Prezenty z ZFŚS a opodatkowanie i oskładkowanie

W związku z niskim bezrobociem pracodawcy zabiegają o kandydatów do pracy, oferując im coraz więcej benefitów, m.in. bogaty pakiet socjalny. W ramach tego pakietu pracownicy często otrzymują prezenty świąteczne. Jednak czy prezenty z ZFŚS podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu? Przeczytaj, aby uzyskać odpowiedź na to pytanie.

Czym jest ZFŚS?

ZFŚS czyli Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to środki pieniężne gromadzone przez pracodawcę na osobnym rachunku bankowym. Celem funduszu socjalnego jest wsparcie socjalne uprawnionych do niego pracowników. Jego głównym założeniem jest pomoc osobom znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej.

Obowiązek tworzenia ZFŚS dotyczy:

• wszystkich pracodawców z jednostek budżetowych i samorządowych;
• pozostałych pracodawców, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Co można finansować ze środków ZFŚS?

Środki pieniężne ZFŚS pochodzą z odpisów, których wysokość jest kształtowana przez regulaminy wynagradzania lub układy zbiorowe. W przypadku jednostek budżetowych wysokość odpisów jest określona w ustawie o ZFŚS.

To, na co mogą zostać wykorzystywane środki z funduszu socjalnego, reguluje ustawa o ZFŚS. Wśród nich możemy wymienić:

• dofinansowanie wypoczynku pracownika lub jego dzieci,
• zapomoga pieniężna.
• pożyczka na cele mieszkaniowe,
• finansowanie żłobków i przedszkoli,
• dofinansowanie świadczeń o charakterze sportowo-rekreacyjnym lub kulturalno-oświatowym,
• paczki świąteczne.

Prezenty z ZFŚS a opodatkowanie

Wszelkie paczki, w tym świąteczne, które otrzymuje pracownik od pracodawcy, są świadczeniami w naturze. Zgodnie z  art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm., dalej: ustawa o PIT) wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń są przychodami ze stosunku pracy, a więc podlegają opodatkowaniu.

Jednakże świadczenia finansowane z ZFŚS mogą zostać zwolnione z opodatkowania, o ile zostaną spełnione następujące warunki:

• świadczenie jest przekazywane pracownikowi,
• ma charakter świadczenia pieniężnego lub rzeczowego (z wyłączeniem talonów, bonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na usługi bądź towary),
• świadczenie jest związane z finansowaniem działalności socjalnej,
• źródłem finansowania tego świadczenia są w całości środki ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, nawet w części źródłem finansowania nie mogą być środki obrotowe (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT).

Jeżeli jednocześnie zostaną spełnione wszystkie te warunki, to świadczenie jest wolne od podatku do wysokości nieprzekraczającej 2000 zł w roku podatkowym - limit obowiązujący w okresie od 1.01.2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19. Czyli od 1 stycznia 2024 r. limit ten wyniesie 1000 zł. Po przekroczeniu tej kwoty, świadczenie podlega opodatkowaniu.

Prezenty z ZFŚS a oskładkowanie

Świadczenia finansowane z ZFŚS na cele socjalne nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Co ważne, wysokość przyznawanych przez pracodawcę świadczeń z ZFŚS powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

Prezenty świąteczne dla wszystkich pracowników a ZUS

Ważne jest, aby pracodawca przy określaniu wysokości przyznawanych świadczeń brał pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników, bowiem udzielenie świadczeń bez oceny stopnia ich sytuacji nie może być dokonywane ze środków ZFŚS. W takiej sytuacji pracodawca, jeśli chce przyznać pracownikom świadczenia np. w postaci paczek, powinien w tym celu wykorzystać środki obrotowe. Jednak wówczas świadczenia będą podlegały oskładkowaniu.

Przekazanie wszystkim pracownikom świadczeń z ZFŚS w takiej samej wysokości, bez oceny ich sytuacji, może zostać zanegowane przez ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych może uznać te świadczenia jako dodatek do wynagrodzenia, który podlega oskładkowaniu.

Brak ZFŚŚ a prezenty świąteczne

Brak ZFŚS nie powoduje, że pracodawca nie może przyznać swoim pracownikom paczek świątecznych. Jednak świadczenia te mogą być wówczas finansowane jedynie ze środków obrotowych firmy, a więc podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Prezenty z ZFŚS dla emerytów i rencistów

Prezenty z ZFŚS mogą zostać również przyznane emerytom i rencistom, którzy są byłymi pracownikami. W ich przypadku obowiązują inne zasady dotyczące opodatkowania i oskładkowania tych świadczeń, mianowicie:

• wolne od podatku są świadczenia pieniężne i rzeczowe w tym bony;
• świadczenia, aby były zwolnione z opodatkowania, mogą być finansowane zarówno ze środków ZFŚS, jak i środków obrotowych, o ile wysokość świadczeń nie przekroczy 3000 zł w roku podatkowym;
• od świadczeń przekraczających wysokość 3000 zł odprowadzany jest 10% zryczałtowany podatek dochodowy (art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o pdof);
• jeżeli emeryt lub rencista jest byłym pracownikiem (nie pozostaje w stosunku pracy z pracodawcą), przyznane mu świadczenie nie podlega oskładkowaniu.

Prezenty z ZFŚS dla zleceniobiorców

W przypadku zleceniobiorców, przyznane im świadczenie podlega opodatkowaniu niezależnie od tego, z jakich środków jest finansowane.

Natomiast świadczenia dla zleceniobiorców nie podlegają oskładkowaniu, o ile źródłem finansowania są środki z ZFŚS oraz o ile spełnione zostaną wymagane warunki, m.in. kryterium socjalne.

Źródło finansowania bonów a opodatkowanie i oskładkowanie

Źródło finansowania paczek a opodatkowanie i oskładkowanie

System wFirma.pl a wypłaty ZFŚS

Dostępna w systemie wFirma.pl opcja Dodatki i potrącenia pozwala wprowadzanie składników wynagrodzenia u osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w tym także można rozliczać wypłaty z ZFŚS. Informacje na temat pomocy z ZFŚS wprowadza się w zakładce KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika (klikając na imię i nazwisko pracownika) » DODATKI I POTRĄCENIA » DODAJ po wybraniu: "inny składnik".

Temu składnikowi wynagrodzenia można ustawić dowolne parametry, czyli zadecydować czy stanowią podstawę do opodatkowanie i oskładkowania. Tak wprowadzona informacja na temat prezentów z ZFŚS zostanie uwzględniona na generowanej liście płac.