Poradnik Przedsiębiorcy

Plus dla biznesu | Własna infolinia firmowa 800

Telefony stacjonarne stały się rozwiązaniem przestarzałym i niewystarczającym dla nowoczesnej firmy kontaktującej się z wieloma klientami. Ich miejsce coraz częściej zajmuje telefonia VoIP i numery firmowej infolinii. Jak działa system VoIP i czy warto korzystać z niego w firmie? Czym jest system VoIP?

W przeciwieństwie do sieci komórkowych korzystających z naziemnych nadajników telefonia VoIP wykorzystuje połączenia przez Internet. Ta innowacyjna technologia umożliwia pełną obsługę klientów. Wirtualna centrala telefoniczna pozwala na równoczesne przyjmowanie wielu połączeń. dlatego jest to niezbędne narzędzie w działach call center oraz wszędzie tam, gdzie oddziały firmy są rozproszone. Nad pracą wirtualnej centrali czuwa operator. Wirtualny numer pozwala na odbieranie połączeń z dowolnej lokalizacji. Ma to ogromne znaczenie również w przypadku pracy zdalnej. Wirtualną centralę PBX łatwo można skonfigurować z działającym w firmie systemem CRM, co usprawnia proces sprzedaży i kontaktu z klientem. To nowoczesne rozwiązanie nie wymaga serwerowni i konserwacji, a stelefonizowanie całego biura trwa tylko kilka minut. Do wyboru są pakiety różniące się między innymi ilością wirtualnych numerów telefonicznych, jednoczesnych połączeń wychodzących oraz numerów wewnętrznych w centrali – a tych może być nawet 100!

Infolinie firmowe 800 w 2021? Czy to się opłaca?

Koszt prowadzenia infolinii firmowych dla numeru rozpoczynającego się od 0-800 połączenia są bezpłatne dla klientów, i są w całości pokrywane przez przedsiębiorcę. Numery infolinii to nadal prestiżowa wizytówka Twojej firmy. Koszty podłączenia i utrzymania takiego numeru w 2021 roku są nieporównywalnie mniejsze niż potencjalne zyski przedsiębiorców. Firma z własną infolinią ma przede wszystkim więcej do zaoferowania swoim klientom. Aktualnie w systemach VoIP są nawet darmowe rozwiązania numerów 800, np. system Zadarma oferuje darmowe numery Toll Free, a z kolei koszt połączenia z numerów stacjonarnych to tylko 0,08 zł za minutę i 0,28 zł za minutę z numerów komórkowych. Nie ma standardowego podziału kosztów 50:50, firma zyskuje zadowolenie klientów a dla przedsiębiorcy to opłacalna inwestycja.

Funkcje oferowane przez system VoIP

Wirtualna centrala PBX, oprócz funkcji spełnianych przez telefonię tradycyjną, zapewnia także wiele innych. Najważniejsze zalety systemu to:

  • brak stałej lokalizacji (możliwość pracy zdalnej),

  • menu głosowe (IVR),

  • możliwość przekierowywania rozmów,

  • transfer połączeń,

  • nagrywanie rozmów,

  • statystyki i raporty połączeń,

  • rozpoznawanie mowy (przetwarzanie na tekst).

Do połączenia wystarczy jedno kliknięcie. W czasie rozmowy z klientem system wyświetla link do jego karty klienta. Jest ona generowana automatycznie w czasie pierwszego połączenia z nim. Dzięki temu rozmowa jest bardziej profesjonalna i skierowana na jego potrzeby – zwłaszcza że połączenie od stałego klienta kierowane jest pracownika, który odpowiada za kontakty z daną osobą. System nie tylko nagrywa rozmowy, ale także prowadzi statystyki połączeń. Funkcja rozpoznawania mowy, która przeprowadza transkrypcję audio na tekst, jest bardzo przydatna do celów analitycznych.

Warto wiedzieć, że centrala może także tworzyć czarną listę klientów oraz przypominać o nieodebranych połączeniach. Pod nieobecność pracowników poza godzinami pracy obsługą zajmuje się automatyczna sekretarka z przekierowaniem na pocztę.

Jaką przewagę daje system VoIP?

Firmy korzystające z systemu VoIP uzyskują przewagę nad konkurencją, gdyż jakość obsługi klienta jest na najwyższym poziomie, bez konieczności inwestowania w drogi sprzęt i dbania o jego stan techniczny. Brak przywiązania do lokalizacji pozwala na pracę z dowolnego miejsca bez problemu, z dostępem do niezbędnych danych firmowych. Praca całego biura jest dzięki temu łatwiejsza i zdecydowanie wydajniejsza. System VoIP przekłada się także na lepszą kontrolę pracownika. Jego rozmowy są nagrywane i mogą w każdej chwili zostać poddane analizie. Również czas pracy jest skutecznie kontrolowany, co byłoby niemożliwe przy zastosowaniu tradycyjnej telefonii, zwłaszcza przy pracy w trybie home-office. Takie rozwiązanie jest motywujące dla pracowników. Ponadto kierowanie rozmów klienta do właściwego pracownika zwiększa jego zaufanie do firmy i pozwala budować dobrą relację. Sprawna praca centrali i wiele dostępnych numerów gwarantuje szybkie połączenie, co przekłada się na zwiększony poziom satysfakcji klienta.

Technologia VoIP to doskonałe rozwiązanie nie tylko dla dużych, lecz także dla małych firm. Daje wiele korzyści, zwiększa efektywność pracownika oraz zadowolenie klienta – są to czynniki wpływające na rozwój firmy i jej przewagę nad konkurencją.

Tekst zewnętrzny, artykuł partnera