Przygotowywanie i zawieranie umów - co należy wiedzieć?

Przygotowywanie i zawieranie umów to często długi i złożony proces. Obejmuje bowiem nie tylko samo opracowanie tekstu umowy czy ustalenie jej formy, ale także negocjacje warunków, które nadadzą umowie kształt zadowalający obie strony, zawieranie umów przedwstępnych lub ramowych. W dzisiejszych czasach coraz częściej rezygnuje się z procesu przygotowywania umów od podstaw na rzecz stosowania wzorców umów - dzieje się tak najczęściej w przypadku zawierania kontraktów powtarzalnych (o jednakowej treści) z różnymi podmiotami. Ma to na celu przede wszystkim uproszczenie obrotu prawnego i oszczędzenie czasu. Kontrakty oryginalne, tworzone od zera, pojawiają się najczęściej w przypadku ryzykownych, dużych i wartościowych transakcji, umów długoterminowych, wielostronnych, czy też w przypadku konieczności zawarcia zespołu porozumień. Wymaga to więc wielu przygotowań, negocjowania warunków, przedstawiania propozycji - nie dzieje się to podczas jednego spotkania stron (a przynajmniej nie powinno), najważniejsze bowiem jest osiągnięcie konsensusu i jak najlepsze zabezpieczenie interesów obu stron.

Czynności przygotowujące zawarcie umowy

Na proces przygotowywania umowy składa się wiele działań, takich jak:

• dyskusje między stronami nad treścią kontraktu,
• wymiana posiadanych informacji, oświadczeń, zawierających określenie zamiarów stron,
• zobowiązanie się w formie umowy do utrzymania negocjacji w tajemnicy,
• zobowiązanie się do zawarcia umowy o określonej treści (umowa przedwstępna),
• podejmowanie czynności przed organami administracyjnymi (np. występowanie o  zezwolenia, koncesje),
• posługiwanie się listami intencyjnymi,
• negocjowanie,
• zawieranie umów ramowych.

Listy intencyjne a zawieranie umów 

Instytucja listu intencyjnego nie została uregulowana w kodeksie cywilnym, jednak zgodnie z zasadą swobody umów porozumienie takie strony mogą tworzyć i podpisywać. Listy intencyjne są podpisywane przede wszystkim w celu ograniczenia niebezpieczeństwa związanego ze stanem niepewności powstałym, gdy strony mają zamiar zawrzeć umowę, ale są dopiero na etapie negocjacji lub jeszcze ich nie zaczęły. Może on mieć postać wymiany korespondencji, w której strony zawierają wstępne porozumienie np. dotyczące negocjacji i ich warunków. Może mieć również postać umowy.

List intencyjny jest wstępną deklaracją zamiaru stron zawarcia w przyszłości umowy, której warunki strony obecnie negocjują. Strony często w liście intencyjnym określają, jakich uzgodnień już dokonano oraz jakie zagadnienia pozostały do dalszych negocjacji. W liście strony często zobowiązują się do prowadzenia negocjacji w dobrej wierze, do nierenegocjowania dotychczasowych postanowień czy też deklarują dokonanie określonych wpłat.

Należy jednak podkreślić, że list intencyjny to nie to samo co umowa przedwstępna. Umowa przedwstępna zawiera oświadczenie woli - zobowiązanie się do zawarcia umowy przyrzeczonej. W liście intencyjnym natomiast strony jedynie wyrażają chęć zawarcia umowy w przyszłości, po negocjacjach, nie tworzy on jednak stanu pewności. Ponadto zawarcie w liście intencyjnym ustaleń, które strony chcą negocjować, nie ma charakteru wiążącego, ponieważ nie są pewne - nie zostały jeszcze wynegocjowane.

Konsekwencje prawne, wynikające z podpisania listu intencyjnego, muszą wynikać z samej treści listu. Strony mogą bowiem zawrzeć w liście intencyjnym odpowiednie postanowienia dotyczące warunków negocjowania umowy, utrzymywania negocjacji w tajemnicy itp., oraz określić, jakie skutki będzie miało niedotrzymanie postanowień listu intencyjnego. Należy jednak podkreślić, że jeśli strony określą w liście istotne warunki przyszłej umowy i konsekwencje jej niezawarcia, będziemy mieć do czynienia już z umową przedwstępną, a nie z listem intencyjnym. Przedsiębiorca powinien więc pamiętać, że list intencyjny nie jest zobowiązaniem do zawarcia umowy z drugą stroną, ale jedynie wyrażeniem chęci. Jeżeli do zawarcia umowy nie dojdzie, list intencyjny nie będzie mógł być podstawą do roszczeń (o ile nie doszło do naruszenia postanowień listu intencyjnego, np. dotyczących lojalnych negocjacji).

Negocjacje

Podstawowe zasady negocjacji zostały uregulowane w art. 72 oraz 72(1) kodeksu cywilnego:

Zgodnie z powyższym w przypadku negocjacji najważniejsza jest szczerość intencji oraz dobre obyczaje. Negocjacje nie mogą być więc prowadzone z zamiarem zawarcia umowy z zupełnie innym podmiotem. Ponadto niedozwolone jest zapewnianie o gotowości zawarcia umowy i wycofanie się, bowiem zerwanie negocjacji bez uzasadnionej przyczyny jest naruszeniem dobrych obyczajów. Nie można również wykorzystywać do własnych celów lub przeciwko drugiej stronie informacji, które strona ta ujawnia w toku negocjacji.

Negocjacje powinny być prowadzone w sposób, który nie będzie powodował szkody po żadnej stronie. Nie powinny być więc celowo przedłużane, nie należy przedstawiać propozycji niekorzystnych dla drugiej strony, zwłaszcza jeśli ich celem byłoby tak naprawdę zerwanie negocjacji. Strony muszą się ponadto informować o wszelkich istotnych sprawach, które mają wpływ na decyzję o podpisaniu lub niepodpisaniu umowy.

Częstą praktyką jest zawieranie przez strony umów o negocjacje. Jest to umowa nienazwana, tworzona w oparciu o zasadę swobody umów, w której strony m.in. określają warunki negocjacji, zobowiązują się prowadzić je w dobrej wierze, a także ograniczają prawa odstąpienia od nich. Należy podkreślić, że umowa o negocjacje powinna dotyczyć samych negocjacji, nie powinny się tam znaleźć żadne postanowienia dotyczące przyszłej umowy.

Umowy przedwstępne

Umowy przedwstępne zawierane są w celu zobowiązania stron do zawarcia w przyszłości właściwej umowy (przyrzeczonej, definitywnej). Reguły dotyczące zawierania umów przedwstępnych zostały określone w kodeksie cywilnym: 

Z powyższych przepisów wynikają następujące prawa i obowiązki dla stron umowy przedwstępnej:

• w umowie przedwstępnej strony powinny zawrzeć co najmniej istotne postanowienia umowy przyrzeczonej,
• strony powinny określić termin, w ciągu którego umowa przyrzeczona zostanie zawarta - w przypadku nieokreślenia takiego terminu umowa powinna zostać zawarta w terminie wyznaczonym przez stronę uprawnioną do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej (w przypadku istnienia takiego uprawnienia po obu stronach bierze się pod uwagę oświadczenie tej strony, która złożyła je wcześniej),
• jeżeli termin nie został oznaczony i w ciągu roku od zawarcia umowy przedwstępnej nie został on przez strony określony - nie można żądać zawarcia umowy przyrzeczonej,
• jeżeli któraś ze stron uchyla się od zawarcia umowy przyrzeczonej, druga strona może żądać od niej naprawienia szkody, a jeżeli w umowie przedwstępnej zawarto wszystkie istotne postanowienia umowy przyrzeczonej oraz czyni ona zadość wszystkim wymaganiom, jakie powinna mieć umowa przyrzeczona (przede wszystkim forma umowy), strona uprawniona może dochodzić przed sądem zawarcia umowy przyrzeczonej. Oznacza to, że sąd prawomocnym orzeczeniem może zastąpić oświadczenie woli zobowiązanego do zawarcia umowy przyrzeczonej.

Umowa przedwstępna zawierana jest w sytuacji, kiedy strony nie mogą w danym czasie zawrzeć umowy właściwej (np. nie mają stosownych zezwoleń), bądź nie chcą (np. nie odpowiada im termin, brakuje im środków pieniężnych). Zawarcie umowy przedwstępnej więc jest podyktowane innymi względami niż brak porozumienia między stronami - należy pamiętać, że w umowie przedwstępnej strony muszą zawrzeć istotne postanowienia umowy przyrzeczonej, które co do zasady nie mogą zostać zmienione w umowie przyrzeczonej, więc obie strony muszą się na te postanowienia godzić.

Umowy ramowe

Cel zawierania umów ramowych jest podobny jak w przypadku umów przedwstępnych - ma doprowadzić do zawarcia umowy głównej (zasadniczej, realizacyjnej). W umowach ramowych nie określa się dokładnie treści samego zobowiązania, a raczej zobowiązuje strony do zawierania kolejnych umów. Celem tego jest zapewnienie trwałości stosunków między stronami, zagwarantowanie ciągłości określonych świadczeń.

Umowy ramowe określają więc obowiązek i warunki dokonywania czynności prawnych w przyszłości, ich tryb, formę, ogólny zarys treści poprzez określenie rodzaju świadczeń czy dokonywanych czynności prawnych (ale już np. wynagrodzenie czy terminy wykonania określone powinny być w kolejnych umowach).

Przykład 1.

Jako przykład można podać ramową umowę o świadczenie usług pomocy prawnej, zawieraną pomiędzy przedsiębiorcą oraz kancelarią prawną. W umowie takiej można określić, że kancelaria zobowiązuje się świadczyć pomoc prawną na rzecz przedsiębiorcy, ale warunki poszczególnych zleceń oraz przede wszystkim przedmiot tych zleceń będą określane w odrębnych umowach.

Jeśli jedna ze stron odmówi zawarcia umowy realizacyjnej, poszkodowany może dochodzić roszczeń na podstawie art. 471 k.c. (naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania). Nic nie stoi także na przeszkodzie, aby strony zastrzegły w umowie głównej karę umowną.

Zawarcie umowy

Umowa pomiędzy stronami zostaje zawarta, jeśli osiągną one kompromis i złożą zgodne oświadczenia woli. Należy pamiętać, że w odniesieniu do przedsiębiorców ustawa przewiduje kilka odstępstw od przepisów ogólnych oraz wyjątków.

 Forma umowy

Zawierając umowę, należy zachować odpowiednią jej formę. Reguły dotyczące formy umowy zostały określone w art. 73-81 k.c. W odniesieniu do przedsiębiorców został jednak wyłączony obowiązek stosowania przepisów o zwykłej formie pisemnej umowy (dla której nie przewidziano skutku w formie nieważności) zastrzeżonej dla celów dowodowych (art. 74 § 3). Oznacza to, że przedsiębiorcy, zawierając umowę, nie mają obowiązku zachowania zwykłej formy pisemnej w przypadku takich umów, co do których ustawa nie podaje skutków niezachowania tej formy (np. umowa dostawy). Niezwarcie tej formy nie będzie powodowało żadnych ograniczeń dowodowych w przypadku ewentualnego sporu. Należy jednak podkreślić, że jeśli strony zobowiązały się do zawierania umów w formie pisemnej (np. w umowie ramowej), to formę tę muszą zachować, nawet jeśli ustawa tego nie wymaga w ich przypadku (art. 76 k.c.).

Przedsiębiorcy ponadto powinni pamiętać, że zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Jeśli w skład zbywanego przedsiębiorstwa wchodzi nieruchomość, umowa musi mieć formę aktu notarialnego. Ponadto, jeżeli zbywane, dzierżawione czy oddane do użytkowania przedsiębiorstwo należy do osoby wpisanej do rejestru (czyli np. spółki z o.o.), fakt o dokonywaniu ww. czynności powinien także zostać wpisany do rejestru. (art. 75(1) k.c.).

Bardzo istotne dla przedsiębiorców jest również poświadczenie zawarcia umowy. Jeśli bowiem przedsiębiorcy zawarli umowę bez zachowania formy pisemnej,  a jedna ze stron niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym. By się tak jednak stało, pismo musi zawierać zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, a druga strona nie sprzeciwiła się temu na piśmie. Należy więc pamiętać, że strony będzie wiązać umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, o ile:

• potwierdzenie zostało dokonane niezwłocznie,

• nie zawiera żadnych zmian umowy lub zawiera zmiany nieistotne oraz

• druga strona nie sprzeciwi się temu poświadczeniu niezwłocznie na piśmie.

Sposoby zawierania umów

Umowę można zawrzeć w czterech trybach: oferty, aukcji, przetargu oraz negocjacji. W praktyce często dochodzi do mieszania tych trybów (np. składając ofertę, można doprowadzić ostatecznie do zawarcia umowy w drodze negocjacji).

Ogólne zasady zawierania umów w ramach poszczególnych trybów są opisane w kodeksie cywilnym, jednak w przypadku oferty ustawa przewiduje kilka wyjątków odnoszących się bezpośrednio do przedsiębiorców.

Co do zasady oferta ma wiążący charakter i skutkiem jej złożenia przez jedną stronę i przyjęcia przez drugą jest zawarcie umowy o treści takiej jak w ofercie. Ponadto oferta składana indywidualnie oznaczonemu adresowi jest nieodwołalna i nie można uchylić się od jej konsekwencji. Jednak w stosunkach między przedsiębiorcami możliwe jest odwołanie oferty:

Ponadto zgodnie z ogólnymi przepisami dotyczącymi oferty, umowa zostanie zawarta, jeśli adresat przyjmie ofertę w takim kształcie, w jakim zaproponował ją oferent. Każda zmiana treści oferty przez adresata jest uznawana za nową ofertę. W stosunkach między przedsiębiorcami przepis ten nie obowiązuje, ponieważ ustawodawca dopuścił możliwość modyfikującego przyjęcia oferty:

Bardzo istotnym odstępstwem od ogólnych reguł, jest milczenie przedsiębiorcy jako adresata oferty. Ogólna zasada stanowi, że jeśli adresat milczy, to nie wyraża zgody na zawarcie umowy, ponieważ nie jest nią zainteresowany. W przypadku przedsiębiorcy jednak, jeżeli otrzymał on od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, ofertę zawarcia umowy w ramach swej działalności, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty (art. 68(2) k.c.).

Na koniec należy jeszcze wskazać, że zgodnie z art. 66(1) § 2, przedsiębiorcę obowiązują określone zasady w przypadku składania oferty w postaci elektronicznej, zaproszenia do negocjacji droga elektroniczną, składania ofert albo zawarcia umowy w inny sposób. Zasady te nie mają zastosowania do zawierania umów za pomocą poczty elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. Nie stosuje się ich także w stosunkach między przedsiębiorcami, jeżeli strony tak postanowiły.