Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności a koszty firmowe

Przedsiębiorca przed faktycznym rozpoczęciem działalności gospodarczej może ponosić różne wydatki mające na celu prawidłowe jej uruchomienie. W zależności od tego czego dotyczył wydatek, może zostać różnie potraktowany na gruncie podatkowym. Niemniej jednak zawsze należy pamiętać o prawidłowym udokumentowaniu takich zdarzeń, również dokonanych przed rozpoczęciem działalności, ale już z zamiarem przeznaczenia na firmę.

Zakup towarów przed rozpoczęciem działalności

Faktury dokumentujące zakup towarów handlowych przed rozpoczęciem działalności nie są wykazywane przez przedsiębiorcę w KPiR.

Towary zakupione przed rozpoczęciem działalności ujmuje się w spisie z natury sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności. Wartość tego spisu ewidencjonuje się jako pierwszą pozycję w KPiR w kol. 10 - Zakup towarów handlowych i materiałów lub w kolumnie 15, aby przez pomyłkę nie uwzględnić go przy wyliczaniu pierwszej zaliczki na podatek dochodowy.Towary handlowe objęte spisem nie są bezpośrednio zaliczane do kosztów. Mają wpływ na ich wysokość, ale dopiero poprzez uwzględnienie różnicy stanów remanentów: początkowego i końcowego, zwykle na koniec roku podatkowego.

Wyceny towarów do spisu z natury dokonuje się według:

  • ceny zakupu (pomniejszonej o podatek VAT, jeżeli przysługuje prawo do jego odliczenia),

  • wartości rynkowej z dnia sporządzenia spisu, w przypadku gdy jest ona niższa od ceny zakupu.

Odliczenie VAT

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT co do zasady ma prawo do odliczenia podatku VAT nawet od wydatków poniesionych tuż przed rozpoczęciem działalności, o ile poniesiony wydatek służy działalności opodatkowanej.

Prawo do odliczenia powstaje co do zasady w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę lub w jednym z dwóch kolejnych.

Zakup wyposażenia przed rozpoczęciem działalności

Pod pojęciem wyposażenia należy rozumieć takie składniki majątku, które łącznie spełniają dwa warunki:

  • wartość początkowa przekracza 1500 zł,

  • przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż 1 rok.

Tego typu składniki majątku należy wykazać w ewidencji wyposażenia założonej na dzień rozpoczęcia działalności. Dodatkowo fakturę za zakup tego typu składnika majątku należy wykazać bezpośrednio w kosztach w KPiR w kol.13 - Pozostałe wydatki.

Kwestia odliczenia VAT wygląda w tym przypadku analogicznie, jak w przypadku towarów.

Przykład 1.

Przyszły przedsiębiorca w lipcu 2015 r. zakupił telefon o wartości:

  • wartość netto:1600 zł,

  • VAT 23%: 368 zł,

  • wartość brutto: 1968 zł

i od razu otrzymał fakturę. Przewidywany okres użytkowania sprzętu jest krótszy niż 1 rok. Jak rozliczyć tego typu zakup, gdy:

  1. działalność została rozpoczęta we wrześniu, a przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się miesięcznie?

Zgodnie z ustawą o VAT, prawo do odliczenia VAT istnieje w lipcu lub w jednym z dwóch kolejnych miesięcy (sierpień  lub wrzesień). Tak więc otwierając działalność we wrześniu, można skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Wówczas VAT wynikający z dokumentu zakupu wykazuje się pod datą rozpoczęcia działalności w rejestrze zakupu VAT. Wartość netto ewidencjonuje się w kol. 13 KPiR - Pozostałe wydatki. Ponadto należy pamiętać o wykazaniu telefonu w ewidencji wyposażenia.

  1. działalność została rozpoczęta w listopadzie, a przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się kwartalnie?

Zgodnie z ustawą o VAT prawo do odliczenia VAT istnieje w III kwartale br. lub w jednym z dwóch kolejnych (IV kwartale br. lub I kwartale roku kolejnego). Tak więc otwierając działalność w listopadzie, można skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Wówczas VAT wynikający z dokumentu zakupu wykazuje się pod datą rozpoczęcia działalności w rejestrze zakupu VAT. Wartość netto ewidencjonuje się w kol. 13 KPiR - Pozostałe wydatki. Ponadto należy pamiętać o wykazaniu telefonu w ewidencji wyposażenia.

  1. działalność została rozpoczęta w sierpniu, a przedsiębiorca jest podmiotem zwolnionym z VAT?

Podmiot zwolniony z VAT nie ma prawa do odliczenia podatku VAT. W związku z tym wartość brutto ewidencjonuje się w kol. 13 KPiR - Pozostałe wydatki. Ponadto należy pamiętać o wykazaniu telefonu w ewidencji wyposażenia.

  1. działalność została rozpoczęta w listopadzie, a przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się miesięcznie?

Zgodnie z ustawą o VAT prawo do odliczenia VAT istnieje w lipcu lub w jednym z dwóch kolejnych miesięcy (sierpień  lub wrzesień). Tak więc otwierając działalność w listopadzie, co do zasady nie można skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Wartość netto ewidencjonuje się w kol. 13 KPiR - Pozostałe wydatki. Ponadto należy pamiętać o wykazaniu telefonu w ewidencji wyposażenia.

Zakup środków trwałych przed rozpoczęciem działalności

Pod pojęciem środka trwałego należy rozumieć takie składniki majątku, które:

  • stanowią własność lub współwłasność podatnika,

  • są kompletne i zdatne do użytku,

  • będą użytkowane do celów działalności przez okres dłuższy niż 1 rok.

Tego typu składniki należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych i amortyzować w czasie.

Jeżeli przed rozpoczęciem działalności gospodarczej przyszły przedsiębiorca zakupi środek trwały do firmy, powinien pamiętać o tym, by jego zakup rozliczyć zaraz po jej uruchomieniu.

Jeżeli przedsiębiorcy (czynnemu podatnikowi VAT) przysługuje prawo do odliczenia VAT, wówczas wartość początkową środka trwałego stanowi wartość netto z faktury VAT. Natomiast w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT wartość brutto stanowi wartość początkową.

Przykład 2.

Przyszły przedsiębiorca w lipcu 2015 r. nabył maszynę produkcyjną, której zakup został udokumentowany fakturą:

  • wartość netto: 20 000 zł

  • VAT 23%: 4 600 zł

  • wartość brutto: 24 600 zł

Przewidywany okres użytkowania maszyny w firmie jest dłuższy niż 1 rok. Jak rozliczyć tego typu zakup, gdy:

  1. działalność została rozpoczęta we wrześniu, a przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się miesięcznie?

Zgodnie z ustawą o VAT prawo do odliczenia VAT istnieje w lipcu lub w jednym z dwóch kolejnych miesięcy (sierpień lub wrzesień). Tak więc otwierając działalność we wrześniu, można skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Wówczas VAT wynikający z dokumentu zakupu wykazuje się pod datą rozpoczęcia działalności w rejestrze zakupu VAT. Wartość netto stanowi wartość początkową środka trwałego, który należy wykazać w ewidencji środków trwałych.

  1. działalność została rozpoczęta w listopadzie, a przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się kwartalnie?

Zgodnie z ustawą o VAT prawo do odliczenia VAT istnieje w III kwartale br. lub w jednym z dwóch kolejnych (IV kwartale br. lub I kwartale roku kolejnego). Tak więc otwierając działalność w listopadzie, można skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Wówczas VAT wynikający z dokumentu zakupu wykazuje się pod datą rozpoczęcia działalności w rejestrze zakupu VAT. Wartość netto stanowi wartość początkową środka trwałego, który należy wykazać w ewidencji środków trwałych.

  1. działalność została rozpoczęta w sierpniu, a przedsiębiorca jest podmiotem zwolnionym z VAT?

Podmiot zwolniony z VAT nie ma prawa do odliczenia podatku VAT. W związku z tym wartość brutto stanowi wartość początkową środka trwałego, który należy wykazać w ewidencji środków trwałych.

  1. działalność została rozpoczęta w listopadzie, a przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się miesięcznie?

Zgodnie z ustawą o VAT prawo do odliczenia VAT istnieje w lipcu lub w jednym z dwóch kolejnych miesięcy (sierpień  lub wrzesień). Tak więc otwierając działalność w listopadzie, co do zasady nie można skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Wartość netto stanowi wartość początkową środka trwałego, który należy wykazać w ewidencji środków trwałych.

Informacje o tym, jak ustalić wartość początkową środków trwałych oraz jak je amortyzować można znaleźć w artykule: Wszystko o środkach trwałych i metodach ich amortyzacji.

Inne wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności

Pozostałe wydatki, które nie stanowią wyposażenia, środków trwałych lub towarów i materiałów, a są związane z działalnością gospodarczą, również należałoby odpowiednio wykazać. Do tego typu wydatków z pewnością można zaliczyć np.:

  • wydatki na marketing poniesione przed uruchomieniem działalności,

  • czynsz na wynajem lokalu,

  • pieczątki,

  • wizytówki,

  • materiały biurowe itp.

Przykład 3.

Przyszły przedsiębiorca w maju 2015 r. otrzymał fakturę za wizytówki:

  • wartość netto: 200 zł

  • VAT 23%: 46 zł

  • wartość brutto: 246 zł

Jak rozliczyć tego typu zakup, gdy:

  1. działalność została rozpoczęta w lipcu, a przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się miesięcznie?

Zgodnie z ustawą o VAT prawo do odliczenia VAT istnieje w maju lub w jednym z dwóch kolejnych miesięcy (czerwiec lub lipiec). Tak więc otwierając działalność w lipcu, można skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Wówczas VAT wynikający z dokumentu zakupu wykazuje się pod datą rozpoczęcia działalności w rejestrze zakupu VAT. Wartość netto w dniu uruchomienia działalności należy wykazać w kol. 13 KPiR - Pozostałe wydatki.

  1. działalność została rozpoczęta w październiku, a przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się kwartalnie?

Zgodnie z ustawą o VAT prawo do odliczenia VAT istnieje w II kwartale br. lub w jednym z dwóch kolejnych (III kwartale lub IV kwartale br.). Tak więc otwierając działalność w październiku, można skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Wówczas VAT wynikający z dokumentu zakupu wykazuje się pod datą rozpoczęcia działalności w rejestrze zakupu VAT. Wartość netto w dniu uruchomienia działalności należy wykazać w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki.

  1. działalność została rozpoczęta w lipcu, a przedsiębiorca jest podmiotem zwolnionym z VAT?

Podmiot zwolniony z VAT nie ma prawa do odliczenia podatku VAT. W związku z tym wartość brutto stanowi  koszt uzyskania przychodu, który należy wykazać w kol. 13 KPiR - Pozostałe wydatki.

  1. działalność została rozpoczęta w sierpniu, a przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się miesięcznie?

Zgodnie z ustawą o VAT prawo do odliczenia VAT istnieje w maju lub w jednym z dwóch kolejnych miesięcy (czerwcu lub lipcu). Tak więc otwierając działalność w sierpniu, co do zasady nie można skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Wartość netto stanowi koszt uzyskania przychodu w dniu uruchomienia działalności, w kol. 13 KPiR - Pozostałe wydatki.

Jak obejść ograniczenie w odliczeniu VAT?

Jeżeli przedsiębiorca (czynny podatnik VAT) poniesie wydatki w czasie dłuższym niż 3 okresy przed jej rozpoczęciem, może co do zasady odliczyć VAT.

W tym celu rejestracji do VAT na druku VAT-R należy dokonać wstecz. Taki stan rzeczy może przyczynić się do konieczności złożenia "zaległych" deklaracji VAT.