Poradnik Przedsiębiorcy

Porównanie systemu kadrowo-płacowego: wFirma a ifirma

Osoby rozpoczynające prowadzenie działalności gospodarczej, szukając oszczędności, często decydują się na samodzielne prowadzenie rozliczeń księgowych, ubezpieczeniowych czy płacowych firmy. W tym celu poszukują najlepszego systemu, w którym będzie można dokonać wspomnianych czynności. Na rynku jest kilka takich programów. Jednak wśród rozwiązań chmurowych, czyli dostępnych online, wymieniane są często dwa systemy: wFirma i ifirma. System wFirma posiada osobny, pełny moduł Kadry i płace, z którego można korzystać, łącząc to z prowadzeniem księgowości lub jako niezależny system do rozliczania pracowników. Z kolei ifirma daje możliwość prostego rozliczania pracowników w podstawowym (czasem niepełnym) zakresie. Moduł Kadry i płace jest istotny, kiedy firma się rozwija i decyduje się na zatrudnienie pracowników. Ważne, aby w ramach jednego systemu móc rozliczać zarówno księgowość, jak i kadry i płace. Poniżej przedstawiamy porównanie modułu Kadr i płac w systemie wFirma i ifirma.

Ile będzie mnie to kosztowało…?

Zacznijmy od tego, co najbardziej interesuje, czyli od kosztów związanych z użytkowaniem systemu. Porównanie cen tych dwóch tutaj omawianych nie do końca jest możliwe, ponieważ oba mają przyjętą inną politykę oferty przygotowanej dla klienta. System wFirma już na stronie głównej daje klientowi wybór pakietu, z którego może korzystać. Moduł Kadry i płace jest osobnym i niezależnym modułem, który można wykupić bez konieczności korzystania z modułu Księgowość. Jest to dobra informacja dla spółek, które nie prowadzą uproszczonej księgowości (oba systemy skierowane są do prowadzenia księgowości uproszczonej). Z kolei system ifirma tylko w jednym miejscu sygnalizuje, że posiada funkcje potrzebne do rozliczania pracowników. Zapewne wynika to z ograniczonych funkcji tego modułu, o czym będzie można się przekonać w kolejnych częściach niniejszego porównania.

Niemniej jednak za moduł Kadry i płace w systemie wFirma należy zapłacić:

  • 49 zł netto za miesiąc

lub

  • 59 zł netto za miesiąc z pomocą Asystenta Kadrowego.

Z kolei za dostęp do systemu ifirma należy zapłacić 54 zł netto za miesiąc. Cena obejmuje dostęp do całej księgowości online, w tym do bardzo uproszczonego rozliczania pracowników.

Obsługa klienta

Program wFirma w obszarze obsługi klienta postawił na komunikację e-mail wewnątrz systemu. Na pytania użytkowników odpowiadają eksperci z zakresu podatków, księgowości, prawa pracy czy ubezpieczeń społecznych. Z kolei w kwestiach technicznych pomaga dział jakości. Eksperci odpowiadają na pytania w godzinach 7–21, chociaż w praktyce odpowiedzi na zadane pytanie można spodziewać się także w godzinach późniejszych, a także w weekendy. Nie wynika to jednak z regulaminu serwisu, a jest raczej przejawem zaangażowanej opieki nad klientem. Właściciel systemu wFirma brak innych kanałów komunikacji (telefon, czat) tłumaczy tym, że wiele pytań dotyczy skomplikowanych oraz bardzo delikatnych obszarów podatkowych i prawnych, a przygotowując odpowiedzi w formie e-maila jest to bezpieczniejsze dla użytkownika. Ponadto do takiej odpowiedzi można wielokrotnie powracać. Dodatkowo do wiadomości ekspertów dołączane są artykuły z Pomocy. Warto zwrócić uwagę, że wFirma posiada rozbudowaną Pomoc, z dokładnymi widokami systemu i oznaczonymi ścieżkami. To zdecydowanie pomaga użytkownikom w poruszaniu się po systemie. Eksperci odpowiadający na pytania klientów przesyłają również odnośniki do artykułów merytorycznych. System posiada także forum, na którym można umieszczać swoje sugestie, pomysły, ale także zadawać pytania.

Z kolei system ifirma posiada kilka kanałów kontaktu z działem obsługi klienta. Można napisać e-mail, zadzwonić lub porozmawiać na czacie. Obsługa prowadzona jest od poniedziałku do piątku w godzinach 9–20. Pomoc działu obsługi klienta w niektórych przypadkach faktycznie może okazać się niezbędna, ponieważ w serwisie Pomocy nie zawsze znajdziemy odpowiedzi na nasze wątpliwości co do funkcjonowania systemu.

System kadrowo-płacowy - wFirma czy ifirma - który wybrać?

Integracja z ZUS-em

Oba systemy posiadają integrację z systemem e-ZUS i oba są wymienione na stronie zus.pl jako oprogramowanie interfejsowe, które przeszło pomyślnie testy akceptacyjne.

W tym miejscu systemy różni przede wszystkim ergonomia oraz łatwy i przyjazny dla użytkownika interfejs.

System wFirma daje możliwość – praktycznie z tego samego miejsca w systemie – generowania deklaracji rozliczeniowych i zgłoszeniowych. Jest to niezwykle proste i szybkie rozwiązanie. Składki za pracowników naliczane są w deklaracjach rozliczeniowych automatycznie na podstawie wygenerowanych list płac i rachunków. Ponadto system pozwala na tworzenie zestawów deklaracji zgłoszeniowych, co oszczędza czas, ale także porządkuje wysłane dokumenty. Wysyłki można dokonać, korzystając z podpisu własnego lub należącego do pracowników wFirmy. Z pewnością dobrze jest mieć taką alternatywę, ponieważ posiadanie własnego podpisu jest dość kosztowne, natomiast w celu korzystania z podpisu wFirmy należy wykonać jednorazowy przelew w wysokości 10 zł, aby firma mogła zostać zweryfikowana. W ten sposób użytkownik ma nieograniczony dostęp do wysyłki wszystkich deklaracji (bez żadnych limitów).

System ifirma pod kątem generowania deklaracji ZUS jest zdecydowanie mniej intuicyjny. Odnalezienie sposobu wygenerowania deklaracji rozliczeniowej dla niektórych użytkowników może być trudne. W systemie ifirma brakuje deklaracji zgłoszeniowej ZUS RUD (zgłoszenie umowy o dzieło), a także wniosków Z-15/a/b. Jednak w odróżnieniu od wFirmy system ifirma posiada deklaracje zgłoszeniowe związane z wypłatą świadczeń z tarczy antykryzysowej: ZUS RDZ (wniosek obowiązywał w 2020 roku) oraz ZUS RSP-D.

Pod względem integracji z ZUS-em oba systemy posiadają podobne funkcje, ale zdecydowanie bardziej intuicyjnym jest system wFirma. Wiele opcji i danych uzupełnia się automatycznie na podstawie innych danych. Sam proces wysyłki deklaracji również jest prostszy i niejako prowadzi użytkownika „za rękę”.

Integracja z urzędem skarbowym

Jednym z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników jest prawidłowe rozliczanie podatkowe. Oprócz wyliczenia i opłacenia podatku dochodowego za pracowników na koniec roku należy przekazać do urzędu skarbowego zeznania roczne i to w formie elektronicznej. Oba systemy posiadają integrację z Ministerstwem Finansów, dzięki czemu zeznania roczne takie jak PIT-11, PIT-4R czy PIT-8AR można z nich wysłać bezpośrednio na serwery rządowe. To znacznie ułatwia proces zamknięcia roku podatkowego. Deklaracje można wysyłać, autoryzując wysyłkę kwotą przychodu lub własnym podpisem kwalifikowanym. Po prawidłowej wysyłce do każdej deklaracji można pobrać UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru). W systemie ifirma brakuje zeznań rocznych związanych z rozliczeniem cudzoziemców, czyli IFT-1 oraz IFT-1R.

Dodawanie pracownika

Dodawanie pracownika w obu systemach jest bardzo proste i szybkie. Omawiane programy posiadają opcję wprowadzania danych pracownika ręcznie lub poprzez wysłanie mu kwestionariusza osobowego online. Kwestionariusz wysłany z ifirmy pracownik otrzyma na swój adres e-mail. Z kolei w systemie wFirma pracownik otrzyma e-mail z aktywacją konta na portalu e-Pracownik (funkcja zostanie opisana poniżej) i to na tym portalu wypełnia kwestionariusz osobowy, tym samym poznając ten moduł.

W ifirmie należy wprowadzić wiele danych już przy samym dodawaniu pracownika w systemie, wFirma natomiast wymaga minimum informacji, które można uzupełnić w terminie późniejszym. Dzięki temu proces ten jest skrócony i bardzo szybki. Dodatkowo, wprowadzając pracownika do systemu wFirma, można uzupełnić historię wykształcenia oraz zatrudnienia pracownika, a także dane w tzw. bilansie otwarcia. W tym miejscu można dopisać informacje dotyczące:

  • wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego u poprzedniego pracodawcy,
  • wykorzystanych dni urlopu na żądanie,
  • dni z wynagrodzeniem chorobowym finansowanym przez pracodawcę,
  • opieki nad dzieckiem.

Powyższe dane mają wpływ na wywiązywanie się pracodawcy z limitowanych świadczeń dla pracownika. Z kolei informacje o historii zatrudnienia i wykształcenia służą ustaleniu wymiaru limitu urlopu, który należy się pracownikowi. W ifirmie można podać jedynie wzmiankę o liczbie dni wynagrodzenia chorobowego oraz wykształceniu, jednak dane te nie przekładają się na wymiar urlopu wypoczynkowego.

Generowanie umów

W kwestii dodawania umów oba systemy oferują możliwość bardzo szybkiego dołączania umowy dla pracownika. Ifirma oferuje zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia oraz umowy o dzieło. Oczywiście wFirma także umożliwia rozliczanie tych umów, ale dodatkowo oferuje rozliczanie kontraktu menedżerskiego, umowy dla organu zarządzającego czy wypłatę dywidend dla członków zarządu, a także umowy o praktyki absolwenckie. Dużą zaletą tego procesu w systemie wFirma jest fakt, że podczas dodawania umowy (obojętnie której) system od razu pokazuje podgląd szczegółowych wyliczeń wynikających z wynagrodzenia, czyli kwoty netto, kwoty całkowitego kosztu zatrudnienia, a także rozpisanie wszystkich składek i podatku. Ponadto w wFirmie wiele elementów uzupełnia się automatycznie lub posiada opis/pomoc przy wyborze opcji. Przykładowo, dodając umowę zlecenie, należy wybrać odpowiedni schemat składek, tzn. opis sytuacji, w jakiej znajduje się zleceniobiorca, np. „osoba bez innego zatrudnienia” lub „student do 26 r. ż.” i na tej podstawie system sam oznacza wymagane składki ZUS. Jest to duże ułatwienie dla osób, które nie znają się zbyt dobrze na obowiązkach względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Oba systemy pozwalają na pełną modyfikację treści umowy przed jej wydrukowaniem.

Rozliczanie wynagrodzeń

W systemie ifirma cykl wyliczania wynagrodzeń polega na wygenerowaniu rachunku dla każdego pracownika (nawet tego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę), a dopiero na bazie tych rachunków wytwarza się właściwą listę płac z wykazaniem wcześniej wyliczonych pozycji. Można założyć, że taki proces pracy wynika z faktu, że podczas wyliczania rachunku należy podać samodzielnie ustaloną kwotę dodatku czy nadgodzin (obie funkcję nie są automatyczne w ifirmie). System samoczynnie wylicza jedynie wynagrodzenie urlopowe i chorobowe. Program wFirma działa w tym zakresie w sposób dużo bardziej zautomatyzowany (to również jest zaletą dla osób, które nie są biegłe w płacach). Otóż w systemie wFirma na koniec miesiąca generuje się listę płac dla pracowników na podstawie umowy o pracę lub dla umów cywilnoprawnych. W przypadku tych drugich można wytworzyć również pojedyncze rachunki do umów cywilnoprawnych. Wracając jednak do rozliczania wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, podczas generowania listy płac wystarczy określić, za jaki miesiąc jest to wynagrodzenie i jaka będzie data wypłaty. System podpowiada, jaki to będzie okres deklaracji (ZUS DRA, na której będą naliczone składki od tego wynagrodzenia), jest również opcja wyboru, czy lista ma być zaksięgowana w systemie automatycznie, czy nie. Podczas wyliczania płac wFirma automatycznie wyliczy wynagrodzenia za czas pracy (w tym za nadgodziny), uwzględnia wprowadzone wcześniej dodatki i potrącenia. Generując listę płac, tworzy się ją dla wszystkich pracowników zatrudnionych w danym okresie lub tylko dla wybranych. Kolejną przydatną funkcją jest elastyczne kreowanie wynagrodzeń. Polega ono na tym, że po wygenerowaniu listy płac można wejść w szczegóły danego wynagrodzenia pracownika i „z ręki” zmienić składniki wynagrodzenia (np. zmodyfikować wysokość premii). Kolejną zaletą wFirmy jest dodatkowa lista płac. Oznacza to, że w danym miesiącu oprócz głównej listy płac można wygenerować kolejną, np. z wykazaniem ekwiwalentów urlopowych lub jakichś wyrównań.

Ewidencja czasu pracy

Oba systemy posiadają ewidencję czasu pracy. System ifirma ma moduł, który jest całkiem prosty i szybki do wypełnienia. Służy on głównie do ewidencjonowania czasu pracy i w ograniczonym stopniu przekłada się na wyliczenia wynagrodzenia. Oczywiście po wprowadzeniu nieobecności wynagrodzenie zasadnicze zostanie pomniejszone, a wynagrodzenie chorobowe lub urlopowe zostanie wyliczone, jednak wspomniane już wcześniej nadgodziny nie. A to one sprawiają największą trudność pracodawcom. Ponadto w systemie ifirma ewidencja czasu pracy nie jest w pełni zautomatyzowana z funkcją wyliczania wynagrodzenia i dlatego np. okres chorobowy należy wprowadzać podwójnie: w ewidencji czasu pracy oraz podczas generowania rachunku. Podsumowując, rozliczanie czasu pracy jest tu bardzo uproszczone, przez co pracodawca musi się bardziej napracować, aby ewidencja czasu pracy zgadzała się całkowicie z przepisami.

System wFirma posiada pełną wersję modułu Czasu pracy. Znajduje się tu ewidencja czasu pracy, która służy głównie do realizowania obowiązku ewidencji w dokumentacji pracowniczej. Istnieje możliwość wprowadzenia indywidualnych kalendarzy (harmonogramów) czasu pracy dla każdego pracownika. Wszelkie zmiany wprowadzone w ECP mają swoje automatyczne przełożenie na listę płac, głównie nieobecności, nadgodziny, godziny nocne itp. W module związanym z czasem pracy dostępna jest również zakładka Grafik, gdzie znajduje się podgląd czasu pracy całego roku pracownika lub wszystkich zatrudnionych w podziale na miesiące lub cały rok. Dodatkowo w zakładce nieobecności wprowadza się okresy różnych nieobecności pracownika – wszystkie one wpływają na listy płac. W tym miejscu znajduje się automatyczne ustalanie wymiaru urlopu, a także rozliczanie wykorzystanego urlopu, zarówno tego bieżącego, jak i zaległego. Minusem jest jednak to, że system nie pilnuje norm czasu pracy przy różnych systemach czasu pracy. Na duże wyróżnienie zasługuje funkcja automatycznego importu e-zwolnień lekarskich z systemu PUE ZUS. Po zaimportowaniu zwolnienia wszystkie pola wypełniają się samoczynnie, co znacznie przyspiesza cały proces wprowadzania nieobecności.

Cudzoziemcy

Zatrudnienie pracowników cudzoziemców w ostatnich latach stało się normą. Przepisy szczegółowo określają zasady rozliczania takich pracowników w zależności od ich statusu rezydencji podatkowej. Oba systemy posiadają możliwość wygenerowania umowy dla cudzoziemców, a także rozliczenie ich wynagrodzenia, składek ZUS i podatku. Jednak ifirma nie umożliwia wytworzenia ani deklaracji IFT-1, ani IFT-1R. Są to deklaracje niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku w kraju, w którym pracownik posiada rezydencję podatkową. Dodatkowo deklaracje te należy złożyć w polskim urzędzie skarbowym. W systemie wFirma można wygenerować oba rodzaje deklaracji. Ponadto wFirma daje możliwość rozliczenia umów z obywatelami Polski, którzy posiadają inną niż polska rezydencję podatkową, a wykonują pracę na rzecz polskiego pracodawcy.

Pracownicze Plany Kapitałowe

Stosunkowo od niedawna funkcjonują Pracownicze Plany Kapitałowe, a obowiązują już wszystkich pracodawców niezależnie od wielkości zatrudnienia. Co ważne, jeśli chociaż jeden pracownik wyrazi chęć korzystania z tego programu, pracodawca ma obowiązek podpisać umowę z wybraną instytucją finansową i rozliczać pobrane od pracownika składki na ten cel, a także swoje wpłaty. Oprogramowanie wFirma pozwala na kompleksowe rozliczenie PPK, od deklaracji zgłoszeniowych poprzez rozliczenie składek na listach płac i rachunkach aż po deklaracje rozliczeniowe. System ifirma również rozlicza składki na PPK, jednak nie generuje deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych, dlatego należy je wytwarzać poza programem.

Co znajdziemy w wFirma, czego zabrakło w ifirmie?

Korzystając z obu systemów, można dostrzec wiele różnic. Moduł Kadry i płace w systemie wFirma to pełne i kompleksowe narzędzie do rozliczania pracowników, zarówno w małej, jak i średniej firmie. System ten posiada wiele bardzo przydatnych funkcji, których nie posiada ifirma. Należą do nich:

  • panel ePracownik – moduł przeznaczony dla pracowników, którzy mogą za jego pośrednictwem np. zgłaszać propozycje urlopów lub pobierać paski wynagrodzeń;
  • rozliczanie urlopów – system na podstawie wprowadzonej historii zatrudnienia i wykształcenia, a także na podstawie bilansu otwarcia sam wylicza wymiar urlopu, przenosi urlop zaległy na rok bieżący oraz zmniejsza go proporcjonalnie w razie zakończenia umowy w trakcie roku. Na tej podstawie system wylicza kwotę ekwiwalentu urlopowego;
  • rozliczanie zasiłków chorobowych – system pozwala na pełne rozliczenia firmy zatrudniającej powyżej 20 pracowników dzięki temu, że umożliwia wypłacanie zasiłków chorobowych i rozliczanie ich z ZUS-em;
  • rozliczenie wynagrodzenia zarządu – ta funkcja daje możliwość korzystania z modułu Kadry i płace także spółkom prawa handlowego;
  • e-akta – wFirma umożliwia bez żadnych dodatkowych opłat korzystanie z prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej. System spełnia wszystkie wymagania techniczno-formalne rozporządzenia;
  • rozliczanie dodatków i potrąceń – w systemie istnieje możliwość określania dodatkowych składników wynagrodzenia oraz potrąceń;
  • rozliczanie nadgodzin – system na podstawie wprowadzonego czasu pracy samodzielnie wylicza wynagrodzenie za nadgodziny (50% i 100%), a także za godziny nocne.

Warto podkreślić, że system wFirma na ogół samodzielnie wykonuje pewne czynności lub podpowiada odpowiednie parametry wyliczenia, które można zmienić, jednak w większości przypadków „załatwiają” one sprawę za pracodawcę. Jest to szybkie, ale także bezpieczne, jeśli nie posiada się rozległej wiedzy w trudnej materii prawa pracy i ubezpieczeń ZUS.

W ifirma prowadzenie rozliczeń pracowników jest możliwe, jednak moduł kadrowo-płacowy nie jest mocno rozbudowany. Wiele operacji należy wykonywać tam ręcznie lub korzystać z dodatkowych narzędzi wspierających prawidłowe prowadzenie takich rozliczeń.

wFirma czy ifirma?

Wielu użytkowników korzystających z samodzielnej księgowości online podczas wybierania systemu kieruje się przede wszystkim ceną. Jest to zrozumiałe, jednak nie stanowi najbardziej optymalnego kryterium. Warto zdać sobie sprawę, że materia księgowo-podatkowa jest trudna i w wielu miejscach ryzyko nieprawidłowego wypełnienia obowiązków fiskalnych grozi poważnymi konsekwencjami. Podobnie jest w obszarze kadr i płac. Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych jest takie samo dla wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości zatrudnienia. Konieczność ustalenia prawidłowego wynagrodzenia za czas pracy, rozliczenie wynagrodzenia chorobowego, prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej dotyczy wszystkich pracodawców w równej mierze i nie ma tu tzw. taryfy ulgowej. Tym samym odpowiedzialny przedsiębiorca przy wyborze odpowiedniego oprogramowania powinien kierować się przede wszystkim bezpieczeństwem swojej firmy i wybrać system, który zabezpieczy go przed popełnieniem błędów. Tylko pozornie może wydawać się, że „ja zatrudniam tylko 2 pracowników, mnie takie rzeczy nie dotyczą”. Większość zdarzeń dzieje się u każdego pracodawcy. Warto być przygotowanym na takie sytuacje.

Poniżej przedstawiamy tabelę, w której zostały porównane najważniejsze funkcje modułu Kadr i płac w systemie wFirma i ifirma.

 

Funkcjonalność

 

wFirma

ifirma

ZUS

generowanie deklaracji

TAK

TAK

 

integracja z ZUS

TAK

TAK

 

tworzenie zestawów deklaracji

TAK

NIE

 

import e-zwolnień

TAK

NIE

Rozliczanie wynagrodzeń

listy płac umowy o pracę

TAK

TAK

 

listy płac dla różnego rodzaju umów

TAK

NIE

 

modyfikacja list płac

TAK

TAK

 

masowe dodatki dla pracowników

TAK

NIE

Zasiłki

wyliczanie podstawy zasiłku

TAK

NIE

 

ujęcie zasiłku na listach płac

TAK

NIE

Czas pracy

wprowadzanie nieobecności z różnych poziomów

TAK

NIE

 

szybkie wprowadzanie nieobecności

TAK

NIE

 

ECP

TAK

TAK

 

indywidualne kalendarze

TAK

TAK

 

różne systemy czasu pracy

NIE

NIE

 

bilans otwarcia

TAK

NIE

Pracownik w systemie

kwestionariusz online

TAK

TAK

 

panel pracownika

TAK

NIE

 

automatyczne generowanie dokumentów do zatrudnienia

TAK

TAK

 

generator umów

TAK

TAK

 

e-akta

TAK

NIE

PPK

wyliczanie składek podstawowych i dodatkowych

TAK

TAK

 

generowanie dokumentów zgłoszeniowych

TAK

NIE

 

generowanie dokumentów rozliczeniowych

TAK

NIE

 

eksport plików do zewnętrznych systemów

TAK

NIE

Zeznania roczne

PIT-11

TAK

TAK

 

PIT-4R

TAK

TAK

 

PIT-8AR

TAK

TAK

 

IFT-1R

TAK

NIE

 

bezpośrednia wysyłka deklaracji do US

TAK

TAK

Rozliczanie cudzoziemców

rozliczanie rezydentów

TAK

TAK

 

rozliczanie nierezydentów

TAK

TAK (częściowo)