Poradnik Przedsiębiorcy

Technologie online w zarządzaniu firmą - zyskaj wygodę i komfort pracy

900 przypadków niewypłacalności firm ogłoszonych w 2017 roku – takie wyniki otrzymała w raporcie firma Euler Hermes. Otrzymany wynik, wskazuje na wzrost liczby upadłych firm o 12% w porównaniu z 2016 rokiem. Wśród firm mających wpływ na wzrost wskaźnika upadłości znalazły się głównie te należące do branż transportu, usług i produkcji. W większości upadki dotyczą młodych firm – po pierwszym roku działania na rynku upada 30% firm, natomiast po 5 latach prawie 70% mikro- i małych przedsiębiorstw. Najczęściej przyczyną tego stanu rzeczy jest duża konkurencja, a także niska rentowność firmy, niezależna od sektora działalności. Często firmy ogłaszające upadłość nie korzystają z narzędzi dostępnych na rynku online, które pozwalają na stały monitoring ich płynności finansowej. Jak nowe technologie online mogą pomóc w usprawnieniu działania firmy i w czym technologia usług świadczonych w chmurze jest lepsza od standardowo instalowanych programów? 

Dlaczego tak wiele firm upada już w pierwszych latach istnienia?

Jak wynika z przeprowadzonych badań, podstawowym problemem dzisiejszych przedsiębiorców są wydłużające się terminy płatności oraz wzrastające zatory płatnicze. Brak monitorowania płynności finansowej firmy to najczęstsza przyczyna jej upadku. Przedsiębiorcy często nie dbają o zapewnienie sobie narzędzia pozwalającego na stałe monitorowanie przepływów pieniężnych i zarządzanie większością procesów finansowo-handlowych. W tym celu powstało już wiele programów online do prowadzenia finansów firmy i koordynowania procesów sprzedażowych.

Uwaga!

Wielu przedsiębiorców wybierając programy mające ułatwić im prowadzenie firmy, często w pierwszej kolejności kieruje się ich mobilnością i wygodą, zapominając o aspekcie bezpieczeństwa takich aplikacji, który w przypadku rozliczeń księgowych wobec urzędów państwowych powinien spełniać najwyższe standardy bezpieczeństwa i posiadać niezbędne certyfikaty.

Mikro- i małe firmy muszą na bieżąco analizować płynność finansową firmy. W tym przypadku posiadanie dobrego programu fakturująco-sprzedażowego, który jest zintegrowany z systemami rozliczeniowymi, jest szczególnie ważne. Warto zadbać także o to, aby systemy te posiadały moduły CRM (Customer Relationship Management), czyli narzędzie do zarządzania relacjami z klientami. W przypadku programów online często jest to udostępniane w ramach jednego konta – system wFirma.pl udostępnia pakiet “Zarządzanie sprzedażą”, w którym otrzymujemy kompleksowe narzędzie do fakturowania z modułem CRM i integracją z bankowością internetową pozwalającą na monitoring wpłat dokonywanych przez kontrahentów.

Technologie online w modelu SaaS – dlaczego wygrywają z tradycyjnie instalowanymi programami?

Większość systemów do zarządzania biznesem działa w oparciu o model SaaS – Software as a Service. Oprogramowanie SaaS to nic innego jak usługi dostępne online, z każdego miejsca i urządzenia. Użytkownik nie musi instalować programu na swoim komputerze, wystarczy jedynie dostęp do internetu, aby zalogować się na swoje konto. Jest to wygodne rozwiązanie, ponieważ przedsiębiorca zyskuje niezależność w prowadzeniu firmy oraz stały monitoring procesów sprzedażowych.

Technologie online, czyli oprogramowania w chmurze umożliwiają znaczną optymalizację kosztów w przedsiębiorstwie oraz większą efektywność korzystania z nowych technologii IT.

Tradycyjne programy

Oprogramowanie udostępniane

w modelu SaaS

Najczęściej bez wsparcia ekspertów technicznych od obsługi programu. Aktualizacje takich systemów są dodatkowo płatne.

Odpowiedzialność za aktualizacje, opieka techniczna i zapewnienie infrastruktury IT pod stronie dostawcy oprogramowania.

W związku z tym, że dane przechowywane są na konkretnych urządzeniach, obowiązują spore obostrzenia dotyczące ODO.

Codzienne kopie bezpieczeństwo systemu. Programy w chmurze, w których przechowywane i przetwarzane są dane osobowe powinny spełniać wymagania ODO.

Przedsiębiorca korzystający z takiego oprogramowania najczęściej musi sam monitorować zmiany w  prawie.

Dostawca oprogramowania dba o zgodność aplikacji z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Tradycyjnie dystrybuowane systemy są instalowane lokalnie, tzn. na konkretnym urządzeniu. W tym przypadku praca zdalna jest niemożliwa.

Możliwość korzystania z systemu z każdego miejsca o dowolnej porze – wystarczy dostęp do internetu i dowolne urządzenie.

Narzędzia księgowo-finansowe zawsze pod ręką

W przypadku mikro- i małych firm ważna jest maksymalna optymalizacja kosztów związanych z wszystkimi obszarami funkcjonowania działalności. Jednym z takich aspektów jest prowadzenie księgowości online. Narzędzia finansowo-handlowe udostępnianie online pozwalają na samodzielne prowadzenie księgowości, a tym samym dają możliwość zmniejszenia kosztów związanych z rozliczaniem firmy w biurze rachunkowym lub za pośrednictwem standardowo instalowanego programu, w którym często aktualizacje i instalacje związane są z wysokimi dodatkowymi opłatami. Lepsza optymalizacja kosztów to niejedyna korzyść z programów do księgowości internetowej. Systemy te udostępniają kompleksowe rozwiązania, takie jak integracje z państwowymi urzędami, elektroniczną wysyłkę deklaracji i plików JPK czy narzędzia do prowadzenia kadr i rozliczania pracowników. Szerokie możliwości tego rodzaju systemów to jedno, natomiast trendy i wszelkie działania organów państwowych to drugie. Stale zmieniające się przepisy prawne są  ukłonem w stronę informatyzacji wielu procesów związanych z rozliczaniem przedsiębiorców wobec organów państwowych. Zwracają na to uwagę także eksperci z branży: Jednolity Plik Kontrolny dla Rejestrów VAT, obowiązkowa elektroniczna wysyłka deklaracji VAT, mechanizm podzielonej płatności (split payment), czy w końcu kasy fiskalne online to jedne z największych zmian w prawie w 2017/2018 roku – mówi Beata Kostrzycka, Dyrektor ds. Rozwoju w wFirma.pl.

Bezpieczeństwo i nowoczesność w chmurze

Usługi online zyskują przewagę nad tradycyjnymi, instalowanymi programami do prowadzenia firmy. Jest to związane w dużej mierze z informatyzacją wielu procesów finansowo-handlowych, a tym samym ciągłymi zmianami przepisów. W przypadku oprogramowania online dostępnego w chmurze aktualizacje zgodne z obowiązującym prawem są najczęściej po stronie dostawcy usługi.

Ważne jest także to, że programy przeznaczone do prowadzenia księgowości internetowej podlegają w znacznej większości procesom aktualizacyjnym określonym przez procedury o wysokim stopniu bezpieczeństwa.

Aplikacje online do prowadzenia i rozliczania sprzedaży stale zyskują na popularności i systematycznie wypychają ich standardowe formy, tzw. programy paczkowe (tradycyjnie instalowane na urządzeniu). Przyczyny wzrostu popularności nowoczesnych rozwiązań w zakresie technologii należy upatrywać także w coraz młodszym pokoleniu przedsiębiorców wchodzących na rynek, dla których nowinki technologiczne stają się chlebem powszednim, a często są dla nich jedyną możliwą formą prowadzenia własnego biznesu, ponieważ dzięki nim zyskują niezależność i wygodę pracy z każdego miejsca o dowolnej porze.