Poradnik Przedsiębiorcy

Księgowość online - co to takiego? Jakie są zalety tego rozwiązania?

Prowadzenie własnej firmy to codzienne wyzwania, którym trzeba stawić czoła. Czasem mimo najszczerszych chęci i dużego zapału sprawy niestety nie idą tak, jak powinny. Pół biedy, jeśli kłopoty nie wpływają zbyt mocno na funkcjonowanie naszej organizacji, gorzej, jak przez złe decyzje wpadliśmy w poważne tarapaty. Tak się może stać, gdy nie dopełnimy obowiązków związanych z księgowością. Jak uniknąć tego czarnego scenariusza? Może księgowość online to rozwiązanie, które sprawdzi się w naszym przedsiębiorstwie?

Nikt nie chciałby przeżyć tego zdziwienia połączonego ze stresem, gdy nagle przychodzi listonosz i przynosi wezwanie od urzędu skarbowego. A tam informacja o niedopełnieniu obowiązków, choć tak naprawdę nie wiemy, o co chodzi. Jesteśmy zszokowani tym obrotem spraw, bo nigdy nie chcieliśmy nikogo oszukać, lecz teraz, mimo naszych tłumaczeń, mamy poważne problemy natury karno-skarbowej. Urzędnicy zasłaniają się bezdusznymi przepisami i nic nie możemy zrobić… 

Tak to czasami bywa, gdy sami zajmujemy się księgowością lub powierzyliśmy to zadanie komuś, kto niezbyt dobrze sobie z tym radzi. Jeśli nie chcemy przeżyć takiego stresu, doświadczając, czym jest zderzenie z administracją skarbową, lepiej mieć wszystko pod kontrolą, decydując się na system księgowości online. 

Księgowość online - dla kogo?

To rozwiązanie dedykowane każdemu przedsiębiorstwu, dla którego najważniejsze są takie wartości, jak swoboda działania i mobilność, jednocześnie poziom zagadnień wynikających z prawa podatkowego nie jest zaawansowany, więc nie trzeba zatrudniać wyspecjalizowanej firmy księgowej, aby poradziła sobie w tym obszarze. Z powodzeniem więc mogą z niej korzystać małe firmy czy mikroprzedsiębiorcy, szczególnie podmioty rozliczające się na podstawie metody ryczałtowej bądź podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Taki rodzaj prowadzenia księgowości sprawdzi się w miejscach, gdzie dokonuje się proste, powtarzalne czynności gospodarcze, czyli większość użytkowników księgowości online wywodzi się z sektora MŚP (Małe i Średnie Przedsiębiorstwa). 

Księgowość online - czym właściwie jest?

Osoby, które nigdy nie miały do czynienia z tego rodzaju oprogramowaniem online, mogą się zastanawiać, na czym to wszystko polega? Śpiesząc z wyjaśnieniem, podsumujemy to w najprostszy możliwy sposób - księgowość online to połączenie oprogramowania ze wsparciem ekspertów w różnych dziedzinach, nie tylko księgowości, ale też prawa pracy, podatków i innych zagadnień gospodarczych. Najważniejszą informacją dla właścicieli firm, którzy zamierzają skorzystać z tego systemu, jest to, że usługa zawiera wszystkie niezbędne narzędzia pomocne do skutecznego prowadzenia działań nowoczesnej firmy. 

O czym dokładnie mowa? Bogactwo pomocnych, powiązanych ze sobą aplikacji, wśród których wyróżniamy program do faktur, system magazynowy, środki trwałe, CRM, kadry i płace, analizy, księgowość do VAT i PIT czy moduły kasa/bank. To jednak nie wszystko, gdyż jesteśmy w stanie połączyć księgowość online z innymi systemami zewnętrznymi, na przykład z Google Calendar, platformami e-commerce, bankowością internetową czy windykacją. Wszystko, co może być przydatne w ramach prowadzenia własnej firmy. 

Księgowość online - dlaczego warto?

Po tym, co napisaliśmy powyżej, można już wyrobić sobie zdanie na temat księgowości online, zastanowić się, czy to dobre rozwiązanie dla naszej firmy. Jeśli dalej nie wiemy, czy warto, czytajmy dalej, poznają kolejne zalety tego rozwiązania. 

● Komfort użytkowania

Jedna z ważniejszych dotyczy wygody, ponieważ korzystając z tego internetowego narzędzia, nie musimy na bieżąco śledzić zmian w przepisach podatkowych, a co gorsza - aktualizować za każdym razem programy do księgowania. To spoczywa na barkach właściciela serwisu, który zatroszczy się jednocześnie o to, by ewentualnie zmiany w oprogramowaniu nie zakłóciły normalnej, codziennej pracy. 

● To naprawdę się opłaca

Nieprzekonanych mogą zachęcić niskie koszty tak kompleksowej usługi, zwłaszcza jak porównamy je do współpracy z biurem rachunkowym czy zatrudnieniem księgowej. Doskonale to widać na przykładzie wFirma.pl, w której taka pomoc online kosztuje ledwie 35 złotych na miesiąc, a co więcej często oferowane są promocje, na przykład obniżka pakietu o 80%, dzięki czemu miesiąc usługi kosztuje tylko 7 zł! Warto to sprawdzić. 

● Bezpieczeństwo danych to priorytet

Na uwagę zasługuje także to, czego w dzisiejszych czasach jesteśmy coraz bardziej świadomi - bezpieczeństwo danych osobowych. Są one niezwykle cenne, także dla przestępców, więc firmy oferujące księgowość online inwestują w coraz lepsze, sprawdzone hostingi. Dobre praktyki wymuszane są przez politykę bezpieczeństwa danych, która nakłada obowiązek odpowiedniego projektowania całych serwisów właśnie pod kątem ochrony przed cyfrową kradzieżą. Nie tylko dane na serwerach powinny być właściwie rozmieszczone, gdyż to samo powiemy o przechowywaniu kopii zapasowych w wielu niezależnych lokalizacjach i szyfrowaniu transmisji danych. 

Co dokładnie zyskujemy, wybierając księgowość online?

Coraz większa liczba użytkowników zachęcona przez liczne, wspomniane powyżej zalety, ośmiela też innych, by skorzystać z tego rozwiązania. Chcą oni jednak dokładnie wiedzieć, w jaki dokładnie sposób księgowość online im pomoże. Wymieńmy więc podstawowe narzędzia, które zyskujemy, decydując się na ten system. 

To przede wszystkim automatyczne generowanie wszystkich dokumentów, czyli faktur, rachunków, deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych. Otrzymujemy gotową do wydruku formę, ale też dokument, który można przesłać do urzędu skarbowego czy ZUS-u za pośrednictwem poczty elektronicznej. Mamy wszystko pod kontrolą, ponieważ z łatwością tworzymy rozmaite bazy danych, które dotyczą nie tylko klientów, ale i produktów, usług itp. Tym sposobem również powstaje ewidencja środków trwałych, należności i zobowiązań. Wszystko to na podstawie wprowadzanych do systemu faktur oraz pozostałych dokumentów. Co dodatkowo? System szybko i pewnie obliczy dla nas wszystkie składki oraz zobowiązania podatkowe. Sprawnie również będziemy prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów, jak i inne potrzebne rejestry.

Podsumowując, widzimy, że księgowość online zasługuje na uwagę, zwłaszcza wśród mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Po co bowiem generować dodatkowe koszty, gdy za nieduży miesięczny abonament można zapewnić sobie profesjonalną, komfortową i pewną obsługę księgową?