Poradnik Przedsiębiorcy

Wynajem samochodu w kosztach firmy

Samochód w przedsiębiorstwie to na pewno wygoda, a często także konieczność. Z drugiej strony, nabycie firmowego auta może być zbyt kosztowne, szczególnie dla nowego przedsiębiorcy. Rozwiązaniem może stać się wynajem samochodu. Jak dopełnić niezbędnych formalności i rozliczyć koszty związane z takim pojazdem? Zapraszamy do lektury.

Wynajem samochodu - definicja

Przedsiębiorca może wynająć samochód na podstawie umowy najmu, zgodnie z art. 659 par. 1 Kodeksu cywilnego. Jak wynika z przytoczonego przepisu: “Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz”.

Wynajem samochodu a koszty

Wynajmując samochód przedsiębiorca jest zobowiązany nie tylko do opłacenia czynszu. Ponosi także inne wydatki, związane ze zwykłą eksploatacją samochodu wynajmowanego. Można tu wymienić m.in.:

  • zakup paliwa,

  • wymianę oleju,

  • opłaty za parking lub autostradę,

  • bieżące naprawy, remonty powypadkowe, części,

  • ubezpieczenie.

Warunkiem zaliczenia powyższych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki.

Suma wydatków ujętych w kosztach nie może przekroczyć kwoty limitu wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.

Stawka za kilometr uzależniona jest od pojemności skokowej silnika i wynosi ona:

  • o poj. skok. do 900 cm3 - 0,5214 zł,

  • o poj. skok. pow. 900 cm3 - 0,8358 zł.

Wynajem samochodu a ubezpieczenie i czynsz

Mimo że większość kosztów związanych z wynajmem samochodu powinna być księgowana według powyższej ogólnej zasady, istnieją także przypadki szczególne.

Pierwszy z nich dotyczy ubezpieczenia samochodu - OC, AC i NW. Wydatki ponoszone na ubezpieczenie wynajmowanego samochodu osobowego (OC, AC, NW) mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że obowiązek w tym zakresie będzie określony w samej umowie. Tak więc niezbędny jest zapis, z którego wynikać będzie, że koszty związane z ubezpieczeniem przedmiotu umowy będzie ponosił podatnik-najemca. W ustawie znajduje się jednak przepis ograniczający wysokość wydatków ponoszonych z tego tytułu. Wydatek dotyczący ubezpieczenia OC podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów danego miesiąca w pełnej wysokości, pod warunkiem że w danym okresie nie zostanie przekroczony limit kilometrówki.

Jeśli natomiast chodzi o księgowanie czynszu (opłaty) za wynajem samochodu, organy skarbowe mają w jej kwestii nieco zróżnicowane zdanie. W niektórych opiniach i interpretacjach znaleźć można informację, iż czynsz za wynajem nie jest opłatą eksploatacyją, tym samym nie powinien być rozliczany w ramach limitu kilometrówki, ale poza nim. Z takim podejściem nie zgadzają się przeciwnicy - ich zdaniem opłata za wynajem, jako że jest związana z samochodem, powinna być także uwzględniona w kilometrówce.

Co ważne, pod koniec roku 2013 Minister Finansów wydał interpretację ogólną, w której prezentuje korzystne dla podatników stanowisko mówiące o rozliczaniu czynszu bezpośrednio w kosztach podatkowych.

Rozliczanie samochodu w firmie nie musi być trudne! Sprawdź kompleksowy przewodnik i ciesz się firmowym autem!