Poradnik Przedsiębiorcy

Windykacja w praktyce – 5 porad od Payhelp

Większości ludzi termin „windykacja” kojarzy się bardzo źle – zazwyczaj z wymuszaniem spłat zaległości przy pomocy nieetycznych, a czasem wręcz niedozwolonych metod.

Warto jednak mieć na uwadze, że współczesna, profesjonalnie prowadzona windykacja nie ma z takimi działaniami nic wspólnego i skupia się na rozwiązywaniu istniejących problemów z płatnościami bezkonfliktowo, w sposób polubowny. O to, jak w rzeczywistości wyglądają działania windykacyjne podejmowane przez prawdziwych profesjonalistów, zapytaliśmy Panią Joannę Tuszyńską z polskiej firmy windykacyjnej Payhelp.

Windykacja

1. Dzień dobry! O co najczęściej pytają klienci?

Dzień dobry! Generalnie rzecz biorąc pytania zadawane przez naszych klientów można podzielić na dwie grupy. Pierwsza z nich to zagadnienia związane bezpośrednio z kwestiami czysto technicznymi - konkretniej rzecz biorąc pytania dotyczą działania udostępnianego przez nas w Payhelp narzędzia oraz przebiegu procesu rejestracji. Tutaj z pomocą przychodzą przygotowane przez nas materiały promocyjne, dokładnie opisujące każdy etap rejestracji. Pomocne jest także przejście wspólnie z klientem przez platformę, ponieważ rozwiewa to z reguły wszelkie wątpliwości. Jeśli klient dobrze pozna i polubi narzędzie już na samym początku pracy z nim, zaprocentuje to w późniejszym etapie, gdy klient będzie już z łatwością poruszał się samodzielnie po swoim koncie w Payhelp.

Druga, bardzo szeroka kategoria pytań, dotyczy przede wszystkim procesu obsługi sprawy i tego, jakie konkretnie działania podejmujemy w ramach obsługi. Zauważyłam, że klienci są bardzo zainteresowani rozmową telefoniczną, która dla nich samych jest najczęściej najbardziej kłopotliwym elementem całej windykacji, ponieważ po drugiej stronie nierzadko mają wieloletniego kontrahenta, z którym chcieliby utrzymać dobre relacje. Obawa o to, że upomnienie się o zapłatę może te relacje zaburzyć lub nawet zniszczyć, jest bardzo silna.

Wtedy uspokajamy naszego klienta, ponieważ zlecając obsługę zaległości Payhelp, otrzymuje od nas pewność profesjonalnej realizacji całego procesu windykacji polubownej, w tym właśnie kontaktów telefonicznych z dłużnikiem w celu ustalenia terminu spłaty zobowiązania. Wszystkie nasze rozmowy przeprowadzamy z poszanowaniem relacji Klient – Kontrahent, dbając o to, aby mimo obecnych trudności współpraca mogła być nadal kontynuowana. W moim zespole mam doświadczonych pracowników, często z wieloletnim stażem pracy w windykacji, dzięki czemu wiem, jak skutecznie i z zachowaniem wysokiej jakości windykować zobowiązania.

Innym często zadawanym pytaniem z zakresu procesu obsługi jest weryfikacja, czy pomagamy również na etapie sądowym. Przyznaję, że na procesowanie spraw na drodze sądowej jest dość spore zainteresowanie. Wiemy, że niestety nie każdą wierzytelność można odzyskać, podejmując tylko działania polubowne. Dlatego też w Payhelp oferujemy również możliwość skierowania sprawy do EPU (Elektroniczne Postępowanie Upominawcze). Jeżeli klient w trakcie obsługi zarekomenduje takie rozwiązanie, otrzyma od nas wsparcie profesjonalnego radcy prawnego, który w jego imieniu złoży pozew. Payhelp zajmie się całym procesem doprowadzając do pozyskania nakazu z klauzulą wykonalności który pozwoli na przeprowadzenie postępowania egzekucyjnego.

Payhelp chce być partnerem biznesowym każdego swojego klienta, dlatego otaczamy ich opieką na każdym etapie obsługi, a po jej zakończeniu dokładamy wszelkich starań, aby wesprzeć klienta

2. Jaka windykacja jest najbardziej skuteczna?

Według mnie najlepiej sprawdza się windykacja polubowna, w szczególności jeśli jest oparta na przyjaznych i otwartych relacjach. Często zdarza się tak, że jeżeli szczerze porozmawiamy z dłużnikiem i postawimy jasne oczekiwania dotyczące spłaty zobowiązania, to podczas takiej rozmowy bez problemu uda się ustalić kwotę i termin spłaty, który będzie satysfakcjonujący dla obydwu stron. Skuteczność takiego podejścia potwierdzają zresztą dane statystyczne – w Payhelp aż 73% spraw zamykamy właśnie na etapie polubownym.

3. Czy z każdym kontrahentem można się dogadać?

Z większością rozmówców da się dojść do porozumienia. Wszyscy nasi doradcy mają świadomość, że każdy z nas jest inny i każdy chce w pierwszej kolejności zadbać o swoje potrzeby. I to właśnie my jesteśmy odpowiedzialni za to, aby dostosować się do istniejącej sytuacji i zaproponować takie rozwiązania, które będą zadowalające dla obu stron. Należy pamiętać, że po drugiej stronie możemy mieć dłużnika, który sam na co dzień zmaga się z nieuczciwymi kontrahentami i przez to jego firma ma zatory płatnicze.

Uważam, że zawsze najważniejsze jest to, aby podchodzić do rozmowy z otwartością na szukanie rozwiązań i wypracowywanie kompromisów. Nie należy przyjmować z góry żadnych założeń ani tym bardziej oceniać rozmówcy a co gorsza zakładać z jego strony nieuczciwe intencje.

Niemniej jednak w Payhelp zdajemy sobie sprawę z tego, że część spraw będzie miała swój finał w sądzie. Jest to najczęściej związane z brakiem kontaktu z dłużnikiem lub z brakiem chęci współpracy z jego strony. Ale i na takie sytuacje jesteśmy w Payhelp przygotowani - jak mówiłam wcześniej, wspieramy każdego naszego klienta w działaniach sądowych i w jego imieniu przedkładamy pozew w EPU w celu otrzymania prawomocnego nakazu zapłaty.

4. Jak działa proces windykacji w Payhelp?

Nasza usługa jest bardzo przyjazna użytkownikowi. Zasady działania platformy, rejestracja, logowanie i przekazanie sprawy do obsługi jest bardzo intuicyjne i zajmuje dosłownie kilka minut. Warto pamiętać, że założenie konta i dodanie faktury nic nie kosztuje - klient może tylko zyskać, przywracając płynność finansową w swojej firmie. Co ważne, w Payhelp płaci się tylko za sukces, czyli prowizja za nasze usługi jest płatna dopiero od rzeczywiście odzyskanej kwoty, a wszystkie opłaty są jawne i znane klientowi od samego początku współpracy z nami.

Tak jak mówiłam, sama prowizja jest płatna po odzyskaniu długu, natomiast gdy klient zdecyduje się na ścieżkę sądową, zostanie poproszony o dokonanie opłaty sądowej. W takiej sytuacji poniesie więc w trakcie procesu windykacji jedynie koszt złożenia pozwu do e-Sądu. Kwota do opłacenia w tym przypadku wynika z ustawy i jest zależna od wartości sporu. Co jest szczególnie ważne, to w całości pokrywa ona koszty sądowe. Payhelp nie czerpie żadnych korzyści wynikających z tej opłaty.

Jak już wspominałam wcześniej, w procesie windykacji polubownej oferujemy pełne wsparcie i realizujemy proces wykorzystując rozmowy telefoniczne, jak również smsy, e-maile i tradycyjną korespondencję. Do procesu sądowego angażujemy natomiast nasz zespół radców prawnych, którzy zadbają o odpowiednią formę i wysoką jakość pozwu, co przełoży się na większą skuteczność tego etapu odzyskiwania długów.

Windykacja

5. Czy ma Pani swój osobisty zestaw 5 złotych zasad skutecznej windykacji? Proszę nam zdradzić, co to jest?

Tak, jest kilka ważnych zasad, o których warto pamiętać prowadząc negocjacje z dłużnikiem. Oto one:

Zasada nr 1: prewencja

Gdy sprzedaż usługi czy towaru ma wyznaczony termin zapłaty w przyszłości, warto zadbać o to, aby przypomnieć swojemu kontrahentowi, że zbliża się termin płatności faktury. Im szybciej zareagujesz na ewentualne opóźnienia, tym skuteczniejsze będą Twoje działania.

Zasada nr 2: utrzymuj kontakt

Następną ważną kwestią jest utrzymanie kontaktu. Nie bój się zadzwonić czy napisać i przypomnieć o wpłacie - regularny kontakt z Twojej strony podkreśli, jak ważne jest dla Ciebie to, aby dana faktura została uregulowana.

Zasada nr 3: poznaj oczekiwania drugiej strony

W dzisiejszych czasach w wielu firmach pojawiły się problemy z zabezpieczaniem finansów i często nie jest to spowodowane winą czy zaniedbaniem ze strony Twojego kontrahenta. Jeżeli pojawił się z jego strony zator w płatnościach, warto zapytać o powód i poznać jego propozycję rozwiązania problemu. Może właśnie podczas takiej rozmowy ustalicie spłatę np. w dwóch czy trzech ratach, co ostatecznie zadowoli obie strony. Pamiętaj oczywiście w takiej sytuacji o swoich prawach, czyli o tym, że możesz doliczyć do faktury odsetki ustawowe za opóźnienie.

Zasada nr 4: szanuj relacje

Jak to się mówi, świat jest mały. Pomimo obecnych trudności czy nieporozumień pomiędzy stronami warto spróbować utrzymać pozytywne relacje biznesowe. Może będzie to dobry moment na renegocjację umowy i spisanie zasad, które pozwolą uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości? Dodatkowo, dzięki otwartości na drugą stronę, możemy spowodować, że dla naszego kontrahenta spłata danego zobowiązania pojawi się na szczycie listy jego priorytetów.

Zasada nr 5: nie poddawaj się

Windykacja to często długi i czasochłonny proces, dlatego nie poddawaj się przy pierwszych niepowodzeniach. Koniecznie zadbaj o interesy swojej firmy i podejmuj działania w celu odzyskania należności, a w razie konieczności uzyskaj tytuł wykonawczy do nakazu zapłaty. To uchroni cię przed ewentualnym przedawnieniem zobowiązania, które mogłoby Ci dość mocno utrudnić odzyskanie pieniędzy.

Tekst zewnętrzny, artykuł partnera