Poradnik Przedsiębiorcy

Program do fakturowania - jaki powinien być?

Podstawową czynnością wykonywaną w ramach działalności gospodarczej jest ewidencjonowanie przychodów za sprzedawane towary lub usługi, które większość przedsiębiorców dokumentuje wystawiając faktury. Aby wystawiać faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT warto wybrać odpowiedni program do fakturowania, spełniający wszystkie niezbędne wymogi. Wyjaśniamy, jakie kryteria należy wziąć pod uwagę podczas wyboru programu do wystawiania faktur oraz jakie dodatkowe narzędzia warto, aby on posiadał!

Jak wybrać program do fakturowania?

Przeważającą cechą jaką należy kierować się podczas wyboru programu do fakturowania powinna być wygoda w użytkowaniu. Wystawianie faktur powinno być możliwe do wykonania w prosty i szybki sposób. Cenną zaletą programu będzie więc mobilność, dostęp online oraz przejrzysty interfejs, który nie sprawi przedsiębiorcy kłopotu w wystawianiu faktur na każdym urządzeniu, niezależnie od miejsca i pory.

Podstawą jaką powinien zapewnić program do fakturowania jest niewątpliwie wystawianie wszystkich rodzajów faktur, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, tak aby przedsiębiorca nie musiał martwić się o poprawność wystawianych dokumentów sprzedaży. W tym zakresie twórcy oprogramowania do wystawiania faktur powinni zadbać o aktualizację w zakresie nawet najdrobniejszych zmian podatkowych, wpływających na wystawianie faktur. Program musi również zapewnić pełną ochronę danych osobowych, spełniając nie tylko wymogi pod kątem RODO, ale przede wszystkich ochrony danych wprowadzanych w systemie.

Profesjonalne programy do fakturowania oferują szereg funkcji usprawniających proces obsługi sprzedaży, takie jak tworzenie katalogu produktów, budowanie bazy kontrahentów i możliwość ich weryfikacji, jak również automatyczne księgowanie faktur do ewidencji podatkowych. Wyjaśnimy bliżej te zagadnienia, aby ułatwić wybór odpowiedniego programu do fakturowania, który będzie zawierał wszystkie potrzebne narzędzia.

Tworzenie katalogu produktów - szybsza i dokładniejsza obsługa sprzedaży

Możliwość tworzenia bazy towarów i usług sprzedawanych w ramach działalności daje ogromną wygodę podczas wystawiania faktur, zwłaszcza w większej ilości. Nie trzeba za każdym razem uzupełniać pełnej nazwy produktu, jego jednostki, ceny czy stawki VAT, dzięki czemu wystawienie faktury trwa znacznie krócej. Daje również większą kontrolę, gdyż za pomocą katalogu produktów przedsiębiorca uzyskuje informację ile danego produktu sprzedał oraz jaki jest jego bieżący stan, co zapobiega tworzeniu niedoborów i nadwyżek, szczególnie ważnych przy sprzedaży towarów. W połączeniu programu do fakturowania z magazynem jest to nieodzowne narzędzie pozwalające monitorować stany produktów.

Budowanie bazy kontrahentów - łatwiejsze fakturowanie

Ręczne wpisywanie danych kontrahentów jest dość uciążliwe. Program do fakturowania powinien zapewnić pobieranie danych kontrahentów z GUS, gdzie po wpisaniu NIP kontrahenta jego nazwa firmy i pełny adres zostaną automatycznie pobrane a następnie zapisane w katalogu kontrahentów. Dzięki temu podczas wystawienia kolejnej faktury w programie na rzecz tego samego kontrahenta, po uzupełnieniu już części jego nazwy lub NIP, pozostałe dane zostaną uzupełnione automatycznie.

Weryfikacja kontrahentów - niezbędne narzędzie

W dobrze zaprojektowanym programie do fakturowania dostępne są również narzędzia do weryfikacji kontrahentów m.in. w:

  • krajowej bazie dłużników - pozwala zbadać rzetelność kontrahenta, co jest przydatne zwłaszcza dla firm zawierających duże transakcje,
  • bazie VIES - sprawdzenie aktywności numeru VAT UE podatnika, niezbędne przy zawieraniu transakcji z kontrahentami z UE na potrzeby VAT,
  • bazie Ministerstwa Finansów - sprawdzenie aktywności podatnika VAT, jak również sprawdzenia jego numeru rachunku bankowego czy jest zawarty na białej liście podatników.  

W dobie zmieniających się przepisów podatkowych ważna jest pewność, że kontrahent jest wiarygodny a jego weryfikacja zapewni wypełnienie obowiązku dochowania należytej staranności przez sprzedawcę.

Automatyzacja księgowania faktur - większa efektywność

Porządny program do fakturowania zapewnia automatyczne księgowanie wystawianych faktur do ewidencji podatkowych, którym podlega przedsiębiorca, co zapewnia przejrzystość i porządek w dokumentach. Na podstawie uzupełnionych danych na fakturze system powinien prawidłowo rozpoznać moment powstania obowiązku podatkowego i zgodnie z nim zaksięgować fakturę do ewidencji. Dzięki temu przedsiębiorca może być spokojny, że nie narazi się na negatywne konsekwencje ze strony organów podatkowych.

Dodatkowe funkcje w programie do fakturowania

Wymienione wyżej funkcje nie są wszystkim, co powinien zapewnić dobry program do fakturowania. Stanowią niewątpliwie podstawę, jednakże program do fakturowania online taki jak wfirma.pl daje więcej możliwości usprawniających pracę przedsiębiorcy. 

W zakresie wystawiania faktur można dokonać ich bezpośredniej wysyłki z systemu na e-mail kontrahenta, czy w razie długiego oczekiwania na zapłatę wysłać przypomnienie o nierozliczonej należności poprzez e-mail lub sms. Jest rozbudowany o możliwość wystawiania faktur cyklicznych, przydatnych w powtarzających się usługach. Zawiera również narzędzia do analizowania sprzedaży, przychodów i przepływów pieniężnych.  

Spełniając wymogi zgodne z ustawą o VAT, daje pewność poprawności wystawianych dokumentów sprzedaży oraz ich ujęcia w ewidencjach podatkowych, w tym możliwość generowania plików JPK_FA oraz JPK_VAT wraz z bezpośrednią ich wysyłką do Ministerstwa Finansów.

Ponadto prowadząc ewidencję magazynową można wprost na wfirmie prowadzić magazyn, łącząc tym samym obsługę sprzedaży z obrotem towarami. Dokonując sprzedaży na Allegro można zintegrować program z Allegro, co znacznie usprawni proces obsługi zamówień.

Program do fakturowania to wiele więcej niż tylko możliwość wystawiania faktur. Wychodząc od spełnienia podstawowych wymogów, warto zadbać o możliwości, które znacznie usprawnią proces sprzedaży, a także zapewnią bezpieczeństwo w zakresie dokumentacji.