Poradnik Przedsiębiorcy

Obniżenie podstawy opodatkowania - jakie dokumenty są potrzebne?

Przedsiębiorcy dokonując sprzedaży towarów lub usług doświadczają sytuacji zwrotów, reklamacji, błędów popełnionych przy obsłudze kasy fiskalnej i wielu innych zdarzeń. W każdym przypadku dana operacja musi być właściwie udokumentowana dla celów dowodowo-podatkowych, ale również aby było możliwe obniżenie podstawy opodatkowania. Wobec tego za pomocą jakiej dokumentacji przedsiębiorca może obniżyć daną podstawę opodatkowania po stronie sprzedaży a tym samym wartość dokonanej sprzedaży?

Faktura korygująca a obniżenie podstawy opodatkowania

Jedną ze znanych możliwości powodujących obniżenie podstawy opodatkowania sprzedaży jest faktura korygująca. Znajduje ona zastosowanie jeżeli po wystawieniu faktury pierwotnej będą miały miejsce zdarzenia, np. zmiana ceny, pomyłka w cenie, stawce podatku, kwocie podatku, zmiana wartości towaru z różnych przyczyn (wybrakowany, przeceniony).

Zatem istotą oddziaływania faktury korygującej jest korekta faktury pierwotnej a także udokumentowanie ostatecznej wartości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym. Obniżenie podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na fakturze pierwotnej ma miejsce wówczas jeżeli przedsiębiorca posiada potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, zanim upłynie termin złożenia deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy.

Wskazuje na to również interpretacja indywidualna z 29 listopada 2016r. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu o sygn. 3063-ILPP2-2.4512.96.2016.2.MŁ.

Ewidencja oczywistych pomyłek (anulowanych paragonów)

Przedsiębiorca dokonując ewidencji za pomocą kasy fiskalnej boryka się m.in. ze zmianami koncepcji zamówienia przez klienta, rezygnacją ze skorzystania z usługi, pomyłkami spowodowanymi obsługą kasy, błędnym zastosowaniem stawki VAT czy ilości zaewidencjonowanego na kasie towaru w stosunku do rzeczywiście wydanego.

W takich sytuacjach przedsiębiorca może skorygować wartość opodatkowanej sprzedaży a tym samym obniżyć podstawę opodatkowania za pomocą ewidencji oczywistych pomyłek. W ugruntowanych już interpretacjach podatkowych przez oczywistą pomyłkę rozumie się taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży, bądź niezwłocznie po niej. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki przedsiębiorca winien dokonać niezwłocznie jej skorygowania poprzez ujęcie danej korekty w ewidencji oczywistych pomyłek. Ponadto do powyższej ewidencji musi być dołączony oryginał paragonu zawierającego błąd.

Powyższe stanowisko odnajduje swoje odzwierciedlenie w interpretacji indywidualnej z 2 listopada 2016r. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu o sygn. ILPP2/4512-1-554/15-5/MR oraz w interpretacji indywidualnej z 20 października 2016r. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu o sygn. ILPP2/4512-1-554/15-3/MR.

Ewidencja zwrotów i reklamacji

Kolejnym dość częstym przykładem zdarzeń skutkujących obniżeniem wartości opodatkowanej sprzedaży są zwroty i reklamacje w stosunku do których również należy prowadzić odrębną ewidencję. Należy przy tym pamiętać o dwóch bardzo istotnych kwestiach wrażliwości zebranej dokumentacji. Pierwsza to prowadzenie ewidencji zwrotów i reklamacji dla każdej kasy rejestrującej osobno. Druga kwestia dokumentacyjna to załączenie do ww. ewidencji dokumentów sprzedaży (faktura, paragon, dowód wydania, przemieszczenia przez granicę państwa, podpisana karta gwarancyjna, umowa sprzedaży, dokumenty kurierskie przesyłki) oraz protokółu zwrotu towaru, w którym nabywca opisze swoją reklamację albo dokona odstąpienia od umowy.

Podobnego zdania jest Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2016r. o sygn. IPPP2/4512-1007/15-2/DG.

Instytucja anulowania faktury

Na koniec warto wspomnieć o narzędziu, którego przedsiębiorca może użyć ale tylko w niektórych przypadkach. Podstawową kwestią umożliwiającą anulowanie faktury jest brak jej wprowadzenia do prawnego obiegu gospodarczego a w konsekwencji pozostanie danej faktury wyłącznie w dokumentacji księgowej przedsiębiorcy będącego sprzedawcą. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. Sytuacje w których można anulować wystawioną fakturę to m.in.:

  1. faktura została omyłkowo wystawiona wskutek błędu technicznego systemu finansowo-księgowego lub pracownika,

  2. brak skutku gospodarczego w wykonaniu zlecenia będącego przedmiotem umowy,

  3. kwestionowanie otrzymanej faktury przez kontrahenta przez nie dojście do faktycznego i zgodnego z umową wykonania usługi,

  4. kradzież towaru przez pracownika.

Fundamentalnymi przesłankami towarzyszącymi anulowaniu faktury są poniższe elementy:

  1. dana faktura nie może zostać wprowadzona do obiegu prawnego,

  2. dana faktura musi być odpowiednio opisana ze wskazaniem na przyczynę i okoliczności jej anulowania,

  3. przedsiębiorca musi pozostawić fakturę w dokumentacji podatkowej – zarówno oryginał jak i kopię,

  4. przedsiębiorca nie powinien wprowadzać faktury anulowanej do ewidencji VAT jak również wykazywać ją w deklaracji VAT,

  5. anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy,

  6. przedsiębiorca jest zobligowany do dołożenia należytej staranności co do udokumentowania zaistniałych zdarzeń gospodarczych w zakresie zaistniałego anulowania faktury.

Takie same stanowiska przedstawiają:

  1. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 4 lipca 2016r. o sygn. ILPP1/4512-1-286/16-3/AS,

  2. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 26 lipca 2016r. o sygn. IPPP3/4512-340/16-2/KP,

  3. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 25 sierpnia 2016r. o sygn. IPPP3/4512-340/16-2/KP.