Od 1 kwietnia 2014 roku na przedsiębiorców został nałożony obowiązek złożenia we właściwym dla nich urzędzie skarbowym informacji o posiadanym samochodzie w firmie. Dotyczy to pojazdów samochodowych o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, wykorzystywanych wyłącznie dla potrzeb działalności.
Samochód w firmie będący środkiem trwałym - konieczna kilometrówka
Zmiany w ustawie o VAT, które weszły w życie w kwietniu br., zobowiązały podatników do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT i to nie dla samochodów prywatnych używanych w celach działalności, ale właśnie dla tych, które są używane wyłącznie w celach firmowych. Oznacza to, że kilometrówka powinna być prowadzona również dla tego samochodu w firmie, który jest środkiem trwałym i użytkuje się go wyłącznie dla celów prowadzonej działalności.
Wspomniana ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd – dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem
– potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz
na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Prowadzenie dodatkowej ewidencji dla samochodu w firmie ma wskazać, kto przekracza założenia znowelizowanej ustawy i odlicza 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych i paliwa przy samochodach teoretycznie “firmowych”, które w praktyce wykorzystywane są również dla celów prywatnych.
Samochód w firmie zgłosisz na VAT-26
Obecnie podatnicy wykorzystujący wyłącznie do celów działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają dodatkowe zadanie - złożenie w urzędzie skarbowym informacji o tych samochodach. Przepisy mówią o 7-dniowym terminie na złożenie takiej informacji. Liczony jest on od dnia, w którym podatnik poniesie pierwszy wydatek związany z tym pojazdem.
W sytuacji gdy przedsiębiorca nie złoży informacji bądź przekroczy termin na zgłoszenie informacji o pojazdach, uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jej złożenia. Co to oznacza? Otóż sama kilometrówka nie wystarczy do tego, aby posiadać prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych, w tym również paliwa od samochodu osobowego wykorzystywanego wyłącznie dla celów działalności gospodarczej.
Dla celów przekazania informacji do urzędu o posiadanych samochodach minister właściwy do spraw finansów publicznych określił, w drodze rozporządzenia, jej wzór. Druk urzędowy - formularz VAT-26 - ma na celu
Porady online
Prowadzisz firmę i masz pytania?
Skorzystaj z porad ekspertów Poradnika Przedsiębiorcy
Zmiany w ustawie przyniosły więc pewne ułatwienia, ale tylko dla podatników wykorzystujących samochody zarówno dla celów firmowych, jak i prywatnych. W sytuacji gdy pojazd jest wykorzystywany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, dają możliwość do częściowego (50%) odliczenia VAT od nabycia takich pojazdów oraz wydatków eksploatacyjnych, jednak bez prawa do odliczenia VAT od zakupionego do nich paliwa, bez konieczności prowadzenia dodatkowych ewidencji. Jednak z drugiej strony nakładają one dodatkowe obowiązki na tych podatników, którzy samochód w firmie wykorzystują wyłącznie dla celów związanych z działalnością. Wśród nich wyróżnia się prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów oraz złożenie w urzędzie informacji o posiadanych samochodach o masie nieprzekraczającej 3,5 tony.
