Poradnik Przedsiębiorcy

Kadry i płace online

Poznaj wygodę jaką daje technologia internetowa!

Kadry, płace i ubezpieczenia to kompletna platforma do rozliczania wszelkiego rodzaju umów o pracę, dzieł, oraz zleceń.

Umożliwia wygodną i prostą obsługę firmy w zakresie wyliczania list płac, zawierania umów. Tworzenia wszelkiego rodzaju dokumentów takich jak umowy, zaświadczenia i deklaracje. System jest zintegrowany z PUE jak i e ZUS. Jest uznany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jako pełnoprawny serwis zastępujący oprogramowanie Płatnik.

Ponadto program umożliwia pełne prowadzenie wszystkich spraw pracowniczych, ewidencję umów, ewidencję czasu pracy, a dzięki technologii internet
Wypróbuj za darmo!

Wygodny generator umów

Umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawne

Generowanie umów o pracę, zlecenie i dzieło na podstawie gotowych wzorów lub własnych szablonów. Dodawanie aneksów oraz sporządzanie dokumentów związanych z zakończeniem stosunku pracy.

Rozliczanie wynagrodzeń i zleceń

List płac oraz rachunki do umów cywilnoprawnych

Sporządzanie list płac oraz rachunków do umów zlecenie i dzieło. Definiowanie stałych i zmiennych składników wynagrodzenia. Automatyczne wyliczanie wynagrodzenia chorobowego i urlopowego.

Deklaracje, zgłoszenia i raporty

Deklaracje zgłoszeniowe i rozliczeniowe

Generowanie deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Elektroniczna wysyłka deklaracji dzięki integracji z ZUS i MF. Wyliczanie zaliczki na podatek dochodowy za zatrudnionych.

Zaświadczenia i dokumenty kadrowe

Zaświadczenia oraz raporty dotyczące zatrudnienia

Generowanie dokumentów związanych z zatrudnieniem. Zaświadczenia o wynagrodzeniu, zatrudnieniu i dochodach. Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej. PFRON.

Elektroniczne akta osobowe

Elektroniczne akta osobowe

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Dodawanie dokumentów do akt osobowych na podstawie gotowych szablonów lub z dysku zewnętrznego. Filtrowanie i wyszukiwanie dokumentów. Pobieranie akt osobowych.

Ewidencja czasu pracy

Monitorowanie czasu pracy zatrudnionych

Wyliczanie stażu urlopowego pracowników. Indywidualne rozkłady czasu pracy. Rozliczanie godzin nadliczbowych oraz nocnych. Import zwolnień lekarskich z PUE ZUS.

Kadry, płace i ubezpieczenia online to więcej niż myślisz!

Program do kadr i płac online to wysoka jakość i bezpieczeństwo pracy

mobilne oprogramowanie

wsparcie ekspertów kadrowych

bezpieczeństwo danych

zawsze pod ręką

wygoda pracy

Generator umów

Łatwe generowanie umów o pracę, dzieło i zlecenie

Rozliczanie wynagrodzeń

Wygodne comiesięcznych generowanie list płac

Rozliczanie umów

Generator rachunków do umów z wyliczeniem podatków

Ewidencja czasu pracy

Z różnymi systemami czasu pracy

Pobieranie zwolnień z PUE ZUS

Dwustronna pełna integracja serwerami ZUS

Łatwe wyliczanie podatków PIT

Wyliczanie podatków od wynagrodzeń w tle

Elektroniczne akta osobowe

Bezpieczne prowadzenie akt osobowych

Komunikacja z pracownikami

E-pracownik załatwienie spraw pracowniczych online

Monitoring terminów

System powiadomień o zbliżających się terminach

Elektroniczna wymianę danych

System wymiany danych z serwerami rządowymi

Elektroniczne archiwum

Bezpieczne przechowywanie danych o pracownikach

Wygodne wyszukiwanie

Szybkie wyszukiwanie w archiwum każdej sprawy

126
tys.
wygenerowanych list płac
10
lat
działalności w zakresie obsługi kadrowo płacowej
115
tys.
wysłanych deklaracji
200
tys.
zarejestrowanych użytkowników
Wypróbuj za darmo!
30 dni 180 dni
1-3
PLN
4-10
PLN
11-20
PLN
21+
PLN
PLN / 30 dni

za wszystkich pracowników

  • Generator umów
  • Listy płac
  • Ewidencja czasu pracy
  • Elektroniczna wysyłka deklaracji
  • Integracja z ZUS i MF
  • Elektroniczne akta osobowe
  • Rozliczanie cudzoziemców
  • Import e-zwolnień z PUE
  • Formularze Z-3 i Z-3a
  • Umowy zlecenia i o dzieło
Podane kwoty są cenami netto.
Promocja

Wykupiono 138 razy / 7 dni

Kadry, płace i ubezpieczenia online

Rozliczanie pracowników nigdy nie było prostsze. Skorzystaj już dziś!

Wypróbuj za darmo!
Użytkownicy

Brak limitu użytkowników

System nie ogranicza ilości osób którzy jednocześnie mogą korzystać w ramach jednego konta.

Brak innych ograniczeń

Nie ograniczamy ilości wystawionych dokumentów, przechowywanych danych. W jednej cenie dostajesz nieograniczone możliwości.

Dokumenty

Kontakty i rozliczenia z ZUS na początku działalności

Każdy właściciel działalności zobowiązany jest do opłacania składek ZUS za siebie, a jeśli zatrudnia pracowników także za nich. Sprawdź, jakie przepisy obowiązują w przypadku takich składek i w jakich terminach przeprowadzać rozliczenia z ZUS!

Skarbówka kwestionuje wirtualny adres firmy!

Wirtualny adres firmy może powodować problemy. Urzędy skarbowe odmawiają bowiem nadania numeru NIP oraz przyjęcia zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R firmom, które podają adres tzw. wirtualnego biura. Sprawdź dlaczego!

Samozatrudnienie i cała o nim prawda!

Czy wiesz, jakie plusy i minusy niesie za sobą samozatrudnienie? Sprawdź, jakie pułapki czekają na osoby decydujące się na tą formę zatrudnienia. Odpowiedź na te i inne pytania znajdziesz w naszym artykule!

Wszystko o ubezpieczeniu emerytalnym

Emerytury to bardzo ważny temat - warto się nim zainteresować i zadbać o to, jak będzie wyglądała nasza przyszłość.

Kadry i płace w chmurze - rozwiązanie zgodne z RODO

Kadry i płace jako bogaty system udostępniony przez internet, zintegrowany z eZUS i MF. Jeden system zastępujący w pełni wiele osobnych programów w tym nieszczęsnego Płatnika, do tego gwarantujący nam zgodność z przepisami o bezpieczeństwie danych osobowych RODO. Kto do niedawna by pomyślał?

Jeszcze do niedawna prowadzenie rozliczeń kadrowo-płacowych na systemie webowym było rozwiązaniem nie do przyjęcia przez specjalistów w tej dziedzinie. Ten obszar rozliczeń działalności szczególnie wiąże się z przetwarzaniem wrażliwych danych osobowych, więc większość decydowała się na korzystanie z programów desktopowych. Panowało ogólne przekonanie o większym bezpieczeństwie i mniejszym ryzyku utraty danych. Jednak zmiany przepisów oraz systemów rządowych sprawiają, że znaczna część osób zajmujących się działem kadr i płac decyduje się na korzystanie z oprogramowań dostępnych online. W poniższym artykule wyjaśnimy, dlaczego kadry i płace w chmurze to nowoczesne i bezpieczne rozwiązanie.

Kadry i płace w chmurze a bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych zgodne z RODO  

Ochrona danych osobowych, nie jest niczym nowym. Jednak 25 maja 2018 roku weszło w życie nowe Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych 2016/679 – tzw. RODO, które wprowadza szereg nowych obowiązków dla osób, które przetwarzają dane osobowe. W świetle przepisów jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Głównie należy mieć na uwadze ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych do posiadanych danych, ale również przed ich utratą.

Zabezpieczenie dostępu hasłem

System wFirma.pl posiada podwyższony sposób zachowania bezpieczeństwa poprzez zastosowanie dwuetapowego logowania.

Polega ono na tym, że logowanie do systemu należy potwierdzić:

  • hasłem, oraz

  • kodem cyfrowym PIN generowanym na telefonie.

Bez podania tych dwóch składowych jednocześnie, logowanie będzie niemożliwe.

Aktywowanie usługi polega na pobraniu na telefon aplikacji i zeskanowanie kodu QR. W ten sposób pobrana aplikacja generuje nowy PIN do logowania. Przy każdym logowaniu należy wpisać nowy kod z aplikacji.

Kadry i płace w chmurze to bezpieczne przechowywanie danych osobowych

Jedną z największych obaw jaką mają użytkownicy systemów desktopowych w stosunku do kadr i płac w chmurze jest zabezpieczenie przed utratą danych. Panuje ogólne wrażenie, że dane zapisywane na dysku lokalnym w systemie są bezpieczniejsze niż te przetrzymywane w chmurze. Nic bardziej mylnego. Przechowywanie danych w chmurze jest tak samo bezpieczne, a nawet niekiedy bardziej choć oczywiście zależy przede wszystkim od polityki backupowej stosowanej przez system, z którego się korzysta. Przykładowo w systemie wFirma.pl kopie zapasowe są generowane automatycznie co godzinę. Ponadto użytkownik może samodzielnie tworzyć kopie zapasowe w dowolnym momencie. To gwarantuje wysoki poziom zabezpieczenia przed ewentualną utratą danych.

Ważne!
Przed podjęciem decyzji o wyborze programu do prowadzenia kadr i płac w chmurze, warto zapoznać się z polityką back-up’ową systemu, aby wybrać ten gwarantujący najwyższe zabezpieczenia.

E-teczki pracownicze w systemie webowym

Od 2019 roku przedsiębiorcy mogą prowadzić akta osobowe wyłącznie w wersji elektronicznej. Pracodawca ma prawo zrezygnować z konieczności przechowywania teczek papierowych, których uzupełnianie jest uciążliwe, a samo przechowywanie w przypadku większej liczby zatrudnionych często kosztowne. Warto też podkreślić, że dokumenty w postaci tradycyjnej bardzo łatwo zniszczyć. Wprowadzenie e-teczek jest więc wyjściem naprzeciw potrzebom pracodawców.

Należy jednak zwrócić uwagę, że warunkiem przechowywania dokumentacji pracowniczej w takiej formie jest opatrzenie każdego dokumentu certyfikatem kwalifikowanym. Ma to na celu potwierdzenie zgodności z oryginałem (czyli dokumentem papierowym).

System wFirma.pl daje możliwość prowadzenia teczek pracowników w wersji elektronicznej.

Po podpisaniu dokumentu bezpiecznym podpisem elektronicznym wystarczy dodać go w zakładce KADRY » PRACOWNICY, kliknąć danego pracownika i przejść do zakładki DOKUMENTY » AKTA OSOBOWE.

Po kliknięciu na akta osobowe w tabeli pojawią się foldery dla poszczególnych ich części – część A, część B, część C i część D.

Kadry i płace w chmurze - e teczki osobowe

By dodać zeskanowany, opatrzony bezpiecznym podpisem dokument należy wejść w odpowiedni folder, a następnie wybrać opcję DODAJ DOKUMENT » DODAJ DOKUMENT » NA PODSTAWIE PLIKU.

Kadry i płace w chmurze - dodawanie pliku do systemu

Po wypełnieniu pola Nazwa i dodaniu skanu z dysku, dokument zostanie zapisany w wybranej części akt osobowych pracownika.

Kadry i płace w chmurze - dokument w aktach

Kadry i płace w chmurze zintegrowane z ZUS PUE

Kolejną przewagą modułu Kadr w systemie wFirma.pl są integracje z rządowymi systemami zewnętrznymi takimi jak ZUS (Płatnik), PUE czy Ministerstwo Finansów (urzędy skarbowe).

Od 2016 roku zaczęto stosować elektroniczne zwolnienia lekarskie, a od grudnia 2018 roku są one jedyną obowiązującą formą. Wystawione zwolnienie lekarskie, automatycznie jest przesyłane do ZUS-u i na konto płatnika składek w ZUS PUE.

W celu wygodnego wprowadzenia i rozliczenia nieobecności pracownika spowodowanego chorobą, system wFirma.pl posiada funkcję importu e-zwolnień z ZUS PUE.

Wystarczy, że pracodawca posiada konto na ZUS PUE. Wtedy po zalogowaniu się do systemu, w zakładce Zaświadczenia lekarskie, należy zaznaczyć odpowiednie zwolnienie i wybrać funkcję Eksportuj. Wygenerowany zostanie dokument w formacie CSV.

Kadry i płace w chmurze -

Po zalogowaniu się do systemu wFirma.pl w zakładce KADRY » GRAFIK » IMPORT E-ZWOLNIEŃ wystarczy załączyć wcześniej wygenerowany plik CSV.

Kadry i płace w chmurze - integracja systemu z PUE

Na tej podstawie nieobecność pracownika zostanie automatycznie uwzględniona w ewidencji czasu pracy, a co z tym idzie przy wyliczaniu listy płac choroba pracownika również zostanie uwzględniona.

Kadry i płace w chmurze a wysyłka deklaracji podatkowych za pracowników bezpośrednio z systemu

Każdy pracodawca ma obowiązek sporządzania po zakończeniu roku deklaracji dotyczących dochodów pracowników oraz pobranych zaliczek na podatek dochodowy.

Prowadząc kadry i płace w chmurze, oprócz generowania takich formularzy, można je również wysyłać bezpośrednio do wybranego urzędu skarbowego. Co więcej osoby fizyczne prowadzące działalność nie muszą posiadać bezpiecznego podpisu elektronicznego. Autoryzacja wysyłki deklaracji odbywa się tu bowiem poprzez podanie przychodu z zeznania rocznego przedsiębiorcy za ubiegłe lata.

Czyli nawet jeśli pracodawca przypomni sobie o konieczności wysyłki deklaracji w ostatnim dniu, może to zrobić nawet przebywając poza biurem.

W systemie wFirma.pl wysyłki deklaracji o pobranych zaliczkach PIT-4R lub o zryczałtowanym podatku PIT-8AR można dokonać z zakładki START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE zaznaczając dodany formularz i z górnego paska opcji wybierając WYŚLIJ DO URZĘDU.

Kadry i płace w chmurze - deklaracje podatkowe

Wysyłkę należy zautoryzować kwotą przychodu w zakładce BEZ PODPISU.

Kadry i płace w chmurze - autoryzacja wysyłki przychodem

Deklaracje o dochodach i zaliczkach wygenerowane w KADRY » DEKLARACJE wysyła się w taki sam sposób klikając na WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.

Kadry i płace w chmurze to rezygnacja z importów do pobocznych programów ZUS

kadry i płace

Systemy webowe wyróżniają się również jeśli chodzi o wysyłkę deklaracji do ZUS-u. Dzięki takim rozwiązaniom pracodawcy mogą w bardzo łatwy sposób nie tylko zgłaszać czy wyrejestrowywać pracowników, lecz także sporządzać dla nich raporty imienne i inne deklaracje rozliczeniowe. Ważne jest, że wysyłka deklaracji do ZUS-u odbywa się tu bez konieczności zaciągania plików do programu Płatnik bądź platformy PUE - użytkownicy  mogą przekazywać te dokumenty bezpośrednio z danego systemu w dowolnym momencie.

W celu wysłania utworzonych deklaracji zgłoszeniowych dla pracowników należy w zakładce STRAT » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE zaznaczyć deklarację do wysłania i wybrać WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO ZUS.

Kadry i płace w chmurze - wywyłka deklaracji do ZUS

Wysyłki tych deklaracji użytkownik dokona również z zakładki KADRY » DEKLARACJE » ZAZNACZENIE DEKLARACJI » WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.

Pojawi się wówczas okno, w którym można wysłać deklarację lub za pośrednictwem podpisów należących do wFirma.pl,

Kadry i płace w chmurze - wysyłka za pomocą podpisów wfirma.pl

 

bądź korzystając z własnego podpisu elektronicznego.

Kadry i płace w chmurze - własny podpis elektronicznyAnalogicznie wygląda wysyłka deklaracji DRA - po przejściu do zakładki BIURO » DEKLARACJE » ZUS » ROZLICZENIOWE zaznaczając dodany komplet rozliczeniowy i wybierając z górnego paska opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO ZUS.

Kadry i płace w chmurze to wygoda pracy!

Jak więc widać, kadry i płace w chmurze to wygodne, nowoczesne ale i bardzo bezpieczne rozwiązanie. Prowadzenie kadr w systemach takich jak wFirma.pl daje nie tylko swobodę w użytkowaniu, lecz także dużą oszczędność pieniędzy i czasu. Większość programów wymaga bowiem wykupywania drogich okresowych licencji z licznymi ograniczeniami (np. liczby użytkowników, wprowadzanych pracowników czy liczby obsługiwanych równocześnie firm). Tutaj natomiast dostęp do systemu może mieć tyle osób ilu doda administrator. Nie trzeba również korzystać z programów pobocznych, a wysyłki deklaracji do ZUS-u czy US można dokonać bezpośrednio za pomocą kilku kliknięć.

Co najważniejsze, użytkownik ma dostęp do informacji wprowadzonych do systemu w dowolnym momencie, z systemów takich jak wFirma.pl można bowiem w pełni korzystać z każdego miejsca, gdzie mamy dostęp do internetu. Przekłada sie to na dużą elastyczność pracy, ponieważ można ją kontynuować w domu, bez konieczności przebywania w biurze.

Wszystkie dane są bezpieczne, a sam system wfirma.pl spełnia wymagania nowej ustawy o RODO.

4.99/5 (501)