Każdy pracodawca zatrudniający na 1 stycznia danego roku powyżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty jest zobowiązany utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Stanowi o tym ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 poz. 2191). Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 osób, a mniej niż 50 w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Dodatkowo ci zatrudniający mniej niż 50 osób mogą z własnej inicjatywy tworzyć fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe. Nie muszą tego robić jedynie w przypadku, gdy do końca stycznia poinformują pracownika, że nie wypłacają świadczenia urlopowego. Nie muszą robić tego w formie pisemnej, tylko, jak mówi art. 3a ustawy, „w sposób przyjęty u danego pracodawcy”, czyli np. poprzez obwieszczenie na tablicy ogłoszeń. Bez względu na liczbę pracowników muszą tworzyć ZFŚS jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe. Sprawdź na jakich zasadach są wypłacane świadczenia socjalne!
"Wczasy pod gruszą" czyli co to jest świadczenie urlopowe?
Pracodawcy, którzy nie należą do sfery budżetowej oraz ci, którzy nie zwolnili się od wypłacania świadczenia urlopowego, są zobowiązani je wypłacać raz w roku. Świadczenie urlopowe przysługuje pracownikowi pod warunkiem korzystania przez niego z urlopu w wymiarze 14 dni kalendarzowych. Kwota świadczenia nie może być wyższa niż kwota odpisu na fundusz. Dla osób zatrudnionych na niepełny etat ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu.
W 2023 roku świadczenie urlopowe wynosi maksymalnie:
- na pełny etat – 1 662,97 zł,
- na 3/4 etatu – 1 247,23 zł,
- na 1/2 etatu – 831,49 zł,
- na 1/4 etatu – 415,74 zł;
Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w dniu poprzedzającym rozpoczynający się urlop (art. 5a ustawy).
W przypadku pracodawcy zatrudniającego mniej niż 50 pracowników wysokość świadczenia urlopowego ustala sam pracodawca.
Według jakich kryteriów należy przyznawać świadczenia socjalne pracownikom?
Główną zasadą ZFŚS jest to, że przyznawanie świadczeń odbywa się w oparciu o kryteria socjalne uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Wszyscy pracownicy, którzy chcą otrzymać świadczenia socjalne z ZFŚS, muszą złożyć zatem stosowne oświadczenia o swojej sytuacji finansowej i rodzinnej, aby można ich było na tej podstawie zakwalifikować do odpowiedniej grupy osób wg poziomu dochodów na jednego członka rodziny. W obowiązującym w zakładzie pracy regulaminie korzystania z ZFŚS należy umieścić szczegółowe kryteria podziału na grupy wg dochodów. Osoby, które nie chcą ujawnić swoich dochodów, jeżeli regulamin to przewiduje, mogą otrzymać świadczenia socjalne, ale tylko w najniższej wysokości. W regulaminie ZFŚS należy ująć zasady poświadczania wysokości dochodów. Można oprzeć się na oświadczeniach pracowników lub żądać przedłożenia zeznań rocznych. W gestii pracodawców leży zatem wybór metody ustalania kryteriów.
Świadczenia socjalne a 500+
Wielu pracodawców zastanawia się, czy powinno się wykazywać w oświadczeniach otrzymywane pieniądze z 500+. Należy mieć na uwadze, że świadczenie to nie jest traktowane jako dochód, więc nie powinno być wpisywane w rubryce oświadczenia jako „dochód na jednego członka rodziny”. Bezsprzecznym jest jednak, że świadczenie to poprawia sytuację materialną pracowników. Jak więc należy postąpić? Na ten temat wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej 25 stycznia 2017 roku w swoim wyjaśnieniu dotyczącym wypłaty świadczeń z ZFŚS dostępnym na stronie Ministerstwa. Czytamy w nim, że to, czy należy uwzględnić 500+ w ustalaniu sytuacji materialnej pracownika, musi być zawarte w zakładowym regulaminie. „Ustawa nie określa sposobu ustalania sytuacji socjalnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (…) Dotyczy to także uwzględniania bądź nieuwzględniania świadczenia wychowawczego 500 plus w dochodzie rodziny pracownika (…). Uwzględniając charakter pomocy przyznawanej z funduszu oraz ustawowe przesłanki jej ustalania, regulacje zakładowe definiujące sytuację materialną osoby uprawnionej powinny umożliwić w miarę faktyczne jej ustalenie. Interpretacji zapisów regulaminowych, także w części dotyczącej składników przyjmowanych do ustalenia sytuacji materialnej osoby uprawnionej, dokonują strony uzgadniające treść regulaminu tzn. pracodawca i związki zawodowe lub reprezentant załogi”.
Jakie świadczenia socjalne są dostępne w ramach funduszu?
Środki funduszu na świadczenia socjalne mogą być wydatkowane na:
- usługi wspierania wypoczynku – dofinansowanie wczasów w formie zorganizowanej oraz we własnym zakresie, tzw. wczasy pod gruszą. Dofinansowanie wycieczek pracowników oraz kolonii czy obozów dla dzieci pracowników. Warunki korzystania z tego dofinansowania na świadczenia socjalne powinny być zawarte w regulaminie. Najczęściej spotyka się wymóg wykorzystania 14 dni urlopu, ale płatność może być dokonana zarówno przed urlopem, jaki i po nim. Nie ma w tym przypadku obowiązku, aby świadczenia socjalne były wypłacane przed urlopem, jak to ma miejsce w przypadku świadczenia urlopowego;
- działalność kulturalno-oświatową – zakup biletów do kina, teatru, opery;
- działalność sportowo- rekreacyjną – bilety na basen, kręgielnię, siłownię;
- paczki dla dzieci – możliwość przekazania paczek dla dzieci pracowników musi być zawarta w regulaminie ZFŚS obowiązującym w zakładzie pracy. Powinna się tam znaleźć informacja, czy w przypadku gdy oboje rodzice są pracownikami danego zakładu pracy, paczkę na to samo dziecko otrzyma jeden rodzic, czy każdy z osobna. Należy też pamiętać, że paczki nie mogą być takie same, lecz muszą być zróżnicowane pod względem kryterium dochodowego. Im niższy dochód na osobę w rodzinie pracownika, tym droższa paczka. Z tego powodu coraz częściej pracodawcy rezygnują z tej formy wspierania dzieci pracowników na rzecz przykładowo kart przedpłaconych do wykorzystania np. w księgarni, które zasilają różnymi kwotami. Paczki mogą być zwolnione z podatku oraz z obowiązku zapłaty ubezpieczenia społecznego, pod warunkiem że w całości są sfinansowane z środków ZFŚS;
- wsparcie w okresie zwiększonych wydatków w okresie świątecznym – bony, paczki z okazji świąt;
- opiekę nad dziećmi w żłobkach i klubach dziecięcych sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię, dofinansowanie do przedszkola oraz innej formy wychowania przedszkolnego - nowelizacja ustawy o ZFŚS wprowadzona przez ustawę z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. nr 45, poz. 235) pozwoliła pracodawcom na pomoc swoim pracownikom w opiece nad dziećmi poprzez utworzenie zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego. Pracodawcy, którzy przeznaczą na organizację żłobka czy klubu dziecięcego z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5% tego odpisu, będą mogli zwiększyć odpis na fundusz na każdą zatrudnioną osobę o kolejne 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS, obwieszczanego przez Prezesa GUS-u. Działanie to uwarunkowane jest koniecznością przeznaczenia całości zwiększenia odpisu na ten właśnie cel, czyli na utworzenie zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego. Ustawa wyklucza możliwość zwiększenia odpisu na organizację przedszkola zakładowego;
- udzielanie pomocy finansowej i rzeczowej w formie zapomogi. Mogą ją otrzymać pracownicy, którzy znaleźli się w trudnej sytuacji na skutek długotrwałej choroby, nieszczęśliwego wypadku, zdarzenia losowego lub też w takiej sytuacji znalazł się członek ich rodziny. Zapomoga może być przyznana raz w roku, jednak w uzasadnionych przypadkach może być wypłacona częściej. Ważną sprawą jest właściwe udokumentowanie swojej sytuacji przez pracownika. Np. jeżeli powodem jest długotrwała choroba, to pracownik powinien przedstawić zaświadczenie lekarza, rachunki za leki, wizyty lekarskie. Pracodawca może żądać przedstawienia od pracownika danych osobowych ingerujących w ich prywatność o tyle, o ile służy to ocenie warunków do przyznania świadczenia. Takie stanowisko zajął SN w wyroku z 8 maja 2002 r., sygn. akt. I PKN 267/1OSNP 2004/6/99. Warunki te muszą mieć odzwierciedlenie w regulaminie zakładowym. Zapomoga przyznana w przypadku zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci do wysokości 2280 zł korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o pdof (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.)
- pożyczka na cele mieszkaniowe – ustawa przewiduje możliwość udzielenia niskooprocentowanej pożyczki na cele mieszkaniowe. Nie można udzielić pożyczki na inne cele niż mieszkaniowe. W regulaminie powinno być szczegółowo określone mieszkaniowe przeznaczenie pożyczki, np. na remont czy adaptację mieszkania, wykup, budowę domu itp. Najczęściej pożyczka jest poręczona przez dwóch gwarantów – pracowników zakładu, którzy gwarantują, że w razie niespłacenia przez pracownika zaciągającego pożyczkę zgadzają się na potrącanie ze swojego wynagrodzenia należnych kwot. W przypadku pożyczek z zfśs oraz z kasy pracowniczej kwota wolna od potrąceń wynosi 80% płacy minimalnej pomniejszonej o składki ZUS i zaliczkę podatkową. Pożyczka może być na umotywowany wniosek umorzona lub zawieszona na określony czas z powodu trudnej sytuacji materialnej pracownika. W razie umorzenia staje się wtedy jego przychodem i podlega opodatkowaniu. Pracownik może wziąć kolejną pożyczkę pod warunkiem spłacenia w całości poprzedniej. Kwestia oprocentowania pożyczki powinna być uregulowana w regulaminie ZFŚS, jej wysokość powinna także być zróżnicowana ze względu na dochody pracowników. Ustawa nie określa maksymalnego oprocentowania takiej pożyczki, należy jednak mieć na uwadze ulgowy charakter tego świadczenia i zadbać, aby oprocentowanie było niskie. Od uzyskanego oprocentowania pracodawca nie płaci podatków, gdyż stanowi ono przychód funduszu, a nie pracodawcy (art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy). Jako przychód funduszu nie podlega egzekucji komorniczej, chyba że dotyczy ona jego zobowiązań (art. 12.1 ustawy).
Przy wypłacaniu środków z funduszu należy pamiętać, że jedynym kryterium jest sytuacja materialna pracowników. Niedopuszczalne są takie zapisy regulaminu, które wyłączają z możliwości korzystania osoby zatrudnione np. na czas próbny czy też uzależniają przyznanie świadczenia od zatrudnienia na czas nieokreślony.
Świadczenia socjalne z ZFŚS korzystają ze zwolnienia od podatku, które od 1 stycznia 2018 r. wynosi 1000 zł. Oznacza to, że pracownik, który ma przyznane 1000 zł brutto dofinansowania do wypoczynku, taką kwotę otrzyma do ręki.
Natomiast pozostałe świadczenia socjalne, które otrzyma do końca roku, będą opodatkowane podatkiem w wysokości 12%.
