Formularz ZUS ZUA służy do zgłoszenia przedsiębiorcy (lub zatrudnionego pracownika) do pełnego ubezpieczenia społecznego lub odpowiednio aktualizacji danych w sytuacji wystąpienia zmiany. Zgłoszenie to nie obejmuje jednak osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
Wyznaczone jasnym kolorem pola należy wypełnić na komputerze, na maszynie lub ręcznie, jednak dużymi, drukowanymi literami.
I. DANE ORGANIZACYJNE w ZUS ZUA
Pierwsza część formularza służy do określenia celu złożenia druku, w którym należy zaznaczyć jedno z dwóch dostępnych pól, tzn.:
- w przypadku, gdy dokonywane jest zgłoszenie osoby do ubezpieczeń po raz pierwszy, w polu numer 01 należy wpisać „X”,
- w przypadku zmiany lub korekty danych, jakie zostały podane w pierwotnym zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia – w polu 02 należy wpisać:
1 – w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej;
2 – w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej;
Poprzez zmianę należy rozumieć modyfikację danych, w stosunku do informacji wykazanych w pierwotnie złożonym zgłoszeniu, np. zmiana adresu zamieszkania.
Korekta natomiast jest to poprawa błędów, jakie zostały poczynione w poprzednio złożonym zgłoszeniu, np. nieprawidłowo podany adres zamieszkania ubezpieczonego.
Pola 03 i 04 powinny zostać niewypełnione.
II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK
Następna część formularza służy do podania danych identyfikacyjnych płatnika składek, czyli przedsiębiorcy. Warto zachować szczególną staranność, aby podać dane zgodne z tymi podanymi w zgłoszeniach płatnika składek: ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEiDG-1. Natomiast, w przypadku zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – należy podać dane zamieszczone w części III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku CEiDG-1.
Pole 01: służy do podania numeru NIP, bez używania kresek;
Pole 02: służy do podania numeru REGON płatnika;
Pole 03: służy do podania numeru PESEL płatnika;
Uwaga! Pola 04 i 05 należy wypełnić tylko wówczas, gdy płatnikowi składek nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL bądź jednego z nich:
- w polu 04 – należy wskazać rodzaj dokumentu: 1 – jeżeli jest to dowód osobisty lub 2 – jeżeli paszport lub inny dokument potwierdzający tożsamość obywatela Unii Europejskiej,
- w polu 05 – należy podać serię i numer dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej, w zależności od wyboru dokonanego w polu 04,
Pole 06: należy wpisać nazwę skróconą podatnika, jaka została podana w zgłoszeniu jako płatnika składek lub we wniosku CEiDG-1;
Pola 07-09: służą płatnikom składek, którzy są osobami fizycznymi, gdzie:
- w polu 07 należy podać nazwisko płatnika składek, a poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską,
- w polu 08 należy podać pierwsze imię płatnika składek;
- w polu 09 należy podać dokładną datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok).
III. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ
Kolejnym krokiem jest podanie danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń. W tym przypadku, również warto zachować szczególną staranność przy wypełnianiu poszczególnych pozycji, gdyż na podstawie tych danych tworzone jest indywidualne konto ubezpieczonego.
Należy podać kolejno, czytelnie prawidłowy numer PESEL, w przypadku, gdy ubezpieczony nie posiada nr PESEL – należy wskazać serię i numer dowodu osobistego bądź paszportu. W ostatniej kolejności podaje się nazwisko, imię pierwsze i datę urodzenia ubezpieczonego.
IV. DANE EWIDENCYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ
W następnej części formularza należy podać dodatkowe dane ewidencyjne osoby zgłaszanej do danego tytułu ubezpieczeń, tj. imię drugie, nazwisko rodowe obywatelstwo oraz płeć.
Pole 01: służy do podania drugiego imienia osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń - jeżeli nie posiada drugiego imienia, pole należy pozostawić puste,
Pole 02: służy do podania nazwiska rodowego, które zostało podane w metryce urodzenia ubezpieczonego,
Pole 03: służy do podania obywatelstwa osoby ubezpieczonej, a w przypadku pozostawienia pola bez informacji oznacza, że ma obywatelstwo polskie,
Pole 04: służy do określenia płci ubezpieczonego: K - kobieta, M - mężczyzna.
V. TYTUŁ UBEZPIECZENIA
W części V zgłoszenia należy podać kod numeryczny oznaczający odpowiedni tytuł ubezpieczenia. Dzięki informacjom podanym w tym miejscu, gromadzone są dane na indywidualnym koncie ubezpieczonego o przebiegu ubezpieczenia. Kod ubezpieczenia podany w zgłoszeniu, jest bowiem podstawą do weryfikacji schematu podlegania poszczególnym ubezpieczeniom.
Prawidłowość rozliczenia składek z tytułu ubezpieczenia zależy od podania właściwego obowiązującego w danym okresie sześcioznakowego kodu ubezpieczenia.
VI. DANE O OBOWIĄZKOWYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH
Osoby wymienione w art. 6, 11 ust. 1 i 12 ust. 1 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym.
Pole 01: służy do podania daty, od której powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych,
Pola 02-05: służą do zaznaczenia symbolem “X” odpowiednich rodzajów ubezpieczeń, tzn. emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe - któremu osoba zgłaszana do ubezpieczeń podlega obowiązkowo z tytułu ubezpieczenia podanego w bloku V.
VII. DANE O OBOWIĄZKOWYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM
Obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby wymienione w art. 66 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
Pole 01: służy do podania daty, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu ubezpieczenia wskazanego w bloku V.
Pole 02: służy do podania trzy-znakowego kodu oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego przynależy osoba objęta ubezpieczeniem zgodnie z adresem jej zamieszkania.
VIII. DANE O DOBROWOLNYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH
Następnie należy określić, którym ubezpieczeniom osoba zgłaszana będzie podlegać dobrowolnie, z uwzględnieniem poniższych regulacji:
- dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby wymienione w art. 7 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a także osoby, dla których ubezpieczenia te są dobrowolne w myśl art. 9 powołanej ustawy,
- dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu podlegają osoby wymienione w art. 11 ust. 2 powołanej ustawy, objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi,
- objęcie dobrowolnie ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi i chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tymi ubezpieczeniami, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony,
- osoby zgłaszane do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, podlegające równocześnie z danego tytułu do ubezpieczeń obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, należy zgłaszać do wszystkich ubezpieczeń od tej samej daty.
Pola 01, 03, 05: należy zaznaczyć symbolem „X” odpowiednio do rodzaju ubezpieczenia.
Pola 02, 04, 06: należy podać daty, od których osoba zgłaszana wnosi o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi.
IX. DANE O DOBROWOLNYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM
Dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby, o których mowa w art. 68 Ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
Pole 01: służy do podania daty rozpoczęcia ubezpieczenia,
Pole 02: służy do podania trzyznakowego kodu oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego podlega osoba objęta ubezpieczeniem zgodnie z adresem jej zamieszkania.
X. INNE DANE O OSOBIE ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ
Od 16 maja 2021 roku w deklaracji ZUS ZUA należy podać kod zawodu. Kod zawody należy uzupełnić zgodnie z klasyfikacją i wyszukiwarkę można znaleźć na stronie: Wyszukiwarka opisów zawodów.
Pole 01: wpisuje się kod zawodu.
Następna pola formularza służą do zgłoszenia lub korekty danych dotyczących okresu sprzed 1 stycznia 2009 r. Dane za okres późniejszy wykazywane są w formularzu ZUS ZSWA.
Pole 02 wypełnia się, wpisując dziewięcioznakowy kod pracy w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze.
Pole 03: wpisuje się okres pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze „od-do” (dzień/miesiąc/rok); jeżeli nie jest znana data zakończenia pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pole „do” pozostaje puste.
XI. ADRES ZAMELDOWANIA NA STAŁE MIEJSCE POBYTU
Pole 01: należy podać kod pocztowy adresu zameldowania, a w przypadku adresu zagranicznego pole to należy pozostawić puste,
Pole 02: należy podać miejscowość zameldowania na stałe miejsce pobytu,
Pole 03: należy podać nazwę gminy lub dzielnicy, a w przypadku adresu zagranicznego pole to należy pozostawić puste,
Pole 04: należy podać nazwę ulicy, a gdy w adresie nie występuje nazwa ulicy, pole to należy pozostawić puste,
Pole 05: należy podać numer domu. W przypadku, gdy jest łamany, należy go wpisać oddzielając numery pochyłą kreską, np. 113/115, natomiast gdy w numerze zawarta jest litera, należy ją wpisać dużą literę drukowaną, np. 113B, bez żadnej przerwy,
Pole 06: należy podać numer lokalu, natomiast w przypadku, gdy w adresie nie występuje numer lokalu, pole to należy pozostawić puste,
Pole 07: należy podać numer telefonu poprzedzony numerem kierunkowym, a jeżeli osoba zgłaszana nie posiada telefonu, pole to należy pozostawić puste,
Pole 08: należy podać symbol państwa oraz zagraniczny kod pocztowy, gdy adres osoby zgłaszanej jest inny niż polski.
XII. ADRES ZAMIESZKANIA
Tą część formularza zgłoszeniowego należy wypełnić jedynie w sytuacji, gdy adres zamieszkania ubezpieczonego jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu wskazane w poprzedniej części.
XIII. ADRES DO KORESPONDENCJI
W tej części należy zamieścić adres do korespondencji, jeżeli różni się od adresu podanego w częściach XI lub XII. W polu numer 09 podaje się adres poczty elektronicznej.
XIV. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK
Po zakończeniu sporządzania zgłoszenia ZUS ZUA płatnik zobowiązany jest do podpisania oświadczenia, iż zawarte w formularzu dane są zgodne ze stanem faktycznym oraz prawnym, a także jest świadomy odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy lub zatajenie prawdy.
XV. OŚWIADCZENIE OSOBY ZGŁASZANEJ/ZGŁOSZONEJ DO UBEZPIECZENIA
Ostatnim elementem jest podpis osoby podlegającej zgłoszeniu, który stanowi potwierdzenie, iż dane zawarte w formularzu są zgodne ze stanem faktycznym.
