Poradnik Przedsiębiorcy

Posiłki dla pracowników w ramach szwedzkiego stołu

Przedsiębiorcy coraz częściej zapewniają posiłki dla pracowników, mimo że nie ciąży na nich taki obowiązek. Pracodawca ponosi określone koszty, natomiast pracownik otrzymuje określoną korzyść, nie musi bowiem kupować posiłku.

Czy posiłki dla pracowników zakupione przez pracodawcę stanowią koszt uzyskania przychodów?

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2343 z późn. zm.), dalej jako ustawa o CIT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

Warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest więc to, by wydatek łącznie spełniał następujące przesłanki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);

  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;

  • został właściwie udokumentowany;

  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Posiłki dla pracowników zapewnione przez pracodawcę w trakcie przerwy obiadowej w formie szwedzkiego stołu są korzystne dla przedsiębiorcy, bowiem pozytywnie wpływają na wydajność w pracy. Posiłki dla pracowników zapewniają więc w sposób pośredni wzrost przychodów. Wydatki na zakup posiłków nie są również wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Tym samym można uznać, że wydatki na zakup posiłków dla pracowników w formie szwedzkiego stołu stanowią dla podatnika koszt uzyskania przychodów.

Czy zakupione posiłki dla pracowników generują przychód?

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 200, z późn. zm.), dalej jako ustawa o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl przepisu art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami, z zastrzeżeniem art. 14–15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 cytowanej ustawy, źródłem przychodów jest m.in. stosunek pracy.

Z kolei, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców – jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy (art. 12 ust. 2 ww. ustawy o PIT).

Tym samym zapewnienie pracownikom obiadów jest dla nich przychodem. Jednak posiłki dla pracowników w formie szwedzkiego stołu nie stanowią przychodu do opodatkowania dla pracowników, gdyż pracodawca nie jest w stanie określić ich wartości.

Kwestia rozumienia pojęcia „innych nieodpłatnych świadczeń” – w aspekcie świadczeń pracowniczych – była również przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego, który w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13 (Dz. U. z 2014 r., poz. 947), stwierdził, że za przychód pracownika z tytułu innych nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą być uznane takie świadczenia, które:

  • po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

  • po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

  • po trzecie, korzyść ta jest wymierna (również w postaci zaoszczędzenia wydatku) i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Biorąc pod uwagę powyższy wyrok, w przypadku dostaw obiadów dla pracowników należy przyjrzeć się trzeciemu warunkowi, Trybunał Konstytucyjny wskazał, że przychód powstaje, gdy można zindywidualizować świadczenie, określić jego wartość pieniężną oraz skonkretyzować odbiorcę. Mając powyższe na uwadze, Trybunał Konstytucyjny zauważył, że w sytuacji, gdy otrzymane przez pracownika nieodpłatne świadczenie stanowi świadczenie pracodawcy, na które pracownik wyraził zgodę, które zostało spełnione w jego interesie i oznacza realne przysporzenie mu korzyści, problem ustalenia podstawy opodatkowania w zasadzie ulega rozwiązaniu. Dotyczy to między innymi zorganizowania przez pracodawcę dowozu do pracy, w sytuacji gdy pracodawca wie, kto będzie korzystał z tej formy transportu oraz zna odległości, którą każdy będzie pokonywał. W takim przypadku pracodawca jest w stanie precyzyjnie określić wartość świadczenia przypadającą indywidualnie na każdego przewożonego.

Posiłki dla pracowników w formie szwedzkiego stołu uniemożliwiają określenie, jaka jest wartość otrzymywanych obiadów przez poszczególnych pracowników.

Powyższe potwierdza indywidualna interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 7 stycznia 2016 r., numer ITPB2/4511-959/15/TJ:

"Konsekwencją powyższego jest brak możliwości ustalenia wartości świadczeń otrzymanych przez poszczególnych Pracowników, stąd nie ma – w ocenie Wnioskodawcy – możliwości skonkretyzowania i indywidualnego przypisania świadczenia poszczególnym Pracownikom. Według Wnioskodawcy prowadzi to do wniosku, że przy braku podstaw do określenia wysokości świadczenia, nie ma przesłanek, aby to świadczenie, adresowane do wszystkich przypisać indywidualnym podmiotom jako ich wymierną korzyść."