Poradnik Przedsiębiorcy

Jak odzyskać pieniądze za wykonaną usługę?

W praktyce gospodarczej nierzadko zdarza się, że klient uchyla się przed płatnością - jak odzyskać pieniądze w takiej sytuacji? O tym, jakie są sposoby ubiegania się o zwrot należnej kwoty, opowiemy w tym artykule.

Jak odzyskać pieniądze, gdy wystawiono fakturę?

Data wykonania usługi ma znaczenie dla wyznaczenia momentu wystawienia faktury. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT fakturę należy bowiem wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po tym, w którym wykonano usługę. Faktura wyznacza (o ile nie zrobiono tego w innych postanowieniach umownych) termin zapłaty, w którym usługobiorca zobowiązany jest uiścić należność za wykonane czynności.

Dodatkowo data wykonania usługi co do zasady ma wpływ na dzień powstania obowiązku podatkowego zarówno na gruncie ustawy o podatku dochodowym:

Art. 14 ust. 1c updof
1c. Za datę powstania przychodu, o którym mowa w ust. 1, uważa się, z zastrzeżeniem ust. 1e, 1h i 1i, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1) wystawienia faktury albo
2) uregulowania należności.

jak i podatku VAT:

Art. 19a. ust. 1 ustawa o VAT
1. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.

Wykonanie usługi, dla której stosuje się przepisy ogólne, nakłada więc na usługodawcę obowiązek odprowadzenia podatków. Dlatego też zależy mu, aby nabywca jak najszybciej wywiązał się z obowiązku zapłaty.

Brak zapłaty - czy można odzyskać pieniądze?

Kodeks cywilny zawiera przepisy dotyczące zobowiązań (w tym ich wykonania), nawołując do wypełnienia podstawowych celów transakcji.

Art. 354 § 1 KC
Dłużnik powinien wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią i w sposób odpowiadający jego celowi społeczno-gospodarczemu oraz zasadom współżycia społecznego, a jeżeli istnieją w tym zakresie ustalone zwyczaje - także w sposób odpowiadający tym zwyczajom. 

Należytym wykonaniem umowy jest wywiązanie się ze zobowiązań, czyli m.in. zaspokojenie wierzytelności w stosunku do firmy, która wykonała usługę. Brak uiszczenia zapłaty w terminie jest więc nienależytym wykonaniem i narusza tym samym przepisy Kodeksu cywilnego.

Jak odzyskać pieniądze za wykonaną usługę?

Jest kilka sposobów na to, aby odzyskać pieniądze za wykonaną usługę. W zależności od sytuacji wiąże się to z mniej lub bardziej stanowczym nawoływaniem do zapłaty.

Krok pierwszy - wezwania do zapłaty

Dochodzenie swoich należności można rozpocząć od tzw. miękkiej windykacji - czyli przypominając klientowi o tym, iż termin zapłaty już minął, a zobowiązanie nie zostało uregulowane. Do wezwania do zapłaty można dołączyć informacje o:

  • rozpoczęciu naliczania odsetek;
  • braku konieczności zapłaty odsetek, jeżeli uregulowanie zobowiązania nastąpi w terminie … dni;
  • tym, że w przypadku braku spłaty dług zostanie wystawiony na giełdzie długów;
  • groźbie powierzenia sprawy kancelarii windykacyjnej;
  • groźbie opublikowania danych dłużnika w bazie BIG.  

Na co zwrócić szczególną uwagę?

  1. Na korzystanie z różnych narzędzi miękkiej windykacji (telefon, SMS, e-mail, listowne wezwanie do zapłaty).
  2. Na zachowanie potwierdzeń - dowodów na to, że klient był nawoływany wielokrotnie do zapłaty (raporty SMS, wysyłka listowna za potwierdzeniem odbioru).
  3. Na systematyczność w wysyłaniu przypomnień (zachować równy odstęp np. co 7 dni przez miesiąc).
  4. Na szybką reakcję, ponieważ dla skutku ściągalności długu ma znacznie okres przeterminowania zobowiązania.

Krok drugi - ostateczne wezwanie do zapłaty

Jeżeli wezwania do zapłaty nie odnoszą skutku, sporządza się pisemnie ostateczne wezwanie do zapłaty, w którym informuje się dłużnika, że dalsze unikanie spłaty zobowiązania skutkować będzie skierowaniem sprawy na drogę sądową.

Krok trzeci - założenie sprawy w sądzie

W tym celu można skorzystać z usług e-sądu lub sądu tradycyjnego, składając pozew i uiszczając za niego opłatę (jej wysokość zależy od przedmiotu sporu).

Postępowanie uproszczone - dochodzenie roszczeń wynikających z umów - opłaty stałe pod warunkiem, że wartość przedmiotu sporu nie przewyższa 20 tys. zł, wynoszą odpowiednio:

  • 30 zł, jeżeli wartość spornej nie przekracza 2 000 zł,
  • 100 zł, jeżeli wartość spornej kwoty mieści się w granicach od 2 000 złotych do 5 000 zł,
  • 250 zł, jeżeli wartość spornej kwoty mieści się w granicach od 5 000 złotych do 7 500 zł,
  • 300 zł, jeżeli wartość spornej kwoty przekracza 7 500 zł.

Jeżeli wartość przedmiotu sporu przekracza 10 tys. zł, konieczne będzie uiszczenie opłaty stosunkowej w wysokości 5% wartości przedmiotu sporu, jednak nie niższej niż 30 zł i nie wyższej niż 100 000 zł (np. dla wierzytelności w wysokości 11 000 zł opłata wyniosłaby 550 zł).

W przypadku elektronicznego postępowania upominawczego – EPU – stawka wynosi jedną czwartą (1/4) opłaty stosunkowej w postępowaniu zwykłym, która wynosi 5% wartości należności głównej.

Po ogłoszeniu i uprawomocnieniu się wyroku oraz otrzymaniu nakazu zapłaty przedsiębiorca może zgłosić się do komornika w celu rozpoczęcia ściągania długu.

Są zatem możliwości i szanse na to, aby odzyskać pieniądze, choć może się to niejednokrotnie wiązać z koniecznością poniesienia kosztów. Dlatego też warto przeanalizować opłacalność dochodzenia długu i wyznaczyć granicę, której przekroczenie nie będzie miało sensu gospodarczego.