Poradnik Przedsiębiorcy

Wszystko o fakturowaniu zmiany 2014 - część I

Faktura - terminy wystawienia

Kwestię terminów wystawiania faktur VAT regulują przepisy Ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) z 11 marca 2004 r. Zasadniczo fakturę należy wystawić do 15 dnia miesiąca po miesiącu, w którym dokonana została dostawa towarów, wykonano usługę lub uzyskano zapłatę. Zarazem przedsiębiorca ma także prawo do sporządzenia faktury przed zakończeniem operacji - może to zrobić maksymalnie 30 dni wcześniej.

Jednocześnie w przepisach przewidziano także kilka wyjątków w kwestii terminów wystawiania faktur. I tak - 30 dni na wystawienie faktury ma przedsiębiorca świadczący usługi budowlane i budowlano-montażowe. W przypadku dostawy książek drukowanych, gazet, czasopism i magazynów drukowanych (z wyłączeniem map i ulotek), termin ten jest dwa razy dłuższy i wynosi aż 60 dni od daty wydania towaru. Natomiast drukowanie tego typu materiałów umożliwia sporządzenie faktury do 90 dni od realizacji tej czynności.

W przypadku sprzedaży takich usług jak media, Internet, telefon, najem, dzierżawa czy ochrona mienia ostateczny termin wystawienia faktury jest równoznaczny z dniem upływu terminu płatności za te usługi.

Szczególna sytuacja ma miejsce także dla dostawy towarów lub usług świadczonych w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń. Na fakturze musi zostać zawarta w takiej sytuacji informacja o tym, który okres jest za jej pomocą udokumentowany.

Faktura - podstawowe dane

Zwykła faktura

Podstawowe dane, jakie powinny znaleźć się na fakturze stwierdzającej dokonanie sprzedaży, zostały określone w art. 106e ust. 1 ustawy. Są to:

  1. data jej wystawienia,
  2. kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,
  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  6. data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka jest określona i różni się od daty wystawienia faktury o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
  7. nazwa towaru lub usługi,
  8. miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  9. cena jednostkową netto towaru lub usługi,
  10. kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  12. stawka podatku,
  13. suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  14. kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  15. kwota należności ogółem.

Faktura małego podatnika - metoda kasowa

W przypadku małych podatników rozliczających się kasowo faktura sprzedaży nieco się różni, ponieważ powinna zawierać dodatkowy zapis “metoda kasowa”.

Faktury dotyczące towarów i usług zwolnionych z VAT

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 oraz art. 43 ust. 1 ustawy o VAT albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, faktura powinna wskazywać:

  • przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
  • przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
  • inną podstawę prawną wskazującą na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

Natomiast wyjątkiem jest sytuacja, w której podatnik korzysta ze zwolnienia z VAT z tytułu nieprzekroczenia ustawowego limitu przychodów (art. 113 ust. 1 i 9). W takim przypadku nie ma bowiem konieczności uwzględniania na fakturze podstawy prawnej zwolnienia.

Faktura VAT marża

Kolejnym odstępstwem od reguły są faktury VAT marża, które podlegają regulacji art. 119 oraz art. 120 ustawy o VAT. W myśl obowiązującego rozporządzenia tego typu faktury powinny zawierać odpowiednie oznaczenia. I tak w przypadku:

  • usług turystyki określenie “procedura marży dla biur podróży”,
  • dostawy towarów używanych określenie “procedura marży - towary używane”,
  • dostawy dzieł sztuki frazę “procedura marży - dzieła sztuki”,
  • dostawy przedmiotów kolekcjonerskich i antyków określenie “procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.

Ponadto na fakturze VAT marża nie uwzględnia się: ceny jednostkowej netto, wartości netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki, a także kwot podatku.

Samofakturowanie, czyli faktura wystawiona przez nabywców

Podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo osoba prawna niebędąca takim podatnikiem, nabywająca towary lub usługi od podatnika (zarówno czynnego, jak i zwolnionego) mogą wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury dokumentujące:

  • dokonanie sprzedaży przez podatnika na rzecz tego podmiotu,
  • otrzymanie należności, o której mowa w art. 19 ust. 11 ustawy (zaliczka, zadatek, rata) oraz
  • dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w § 26a pkt 2 lit. b, o ile pomiędzy nabywcą towarów lub usług a sprzedawcą istnieje wcześniejsze porozumienie oraz pod warunkiem, że istnieje określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę.

Nowe regulacje nie nakładają konieczności podpisywania umowy spełniającej określone przepisami warunki i zawiadamiania organu podatkowego o jej sporządzeniu. Możliwość dokumentowania transakcji przez nabywcę, jak również sposób zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę, pozostawiono więc w gestii kontrahentów. Na tego typu fakturach należy także zawrzeć frazę “Samofakturowanie”.

Faktura wewnętrzna

Od stycznia 2014 r. faktury wewnętrzne nie są już wykorzystywane. Przepisy nie wskazały w tej kwestii zamiennika. Dlatego też przedsiębiorcy, chcąc np. dokonać przeliczenia waluty, mogą to zrobić bezpośrednio na źródłowej fakturze lub na dodatkowym, własnoręcznie sporządzonym dokumencie.

Faktura zaliczkowa i końcowa

Faktura zaliczkowa wystawiana jest w sytuacji, gdy otrzymano część lub całość należności, w szczególności w formie przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty, nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym taką zapłatę otrzymano. Czynność tę powtarza się każdorazowo, po otrzymaniu kolejnej części należności.

Faktura zaliczkowa powinna zawierać co najmniej:

  1. datę wystawienia;
  2. kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  3. imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  4. numery NIP sprzedawcy i nabywcy;
  5. datę otrzymania całości lub części należności o ile różni się ona od daty wystawienia faktury;
  6. kwotę otrzymanej całości lub części należności;
  7. dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;
  8. kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

KP= ZB * SP/ 100 + SP, gdzie:
KP - oznacza kwotę podatku,
ZB - oznacza kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
SP - oznacza stawkę podatku.

Jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej należności, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia tzw. fakturę końcową, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza o wartość otrzymanych części należności. Podobnie z kwotą podatku - zostaje ona pomniejszona o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych dokumentujących otrzymanie części należności. Taka faktura powinna zawierać również numery faktur zaliczkowych wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

W sytuacji gdy faktura zaliczkowa obejmuje całą należność za towary lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie ma obowiązku wystawiać faktury końcowej. Jednak wystawienie takiej faktury jest bardzo pomocne, gdyż będzie wynikać z niej informacja, iż należność w całości została uregulowana w postaci zaliczek udokumentowanych fakturami zaliczkowymi. Faktura końcowa będzie wówczas dodatkowym dowodem potwierdzającym dokonanie sprzedaży/zakupu, który ułatwi ewidencję dla celów podatku dochodowego.

Faktura korygująca

W sytuacjach gdy:

  • po wystawieniu faktury podatnik udziela rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont)
  • podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu o wartość zwróconych towarów,
  • podatnik zwraca nabywcy całości lub części należności

istnieje obowiązek wystawienia faktury korygującej.

W przypadku gdy po wystawieniu faktury podatnik udziela rabatu w odniesieniu do jednej lub więcej dostaw towarów lub usług, faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

  • numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
    • określone w § 5 ust. 1 pkt 1-6,
    • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych rabatem,
  • kwotę i rodzaj udzielonego rabatu,
  • kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Natomiast gdy podatnik po wystawieniu faktury udziela rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

  • numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
  • dane określone w § 5 ust. 1 pkt 3 i 4,
  • okres, do którego odnosi się udzielany rabat,
  • kwotę udzielonego rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Fakturę korygującą wystawia się również, gdy po wystawieniu faktury podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać co najmniej:

  • numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
    • określone w § 5 ust. 1 pkt 1-6,
    • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych podwyżką ceny,
  • kwotę podwyższenia podatku należnego.

Natomiast faktura korygująca wystawiana w przypadku pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury powinna zawierać:

  • numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
  • dane określone w § 5 ust. 1 pkt 1-6 zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca,
  • prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości prawidłowej, lub różnicę między odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w wysokości omyłkowej i w wysokości prawidłowej.