Poradnik Przedsiębiorcy

Zawieszenie działalności z powodu COVID-19 – wpisy w PKPiR

W dobie pandemii niektóre mniejsze podmioty decydują się na zawieszenie działalności. Powyższe spowodowane jest brakiem zamówień i sprzedaży w wielu branżach. Podatnicy w ten sposób chcą zmniejszyć swoje obciążenia i dzięki temu przetrwać trudny okres. Pomimo zawieszenia działalności musimy pamiętać, że nie jest to jej zakończenie i musimy wypełniać niektóre z naszych dotychczasowych obowiązków. 

Na czym polega zawieszenie działalności?

Z zawieszenia działalności możemy skorzystać w każdej chwili. Zgodnie z przepisami działalność gospodarczą można zawiesić również z datą wsteczną bądź przyszłą. W trakcie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca zwolniony jest z:

  • płatności składek ZUS,

  • zaliczek na podatek dochodowy,

  • nie musi też składać deklaracji ZUS ani VAT.

Co ważne, przepisy pozwalają na wznowienie działalności gospodarczej w każdym momencie. Po zakończeniu trwającej obecnie epidemii koronawirusa przedsiębiorcy będą zatem mogli bez problemu wrócić do prowadzenia swoich firm. 

Z zawieszenia działalności mogą skorzystać:

  • przedsiębiorcy, który nie zatrudniają pracowników;

  • przedsiębiorcy, których pracownicy przebywają na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym.

W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może prowadzić firmy, jak również osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Jednak podatnicy mogą:

  • wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów;

  • przyjmować należności;

  • regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;

  • osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

W okresie zawieszenia działalności gospodarczej nie możemy rozliczać w kosztach wydatków związanych z bieżącym prowadzeniem działalności. Rozliczanie takie bowiem byłoby równoznaczne z prowadzeniem działalności gospodarczej. Podatnicy mogą natomiast wykazywać koszty wynikające z umów długoterminowych. Muszą one być ponoszone i zazwyczaj ich nieregulowanie oznacza likwidację działalności lub duże straty (kary umowne za zerwanie). 

Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzimy w przypadku, gdy spełniamy poniższe warunki:

  • rozliczamy podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub liniowo;

  • prowadzimy działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, w formie spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku;

  • przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2 mln euro.

Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się:

  • na 1 stycznia każdego roku podatkowego lub

  • na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

W praktyce księgę prowadzimy elektronicznie. W przypadku, gdy tak jest, powinniśmy:

  • określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia (przepisy nie wskazują, jak powinna wyglądać taka instrukcja; może to być na przykład dołączony do księgi podręcznik opisujący zasady działania danego programu);

  • stosować program komputerowy zapewniający bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz umożliwiający wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;

  • przechowywać dane w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

Jakie dokumenty wpisujemy w KPiR?

Podstawą zapisów w KPiR są dowody księgowe, czyli w praktyce są to faktury VAT, w tym faktury VAT RR, dokumenty celne, rachunki, wystawione zgodnie z właściwymi przepisami. Ponadto podstawą zapisów są także inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, w tym m.in.:

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

  • noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

  • dowody opłat pocztowych i bankowych;

  • raporty fiskalne;

  • dowody wewnętrzne (w ściśle określonych w rozporządzeniu przypadkach).

Jakie wydatki można wpisywać do KPiR w trakcie zawieszenia działalności z powodu COVID-19?

W przypadku zawieszenia działalności z powodu COVID-19 możemy w KPiR wpisywać te same dokumenty co w przypadku zawieszenia działalności przed pandemią.

Przykład 1.

Podatnik prowadzi indywidualną działalność gospodarczą opodatkowaną według zasad ogólnych. Od 1 maja 2020 roku zawiesił jej wykonywanie. W okresie zawieszenia prowadził KPiR. W trakcie zawieszenia działalności ponosi następujące koszty: 

  • opłaty za leasing firmowego samochodu (leasing zawarty na trzy lata);

  • abonament telefoniczny (umowa zawarta na dwa lata);

  • opłatę za rachunek bankowy firmowy.  

Czy podatnik może te koszty zewidencjonować w KPiR?

Powyższe wydatki są związane ze stałymi kosztami, które wynikają z umów podpisanych jeszcze przed zawieszeniem działalności. Tym samym podatnik będzie mógł powyższe koszty ująć w prowadzonej KPiR. Może je więc nadal rozliczać. 

Podsumowując, podatnik będzie mógł pomimo zawieszenia działalności gospodarczej wpisywać koszty stałe. W dobie pandemii nie ma istotnych zmian w tym zakresie. Nie będzie mógł natomiast ujmować innych kosztów związanych z działalnością gospodarczą.