Poradnik Przedsiębiorcy

Porównanie systemu kadrowo-płacowego: wFirma a Comarch Optima

Przedsiębiorcy stają się coraz bardziej świadomymi konsumentami i wybierają narzędzia sprawdzone, najbardziej dostosowane do ich potrzeb oraz wspierające ich codzienną pracę. Przy wyborze oprogramowania ważna jest też cena, ale nie może ona w żaden sposób obniżać jakości oprogramowania. Pracodawcy mają świadomość, że dobre oprogramowanie to oszczędność czasu, a co za tym idzie – pieniędzy. Dzisiaj przedstawimy Państwu dwa programy oraz dokonamy analizy ich funkcjonalności pod kątem funkcjonalności z zakresu kadr i płac. Będzie to program Comarch Optima oraz wFirma!

System wFirma a Comarch Optima

Zarówno system wFirma, jak i Comarch Optima to programy dostępne online, przy czym Comarch Optima występuje także w wersji stacjonarnej. Kadry, płace i ubezpieczenia to moduł wchodzący w skład platformy ERP – wFirma. Jest to pierwszy w Polsce kompleksowy system służący do rozliczeń kadrowo-płacowych, który jest dostępny online. Doceniło go tysiące klientów w Polsce – przede wszystkim za jego intuicyjne rozwiązania, prostotę użytkowania i innowacyjność. Program wFirma posiada również pakiet dla biur rachunkowych i w tym zakresie wspiera biura rachunkowe w prowadzeniu rozliczeń klientów. Korzyści są obopólne zarówno dla klientów biura, jak i dla samego biura rachunkowego. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj: https://wfirma.pl/ksiegowosc-online-dla-biur-rachunkowych

Comarch Optima jest natomiast jednym z najpopularniejszych programów w Polsce przeznaczonych dla średnich i dużych firm. Cieszy się zaufaniem dzięki wbudowanym rozwiązaniom i jest najchętniej wybieranym oprogramowaniem wśród biur rachunkowych i doradców podatkowych. Zarówno wFirma, jak i Comarch Optima posiadają bardzo obszerną pomoc dla swoich użytkowników:

https://pomoc.comarch.pl

https://pomoc.wfirma.pl

Warto dodać, że wdrożenie Optimy w firmie najczęściej jest związane z koniecznością skorzystania z opcji Wdrożeniowca, czyli dedykowanego opiekuna, który czuwa zarówno nad procesem wprowadzenia, jak i bieżącego użytkowania systemu, co stanowi dodatkowy koszt dla przedsiębiorcy. wFirma zaś wspiera swoich użytkowników poprzez funkcję „zapytaj eksperta”. W każdej chwili i praktycznie o każdej porze można uzyskać fachową i darmową pomoc techniczną i prawną.

Comarch Optima a wFirma

Deklaracje ZUS

Zarówno Comarch Optima, jak i wFirma dają możliwość tworzenia deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych. W przypadku wFirma i modułu Kadry, płace i ubezpieczenia istnieje możliwość bezpośredniej wysyłki deklaracji do ZUS-u. Przedsiębiorca nie musi martwić się ani o zakup dodatkowego oprogramowania, ani też o zakup klucza kwalifikowanego, którego koszt potrafi wynieść nawet kilkaset złotych rocznie. Bezpośrednia wysyłka deklaracji ZUS jest możliwa zarówno jeżeli firma posiada własny podpis kwalifikowany, jak i wtedy, gdy nie poczyniła takiego zakupu. W przypadku gdy przedsiębiorca nie dysponuje podpisem, e-deklaracje mogą być wysyłane przy użyciu podpisów elektronicznych należących do pracowników wFirma. Koszt aktywacji klucza do wysyłki, czyli tzw. opłata weryfikacyjna, wynosi jedynie 10 zł brutto i jest jednorazowa na cały czas korzystania z systemu. Wysyłka deklaracji jest szybka oraz nie generuje dodatkowych kosztów w postaci konieczności zakupu oprogramowania lub też podpisu kwalifikowanego.

W przypadku Comarch Optima na ten moment nie odnotowano możliwości bezpośredniej wysyłki deklaracji do ZUS-u, wszystkie deklaracje tworzone są w systemie, a następnie jest możliwość ich zapisania w formacie KEDU i wyeksportowania do programu zewnętrznego typu Płatnik.

Pracownik w systemie

Jeśli chodzi o kwestie dodawania pracownika do systemu, to w Comarch Optima jest to bardzo intuicyjne i dość szybkie. Aby dodać nowego pracownika, wystarczy, że z poziomu modułu Płace i Kadry, posługując się ikoną plusa, otworzy się nowy formularz danych kadrowych i uzupełni się podstawowe informacje, tj. numer identyfikujący, nazwisko i imię. Dane te pozwolą na zapisanie formularza. Po jego zapisaniu pracownik zostaje dodany do listy głównej. W systemie wFirma oprócz możliwości dodania pracownika manualnie istnieje także opcja udostępnienia przyszłemu pracownikowi kwestionariusza. W tym celu należy podać imię i nazwisko pracownika oraz adres e-mail. Na tej podstawie zostaje założone konto na panelu pracownika (funkcja opisana poniżej), na którym jest udostępniony kwestionariusz do wypełnienia. Po zatwierdzeniu danych przez kadrową lub inną osobę z uprawnieniami dane są importowane do systemu kadrowego. Jest to niezwykle wygodne rozwiązanie, które pozwala na znaczną oszczędność czasu.

Dokumenty do zatrudnienia

Moduł Kadry, płace i ubezpieczenia w wFirma posiada wiele wzorów dokumentów pracowniczych, przydatnych zarówno w początkowym procesie zatrudnienia, jak i w jego trakcie. W systemie istnieje możliwość wydrukowania paczki dokumentów dla nowego pracownika. System umożliwia także tworzenie kartotek, pasków płacowych czy list obecności. Warto nadmienić, że tylko dokumenty do zatrudnienia mogą być wydrukowane przed wygenerowaniem umowy. Reszta dokumentów co do zasady jest możliwa do wydruku tylko w przypadku, gdy dany pracownik ma już aktywną umowę i jest rozliczany w systemie. Jeśli chodzi o Comarch Optima, to tu również znajdziemy opcję generowania dokumentów do zatrudnienia. Wydruki kadrowe i płacowe zaproponowane przez Comarch, choć nieco schowane, są bardziej obszerne niż w wFirma. Poza podstawowymi, takimi jak skierowanie, umowa czy kwestionariusz, znajdziemy tam opcje niedostępne w systemie wFirma, takie jak np. karty pracy, karty zasiłkowe, oświadczenia dotyczące pożyczek pracownika i wiele innych. Bez wątpienia Optima oferuje większy wachlarz dokumentacji pracowniczej, minusem jest to, że nie są one pogrupowane tak jak w przypadku wFirmy. Mniej doświadczony użytkownik może mieć problem z odnalezieniem potrzebnych dokumentów.

Generator umów

System wFirma umożliwia automatyczne sporządzanie umów o pracę, umów zleceń oraz umów o dzieło – na podstawie udostępnionych wzorów, które są zgodne z obowiązującymi przepisami. Użytkownik może także korzystać z druków aneksów czy zakończenia umowy. Możliwe jest przy tym dostosowanie wydruków umów do swoich potrzeb, ponieważ wszystkie umowy mają możliwość modyfikowania lub wprowadzenia własnego szablonu umowy. Ponadto w systemie można wyliczyć dywidendy czy wynagrodzenie dla organu zarządzającego. Comarch Optima posiada wszystkie te opcje, które znajdują się w wFirma, dodatkowo w Comarch Optima można wyliczyć wynagrodzenie prokurenta.

E-akta pracownicze

Wielu dostawców oprogramowania zdecydowało się na stworzenie pełnopłatnych, wyodrębnionych modułów obsługujących e-akta. Zarówno Comarch Optima, jak i wFirma posiadają tę funkcjonalność w pakiecie, nie jest ona dodatkowo płatna, a spełnia przy tym wszystkie normy prawne i wszelkie wymogi techniczne. Akta pracownicze w systemie wFirma tworzone są automatycznie podczas dodawania do systemu pracownika. W tym momencie w szczegółach pracownika w zakładce Dokumenty zostają utworzone dwa foldery: Akta osobowe i Dokumenty pracownicze. Jeśli chodzi o Comarch Optimę, to e-teczka wymaga odpowiedniej konfiguracji. Po odpowiednim ustawieniu danych i po wybraniu opcji e-Teczka widoczna jest lista dokumentów pracownika w podziale na części. W standardzie dostępne są cztery predefiniowane części: A, B, C i D. Zarówno wFirma, jak i Comarch Optima posiadają więc sprawne narzędzie, które spełnia wszelkie wymogi bezpieczeństwa w zakresie przechowywania akt osobowych pracowników w wersji elektronicznej.

Panel ePracownik

Praca zdalna stała się w wielu firmach coraz bardziej powszechna. Ogromnie przydatne w takiej pracy stają się kanały komunikacyjne służące do wymiany informacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. wFirma posiada panel ePracownik, który pozwala na udostępnianie dokumentów, deklaracji, grafiku, umów oraz dodawania propozycji nieobecności, w tym urlopów wypoczynkowych, które mogą zostać zaakceptowane po stronie wFirma. Panel jest częścią systemu wFirma. Comarch Optima również dysponuje takim narzędziem, które dodatkowo posiada takie funkcjonalności, jak możliwość ustalenia planu pracy, możliwość planowania delegacji i wyjazdów służbowych oraz ewidencję umów cywilnoprawnych. Comarch e-pracownik to jednak aplikacja mobilna współpracująca z modułem Comarch ERP Optima Płace i Kadry, która przeznaczona jest do zarządzania czasem pracy i urlopami. Aplikacja może być używana na dowolnym urządzeniu, jednak tak jak wspomniano – nie jest to moduł występujący w podstawowym pakiecie.

Rozliczanie wynagrodzeń

System wFirma umożliwia wyliczanie wynagrodzeń dla każdego rodzaju umowy. Dane do naliczenia pensji zaciągane są bezpośrednio z parametrów podanych przy umowie, co powoduje, że cały proces rozliczania płac jest bardzo szybki. Użytkownik może przy tym skorzystać z eksportu wypłat do banku, co pozwala na jednorazowe zlecenie przelewów dla wszystkich pracowników. Łatwość rozliczeń przejawia się także w funkcji importu zwolnień lekarskich, jak i w możliwości prostego ustalenia stażu urlopowego czy liczby dni urlopu pracowników (dzięki funkcji automatycznego wyliczenia limitu urlopu). System pozwala także na rozliczenie czasu pracy oraz na monitorowanie nieobecności pracowników. Jeśli pracownicy pracują o różnych godzinach, dzięki funkcji Kalendarze można ustawić pracownikom indywidualne harmonogramy czasu pracy. W programie można zdefiniować własne dodatki, można także dodać premie, które mają już wprowadzone ustawienia. Ciekawą opcją jest także elastyczna lista płac, dzięki której szybko można modyfikować wynagrodzenia bezpośrednio na liście, bez konieczności zmiany danych w innych częściach systemu.

System Comarch Optima również gwarantuje bardzo obszerne możliwości rozliczenia wynagrodzeń. W programie można naliczać wypłaty dla pracowników etatowych, rozliczać zawarte umowy cywilnoprawne oraz zrealizować dowolne wypłaty „poza etatem” (inne wypłaty, zaliczki, pożyczki). System Comarch Optima pod tym kątem wydaje się oferować większą możliwość konfiguracji ustawień zarówno jeśli chodzi o rodzaj wypłaty, jak i samej konfiguracji list płac. Program pozwala na realizację wypłat tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę lub list płac tylko dla pracowników tymczasowych. Comarch Optima, podobnie jak wFirma, umożliwia import zwolnień lekarskich, automatycznie wylicza również limity urlopu, monitoruje nieobecności i wylicza nadgodziny.

Czas pracy

Jeśli chodzi o rozliczanie czasu pracy, to system wFirma daje możliwość rozliczania nadgodzin, godzin nocnych i innych zdarzeń związanych z ewidencją czasu pracy. Nie wszystko dzieje się tu jednak automatycznie. Narzędzie wFirma wymusza ręczną kwalifikację godzin pracy – choć oferuje zaawansowaną i obszerną pomoc dla mniej zaawansowanych użytkowników, czynność ta może okazać się dość wymagająca. W systemie bardzo intuicyjnie i szybko dodaje się jednak nieobecności, takie jak chorobowe, urlop czy inne rodzaje absencji, np. przestój. Comarch Optima posiada automatyczną kwalifikację nadgodzin, użytkownik wprowadza przepracowane godziny do ewidencji czasu pracy, zaś system sam – na podstawie wprowadzonych wcześniej danych dotyczących systemu czasu pracy czy kalendarza – określa, które godziny pracy powinny zostać obliczone z uwzględnieniem dodatku za nadgodziny. Ponadto Comarch Optima automatycznie wylicza te nadgodziny na liście płac z ujęciem odpowiedniego dodatku.

PPK

Rozliczanie PPK jest możliwe w pakiecie kadrowym systemu wFirma. Rozwiązanie to nie zostało wyodrębnione jako osobna aplikacja lub moduł, nie jest też dodatkowo płatne. PPK w wFirma umożliwia pełną obsługę tego procesu począwszy od deklaracji zgłoszeniowych przez rozliczenia i masowe generowanie wpisów. Warto nadmienić, że system jest na tyle intuicyjny i zautomatyzowany, że maksymalnie usprawnia rozliczenia i obsługę PPK. Comarch Optima również posiada taki moduł, jednak został on wyodrębniony i funkcjonuje jako osobna aplikacja. Aplikacja Comarch PPK, bo tak nazywa się ten moduł, przeznaczona jest do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie oraz za pośrednictwem biura rachunkowego. Jest ściśle zintegrowana z modułami kadrowo-płacowymi Comarch ERP HR, ale również współpracuje z systemami kadrowo-płacowymi innych producentów. Może więc działać samodzielnie.

Zeznania roczne

W systemie wFirma na podstawie sporządzonych list płac czy rachunków możliwe jest wyliczanie zaliczek na podatek dochodowy. Co więcej, dokonanie tych obliczeń umożliwia wygenerowanie zeznań rocznych, takich jak PIT-4R, PIT-8AR czy PIT-11. Wszystkie wymienione deklaracje można wysłać bezpośrednio z wFirma do Ministerstwa Finansów. Comarch Optima również umożliwia zarówno samo wyliczanie podatków, jak i generowanie rocznych deklaracji i ich wysyłkę bezpośrednio do urzędu. Wszystko dzieje się automatycznie, użytkownik ma jednak możliwość – zarówno w programie wFirma, jak i w Comarch Optima – dokonania edycji zeznań przed ich wysyłką. W każdym z programów po wysłaniu zeznania można pobrać odpowiednie potwierdzenie przyjęcia przesyłki, tzw. UPO.

Rozliczanie cudzoziemców

W systemie wFirma istnieje możliwość rozliczania pracowników, którzy nie są obywatelami Polski i nie posiadają certyfikatu rezydencji. Dzięki temu będzie możliwe obliczenie dla nich podatku zryczałtowanego. Podczas dodawania umowy w zakładce Podatek dochodowy w części Zryczałtowany podatek wystarczy wybrać „20% (obcokrajowiec nierezydent)” lub „Inna stawka”. Rozliczanie cudzoziemców, których wynagrodzenie zostało opodatkowane stawką 20% lub odpowiednio inną, wykazywane jest w deklaracji IFT-1/IFT-1R. Deklaracja ta jest dostępna w systemie wFirma. W Comarch Optima również jest możliwość bardzo intuicyjnego rozliczania cudzoziemców. Umowę dla cudzoziemca (nierezydenta) dodaje się w taki sam sposób jak dla pozostałych pracowników, z tą różnicą, że w polu Rodzaj umowy wybieramy odpowiednią umowę IFT, w zależności od tego, w której pozycji kwota ta ma być wykazana na deklaracji IFT-1/R. Podatek z tytułu umowy „IFT” jest wykazywany na deklaracji IFT-1 pracownika, która również dostępna jest w systemie.

Raporty i analizy

System wFirma posiada dwa główne raporty dotyczące pracowników i średniej zatrudnienia. Są to: informacja o liczbie zatrudnionych dla obowiązku dokonywania wpłat na PFRON oraz zestawienie na potrzeby sporządzenia ZUS IWA. Comarch Optima to kopalnia raportów i analiz. Przede wszystkim system obfituje w bardzo zaawansowane raporty GUS, można tworzyć raporty pomocnicze według ustalonego przez siebie klucza. Użytkownik może generować zestawienia urlopowe, nieobecności, listy pracowników z kończącymi się terminami, raporty schorzeń i wiele innych raportów pomocnych w pracy, np. raporty zajęć, pożyczek czy raporty do NFZ. Możliwości jest bardzo wiele, co jest oczywiście wielkim plusem, mały przedsiębiorca może jednak zagubić się w gąszczu możliwości lub w ogóle nie korzystać z wielu opcji, ponieważ wiele z nich wymaga od użytkownika „pogrzebania w systemie”. Mnogość opcji może okazać się przytłaczająca, tym niemniej jest bardzo obfita.

Koszty wFirma a Comarch Optima

W przypadku wFirmy, jeżeli użytkownik chce zdecydować się jedynie na korzystanie z modułu kadrowo-płacowego, zapłaci za niego odpowiednio:

  • od 49 zł za miesiąc – przy pakiecie Kadry, płace i ubezpieczenia (brak limitu wprowadzanych pracowników, umów oraz stanowisk (użytkowników) itd.);
  • od 59 zł za miesiąc – przy pakiecie Kadry, płace i ubezpieczenia + Asystent kadrowy (brak limitu wprowadzanych pracowników, umów, stanowiska (użytkownicy) są limitowane).

 Jeśli chodzi o system Comarch, to istnieją dwie możliwości korzystania z modułu: stacjonarnie i online w chmurze. Od tego uzależniona jest cena. Moduł kadrowo-płacowy to koszt:

  • wersja podstawowa 1400 zł za rok abonamentu stacjonarnie;
  • wersja podstawowa 93 zł miesięcznie online.

Cena nie zawiera opłaty za moduł PPK czy panelu ePracownik, które należy dokupić osobno. Jak można przeczytać na stronie, moduł PPK dla nieograniczonej liczby pracowników to koszt miesięczny 564 zł, a panel e-pracownik kosztuje dla 20 osób 64 zł netto. Jest to znaczący koszt, szczególnie dla małego i średniego przedsiębiorcy.

Porównanie systemów

Zarówno system wFirma, jak i Comarch Optima to narzędzia kompletne. Programy wFirma i Comarch, choć z pozoru celują do tej samej grupy przedsiębiorców, czyli do małych i średnich przedsiębiorstw, różnią się tym, że Optima jest narzędziem  zdecydowanie bardziej złożonym i wymagającym wiedzy. Comarch oferuje bowiem program dedykowany głównie specjalistom, nie zaś pracodawcom, którzy chcą samodzielnie prowadzić kadry i płace. Stąd też wiele rozwiązań w wFirmie jest bardzo prostych, intuicyjnych, większość akcji nie wymaga od użytkownika dłuższych poszukiwań i nie jest czasochłonne. Comarch Optima natomiast to narzędzie bardzo komplementarne i pełne ukrytych funkcji. W przypadku zaawansowanego użytkownika program ten będzie stanowił doskonałe wsparcie w dziale kadrowym i płacowym – mniej zaawansowany specjalista może poczuć się przytłoczony i nie wykorzystać w pełni wszystkich funkcjonalności, jakie daje Optima. System wFirma będzie natomiast świetnym narzędziem dla początkujących użytkowników, nie można jednak umniejszać jej funkcjonalności – wFirma wcale nie odstaje od Optimy, a w wielu aspektach proponuje innowacyjne rozwiązania, których brakuje programowi Comarchu.

Funkcjonalność

 

wFirma

Comarch Optima

ZUS

   

generowanie deklaracji 

TAK

TAK

integracja z ZUS

TAK

NIE

tworzenie zestawów deklaracji

TAK

NIE

import e-zwolnień

TAK

TAK

Rozliczanie wynagrodzeń

   

listy płac umowy o pracę

TAK

TAK

listy płac dla różnego rodzaju umów

TAK

TAK

modyfikacja list płac

TAK

TAK

masowe dodatki dla pracowników

TAK 

TAK

Zasiłki

 

wyliczanie podstawy zasiłku

TAK

TAK

ujęcie zasiłku na listach płac

TAK

TAK

Czas pracy

     

wprowadzanie nieobecności z różnych poziomów

TAK

TAK

szybkie wprowadzanie nieobecności

TAK

TAK

ECP

TAK

TAK

indywidualne kalendarze

TAK

TAK

różne systemy czasu pracy

NIE

TAK

bilans otwarcia

TAK

TAK

Pracownik w systemie

    

kwestionariusz online

TAK

NIE

panel pracownika

TAK

TAK

automatyczne generowanie dokumentów do zatrudnienia

TAK

TAK

generator umów 

TAK

TAK

e-akta

TAK

TAK

PPK

   

wyliczanie składek podstawowych i dodatkowych

TAK

TAK

generowanie dokumentów zgłoszeniowych

TAK

TAK

generowanie dokumentów rozliczeniowych

TAK

TAK

eksport plików do zewnętrznych systemów

TAK

TAK

Zeznania roczne

    

PIT-11

TAK

TAK

PIT-4R

TAK

TAK

PIT-8AR

TAK

TAK

IFT-1R

TAK

TAK 

bezpośrednia wysyłka deklaracji do US

TAK

TAK

Rozliczanie cudzoziemców

 

rozliczanie rezydentów

TAK

TAK

rozliczanie nierezydentów

TAK

TAK