Poradnik Przedsiębiorcy

Program do fakturowania w chmurze - wygoda i bezpieczeństwo

Prowadząc biznes, przedsiębiorca jest zobligowany przepisami do prawidłowego dokumentowania swojej sprzedaży. Jednym z podstawowych dokumentów, które powinien przekazać nabywcy, jest faktura. Istotnym w tym zakresie jest to, by wystawiane faktury były zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi (przede wszystkim z ustawą o VAT, jak również z rozporządzeniami). Aby sprostać tym oczekiwaniom, warto wybrać wygodny i bezpieczny program do fakturowania w chmurze.

Wygodny program do fakturowania w chmurze

Jakiekolwiek narzędzie wspierające pracę przedsiębiorcy powinno być przede wszystkim wygodne. Co to oznacza? Że każdy program, w tym program do fakturowania w chmurze, powinien głównie ułatwiać pracę i podnosić jej komfort.

Mobilność programu do fakturowania

Główną przewagą programów do fakturowania online jest ich mobilność, czyli dostępność z każdego urządzenia posiadającego przeglądarkę internetową oraz dostęp do internetu. Rozwiązanie to daje przedsiębiorcy możliwość wystawienia faktury w zasadzie w każdym miejscu i o każdej porze.

Automatyzacja pracy w systemie do fakturowania online

Kolejną istotną kwestią jest ogólnie pojęta automatyzacja pracy. Zaawansowane programy do fakturowania w chmurze pozwalają na:

  • automatyczne pobieranie danych kontrahentów z bazy GUS

Wystarczy wpisanie NIP-u i reszta informacji (nazwa, adres) zostanie wypełniona. Co ważne, dane te są zapisywane w bazie kontrahentów, z której przedsiębiorca może swobodnie korzystać. Rozwiązanie to pozwala na oszczędność czasu, przy każdorazowym wystawianiu faktury sprzedaży podatnik bowiem nie musi ręcznie uzupełniać danych kontrahenta, są one w pełni do jego dyspozycji, wystarczy wybrać je z listy.

Jaki powinien być program do fakturowania w chmurze?

  • automatyczne księgowanie w ewidencjach podatkowych

Rozwinięty program do fakturowania posiada również funkcję automatycznego księgowania wystawionych faktur w odpowiednich ewidencjach księgowych. Co ciekawe, system taki jak np. wFirma.pl samodzielnie odpowiednio rozpozna moment powstania obowiązku podatkowego, co jest szczególnie istotne w kontekście rozliczeń z urzędem skarbowym.

Program do fakturowania w chmurze - jaki będzie najlepszy?

  • automatyczne przeliczanie faktur wystawionych w walucie obcej

W ramach automatyzacji procesu wystawiania faktur należy zwrócić uwagę na fakt przeliczania faktur w walutach obcych na polskie złote (zgodnie z wymogami ustawy o VAT), a także automatycznego ustalania różnic kursowych.

Program do fakturowania w chmurze posiada również możliwość:

  • sprawdzeń rzetelności kontrahenta, na rzecz którego faktura jest wystawiana (zarówno na podstawie danych z systemu, jak i z zewnętrznych wywiadowni, np. długi info.pl)

  • w przypadku sprzedaży abonamentowej – automatycznego, cookresowego generowania faktur i wysyłania ich do klienta

  • automatycznego zaplanowania wysyłki przypomnień o zapłacie zarówno w formie e-mail, jak i SMS

  • przesyłania faktury elektronicznie wraz z linkiem do bezpośredniej płatności

  • automatycznego generowania analiz, np. przychodów, przepływów pieniężnych, sprzedaży.

Program do fakturowania w chmurze zgodny z przepisami

Różne rodzaje faktur w systemie do fakturowania online

Istotną kwestią rzutującą na wygodę w użytkowaniu systemu jest możliwość korzystania z wielu typów faktur, np. poza zwyczajnymi fakturami VAT, program do fakturowania powinien posiadać możliwość wystawiania faktur korygujących, faktur dla kontrahentów zagranicznych, faktur pro forma, faktur zaliczkowych czy końcowych. Ważnym atutem systemu fakturującego może być np. wystawianie mniej typowych dokumentów sprzedaży, jak np. faktura VAT marża, paragon fiskalny lub niefiskalny. Wszystkie te rozwiązania posiada serwis wFirma.pl.

Program do fakturowania w chmurze a bezpieczeństwo i wygoda użytkowania

Program do fakturowania online zgodny z  RODO

W kontekście obowiązujących przepisów RODO, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, istotne jest zwrócenie uwagi na obowiązki nakładane na przedsiębiorcę w tym zakresie.

Co ważne, regulacje prawne dotyczące danych osobowych dotyczą osób fizycznych, w tym przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze. Tak więc dokonując sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz na rzecz osób fizycznych prowadzących własne firmy, należy mieć świadomość obowiązku wypełnienia regulacji unijnego rozporządzenia ws. ochrony danych osobowych. Jednym z najważniejszych jest zabezpieczenie danych przed utratą, zniszczeniem czy wypłynięciem. Za jego niewypełnienie GIODO może nałożyć na przedsiębiorcę bardzo wysokie kary, rzędu ok. 10–20 milionów euro (art. 83 RODO). Tak więc prawidłowe przetwarzanie danych i ich zabezpieczenie przez przedsiębiorców to nie lada wyzwanie, którego realizację wspomagają w pełni zaawansowane programy do fakturowania w chmurze, jak wFirma.pl, który posiada m.in. możliwość generowania raportu RODO.

Program do fakturowania w chmurze - bezpieczeństwo i wygoda przede wszystkim
Więcej na temat zgodności systemu wFirma.pl z RODO można przeczytać w artykule: Program zgodny z wymogami RODO.

Bezpieczeństwo danych a program do fakturowania online

Aplikacje instalowane na telefonach czy tabletach nie posiadają możliwości tworzenia backupów, które są niezbędne, by spełnić wszelkie wymogi RODO, o których mowa wyżej. Zaawansowane i bezpieczne systemy webowe posiadają takie rozwiązania. W serwisie wFirma.pl kopia bezpieczeństwa systemu sporządzana jest codziennie. Przechowywana jest w zaszyfrowanej postaci, w innej lokalizacji niż serwer główny. Dzięki temu tworzenie i przechowywanie tzw. backupów jest zgodnie z unijnym rozporządzeniem ws. ochrony danych osobowych. Co ważne, poza automatycznymi kopiami zapasowymi tworzonymi przez system do fakturowania użytkownik może tworzyć je samodzielnie.

Podkreślić również należy, że dane przechowywane są w profesjonalnych serwerowniach odpowiadających najwyższym standardom bezpieczeństwa.

Program do fakturowania w chmurze zgodny z przepisami prawa

Przepisy podatkowe zmieniają się niezwykle często, w związku z tym istotnym jest, by wybrany przez nas system do fakturowania był dostosowany do obowiązujących przepisów. Przewagą programów do fakturowania w chmurze jest fakt, iż wszelkie aktualizacje są darmowe. Nie wymagają po stronie przedsiębiorcy ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z zakupem pakietu aktualizacyjnego, jak ma to miejsce w przypadku oprogramowania pudełkowego.

W pełni wyposażony program do fakturowania powinien posiadać możliwość generowania JPK_FA, czyli struktury dotyczącej wystawionych faktur VAT sprzedaży. Od 1 lipca 2018 roku na żądanie urzędu skarbowego należy go dostarczyć na elektronicznym nośniku danych, jak np. pendrive.

Program do fakturowania w chmurze a bezpieczeństwo wystawiania dokumentów sprzedaży

Bezpieczne przesyłanie faktur w systemie do fakturowania w chmurze

Warto podkreślić, że wysyłanie faktur mailem nie jest oczywistym i bezpiecznym rozwiązaniem, nie każda skrzynka pocztowa jest bowiem w stanie zapewnić szyfrowanie danych. Naprzeciw oczekiwaniom zarówno rynku, jak i przedsiębiorców wychodzą zaawansowane aplikacje webowe, które pozwalają na przesyłanie bezpiecznej e-faktury za pomocą linku. Więcej na ten temat w artykule: Bezpieczna e-faktura.

Integracje programu fakturującego w chmurze z narzędziami bankowości online

Zaawansowane programy do fakturowania online posiadają liczne integracje z narzędziami bankowości mobilnej, które pozwalają na importowanie i rozliczanie transakcji z rachunku bankowego. Transakcje kojarzone są przez system z wystawionymi fakturami. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorca posiada stałą kontrolę nad płatnościami od kontrahentów, co jest niezwykle istotne w celu zachowania płynności finansowej firmy.

Rozbudowany CRM w programie do fakturowania online

Istotnym narzędziem wspierającym system do fakturowania w chmurze jest CRM, który wspiera zarządzanie relacjami z klientami. Dobry CRM pozwala na:

  • automatyczne pobieranie danych kontrahentów z GUS-u - na podstawie wprowadzonego NIP-u kontrahenta zaciąga wszystkie dane firmy

  • budowanie bazy kontrahentów - umowy, ustalenia, adnotacje dotyczące danego klienta mogą znaleźć się w jednym miejscu. Terminy spotkań, warunki dostaw i wiele innych informacji są dostępne zawsze pod ręką

  • zarządzanie projektami i zadaniami - dodawanie zadań wraz z możliwością przypisania ich do pracowników czy kontrahentów, możliwość nadawania priorytetów oraz terminów realizacji, co ułatwia efektywne zarządzanie firmą

  • tworzenie archiwum dokumentów - przechowywanie w jednym miejscu wszystkich dokumentów związanych z danym kontrahentem.

Dzięki takim narzędziom przedsiębiorca nie musi tworzyć dodatkowej dokumentacji, notatek i ręcznie uzupełniać danych na fakturze za każdym razem. Wszystkie dane przechowywane o kontrahentach dostępne są w jednym miejscu, co znacznie pozwala zaoszczędzić czas.