Poradnik Przedsiębiorcy

Polisa samochodu w okresie zawieszenia działalności - ujęcie w kosztach podatkowych!

W ostatnim czasie wielu przedsiębiorców zdecydowało się na zawieszenie działalności gospodarczej. Mimo to w okresie zawieszenia podatnik ponosi wiele wydatków, które wynikają z umów zawartych jeszcze przed dokonaniem zawieszenia. Jednym z przykładów jest polisa samochodu. W dalszej części artykułu przeanalizujemy, w jaki sposób powinna być ujęta polisa samochodu w okresie zawieszenia działalności.

Zawieszenie działalności a ponoszone wydatki

Możliwość zawieszenia działalności gospodarczej jest uprawnieniem podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą. Zagadnienie to jest w sposób kompleksowy uregulowane w ustawie Prawo przedsiębiorców.

Zgodnie z art. 23 ww. ustawy przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy jednak niż 30 dni. Natomiast przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy.

W dalszej kolejności warto wskazać na treść art. 24 ustawy, gdzie możemy przeczytać, że zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej oraz jej wznowienie następują na wniosek przedsiębiorcy, chyba że przepis odrębny stanowi inaczej. W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej i trwa do dnia wskazanego w tym wniosku albo we wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej, albo do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego.

W kontekście rozpatrywanego przez nas problemu kluczowa jest treść art. 25 ustawy Prawo przedsiębiorców. W świetle tego przepisu w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. W tym czasie przedsiębiorca:

  1. może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów;

  2. może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;

  3. może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;

  4. ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;

  5. wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;

  6. może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;

  7. może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą;

  8. może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w Ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.

Dodajmy, że w myśl art. 26 ww. ustawy z chwilą wykreślenia z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej przedsiębiorca będący osobą fizyczną nie może wykonywać działalności gospodarczej.

W toku zawieszonej działalności gospodarczej podatnik obowiązany jest regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. Takim zobowiązaniem jest też polisa samochodu zawarta przed zawieszeniem działalności.

Zasady ujmowania kosztów podatkowych

Kolejnym krokiem jest rozważenie, jakie są zasady ujmowania konkretnego wydatku w kosztach uzyskania przychodu

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. W rezultacie, aby uznać wydatek za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

  • wydatek:

    • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

    • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

    • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

    • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

    • został właściwie udokumentowany;

    • nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy.

Organy podatkowe szczególnie akceptują przesłankę wykazywania związku wydatku z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Również wydatki poniesione w toku zawieszenia działalności mogą wykazywać związek z uprzednio aktywnie prowadzoną działalnością gospodarczą, zatem mogą też być kwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów.

Polisa samochodu w okresie zawieszenia działalności jako koszt podatkowy

W kontekście powyższych wyjaśnień możemy wskazać, że zawarta przed okresem zawieszenia działalności polisa ubezpieczeniowa samochodu wykorzystywanego w czasie aktywnego prowadzenia działalności gospodarczej uprawnia do ujęcia w kosztach tego rodzaju wydatku.

Warto podkreślić, że przedstawiona zasada będzie obejmowała zarówno polisę dotyczącą pojazdu stanowiącego środek trwały, jak i samochodu wykorzystywanego na podstawie umowy leasingu.

Taki wydatek służyłby bowiem zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, a zatem jest spełniona elementarna przesłanka wskazująca na możliwość kwalifikacji wydatku jako koszt uzyskania przychodu.

Nie należy jednak zapominać o ograniczeniu wynikającym z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy PIT, gdzie możemy przeczytać, że nie stanowią kosztu podatkowego składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej do celów ubezpieczenia.

Polisa ubezpieczeniowa samochodu stanowiącego środek trwały czy też składnik majątku wykorzystywany na podstawie umowy leasingu w okresie zawieszenia działalności może stanowić koszt uzyskania przychodu.
Jeżeli chodzi natomiast o sposób rozliczenia tego rodzaju wydatku, musimy podkreślić, że podatnik, który zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej, jest zwolniony w zakresie tej działalności z obowiązku wpłaty zaliczek na podatek.

Powyższe wynika z art. 44 ust. 10 ustawy PIT, gdzie podano, że podatnik prowadzący działalność gospodarczą, który na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej, jest zwolniony, w zakresie tej działalności, z obowiązku wpłacania zaliczek na podatek za okres objęty zawieszeniem.

Jak natomiast podaje art. 44 ust. 14 ustawy PIT, po okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej podatnicy wpłacają zaliczki według zasad, o których mowa w ust. 3, 3f, 3g, 6 i 6b.

Należy jednak wskazać, że choć podatnik jest zwolniony z obowiązku wpłacania zaliczek na podatek w okresie zawieszenia działalności, to jednak powinien złożyć roczne zeznanie podatkowe o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) na formularzu przeznaczonym dla podatników prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą oraz wpłaty ewentualnego podatku dochodowego. 

W konsekwencji w okresie zawieszenia działalności gospodarczej podatnik nie uwzględnia wydatku na polisę samochodu w zaliczkach na podatek, ale taki wydatek musi zostać ujęty w rocznej deklaracji podatkowej. 

Podsumowując powyższe, należy wskazać na generalną regułę stanowiącą, że polisa samochodu w okresie zawieszenia działalności gospodarczej stanowi koszt podatkowy. W tych okolicznościach zachowany jest związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a zachowaniem źródła przychodów.