Przedsiębiorca, który chce zawiesić działalność gospodarczą, będzie zwolniony z następujących obowiązków dokumentacyjnych i sprawozdawczych:
- prowadzenia ksiąg rachunkowych;
- sporządzania, badania, składania w sądzie rejestrowym oraz składania do publikacji sprawozdania finansowego;
- sporządzania i składania sprawozdania z działalności.
Zwolnienie to dotyczyć ma tylko pełnego roku obrotowego, w którym trwa stan zawieszenia.
Podjęcie decyzji o zawieszeniu działalności i zgłoszenie do KRS.
Jeśli umowa spółki nie reguluje kwestii zawieszenia działalności, stosuje się przewidzianą przez Kodeks spółek handlowych tzw. zasadę domniemania kompetencji zarządu. Zgodnie z tą zasadą do zarządu należą wszelkie sprawy, które nie zostały wyraźnie zastrzeżone dla innych organów spółki. Zawieszenie działalności wymaga podjęcia odpowiedniej uchwały, która będzie równoznaczna z decyzją o zawieszeniu działalności. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby zarząd zwołał zgromadzenie wspólników w trybie nadzwyczajnym i uzyskał akceptację podjętej decyzji. Przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym nakładają obowiązek poinformowania o zawieszeniu i wznowieniu działalności poprzez złożenie wniosku KRS – Z62. Należy złożyć go nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu. Do wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, przedsiębiorca załącza oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników. Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku, nie wcześniej niż w dniu złożenia wniosku i trwa do dnia złożenia wniosku o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej.
Zmiany w zakresie ustawy o rachunkowości
Po wejściu w życie ustawy zmieniającej KSH, jednostki prowadzące księgi rachunkowe nie muszą ich zamykać za rok obrotowy, w którym działalność była zawieszona, jeśli okres zawieszenia obejmował cały ten rok. Jednostka, która nie zamyka ksiąg z powodu zawieszenia działalności, będzie mogła również odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji. Jeżeli jednak jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych albo występują inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, to wtedy w okresie zawieszenia należy zamknąć księgi.
Zawiadomienie urzędu skarbowego, zwolnienia oraz obowiązki podatkowe
Spółka ma obowiązek zawiadomić w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego o okresie zawieszenia wykonywania działalności, nie później niż przed upływem siedmiu dni od dnia złożenia wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej. Po okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej spółka jest zobowiązana do wpłaty zaliczek według ogólnych zasad.
Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług zwalniają podatników, którzy zawiesili działalność gospodarczą z obowiązku składania deklaracji podatkowych za okresy rozliczeniowe, których to zawieszenie dotyczy. Zwolnienia tego nie można stosować w odniesieniu do:
- podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT UE;
- podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
- podatników dokonujących importu usług lub nabywających towary – w zakresie których są podatnikiem;
- okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego;
- okresów rozliczeniowych, za które podatnik jest obowiązany rozliczyć podatek z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu oraz za które jest obowiązany dokonać korekty podatku naliczonego.
Koszty i czynności podejmowane w okresie zawieszenia wykonywania działalności
W okresie zawieszenia wykonywania działalności przedsiębiorca nie może osiągać bieżących przychodów z działalności gospodarczej. W tym okresie jednak:
- ma prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
- ma prawo przyjmować należności, ma też obowiązek regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
- ma prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
- ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej;
- wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
- ma prawo osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej;
- może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiąbiorców wykonujących działalność gospodarczą.
W związku z tym, w okresie zawieszenia działalności można regulować zobowiązania powstałe przed tym okresem. W okresie prowadzenia działalności gospodarczej ponosi się przede wszystkim koszty związane z zachowaniem i zabezpieczeniem źródła przychodów (m.in. opłaty za najem, gaz, energię elektryczną, prowadzenie rachunku bankowego, abonament telefoniczny itp.).
W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej nie amortyzuje się składników majątku, które w tym czasie nie są używane od miesiąca następującego po miesiącu, w którym działalność została zawieszona.
