Poradnik Przedsiębiorcy

Nowoczesne biuro rachunkowe – czym powinno się wyróżniać?

Obecnie świadczenie usług księgowych możliwe jest w formie zdalnej, co pozwala znacznie zaoszczędzić czas. Biura rachunkowe zyskują na popularności, lecz wraz z nią rośnie konkurencja na rynku i zakres zapotrzebowania. Jak powinno zatem wyglądać wyróżniające się, nowoczesne biuro rachunkowe?

Nowoczesne biuro rachunkowe online

Pandemia wymusiła na znacznej części przedsiębiorców przejście w tryb online. System pracy zdalnej lub hybrydowej musiał przyspieszyć działania biur rachunkowych. Stało się to wręcz niezbędnym warunkiem prawidłowego podziału obowiązków. Dużym atutem dobrego biura rachunkowego jest bez wątpienia posiadanie specjalistów z różnych dziedzin, którzy pomogą w trudnych sprawach. Powinno ono umożliwiać również szybkie i wygodne przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej.

Przepisy prawa podatkowego zmieniają się błyskawicznie, dlatego absolutną koniecznością jest jego znajomość. Księgowi, chcąc nie chcąc, muszą nadążać za nieustającymi zmianami, gdyż w przeciwnym razie grozi to poważnymi konsekwencjami. Dodatkowo w oczach klientów biuro rachunkowe ma służyć nie tylko prawidłowymi, terminowymi rozliczeniami, ale również fachowym doradztwem podatkowym.

Faktem jest, że na rynku dostępne jest coraz to nowsze oprogramowanie, ułatwiające przedsiębiorcom sprzedaż i rozliczanie. Biuro rachunkowe musi zatem nadążać też za postępem informatycznym – powinno ono oferować doradztwo w wyborze odpowiedniego programu, a nawet je udostępniać lub sprzedawać. Jeśli jedna firma służy usługami księgowymi i oprogramowaniem, przy którym pomoże specjalista, pozwoli to zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy. Podstawą jest dostępność oprogramowania zarówno na stronie www, jak i w aplikacjach na urządzenia mobilne.

Poznaj niezbędne narzędzia

Nowoczesne biuro rachunkowe powinno dysponować profesjonalnym programem do przesyłania danych i komunikacji z klientami a także udostępniać inne przydatne klientowi narzędzia. Do najpopularniejszych rozwiązań należą:

  • dysk Google Drive lub Dropbox klienta spięty z system księgowym,

  • moduł do fakturowania,

  • panel klienta.

Klienci, którzy posiadają swój dysk Google Drive lub też Dropbox mogą go zintegrować z systemem księgowym wFirma dla biur rachunkowych. Dzięki temu klient może na bieżąco robić zdjęcia faktur kosztowych i zapisywać na swoim dysku. Równolegle faktura pojawia się w systemie księgowym. Po zakończonym miesiącu księgowa zaznacza wszystkie faktury w katalogu i przesyła do przetworzenia przez OCR. Na dysku klienta tworzy się automatyczne archiwum zaksięgowanych dokumentów a dodatkowo wszystkie są podpięte w wFirma pod zaksięgowane wydatki. A co jeśli klient nie posiada takiego dysku? Nic straconego, może bowiem faktury w pdf załączać bezpośrednio do systemu księgowego, w module głównym widocznym tuż po zalogowaniu.

Program do fakturowania przyda się każdemu przedsiębiorcy. Najlepsze rozwiązania pozwalają na wystawianie faktur krajowych, w językach i walutach obcych, faktur bez VAT czy faktur VAT marża. Pozwalają również na obsłużenie sprzedaży zagranicznej w ramach VAT OSS. Do tego system online zostanie z pewnością doceniony przez klientów, kiedy faktury będą mogli wystawiać również z telefonu. Z drugiej strony dla biura rachunkowego to również korzyść gdyż cała sprzedaż klienta jest automatycznie zaksięgowana. Inne przydatne narzędzia to moduł magazynu, integracja z Allegro, moduł zadań czy kalendarz z którego klient otrzymuje dodatkowo powiadomienia mailowe o terminach płatności ZUS i podatków.

Panel klienta to miejsce gdzie przedsiębiorca ma wgląd do swoich wyników finansowych. Widzi wyliczenia podatków i ZUS a także może pobrać zestawienia dochodów, sprzedaży wg okresów czy sprawdzić analizy płynności finansowej. Dodatkowo w panelu ma dostępny moduł komunikacji ze swoim opiekunem księgowym. Dzięki temu nawet jeśli zmienia się jego księgowa (np poprzednia zostaje przesunięta do innych klientów czy w ogóle odchodzi z biura) to i tak całe archiwum rozmów i ustaleń znajduje się w jednym miejscu. 

Pamiętaj o dobrych relacjach z klientem

Choć praca biura rachunkowego jest coraz lepiej prowadzona w formie online, absolutnie nie należy unikać bezpośrednich kontaktów z klientami. Nic tak nie podnosi reputacji biura jak jej przedstawiciele. Kluczową rolę odgrywają tutaj wspomniani już specjaliści.

Trzeba również pamiętać, że klient korzysta z usług biura rachunkowego, aby rozwiązać swoje problemy. Warto szukać optymalnych rozwiązań, z których klient będzie zadowolony – przykładem takich działań może być chociażby zminimalizowanie ryzyka podatkowego. W rozwiązywaniu problemów z pewnością pomogą zaś szczerość i zaufanie, a także umiejętność rozpoznania potrzeb klienta i, co ważniejsze, branie ich pod uwagę.

Kolejnym bardzo istotnym elementem jest terminowość. Praca biura rachunkowego jest znacznie utrudniona, jeśli klient nie dostarcza na czas wymaganych dokumentów. Temu właśnie służą narzędzia online do łatwego i szybkiego przekazywania faktur do systemu księgowego. Warto również w razie potrzeby zaoferować dodatkową pomoc, gdyż klienci często sami nie chcą przyznać, że mają z czymś kłopot lub czegoś nie rozumieją.

Biura rachunkowe oferują coraz to nowsze rozwiązania ułatwiające pracę. Aby nowoczesne biuro rachunkowe mogło wliczać się w poczet tych najbardziej renomowanych, cały czas musi trzymać rękę na pulsie i dostosowywać swoje usługi do ciągłych zmian. Jeśli postawi na innowacyjność i budowanie pozytywnych relacji z klientami, może wznieść się na wyżyny dobrej reputacji.