Poradnik Przedsiębiorcy

Zrobię to jutro - czyli jak walczyć z odwlekaniem

Sytuacja, którą zna właściwie każdy - zasiadasz do ważnego zadania. Włączasz komputer, otwierasz program… i nagle odczuwasz przemożną potrzebę wypicia kubka kawy. Posprzątania bardzo brudnego pokoju. Stworzenia nowej, odpowiedniej do pracy playlisty. Jeśli dasz się skusić tym potrzebom okazuje się, że minął cały dzień, a Twoje ważne zadanie w najlepszym wypadku zostało zaledwie rozpoczęte. Wiesz, co to? Odwlekanie, prokrastynacja, lenistwo - określeń jest wiele, “schorzenie” - jedno. Jak walczyć z odwlekaniem?

Sporo przyczyn...

Odwlekanie następuje zazwyczaj zgodnie z jednym, powtarzającym się schematem. Najpierw pojawia się chęć albo konieczność zrobienia czegoś - np. rozpoczęcia ćwiczeń fizycznych albo napisania artykułu. Osoba, przed którą stoi takie zadanie, decyduje się je wykonać. Obawiając się jednak, że nie jest do końca kompetentna, zaczyna planować - np. punkt po punkcie plan treningowy albo nagłówek po nagłówku nowy artykuł. Nic w tym złego, pod warunkiem, że zaraz po wykonaniu planu działania weźmiemy się za główne zadanie. Najczęściej jednak, mimo świadomości że odkładanie nie przyniesie pozytywnych skutków, zwlekamy. A skoro wiemy, że robimy źle - pojawiają się wymówki (dziś już za późno na ćwiczenia, a poza tym za bardzo się najadłem, jutro pójdę do biblioteki i wezmę tę Idealną Pozycję, w której jest tyle wskazówek do mojego artykułu). Idąc dalej tym tokiem, zazwyczaj kończy się tak, że albo zadanie jest wykonywane w ostatniej chwili, pod wpływem stresu i dużej ilości kofeiny (bo kto napisze w nocy artykuł bez kawy?), albo też zamiar jest całkowicie porzucany (i tak nie wyglądam tak najgorzej, w końcu nie idę na olimpiadę, nie muszę ćwiczyć).

Co ciekawe, zazwyczaj schemat odkładania kończy się głębokim postanowieniem poprawy - następnym razem na pewno tak nie zrobię. Niestety, zazwyczaj dziwnym trafem efekt następnego razu jest taki sam - ćwiczenia przekładamy na następne “od poniedziałku”, a tekst piszemy podczas kolejnej nieprzespanej nocy.

We wskazanym powyżej schemacie łatwo jest odnaleźć przyczyny “odkładactwa”. Pierwsza z nich może pojawić się już na etapie chęci - chcę to zrobić, chcę zacząć ćwiczyć, chcę napisać artykuł (w zasadzie muszę, ale kiedy pomyślę, że za artykułem stoi premia…). Ludzie bardzo często rozpoczynają z wielką energią i zapałem - i równie często prawie natychmiast się wypalają. Kiedy napotyka się na pierwsze przeszkody, zadanie traci na atrakcyjności, za to często pojawia się nowe - jeszcze nieznane, wobec czego nadal atrakcyjne. Rozpoczynanie kilku działań na raz to właściwie nic złego do momentu, kiedy nie uświadomimy sobie, że co zostało rozpoczęte - trzeba skończyć.

Prokrastynacja bardzo często zaczyna się też w momencie pojawiania się wątpliwości czy wymówek. Chodzi tu bowiem o lęk przed porażką, który dotyka zarówno ludzi niepewnych siebie czy własnych kompetencji w danym zakresie, ale też przebojowych perfekcjonistów. Tych pierwszych męczy bowiem niepokój o to, że nie ukończą zadania, narażą się na śmieszność, kpiny, krytykę. Ci drudzy stawiają sobie zazwyczaj poprzeczki bardzo wysoko, a potem obawiają się, że efekt nie będzie taki, jak sobie wymarzyli. Bardziej niż negatywnej opinii otoczenia osoby takie boją się samego popełnienia błędu, wyjścia ze strefy komfortu, jakim jest myślenie o sobie w kategoriach perfekcyjnych.

Inną przyczyną prokrastynacji może być - dość paradoksalnie brzmiący - lęk przed sukcesem. Jeśli uda mi się osiągnąć cel - jeśli napiszę świetny artykuł, po którym dostanę premię/pochwałę/awans, to czy nie poniosę nadmiernych kosztów w postaci negatywnej reakcji innych pracowników? A z drugiej strony - jeśli teraz się postaram, to czy szef nie będzie ode mnie wymagał jeszcze lepszej pracy? Czy nie lepiej zostać na poziomie poprawnym i zostawić sobie taki margines bezpieczeństwa?

Sporo przyczyn odwlekania? A są to tylko te najpoważniejsze, które mogą dość poważnie blokować nasze efektywne wykonywanie zadań. Poza nimi istnieje jeszcze wiele drobniejszych przyczyn - jak np. przewidywanie, że zadanie które mamy do wykonania będzie nieprzyjemne albo nudne. Teoretycznie dobrze byłoby wykonać je i mieć za sobą, jednak w praktyce najczęściej jest ono po prostu odwlekane. Odkładanie na później może wynikać też ze słabej organizacji pracy - brak planu, gromadzenie wielu zadań na jedną chwilę i nieumiejętność skoncentrowania się na tym, co aktualnie wykonywane.

… i znikąd pomocy?

“Odkładactwo” może być przerażające - skoro bowiem wszyscy, od ucznia podstawówki do profesora uniwersyteckiego wiedzą, że odkładanie na później ma najczęściej negatywne konsekwencje, dlaczego temu nie zapobiegną? Może po prostu się nie da?

Faktem jest, że w życiu każdego człowieka pojawiają się elementy prokrastynacji - wszyscy mamy bowiem obowiązki, które są nużące, nieprzyjemne, trudne, wymagające porządnego zaangażowania. Są one jednak konieczne - nie tylko po to żeby się rozwijać, ale też żeby nie zarosnąć brudem, nie głodować i otrzymywać jakiekolwiek dochody. Skoro więc prokrastynacja jest problemem powszechnym, równie powszechne jest tworzenie metod jej zapobiegania.

Jedną ze słynniejszych metod jest tzw. technika Pomodoro. Smacznie brzmiąca nazwa została wymyślona przez Włocha, Francesco Cirillo, a odnosiła się do kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Aby ją zastosować, należy rozpocząć dzień od stworzenia listy rzeczy do zrobienia. Następnie - zaczynamy wykonywać je, jedną po drugiej. Na zadanie (całe bądź jego część) należy przeznaczyć 25 minut, nastawiając czasomierz na którym będzie można obserwować, jak upływa czas, i który na pewno dźwiękiem poinformuje o przerwie. Na taką przerwę należy poświęcić 5 minut - można się przeciągnąć, pogapić w okno albo sprawdzić, czy na ulubionym portalu nie pojawił się nowy wpis. Po czterech turach Pomodoro przysługuje dłuższa przerwa - 20-30 minut. Wtedy można sobie zrobić kawę, poczytać książkę, poruszać się albo - nie robić nic. Ważne, aby udało się odpocząć od pracy.

Co ciekawe, podczas stosowania techniki Pomodoro początkującym najtrudniej jest przerwać pracę na 5 minut - skoro już się wciągnęli. Warto jednak przemóc się i wyrobić taki nawyk pracy - dzięki temu nawet jeśli w ciągu 25 minut pracy napotkamy na coś trudniejszego, nie będzie wymówki, aby… odłożyć to na później.

Planując w ten sposób działania, warto zastanowić się nad tym, jak postrzegamy dane zadanie. Jeśli myślisz, że jeszcze tylko jeden odcinek ulubionego serialu i zaraz weźmiesz się za ten nudny artykuł, nie podejdziesz do zadania z pozytywnymi emocjami. Dlatego czasem można spróbować odwrócenia ról - przez 10 minut popiszę artykuł, a potem obejrzę serial. Metoda ta jest skuteczna z tego powodu, że mocno wpływa na ambicję - trudno przecież przyznać się, że nie potrafi się skupić przez śmiesznie krótki czas 10 minut.

Doskonałą metodą na odkładanie są też nawyki. Rzucałeś kiedyś palenie albo obgryzałeś paznokcie? Trudno się wyleczyć z takiego nawyku, prawda? A naukowcy twierdzą, że na jego przyswojenie wystarczą 3 tygodnie regularnego powtarzania. Warto więc wykorzystać siłę nawyków w życiu codziennym. Jeśli nie lubisz generalnych porządków - pościel łóżko od razu po wstaniu, ubrania schowaj do szafy wtedy, gdy się przebierasz, a naczynia umyj zaraz po posiłku. Na początku będzie pewnie ciężko - warto wtedy zrobić eksperyment. Załóż, że przez 3 tygodnie będziesz rzeczywiście postępował w jakiś określony sposób - określony termin pozwoli nie porzucić zadania przy pierwszym znużeniu. A nawyk może się przez ten czas zupełnie niespodziewanie wyrobić.

Nieocenionym motywatorem przeciwdziałającym odkładaniu czegoś na później są także inni ludzie. Sprawdzona metoda zmotywowania się do czegoś, co wisi nad głową - np. napisania pracy dyplomowej - polega na specyficznym zakładzie. O zadaniu należy opowiedzieć bliskiej osobie - przyjacielowi, partnerowi, rodzeństwu. Następnie konieczne jest wyznaczenie grafiku - codziennie napiszę 5 stron pracy. Za niedotrzymanie terminu należy zapłacić “haracz” - ustaloną sumę pieniędzy, wykonanie jakiejś przysługi itp. W takiej sytuacji oprócz dokuczliwej kary dochodzi też pewien wstyd - że nie dało się rady, a druga osoba o tym wie. Trudno jest się w takiej sytuacji wytłumaczyć z własnego lenistwa.

Przedstawione metody unikania odwlekania to szablony - każdy z nich można wykorzystać w takiej formie, ale można je też dostosować do indywidualnych potrzeb. Warto jednak starać się wdrażać te bądź inne metody zapobiegania lenistwu - nasza silna wola jest bowiem jak mięsień - im bardziej będziemy ją trenować, tym silniejsza i bardziej efektywna stanie się w przyszłości.