Poradnik Przedsiębiorcy

Program dla biur rachunkowych online

Kompleksowe, wygodne oprogramowanie ALL IN ONE.

System cechuje intuicyjny interfejs i zaawansowane narzędzie funkcjonujące w technologii internetowej. Oprogramowanie umożliwia prostą współpracę biura rachunkowego z klientem. Gwarantuje bezpieczeństwo przetwarzanych danych i stałą zgodność systemu z aktualnym prawem podatkowym. Nad poprawnością funkcji czuwają wysokiej klasy specjaliści IT oraz prawnicy i eksperci prawa podatkowego, księgowości, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Dodatkowym atutem rozwiązania jest nielimitowane wsparcie ekspertów współtworzących jeden z największych portali o tematyce księgowej, Poradnik Przedsiębiorcy.
Testuj za darmo

Automatyczne księgowanie operacji

Samouczący się zintegrowany system OCR

System posiada wyjątkowe rozwiązanie pozwalające wykorzystać zaprogramowane schematy księgowe, przetwarzanie danych z OCR i maszynowe uczenie się aplikacji na podstawie sumy księgowań w kontekście określonych warunków klienta.

Funkcja znacząco przyspiesza księgowanie dokumentów źródłowych, ograniczając pracę księgowego do sprawdzania zapisów i zatwierdzania wpisów.

Ewidencja środków trwałych i WNIP

Programowanie miesięcznych odpisów amortyzacji

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jest rozbudowanym systemem, w którym tworzenie i zarządzanie majątkiem jest banalnie proste. Aplikacja intuicyjnie podpowiada stawki amortyzacyjne.

System kwalifikuje majątek według klasyfikacji środków trwałych, ustala stawkę i okres amortyzacji. Pozwala dokonywać odpisy metodą liniową, degresywną, jak i progresywną.

Funkcje wspierające księgowość

Wyliczanie różnic kursowych, RMK i integracja z NBP

Dzięki technologii internetowej platforma jest zintegrowana z e-bankowością, tabelą kursów NBP. Te oraz inne funkcje rozwiązują problem rozliczania różnic kursowych w tle. Na koniec miesiąca różnice kursowe księgowane są automatycznie.

Funkcja rozliczania międzyokresowego kosztów pozwala raz wpisać koszt i zaprogramować jego odpisy na wybrany okres ponoszenia danego kosztu. Wpisujesz i zapominasz.

System rozliczania pojazdów

Ewidencja przebiegu pojazdu i przejechanych tras

Oprogramowanie posiada intuicyjny interfejs prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. GPS zintegrowany z systemem monitorowania przejechanych tras pozwala zautomatyzować proces ewidencjonowania tras i tworzenia kilometrówki.

Program automatycznie rozlicza wydatki związane z użytkowaniem określonego pojazdu, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. System zawsze aktualny prawnie.

Integracja i rozliczenia z Fiskusem

Sprawdzanie online wiarygodności klientów

Oprogramowanie jest w pełni zintegrowane z serwerami Ministerstwa Finansów. Podczas księgowania i wystawiania faktur, system pobiera informacje czy kontrahent jest zarejestrowanym podatnikiem VAT, czy jego rachunek bankowy jest zgłoszony na białą listę.

Ma to szczególne znaczenie przy rozliczaniu odwrotnego obciążenia czy też zakupów, których wartość przekracza 15 000 PLN.

Integracja i rozliczenia z ZUS

Pełna integracja z serwerami e-ZUS i PUE

Platforma, jako jedna z nielicznych na rynku, posiada pełną integrację z serwerami Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pozwala rozliczyć wszystkie zdarzenia, które bezpośrednio lub pośrednio mają wpływ na wysokość składek.

Jest ona wymieniana na stronach ZUS jako narzędzie w pełni zastępujące tradycyjny system do rozliczania ubezpieczeń, jakim do tej pory był Płatnik.

Otwieranie i zamykanie okresów

Rozbudowany system uprawnień dla użytkowników

Stosowanie okresów księgowych pozwala na współpracę księgowych biura rachunkowego z klientem online. Zwiększa to bezpieczeństwo dokonywanych rozliczeń i ogranicza dostęp przedsiębiorcy do danych, by ten nie zakłócał pracy księgowej.

System został stworzony na bazie doświadczeń setek biur rachunkowych współpracujących i zgłaszających innowacje twórcom systemu.

Publikowanie wyliczeń i deklaracji

Wyliczone podatki i składki udostępniane klientom online

Po rozliczeniu okresu księgowego system udostępnia przedsiębiorcy informacje o wysokości podatków i składek poprzez opcje publikowania wyliczeń, aby w łatwy sposób mógł on dokonać płatności bezpośrednio w systemie.

Dzięki integracji z elektronicznymi systemami płatności przedsiębiorca w prosty sposób ureguluje swoje zobowiązania, rozliczając je w systemie.

Fakturowanie automatyczne i wysyłka

Cykliczne fakturowanie klientów oraz wysyłka faktur

W systemie można zaprogramować automatyczne wystawianie faktur za usługi księgowe. Ponadto na podstawie zestawienia odpłatnych zdarzeń, generowanego na koniec miesiąca, biuro rachunkowe wystawi fakturę, obciążającą klienta.

Integracja z płatnościami elektronicznymi tworzy funkcję, dzięki której klient z fakturą dostaje linka do e-płatności. Płatność można regulować poprzez telefon komórkowy.


Program dla biur rachunkowych online to więcej niż myślisz!

Profesjonalne narzędzie księgowo-kadrowe to oszczędność czasu, który możesz wykorzystać na rozwijanie biznesu.

Mobilne fakturowanie

integracja z US, MF i ZUS

Wsparcie techniczne

Integracja z GUS

Własna baza CRM

System uprawnień użytkowników

Terminarz z powiadomieniami

Komunikacja klient - biuro - klient

Drukarki fiskalne online

Pobieranie danych z GUS

Integracja z Dropbox i Google Drive

Moduł do windykacji

Katalog kontrachentów z CRM

Elektroniczne archiwum dokumentów

Dane dostępne 24h online

Bezpieczeństwo prawne i RODO

Bezpłatne aktualizacje

26
lat
na rynku księgowości
11
tys
publikacji w mediach naszych ekspertów
26
tys
użytkowników naszego systemu
Załóż konto
  • Wygoda w pracy

  • Mobilność

  • Bezpieczeństwo

Bezpłatne aktualizacje systemu

Rozwijamy serwis poprzez regularne aktualizacje zgodne z obowiązującym stanem prawnym i potrzebami naszych klientów.

Bezpieczeństwo informacji

Dane przechowujemy w profesjonalnych serwerowniach spełniających najwyższe standardy bezpieczeństwa.

Ochrona danych osobowych

Dostosowaliśmy zasady działania systemu do wymogów stawianych w ustawie o ochronie danych osobowych.

Użytkownicy

Brak limitu użytkowników

Przypinaj do kont klientów nieograniczoną liczbę księgowych oraz kadrowych i korzystaj z funkcji głównego opiekuna!

Nieograniczony dostęp

Rozwijaj biuro rachunkowe i korzystaj z systemu z każdego miejsca na ziemi, z dostępem do internetu!

Dokumenty
zawsze 80% rabatu na pakiety MojeBiuro24.pl
45,00 9,00 pln / 30 dni
za 1 klienta
  • Księgowość podatkowa
  • Środki trwałe
  • e-Deklaracje i e-ZUS
  • Zarządzanie biurem
  • Przetwarzanie danych OCR
  • Różnice kursowe
  • Fakturowanie automatyczne
  • Struktury JPK
  • Analizy i raporty
  • Windykacja
Podane kwoty są cenami netto.

Wykupiono 142 razy / 7 dni

Cena programu online

Korzystaj z kompleksowego oprogramowania dla księgowych i kadrowych w jednym.

Testuj za darmo

Oprogramowanie w biznesie - jakie będzie odpowiednie dla Twojej firmy?

Ważnym elementem w optymalizacji kosztów działania wielu przedsiębiorstw okazuje się oprogramowanie, którego odpowiedni dobór pozwoli zwiększyć efektywność działania firmy. Sprawdź, które oprogramowanie w biznesie pozwoli zaoszczędzić Ci czas i pieniądze.

SaaS - Innowacyjne rozwiązania biznesowe

Na rynku powstaje coraz więcej aplikacji i programów udostępnianych w modelu SaaS. Są bardzo popularne, zwłaszcza wśród małych i średnich przedsiębiorstw. Często pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze. Przeczytaj na czym polega taki system.

Co grozi przedsiębiorcy za pirackie oprogramowanie w firmie?

W firmie na co dzień korzystamy z różnych rodzajów oprogramowań. Część z nich zakupowana jest w tradycyjnej formie wraz z unikatowym kluczem licencyjnym lub używana online. Co grozi przedsiębiorcy za pirackie oprogramowanie w firmie? Przeczytaj i sprawdź.

W jakim kierunku idzie rozwój aplikacji internetowych?

Rozwój internetu niesie ze sobą nieunikniony szybki rozwój aplikacji internetowych. Czym nas jeszcze zaskoczą ich projektanci? W jakim kierunku potoczą się zmiany? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się na ten temat znacznie więcej!

Program dla biur rachunkowych - postaw na bezpieczeństwo

Statystyki wskazują że przeciętnie raz na 7 lat zmieniane jest lub uzupełniane o nowe narzędzia oprogramowanie do prowadzenia biura rachunkowego. Co powinien zawierać optymalny program dla biur rachunkowych i jakim powinien podlegać kryteriom, dzielimy się w poniższym artykule.

Każde biuro rachunkowe, czy to zatrudniające księgowych i rozliczające ponad 100 klientów, czy też będące jednoosobową działalnością gospodarczą (bez względu na to, czy zatrudnia, czy nie zatrudnia swoich pracowników), odpowiedzialne jest za bezpieczeństwo danych. Mówiąc o danych, mamy na myśli dane osobowe, lecz także dane o stałych kontrahentach (współpracach), o cenach transakcji, stanie finansowym oraz kondycji firmy i planach jej rozwoju. O bezpieczeństwo danych nakazuje dbać Kodeks cywilny będący podstawą każdej współpracy. Warto pamiętać, że współpracę regulują także przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, w tym RODO, czyli unijne rozporządzenie obowiązujące również w Polsce, jak też przepisy dotyczące nieuczciwej konkurencji (informacje poufne firmy). Ponieważ podstawowym narzędziem pracy w każdym biurze rachunkowym jest komputer i oprogramowanie księgowe, należy zadbać o to, by wybrać program dla biur rachunkowych, który będzie bezpieczny i wspomoże biuro w zgodnym z prawem prowadzeniu działalności. Na co zatem zwrócić uwagę, wybierając program dla biur rachunkowych?

Program dla biur rachunkowych a obowiązki biura względem przepisów RODO

Każde biuro rachunkowe jest administratorem danych osobowych. Posiada bowiem dane swoich klientów, niejednokrotnie pracowników oraz dane używane w kontaktach bieżących, a wszystkie one przetwarzane są najczęściej w programie księgowym. Dodatkowo każde biuro rachunkowe posiada dane powierzone od klienta. Na tym bowiem polegają usługi biura - na przetwarzaniu danych powierzonych przez klientów. W związku z tym każde biuro rachunkowe, bez względu na wielkość, zobowiązane jest do zapewnienia ochrony, czyli zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz nieuprawnioną zmianą lub utratą. Jakość ochrony, jaką zapewnia administrator danych, powinna być odpowiednia do zagrożeń oraz kategorii danych nią objętych, a gdy biuro rachunkowe prowadzi również usługi kadrowe, niejednokrotnie przetwarza dane wrażliwe (o stanie zdrowia pracowników klienta). Dodatkowo przy obowiązkach, jakie przepisy o ochronie danych osobowych (w tym RODO) nakładają na administratora, należy pamiętać o zapewnieniu kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są udostępniane. Program dla biura rachunkowego powinien być spójny z obowiązkami biura jako administratora danych osobowych.

Bezpieczne oprogramowanie dla biura rachunkowego, czyli jakie?

Bezpieczny program dla biur rachunkowych to taki, który zapewni zgodność działania biura z przepisami podatkowymi i ubezpieczeniowymi, a także z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych czyli z RODO. Przy tym ważne, by wspomagał przepływy informacji, ułatwiał relacje z klientem - przedsiębiorcą, urzędem i ZUS-em. Na co więc zwrócić uwagę, wybierając program dla biur rachunkowych?

Program dla biur rachunkowych a bezpieczeństwo danych osobowych

Program zabezpieczający przed utratą danych - tworzenie kopii zapasowych

Zarówno przepisy w zakresie ochrony danych osobowych, jak i czysty rozsądek nakazuje  zabezpieczyć dane z programu dla biur rachunkowych przed ich nieoczekiwaną utratą. Z pomocą przychodzi tu mechanizm tworzenia i utrzymywania kopii bezpieczeństwa danych, czyli tzw. backupów.

Utrata danych - statystyki

Mniej niż połowa badanych przez Kaspersky Lab osób (47%) jest świadoma, że bezpieczeństwo przechowywanych przez nie danych może zostać zachwiane na skutek własnej nieuwagi. 19% badanych osób na pytanie dotyczące sposobu utraty danych w przeszłości przyznaje, że usunęło je samodzielnie przez przypadek, natomiast 23% że dane utraciło z powodu awarii sprzętu. Do tego dochodzą jeszcze utraty danych z powodu zagnieżdżonych wirusów.  

Jednym z rodzajów ochrony przed utratą danych z powodu awarii komputera, telefonu/smartfona jest przeniesienie ich do chmury, czyli korzystanie z aplikacji online, gdzie uszkodzenie sprzętu nie skutkuje utratą danych. Pozostają one dostępne z innego sprzętu.

 Program dla biur rachunkowych, który zapewnie bezpieczne przechowywanie danych

Program z tradycyjnym systemem księgowym - tworzenie kopii na barkach biura

W przypadku korzystania z tradycyjnego programu księgowego w postaci pudełkowej (czyli instalowanej najczęściej na dysku konkretnego komputera lub na dedykowanym serwerze, który może się zepsuć lub ulec kradzieży) biuro rachunkowe często zapomina o tym, by sporządzać kopie zapasowe. Okazuje się, że nawet jeżeli już pamięta o ich sporządzaniu, to zapomina, by przechowywać je w innej lokalizacji niż program główny - czyli krótko mówiąc, poza komputerem/serwerem głównym. Nieliczni również dokonują okresowych sprawdzeń tworzonych kopii - czyli tzw. odzyskania z backupu. Powodem jest brak wiedzy oraz koszty. Konieczny jest zakup zewnętrznego dysku, ustalenie lokalizacji, wdrożenie procedur samodzielnego tworzenia kopii zapasowych oraz przenoszenia ich na dysk zewnętrzny, przeprowadzania próby odtworzeń sporządzonych kopii zapasowych i zabezpieczenia dysku z kopią przed jego zniszczeniem/utratą. A dodatkowo zwykle z uwagi na brak wiedzy w tym zakresie konieczne jest zatrudnienie fachowca. Biura rachunkowego często po prostu na to nie stać. Dlatego na rynku pojawiły się inne rozwiązania.

Program dla biur rachunkowych online - przeniesienie obowiązków tworzenia kopii zapasowych na dostawcę systemu księgowego

W przypadku systemów księgowych online politykę tworzenia kopii zapasowych przejmuje na siebie dostawca oprogramowania, w związku z czym przedsiębiorca/biuro rachunkowe w tym zakresie nie musi angażować swoich sił.

Oprogramowanie pozwalające na kontrolowanie dostępu

W pierwszej kolejności należy skontrolować, czy w programie możliwe będzie łatwe, nieograniczone i bez opłat dodawanie użytkowników posiadających własny login i hasło. Nie jest bowiem zgodne z prawem, by w systemie posiadać jeden login i hasło i udostępniać je współpracownikom - jest to prawnie niedopuszczalne!

Bezpieczny program księgowy musi dawać możliwość autoryzacji dostępu hasłem (zakłada się w praktyce, że hasło to nie powinno być krótsze niż 8 znaków), które zgodnie z dotychczasowymi zaleceniami powinno być dla celów bezpieczeństwa okresowo zmieniane. Nowoczesne systemy pozwalają na autoryzację dwuetapową (tzw. funkcja dwuetapowego logowania polegająca na złożeniu hasła z dwóch członów - pierwszy człon stały, a drugi przychodzący jako kod na numer telefonu). Dzięki temu podwyższa się bezpieczeństwo logowania bez konieczności okresowej zmiany hasła.

Z badań przeprowadzonych przez Kaspersky Lab wynika, że tylko około połowa respondentów chroni swoje urządzenia przy pomocy hasła — 53% stosuje hasło do zabezpieczenia smartfona, 42% zabezpiecza w ten sposób tablet, natomiast 48% — komputer.

Poznaj możliwości nadawania uprawnień i dostępów w bezpiecznym systemie księgowym.

Program dla biur rachunkowych, przede wszystkim zgodny z RODO

Jak wcześniej wspomniano, bezpieczny program dla biur rachunkowych to taki, który spełnia wymogi przepisów, w tym przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Raport danych osobowych - czyli realizacja praw osób, których dane dotyczą w systemie księgowym dla biur rachunkowych

RODO nakłada na biuro rachunkowe obowiązek wypełniania praw osób, których dane dotyczą. W prawach tych mieści się m.in. prawo dostępu do danych, do zgłoszenia sprzeciwu, do informacji komu dane udostępniono. Narzędziem pozwalającym spełnić realizację tych praw jest raport RODO osoby, której dane dotyczą. Taką funkcję powinny posiadać programy, w których biuro przetwarza dane osobowe.

Najlepsze z systemów księgowych dają możliwość generowania raportu ochrony danych dotyczących konkretnej osoby, zawierającego informacje dotyczące m.in.:

  • daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu,

  • identyfikatora użytkownika wprowadzającego te dane,

  • podania źródła danych - czyli skąd dane pozyskano,

  • odbiorców danych, którym dane osobowe zostały udostępnione,

  • sprzeciwu zgłoszonego przez osobę, której dane dotyczą.

 program dla biur rachunkowych

Umowa powierzenia przetwarzania danych pomiędzy biurem rachunkowym a dostawcą oprogramowania księgowego

Jeżeli do danych przetwarzanych przez biuro rachunkowe w systemie księgowym ma również dostęp dostawca oprogramowania księgowego (np. dane trafiają na serwer, którym administruje dostawca oprogramowania), powinien on umożliwić przedsiębiorcy/biuru rachunkowemu podpisanie umowy powierzenia przetwarzanych danych.

Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla pracowników biura rachunkowego

Powracając do zagadnienia minimalizacji danych, które poruszono przy temacie dodawania użytkowników w programie, z którego korzysta biuro rachunkowe, kolejną istotną kwestią jest obowiązek monitorowania dostępów do danych, ich adekwatności do celu oraz stanowiska pracy (faktycznie wykonywanych czynności pracowniczych). W zakresie tym dotychczas stosowaną praktyką było wydawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych, gdzie administrator, czyli biuro rachunkowe określa, który z pracowników do jakich danych powinien mieć dostęp, wydając upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Program dla biur rachunkowych może pomagać w tworzeniu tego typu upoważnień.

Program szyfrujący transmisję danych

W dobie cyfryzacji, gdzie systemy księgowe są zwykle podpięte do sieci internet, jako że muszą łączyć się chodziażby z Ministerstwem Finansów w celu przesłania pliku JPK, powinny posiadać zabezpieczenie w postaci szyfrowanej transmisji danych. Bezpieczny program dla biur rachunkowych online używa protokołu SSL w oparciu o najmocniejsze dostępne algorytmy kryptograficzne, czyli zabezpieczenia używane również przez banki. Aby rozpoznać, czy program księgowy posiada taki certyfikat, wystarczy sprawdzić, czy logując się do systemu, w przeglądarce zamiast standardowego http:// pojawia się https:// wraz z danymi firmy, która jest właścicielem domeny. Dodane “s” informuje serwer o chęci nawiązania bezpiecznego połączenia.

 program dla biur rachunkowych

Program zapewniający ciągłość działania (zgodny z aktualnym prawem) i pomoc techniczną

Bezpieczeństwo danych w programie księgowym to przede wszystkim wybór programu, który dostarczany jest przez fachowców: ekspertów od prawa podatkowego, prawa gospodarczego, księgowości, ubezpieczeń i prawa pracy, ale również i bezpieczeństwa technicznego, w tym bezpieczeństwa danych osobowych i systemów informatycznych. Wówczas biuro zyskuje pewność, że system dostosowany jest do aktualnych przepisów i wymogów technicznych. Jak to zweryfikować? M.in. poprzez sprawdzenie, czy dostawca systemu posiada certyfikat ISO, czy upublicznia informacje o polityce bezpieczeństwa, polityce tworzenia kopii zapasowych, czy wdraża narzędzia wspomagające pracę biura. Dodatkowo ważne jest także, jak szybko reaguje na zmiany przepisów - czy aktualizacje dokonywane są automatycznie przez dostawcę oprogramowania (jak ma to miejsce w księgowości online), czy też zmiany należy przeprowadzać samodzielnie (tradycyjne systemy pudełkowe) - wówczas ważny jest dostęp do informacji o konieczności przeprowadzenia aktualizacji oraz techniczny aspekt umiejętności ich samodzielnego wykonania.

Co zyskujesz, korzystając z bezpiecznego programu dla biur rachunkowych online?

Wybór dobrego programu dla biura rachunkowego nie jest prosty. Z jednej strony biuro musi dbać o bezpieczeństwo, z drugiej zaś funkcjonować w określonych na rynku zasadach, spełniając wymagania klienta, realizację przepisów oraz możliwość kontaktów z ZUS-em, urzędami skarbowymi i Ministerstwem Finansów. Na rynku pojawiają się rozwiązania łączące bezpieczeństwo z usprawnieniem przepływu pracy biura rachunkowego.

Podejmując dobry wybór, można zyskać więc:

  • spokój ducha - skorzystanie z usług zaufanych dostawców programów dla biur rachunkowych,

  • wygodę - przeniesienie niektórych obowiązków na dostawcę oprogramowania,

  • oszczędność czasu i kosztów - zamiast szukania własnego administratora wybór nowoczesnych rozwiązań online,

  • optymalizację pracy biura i usprawnienie relacji przedsiębiorca - biuro rachunkowe - ZUS/US/MF dzięki funkcjom dopasowanym do charakteru przepływu pracy w biurze rachunkowym.

 

5/5 (416)