworzenie wzorów dla faktur automatycznych i cyklicznych;

  • moduł miękkiej windykacji do tworzenia różnego rodzaju wezwań do zapłaty, z możliwością wysyłki do dłużnika informacji o zaległościach sms.

Pełny zakres funkcji znajduje się w poniższej tabeli:

Funkcje modułu Fakturowanie

wFirma

inFakt

Wszystkie rodzaje faktur

tak – faktura VAT, faktura bez VAT, faktura VAT marża, faktura zaliczkowa i końcowa, zamówienie – pro forma

tak – faktura VAT, faktura bez VAT, faktura VAT marża, faktura zaliczkowa i końcowa, zamówienie – pro forma

Stawki ryczałtu przy pozycjach na fakturze

tak – można na jednej fakturze zastosować różne stawki ryczałtu, przypisując je bezpośrednio do pozycji towaru/ usługi

tak – można na jednej fakturze zastosować różne stawki ryczałtu, przypisując je bezpośrednio do pozycji towaru/ usługi

Lista faktur

tak – pozwala na duże zarządzanie liczbą widocznych danych, można sumować, filtrować według okresów czy typów dokumentów, po zaznaczeniu kwoty faktur są sumowane

tak – bardzo prosta lista, przy większej ilości dokumentów niemożliwe jest zarządzanie danymi. Brak automatycznego sumowania zaznaczonych faktur, brak filtrowania według okresów

Aplikacja mobilna

tak – wFirma.pl lub wersja uproszczona do fakturowania mojo.pl

tak

Faktura w języku obcym

tak – 8 wersji języków obcych

tak – tylko 1 język obcy

Faktury w walutach obcych

tak

tak – ale funkcja włącza się tylko dla kontrahentów zagranicznych

Faktury automatyczne

tak

nie

Faktury cykliczne

tak 

nie

Faktury zdefiniowane

nie

tak – funkcja tworzenia szablonów faktur z częściowo uzupełnionymi danymi, np. nazwą usługi i ceną. Kiedy pojawia się taka sprzedaż, można szybko wystawić do niej fakturę, dodając już tylko nabywcę

Fakturowanie wydarzeń związanych z klientem

tak – jest to fakturowanie dodatkowych usług

nie

Szablony faktur

tak – 9 szablonów + możliwość stworzenia własnego szablonu

tak – 20 gotowych szablonów

Wiele serii numeracji

tak – szablony i możliwość tworzenia własnej serii

tak – gotowe szablony

Paragon fiskalny

tak – możliwość wystawienia bezpośrednio z systemu, potrzebna drukarka fiskalna

nie

Paragon z NIP-em jako faktura uproszczona

tak

nie – nie ma w ogóle funkcji wystawiania paragonów

Wystawienie faktury sprzedaży do paragonu

tak – wystawienie faktury do paragonu wystawionego w systemie oraz oznaczenie zwykłej faktury kodem FP 

nie – tylko oznaczenie wystawionej faktury kodem FP

Sprzedaż zagraniczna: WDT, eksport towarów,

świadczenie usług wewnątrzwspólnotowe i poza UE 

tak – podczas wystawiania faktury należy wybrać odpowiednią stawkę VAT: 0% WDT, 0% Exp, nie podl. UE lub nie podl.

tak – należy wybrać odpowiednią stawkę VAT, wskazać kraj nabywcy i określić, czy sprzedaż dotyczy towaru, czy usługi – to rozwiązanie wydaje się bardziej intuicyjne dla osób, które nie mają rozeznania w rodzajach transakcji zagranicznych, jakich dokonują

Faktury VAT OSS

tak – łącznie z fakturowaniem sprzedaży wysyłkowej WSTO, przed i po przekroczeniu limitu. Zagraniczne stawki VAT

tak – zagraniczne stawki VAT

Faktury korygujące

tak – korekta pozycji i korekta danych formalnych

tak – ale tylko korekta pozycji, brak funkcji korekt danych formalnych (np. przez błędny NIP)

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana

tak

nie

Integracja z PEF

tak

nie

Wysyłka faktur papierowych

tak

tak

Wysyłka faktur na e-mail

tak – w tym wysyłka zbiorcza

tak

Dołączenie do faktury linku do szybkiej płatności

tak

tak

Duplikat faktury

tak

tak

Nabywca i odbiorca na fakturze

tak – można wskazać dwa podmioty, nabywcę i odbiorcę

nie – można tylko dodać podpis odbiorcy u dołu faktury

Wiele sposobów płatności

tak – lista 5 sposobów

tak – lista 16 sposobów

Udostępnienie faktur do pobrania (panel klienta)

tak – dostęp do panelu z fakturami

tak – wysyłka linku do faktury, który jest ważny do terminu płatności + 30 dni

Zbiorcze drukowanie faktur

tak

tak, ale tylko faktury tej samej kategorii

Drukowanie kopert

tak

tak

Dodatkowe konta użytkowników bez limitu

tak – z możliwością dowolnego kreowania uprawnień

tak – do wyboru 4 schematy uprawnień

Wiele rachunków bankowych

tak

tak

Automatyczny import danych nabywcy

tak – wystarczy wpisać NIP, a system automatycznie łączy się z bazą GUS i pobiera dane nowego kontrahenta

tak – ale trzeba samodzielnie kliknąć, aby system pobrał dane

Wysyłka przypomnień o płatności

tak – e-mail i sms

tak – tylko e-mail

Wezwanie do zapłaty

tak – różne rodzaje: wezwanie zwykłe i ostateczne, wezwanie z naliczeniem odsetek

nie

Wysyłka wezwań elektronicznie

tak

nie

Nota odsetkowa

tak

nie

Katalog dłużników i wierzycieli

tak

nie

Przekazywanie należności do windykacji

nie

tak – integracja z firmą windykacyjną, która w imieniu klienta monitoruje płatność

Finansowanie faktur

tak

tak

Sprawdzanie wiarygodności klienta

tak – sprawdzanie kontrahenta w bazie długi.info

nie

JPK FA

tak

tak

Wersje robocze faktur

tak – opcja dodatkowa do włączenia w ustawieniach

tak – wszystkie wystawiane faktury są automatycznie szkicem, brak możliwości rezygnacji z tej opcji

Numer BDO na fakturach

tak

tak

Terminarz przedsiębiorcy

tak

nie

Integracje z drukarkami fiskalnymi

tak

nie

Podobnie jak w przypadku modułu księgowego, inFakt wydaje się prostszy w odbiorze, gdyż zwyczajnie nie posiada szeregu funkcji. Dla przedsiębiorcy wystawiającego po kilka sztuk faktur w miesiącu obsługa modułu i zakres widocznych informacji mogą być wystarczające. Ale gdy dokumentów tych jest więcej, inFakt w ogóle nie daje możliwości zarządzania nimi. Brakuje podstaw, jak filtrowanie sprzedaży według miesiąca czy grupowanie wszystkich dokumentów sprzedaży. W inFakt faktury dzielone są na dwie osobne listy: dokumentów zapłaconych i niezapłaconych. Nie ma funkcji częściowego rozliczania faktur. Tym samym, jeśli klienci płacą w ratach, konieczne będzie prowadzenie ewidencji wpłat poza systemem. Jest to spora niedogodność.

Rozliczanie osób zatrudnionych

Firmy, które zatrudniają pracowników w oparciu o różne typy umów, pełne kadry, płace i rozliczenia z ZUS-em poprowadzą za pomocą wFirma. InFakt w ogóle nie posiada takich funkcji. Użytkownicy inFaktu zmuszeni są do poszukiwania zewnętrznego oprogramowania lub kilku programów, ponieważ nie każdy system kadrowo-płacowy dysponuje tak wieloma rozwiązaniami, jak wFirma, łącznie z bezpośrednią integracją z ZUS-em. Poniżej przedstawiamy zestawienie funkcji:

Funkcje modułu Kadry, płace i ubezpieczenia

wFirma

inFakt

Zatrudnianie pracownika

tak

nie

Informacja o warunkach zatrudnienia

tak

nie

Kwestionariusz osobowy

tak

nie

Umowy o pracę, zlecenie, o dzieło

tak

nie

Rejestr pracowników

tak

nie

Listy obecności

tak

nie

Ewidencja czasu pracy

tak

nie

Listy płac

tak

nie

Rachunki do umów cywilnoprawnych

tak

nie

Wsparcie ekspertów kadrowych

tak

nie

Paski płac

tak

nie

Kartoteki wynagrodzeń

tak

nie

Dodatki i potrącenia

tak

nie

Rozliczenie wynagrodzenia dla zarządu

tak

nie

Dodanie członka rodziny – przedsiębiorca

tak

nie

Dodanie członka rodziny – pracownik

tak

nie

Rozliczanie osób współpracujących

tak

nie

Rozliczanie cudzoziemców

tak

nie

Rozliczanie obcokrajowców rezydentów

tak

nie

Wypłata i rozliczenie dywidendy

tak

nie

Świadectwa pracy

tak

nie

Prowadzenie PPK

tak

nie

Integracja z e-ZUS

tak

nie

Informacja PIT-11

tak

nie

Zaliczki PIT-4 i PIT-8A

tak

nie

Deklaracja PIT-4R i PIT-8AR

tak

nie

Deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA/RCA/RZA/RSA

tak

nie

Deklaracje zgłoszeniowe ZUS ZUA/ZZA/ZWUA/ZCNA/ZPA/ZFA/ZIUA/ZSWA/ZBA/ZAA/IWA

tak

nie

Nieobecności

tak

nie

Automatyczne wyliczenie wymiaru urlopu

tak

nie

Rozliczanie zasiłków

tak

nie

Import e-zwolnień lekarskich z PUE ZUE

tak

nie

Panel pracownika

tak

nie

Elektroniczne akta osobowe

tak

nie

Elektroniczne archiwum dokumentów

tak

nie

Kalendarz z przypomnieniami

tak

nie

Stała pomoc ekspertów kadrowych

tak

nie

W przypadku zatrudniania pracowników moduł kadr, płac i ubezpieczeń jest absolutnie niezbędny. Rozwiązanie oferowane przez wFirmę z połączeniem z modułem księgowym i rozliczeń z ZUS-em powoduje automatyczne księgowanie wynagrodzeń i składek ZUS w KPiR. Przedsiębiorca nie musi znać się na przepisach określających, w jakich datach można ująć wydatek w kosztach. System rozpoznaje typ umowy i datę zapłaty oraz na ich podstawie dokonuje księgowań. W wFirma można obsłużyć wszystkie zdarzenia związane z pracownikiem, od jego zatrudnienia i zgłoszenia do ZUS-u, przez wyliczenia wynagrodzenia, aż po wygenerowanie PIT-11 po zakończonym roku.

CRM

Oba systemy zawierają katalogi z listami kontrahentów, ale w serwisie wFirma jest to funkcjonalność rozbudowana do mini CRM. InFakt ogranicza się w tym zakresie wyłącznie do odrębnych list sprzedawców i nabywców, w których nawet nie ma wyszukiwarki. Dostępna jest tylko alfabetyczna lista („szybkie” przejście po kliknięciu w wybraną literę alfabetu).

Funkcje modułu CRM

wFirma

inFakt

Katalog kontrahentów

tak – łączny katalog z opcjonalnymi filtrami dostawca/odbiorca, szybkie wyszukiwanie.
Szczegółowe funkcje:
– dodawanie i modyfikowanie kontrahentów

– scalanie kontrahentów

– wystawianie dokumentów dla kontrahenta: faktura VAT, VAT marża, zamówienie, nota odsetkowa, nota księgowa, faktura za usługi cykliczne, specyfikacja

– informacje o danych kontrahenta, w tym kontaktowych, o przyznanym rabacie, należnościach przeterminowanych

– drukowanie kopert, pocztowej książki nadawczej, wezwania do zapłaty

– listy dokumentów związanych z kontrahentem w podziale na: faktury sprzedaży, pro formy, noty odsetkowe, inne przychody, wydatki, dokumenty PZ i WZ

– możliwe do włączenia: faktury automatyczne i faktury za usługi cykliczne

– lista otrzymanych płatności

– lista wydarzeń związanych z klientem (z możliwością dodania nowego)

– powiązane z daną firmą osoby (kontakty)

– powiązane z daną firmą zadania

– analizy przychodów/ kosztów związanych z klientem

– pliki z dokumentami

tak – ale w osobnych zakładkach są listy sprzedawców i nabywców oraz brak funkcji wyszukiwania.
Szczegółowe funkcje:

– dodawanie i modyfikowanie kontrahentów

– wystawianie dokumentów dla kontrahenta: faktura VAT, VAT marża, pro forma, zaliczkowa, faktura korygująca

– historia faktur

– historia korespondencji

Katalog kontaktów

tak – można dodać dane kontaktowe do osób związanych ze sprzedawcą/ nabywcą, takie jak: imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe, powiązanie z firmą, opis

nie – dane osoby kontaktowej dodaje się tylko pod kontrahentem

Wydarzenia

tak – miejsce to służy wpisywaniu notatek dotyczących wydarzeń związanych z klientem, np. spotkanie – czas trwania i opis. Do tego możliwa do włączenia adnotacja o odpłatności danego wydarzenia, wtedy włączają się dodatkowe pola: wartość netto, stawka VAT, GTU, szczególne oznaczenie w JPK. Na podstawie wydarzeń płatnych można utworzyć zbiorczą specyfikację, a do niej fakturę sprzedaży

nie

Zadania zwykłe i cykliczne

tak – można utworzyć zadania, przypisać je do pracownika, powiązać z konkretnym kontrahentem, ustawić priorytet i termin wykonania, dodać powiązane dokumenty

nie

Listy zadań

tak – można utworzyć projekt z listą przypisanych do niego zadań

nie

CRM udostępniony przez serwis wFirma jest bardzo intuicyjny w użytkowaniu. Mnogość funkcji w porównaniu do inFakt nie komplikuje obsługi, a tylko oferuje dodatkowe możliwości firmom, które potrzebują bardziej zaawansowanych narzędzi i informacji.

Magazyn

Podstawowa różnica pomiędzy omawianymi programami w zakresie magazynu polega na tym, że w inFakt on nie występuje. Program wFirma posiada uproszczony katalog towarów i usług, a także pełny moduł do prowadzenia gospodarki magazynowej. InFakt z kolei dysponuje wyłącznie prostym katalogiem towarów i usług, w którym można zapisać nazwę produktu z przypisaną jednostką miary, ceną oraz ilością/liczbą, jaka automatycznie ma się podstawiać na fakturze. System nie zlicza ilości przyjmowanych i wydawanych towarów. Firmy, które potrzebują prowadzić gospodarkę magazynową, a więc wiedzieć, jaki jest stan ilościowy produktów, do kogo trafiły konkretne partie towarów czy które towary są najczęściej sprzedawane, zrobią to wyłącznie na oprogramowaniu wFirma. W poniższej tabeli przedstawiamy zestawienie funkcji.

Funkcje modułu Magazyn

wFirma

inFakt

Dokumenty magazynowe (PZ, PW, WZ, RW)

tak

nie

Drukowanie cennika i zestawienia stanów

tak

nie

Obsługa rezerwacji towarów

tak

nie

Tworzenie zamówień (w tym automatycznych)

tak

nie

Monitorowanie stanów

tak

nie

Łączenie produktów i usług

tak

nie

Kompletacja produktów

tak

nie

Dekompletacja produktów

tak

nie

Kody produktów

tak

nie

Powielanie produktów

tak

nie

Scalanie produktów

tak

nie

Grupy cenowe

tak

nie

JPK MAG

tak

nie

Obsługa kilku magazynów

tak

nie

Daty ważności produktów

tak

nie

Metoda FIFO i FEFO

tak

nie

Kody GTU

tak

tak

Kontrola stanów magazynowych

tak

nie

Kontrola partii magazynowych

tak

nie

Drukowanie cenników

tak

nie

Gabaryty produktów

tak

nie

Rezerwacje produktów dla klientów

tak

nie

Zamówienia do dostawców

tak

nie

Kody EAN i czytnik kodów kreskowych

tak

nie

Bardzo uproszczone rozwiązanie katalogu produktów oferowane przez inFakt może się sprawdzić w zasadzie wyłącznie wśród firm usługowych. Serwis wFirma przygotowany jest natomiast do obsługi wszystkich podmiotów – firm usługowych, handlowych oraz produkcyjnych, zarówno tych małych, jak i dużych. Na uwagę w wFirmie zasługuje możliwość rozchodowania towarów metodami FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) lub FEFO (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło). Za pomocą partii magazynowych pilnowane są ilości posiadanych pozycji magazynowych, które wprowadzono na stan w określonym dniu, po określonym koszcie i z przypisanym terminem ważności. Dzięki temu przy sprzedaży z magazynu schodzą w pierwszej kolejności najwcześniej przyjęte towary (FIFO) lub te o najkrótszym terminie ważności (FEFO).

Inną niezbędną funkcją dla firm handlowych i produkcyjnych jest generowanie zestawienia stanów magazynowych. Dzięki niemu w każdej chwili możliwe jest sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji. Na gotowym wydruku z listą produktów, ich ilością/liczbą i ceną odhacza się zgodność z faktycznym stanem magazynowym. Na tej podstawie następuje ustalenie różnic remanentowych, jakie mają wpływ na wysokość dochodu do opodatkowania.

Integracje e-commerce

Zarówno wFirma, jak i inFakt zintegrowane są z różnego rodzaju platformami e-commerce oraz sklepami internetowymi. Integracje te w większości napisane są przez zewnętrzne firmy i służą do wystawiania faktur za sprzedaż dokonaną w danej platformie. W funkcjonalności tej wyróżnia się zdecydowanie serwis wFirma, gdyż posiada własne, pełne integracje z Allegro, a także platformą sklepów internetowych IdoSell. Oprócz zwykłego fakturowania dostępna jest też opcja wystawiania towarów do sprzedaży bezpośrednio z magazynu oraz pełna synchronizacja ilości towarów pomiędzy magazynem a daną platformą sprzedaży. Serwis wFirma jest pierwszym tak kompletnym narzędziem, które połączone jest z modułem księgowym. Poniżej przedstawiamy zestawienie wybranych integracji:

Integracje e-commerce

wFirma

inFakt

Integracja z allegro.pl

tak – pełna dwukierunkowa integracja. Automatyczne pobieranie zamówień i wystawianie faktur sprzedaży. Aukcje można wystawiać z poziomu listy produktów w module magazyn. Synchronizacja cen i dostępnych ilości

tak – ale tylko przez zewnętrznych dostawców i wyłącznie do zaciągania faktur sprzedaży

Integracja z IdoSell

tak – pełna integracja, sklep połączony bezpośrednio z magazynem

tak – ale tylko do wystawiania faktur

Integracja z redcart.pl

tak

tak

Integracja z Shoplo

tak

tak

Integracja z wellcommerce.pl

tak

tak

Integracja z Postivo.pl

tak

tak

Integracja z shoper.pl

tak

tak

Obecna sytuacja na rynku często wymusza na sprzedawcach ich obecność w popularnych platformach marketplace – w Polsce najbardziej znaną jest Allegro. System wFirma oferuje narzędzia sprawnego zarządzania sprzedażą tym kanałem.

Podsumowując, hasło „księgowość dla każdego” zdecydowanie bliższe jest serwisowi wFirma. Swoje rozliczenia księgowe poprowadzi tu więcej różnych podmiotów (np. spółki cywilne). System wspiera też małe firmy korzystające ze zwolnienia z VAT. Posiada wszystkie deklaracje związane z ich rozliczeniem w zakresie zarówno PIT, jak i VAT od transakcji zagranicznych. Z wFirma przedsiębiorcy bez problemu rozliczą się z ZUS-em według zasad Polskiego Ładu wprowadzonych od 2022 roku oraz wyślą bezpośrednio do ZUS-u deklaracje. Podstawową przewagą jest to, że wFirma w przeciwieństwie do inFakt dostosowuje się elastycznie do wielkości firmy. Mogą z niej korzystać mikropodmioty świadczące tylko usługi i posiadające do 5 dokumentów w miesiącu, ale też większe firmy zatrudniające pracowników, produkcyjne oraz handlowe, prowadzące sprzedaż na Allegro czy Amazon z zagranicznymi stawkami VAT. Serwis wFirma towarzyszy przedsiębiorcy na każdym kroku i prowadzi go przez wszystkie etapy rozwoju jego biznesu.