Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności a koszty firmowe

Przedsiębiorca przed faktycznym rozpoczęciem działalności gospodarczej może ponosić różne wydatki mające na celu prawidłowe jej uruchomienie. W zależności od tego czego dotyczył wydatek, może zostać różnie potraktowany na gruncie podatkowym. Niemniej jednak zawsze należy pamiętać o prawidłowym udokumentowaniu takich zdarzeń, również dokonanych przed rozpoczęciem działalności, ale już z zamiarem przeznaczenia na firmę.

Zakup towarów przed rozpoczęciem działalności

Faktury dokumentujące zakup towarów handlowych przed rozpoczęciem działalności nie są wykazywane przez przedsiębiorcę w KPiR.

Towary zakupione przed rozpoczęciem działalności ujmuje się w spisie z natury sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności. Wartość tego spisu ewidencjonuje się jako pierwszą pozycję w KPiR w kol. 10 - Zakup towarów handlowych i materiałów lub w kolumnie 15, aby przez pomyłkę nie uwzględnić go przy wyliczaniu pierwszej zaliczki na podatek dochodowy.Towary handlowe objęte spisem nie są bezpośrednio zaliczane do kosztów. Mają wpływ na ich wysokość, ale dopiero poprzez uwzględnienie różnicy stanów remanentów: początkowego i końcowego, zwykle na koniec roku podatkowego.

Wyceny towarów do spisu z natury dokonuje się według:

  • ceny zakupu (pomniejszonej o podatek VAT, jeżeli przysługuje prawo do jego odliczenia),

  • wartości rynkowej z dnia sporządzenia spisu, w przypadku gdy jest ona niższa od ceny zakupu.

Odliczenie VAT

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT co do zasady ma prawo do odliczenia podatku VAT nawet od wydatków poniesionych tuż przed rozpoczęciem działalności, o ile poniesiony wydatek służy działalności opodatkowanej.

Prawo do odliczenia powstaje co do zasady w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę lub w jednym z dwóch kolejnych.

Zakup wyposażenia przed rozpoczęciem działalności

Pod pojęciem wyposażenia należy rozumieć takie składniki majątku, które łącznie spełniają dwa warunki:

  • wartość początkowa przekracza 1500 zł,

  • przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż 1 rok.

Tego typu składniki majątku należy wykazać w ewidencji wyposażenia założonej na dzień rozpoczęcia działalności. Dodatkowo fakturę za zakup tego typu składnika majątku należy wykazać bezpośrednio w kosztach w KPiR w kol.13 - Pozostałe wydatki.

Kwestia odliczenia VAT wygląda w tym przypadku analogicznie, jak w przypadku towarów.

Przykład 1.

Przyszły przedsiębiorca w lipcu 2015 r. zakupił telefon o wartości:

  • wartość netto:1600 zł,

  • VAT 23%: 368 zł,

  • wartość brutto: 1968 zł

i od razu otrzymał fakturę. Przewidywany okres użytkowania sprzętu jest krótszy niż 1 rok. Jak rozliczyć tego typu zakup, gdy:

  1. działalność została rozpoczęta we wrześniu, a przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się miesięcznie?

Zgodnie z ustawą o VAT, prawo do odliczenia VAT istnieje w lipcu lub w jednym z dwóch kolejnych miesięcy (sierpień  lub wrzesień). Tak więc otwierając działalność we wrześniu, można skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Wówczas VAT wynikający z dokumentu zakupu wykazuje się pod datą rozpoczęcia działalności w rejestrze zakupu VAT. Wartość netto ewidencjonuje się w kol. 13 KPiR - Pozostałe wydatki. Ponadto należy pamiętać o wykazaniu telefonu w ewidencji wyposażenia.

  1. działalność została rozpoczęta w listopadzie, a przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się kwartalnie?

Zgodnie z ustawą o VAT prawo do odliczenia VAT istnieje w III kwartale br. lub w jednym z dwóch kolejnych (IV kwartale br. lub I kwartale roku kolejnego). Tak więc otwierając działalność w listopadzie, można skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Wówczas VAT wynikający z dokumentu zakupu wykazuje się pod datą rozpoczęcia działalności w rejestrze zakupu VAT. Wartość netto ewidencjonuje się w kol. 13 KPiR - Pozostałe wydatki. Ponadto należy pamiętać o wykazaniu telefonu w ewidencji wyposażenia.

  1. działalność została rozpoczęta w sierpniu, a przedsiębiorca jest podmiotem zwolnionym z VAT?

Podmiot zwolniony z VAT nie ma prawa do odliczenia podatku VAT. W związku z tym wartość brutto ewidencjonuje się w kol. 13 KPiR - Pozostałe wydatki. Ponadto należy pamiętać o wykazaniu telefonu w ewidencji wyposażenia.

  1. działalność została rozpoczęta w listopadzie, a przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się miesięcznie?

Zgodnie z ustawą o VAT prawo do odliczenia VAT istnieje w lipcu lub w jednym z dwóch kolejnych miesięcy (sierpień  lub wrzesień). Tak więc otwierając działalność w listopadzie, co do zasady nie można skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Wartość netto ewidencjonuje się w kol. 13 KPiR - Pozostałe wydatki. Ponadto należy pamiętać o wykazaniu telefonu w ewidencji wyposażenia.