31 stycznia należy złożyć deklaracji ZUS IWA. Nie jest to jednak obowiązek wszystkich przedsiębiorców. O tym, czy dany płatnik musi złożyć informację, decyduje kilka zasadniczych warunków. Niezłożenie o czasie deklaracji lub też podanie nieprawdziwych danych może skutkować sankcjami, dlatego tak ważne jest, aby dotrzymać tego obowiązku w terminie.
Czym jest ZUS IWA?
ZUS IWA jest to informacja o danych, którą należy przekazać do ZUS-u w celu ustalenia wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jest to składający się z 6 bloków, stosunkowo krótki formularz zawierający dane organizacyjne, identyfikacyjne oraz przede wszystkim dane dotyczące wypadków, jakie miały miejsce w roku, za który składana jest IWA. Te ostatnie mają bowiem wpływ na ustalenie wysokości opłaty wypadkowej, jaka będzie obowiązywać przez następny rok składkowy, czyli od 1 kwietnia do 31 marca.
Kto sporządza ZUS IWA?
Informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA, zwaną dalej informacją ZUS IWA, za dany rok kalendarzowy zobowiązani są przekazywać płatnicy, którzy spełniają łącznie 3 następujące warunki:
- byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS-ie jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku,
- w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
- byli wpisani do rejestru REGON 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA.
Wypełnianie ZUS IWA krok po kroku:
Blok I
W pierwszej części należy podać:
01. - identyfikator deklaracji - należy podać 01 dla deklaracji pierwszorazowej lub z przedziału 02-39 dla kolejnych deklaracji oraz rok, za który składana jest deklaracja.
02. - Kod terytorialny - według siedziby płatnika składek, katalog kodów dostępny jest na stronie ZUS: Oddziały, inspektoraty, biura terenowe lub też w załączniku do instrukcji na stronie ZUS.
Blok II
W drugim bloku należy podać dane identyfikacyjne. W tym miejscu płatnik składek proszony jest o wpisanie swojego NIP-u, REGON-u oraz numeru PESEL (jeśli takowy został nadany) lub serii i numeru dowodu osobistego (lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, np. paszportu).
Blok III
W kolejnej części należy podać liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego. Liczbę tę ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w zakładzie co najmniej 1 dzień. Wynik takiego działania zaokrąglamy do góry, jeśli końcówka wynosi 0,5, w dół natomiast, jeśli końcówka wynosi mniej niż 0,5.
Należy zwrócić uwagę, aby w swoich obliczeniach każdą osobę policzyć tylko raz, np. w sytuacji, gdy dana osoba miała w jednym miesiącu umowę zlecenia i umowę o pracę.
Przykład 1.
Płatnik składek zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego kolejno w miesiącach następującą liczbę osób:
Styczeń - 15
Luty - 11
Marzec - 14
Kwiecień - 16
Maj - 14
Czerwiec - 10
Lipiec - 14
Sierpień - 12
Wrzesień - 12
Październik - 13
Listopad - 17
Grudzień - 19
Sumujemy liczbę osób, łącznie 167 osób w danym roku. Powstałą sumę 167 dzielimy na 12 miesięcy (wymóg nieprzerwanego ubezpieczenia - zawsze 12 miesięcy). Wynik, w tym przypadku 13,91 osób, wpisujemy zawsze zaokrąglając do pełnych jedności, a więc do tabeli wpisujemy liczbę 14.
Blok IV
W tym bloku płatnik składek podaje pięcioznakowy kod rodzaju przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (pkt 01.) ujęty w rejestrze umów 31 grudnia roku, za który składana jest informacja. Następnie przedsiębiorca proszony jest o wpisanie liczby wypadków. W punkcie 02. należy podać liczbę wypadków ogółem, które miały miejsce w roku, za który składana jest informacja. W kolejnym punkcie (pkt 03.) podaje się liczbę wypadków ciężkich i śmiertelnych również powstałych w roku, za który składana jest IWA. Punkt 04. dotyczy natomiast liczby zatrudnionych w warunkach szkodliwych dla zdrowia według stanu na 31 grudnia roku, którego dotyczy składana informacja.
Przykład 2.
Wypadek przy pracy, w którym poszkodowany został pracownik, miał miejsce 29 grudnia 2022 r. Sporządzenie protokołu powypadkowego i zarejestrowanie wypadku w rejestrze wypadków nastąpiło 3 stycznia 2023 r. Poszkodowany powinien być uwzględniony w informacji ZUS IWA składanej za rok 2022.
Blok V i VI
W ostatnich blokach należy podać adres korespondencyjny płatnika składek oraz złożyć podpis (w zależności od formy składania informacji).
Gdzie, kiedy, w jakiej formie należy złożyć dokument?
Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie jak inne dokumenty ubezpieczeniowe. Tak więc jeśli przedsiębiorca składa zwyczajowo dokumenty drogą elektroniczną, to również ZUS IWA należy wysłać w takiej formie. Jeśli natomiast przekazuje dokumenty w formie papierowej, również IWA powinna być złożona w formie papierowej.
Jeśli płatnik składek jest zobowiązany do przekazania ZUS IWA w formie papierowej, należy dostarczyć informacje do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. W przypadku przekazywania informacji ZUS IWA w formie przesyłki pocztowej, na kopercie powinien być umieszczony napis "ZUS IWA".
ZUS chętnie pomoże!
W razie problemów z wypełnieniem informacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych opracował poradnik "Zasady składania i wypełniania informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA" dostępny do pobrania w formacie PDF. Wszystkie poradniki dostępne na stronie ZUS są bezpłatne i nie wymagają rejestracji ani zakładania konta.
ZUS IWA wysłana z systemu wFirma.pl
Deklaracje ZUS IWA w łatwy sposób można przygotować w systemie wFirma.pl poprzez START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE ZUS » DODAJ DEKLARACJĘ » ZUS IWA
Przygotowaną deklaracje można wysyłać bezpośrednio do ZUS w wersji elektronicznej. Opcja ta dostępna jest w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE Po zaznaczeniu właściwej deklaracji podświetli się pole WYŚLIJ/EKSPORTUJ, gdzie wybrać należy Wyślij do ZUS.
