Question 1

W kwietniu zdecydowałam się zatrudnić pracownika, aby pomógł mi w pracach biurowych. Chciałabym ustalić, ile urlopu może jeszcze wykorzystać w bieżącym roku. Niestety nie wiem, jak ustalić wymiar urlopu. Proszę o podpowiedź, co ma wpływ na staż urlopowy pracownika?

Accepted Answer

Osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę należy naliczyć urlop w odpowiedniej wysokości. Jego wymiar zależy od tego, jaki staż urlopowy dany pracownik posiada.

Staż urlopowy

Staż urlopowy jest to suma okresów pozostawania w zatrudnieniu o charakterze pracowniczym. W przypadku gdy staż urlopowy wynosi:

mniej niż 10 lat – wówczas pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku,
co najmniej 10 lat – wtedy pracownik może liczyć na 26 dni urlopu w ciągu roku.

W drodze ustalania stażu urlopowego pracodawca powinien uwzględnić wszelkie okresy zatrudnienia danej osoby – zarówno na podstawie stosunku pracy, jak i te, które wliczają się do stażu pracowniczego na podstawie odrębnych przepisów.#zobacztez#

Przy ustalaniu stażu pracowniczego należy wziąć pod uwagę m.in.

okres zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy,
poprzednie zatrudnienie, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy,
okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
odbytą czynną służbę wojskową,
zawodową służbę wojskową,
pełnienie służby w charakterze policjanta lub funkcjonariusza,
prowadzenie gospodarstwa rolnego lub wykonywanie pracy w gospodarstwie współmałżonka,
przypadający przed 1 stycznia 1983 r. okres pracy po ukończeniu 16. roku życia w gospodarstwie rodziców lub teściów, poprzedzający objęcie tego gospodarstwa,
urlop bezpłatny, udzielony na czas wykonywania pracy u innego pracodawcy,
bezpłatny urlop szkoleniowy, udzielony pracownikowi, który bez skierowania pracodawcy podnosi kwalifikacje zawodowe,
urlop bezpłatny,
zatrudnienie u pracodawców zagranicznych,
wykonywanie pracy nakładczej,
okres, za który pracownik otrzymał odszkodowanie z tytułu skrócenia mu okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
okres, za który pracownikowi przyznano wynagrodzenie w związku z orzeczeniem sądu przywracającym pracownika do pracy albo odszkodowanie z powodu bezprawnego rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę.

[alert-info]Do stażu urlopowego nie zalicza się okresów zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych.[/alert-info]Pracodawca wylicza staż urlopowy na podstawie przedłożonych mu przez pracownika świadectw pracy oraz innych dokumentów potwierdzających realizację pracy w danym okresie. W przypadku gdy pracownik nie dostarczy w.w. dokumentów, pracodawca dokonuje wyliczeń stażu na podstawie danych, które posiada. Dlatego też w interesie pracownika jest dostarczenie odpowiedniej dokumentacji najszybciej jak to możliwe.

Staż urlopowy – okresy nauki

Do stażu urlopowego należy również wliczyć okresy związane z nauką, potwierdzone dostarczonymi:

dyplomami ukończenia szkoły,
innymi dokumentami potwierdzającymi okresy nauki.

Okresy nauki określa się następująco, z tytułu ukończenia:

zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (i równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
szkoły policealnej – 6 lat;
szkoły wyższej – 8 lat (niezależnie od tego, czy ukończono szkołę z tytułem inżyniera, licencjata czy magistra).

Okresów nauki nie można sumować.

Przykład 1.

Anna jest absolwentką średniej szkoły ogólnokształcącej w Świdnicy oraz Uniwersytetu Ekonomicznego, kierunek Zarządzanie. Anna ukończyła studia ze stopniem magistra i właśnie podpisała umowę o pracę z firmą z branży spożywczej. Absolwentka UE była przekonana, że mając ukończone liceum ogólnokształcące oraz obronionego magistra – jej staż urlopowy wyniesie w sumie 12 lat (4 lata za liceum a 8 lat za studia).

Nie jest to jednak prawdą, ponieważ okresy nauki się nie sumują. Przedsiębiorca, ustalając staż urlopowy, wlicza do niego okres nauki, który jest dla pracownika korzystniejszy, tzn. w tym przypadku staż Anny wyniesie 8 lat.

W przypadku, gdy pracownik równocześnie studiował oraz pozostawał w stosunku pracy, ustalając staż urlopowy, należy uwzględnić okres korzystniejszy dla pracownika. Tak samo, gdy pracownik miał jednocześnie dwie umowy o pracę – nie można sumować ich okresów.

Jeśli zatrudniony nie złoży dokumentów potwierdzających okresy nauki (wystarczy przedłożyć dokumenty ukończenia szkoły zapewniającej najwyższy staż urlopowy), przełożony nie ma obowiązku przyznania mu wyższego wymiaru urlopu. Ma to zastosowanie nawet, jeśli oczywistym jest, że pracownik posiada już co najmniej 10-letni staż pracy.

#banner-173146#

Staż urlopowy a wymiar urlopu

Mianem stażu urlopowego mianuje się sumę okresów pozostawania w zatrudnieniu. To przekłada się w sposób bezpośredni na liczbę dni urlopu, jaka przysługiwać będzie pracownikowi w ciągu danego roku kalendarzowego.

Pula dni urlopu do wykorzystania (wymiar urlopu) przez pracownika na dany rok jest podzielna w zależności od tego ile czasu pozostawał w zatrudnieniu oraz w jakim wymiarze czasu pracy pracował.[alert-info]W przypadku zatrudnienia w ciągu roku wymiar urlopu należy ustalić proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u obecnego pracodawcy.

[/alert-info]Zasada proporcjonalności odnosi się również do osób zatrudnionych na część etatu. Pracownik ma prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do wymiaru czasu pracy.

Przykład 2.

Pan Janusz mający za sobą ponad 20 lat pracy w zawodzie, na podstawie umowy o pracę, posiada prawo do 26 dni urlopowych w ciągu roku kalendarzowego. Jednakże ze względu na stan zdrowia, postanowił on ograniczyć liczbę godzin swojej pracy. Po negocjacjach z pracodawcą, została podjęta decyzja o obniżeniu jego wymiaru czasu pracy od 1 stycznia 2022 roku – do ½ etatu. Oznaczać to będzie, że w roku 2022 pan Janusz będzie miał prawo wykorzystać urlop w wymiarze: 26 dni x (½ etatu) = 13 dni.

Wymiar urlopu – wyjątek od zasady

Wyjątkową sytuacją dla pracownika jest podjęcie się pierwszej pracy zarobkowej na podstawie umowy o pracę.

Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy w życiu otrzymuje prawo do urlopu w roku kalendarzowym, w którym podjęła pracę, z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu jej przysługującego. W praktyce oznacza to, że pracownik uzyskuje prawo do części swojego wymiaru urlopu z upływem każdego kolejnego miesiąca pracy w pierwszym roku kalendarzowym obowiązywania umowy o pracę. Wymiar ten jest obliczany w.w. proporcją.

Po zakończeniu okresu trwania pierwszej pracy u danego pracodawcy lub po rozpoczęciu się 2 roku kalendarzowego pracy, młody pracownik otrzymuje odgórnie prawo do pełnego, przysługującego mu wymiaru czasu pracy.

W odniesieniu do zapytania naszej czytelniczki, przy zatrudnianiu pracownika na podstawie umowy o pracę w trakcie roku kalendarzowego, w celu określenia wymiaru urlopu należy:

poprawnie określić staż urlopowy, z uwzględnieniem okresów pracy jak i okresów nauki,
a następnie obliczyć, z wykorzystaniem proporcji, ilość dni urlopu wypoczynkowego.

Osobie podejmującej pracę należy naliczyć urlop w odpowiedniej wysokości. Dlatego warto znać przepisy w tym zakresie.#polecamy#

#banner-173149#

Question 2

Jestem w czwartym tygodniu ciąży i aktualnie mam umowę o pracę na trzymiesięczny okres próbny, która zakończy się za miesiąc. Czy ciąża w trakcie umowy zawartej na okres próbny powoduje, że pracodawca nie może mnie zwolnić do dnia porodu?

Accepted Answer

Ciąża w trakcie umowy zawartej na okres próbny nie zawsze gwarantuje kontynuację zatrudnienia dla pracownicy – to, czy tego rodzaju umowa zostanie przedłużona pracownicy do dnia porodu, uzależnione jest od kilku czynników.

Umowa o pracę na okres próbny

Umowę o pracę na okres próbny pracodawcy zawierają najczęściej w celu weryfikacji kwalifikacji kandydata do pracy stałej. Chodzi tutaj o sprawdzenie – w praktyce – wiedzy oraz umiejętności nowego pracownika. Na tym etapie istotne mogą okazać się również kwestie związane z zaangażowaniem w wykonywaną pracę oraz umiejętność odnalezienia się w kulturze organizacyjnej panującej w firmie. Również samemu pracownikowi umowa taka ma zagwarantować możliwość przekonania się, czy wybrana przez niego firma będzie dobrym miejscem pracy, dającym poczucie bezpieczeństwa oraz zapewniającym dalszy rozwój zawodowy.

Przepisy prawa znajdujące się w Kodeksie pracy doprecyzowują ramy, w jakich pracodawca może nawiązać współpracę z pracownikiem na podstawie umowy o pracę na okres próbny.

[alert-info]Art. 25 Kodeksu pracy
§ 1. Umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony.
§ 2. Umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający 3 miesięcy, z zastrzeżeniem § 2¹-2³, w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy.[/alert-info]#zobacztez#

Jak wskazuje na to art. 25 Kodeksu pracy, umowa na okres próbny może zostać zawarta między stronami stosunku pracy maksymalnie na okres 3 miesięcy. Natomiast przepisy nie definiują minimalnego okresu obowiązywania umowy na okres próbny.

Tego rodzaju umowa powinna co do zasady zostać sporządzona na piśmie w przynajmniej 2 jednakowych egzemplarzach (dla pracownika i pracodawcy). W samej umowie powinny zostać określone:

strony umowy;
jej rodzaj;
okres obowiązywania;
data zawarcia oraz warunki pracy i wynagrodzenia.

[alert-info]Umowa o pracę na okres próbny należy do grupy umów terminowych, natomiast nie jest to umowa na czas określony[/alert-info]

Jak wskazują przepisy, umowy na okres próbny pracodawca nie może zawrzeć z pracownikiem, który już wcześniej był zatrudniony w jego firmie. Od powyższej zasady istnieją jednak pewne odstępstwa ujęte przepisami prawa.

Wyjątkowo pracodawca może zawrzeć umowę o pracę na okres próbny z pracownikiem, z którym już kiedyś łączył go stosunek pracy, jeżeli stanowisko i określone zadania z nim związane w rzeczywistości różnią się od tych występujących wcześniej.

#banner-173413#

Dodatkowo pracodawca może podpisać z pracownikiem umowę na okres próbny, jeżeli od zakończenia obowiązywania ostatniego wiążącego ich stosunku pracy minęły co najmniej 3 lata. W tym przypadku dopuszczalne jest wykonywanie przez taką osobę pracy tego samego rodzaju w ramach tego samego stanowiska, co przy poprzednim zatrudnieniu.

[alert-info]Art. 25 Kodeksu pracy
§ 3. Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy.[/alert-info]

Co istotne, umowy o pracę na okres próbny nie zawiera się z pracownikami młodocianymi. Zatrudnianie młodocianych jest możliwe:

w celu przygotowania zawodowego (nauka zawodu lub przyuczenie do wykonywania określonej pracy)
do wykonywania lekkich prac

– na podstawie umowy o pracę na czas określony.

[alert-info]Więcej na temat zatrudnienia młodocianych można przeczytać w artykule: Zatrudnianie młodocianych - podstawowe informacje.[/alert-info]

Umowa o pracę na okres próbny a okres wypowiedzenia

Co do zasady umowa o pracę na okres próbny rozwiązuje się z upływem czasu jej obowiązywania, jednakże może zostać również rozwiązana za wypowiedzeniem. Okres wypowiedzenia umowy na okres próbny wynosi odpowiednio:

3 dni robocze – jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
1 tydzień – jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
2 tygodnie – jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Ciąża w trakcie umowy zawartej na okres próbny

Kobiety w ciąży zatrudnione na podstawie czy to umowy o pracę na czas nieokreślony, czy na określony lub próbny, podlegają pod ochronę zatrudnienia, której ramy zostały ujęte w zapisach Kodeksu pracy.

[alert-info]Art. 177 Kodeksu pracy
§ 1. W okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego, a także od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu ojcowskiego albo jego części, urlopu rodzicielskiego albo jego części – do dnia zakończenia tego urlopu pracodawca nie może:

prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem;
wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z ich winy i reprezentująca pracownicę lub pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.[/alert-info]

Jednakże ciąża w trakcie umowy na okres próbny niekoniecznie musi skutkować kontynuacją współpracy pomiędzy ciężarną a pracodawcą. Powyższa zasada nie jest stosowana w stosunku do umów o pracę na okres próbny nieprzekraczających jednego miesiąca.

Natomiast zgodnie z przepisami umowa o pracę zawarta na czas określony lub na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, zostaje przedłużona do dnia porodu.

W odpowiedzi na pytanie czytelniczki należy wskazać, że gdy w dniu rozwiązania umowy o pracę na okres próbny ciąża nie przekroczy trzeciego miesiąca ciąży, umowa o pracę nie zostanie z mocy prawa przedłużona do dnia porodu. Pracodawca może zawrzeć kolejną umowę o pracę (na czas określony lub nieokreślony), jednak nie jest do tego zobligowany przepisami prawa.#polecamy#

#banner-173419#

Question 3

W połowie czerwca rozwiązaliśmy umowę z jednym z pracowników. Jego wynagrodzenie zostało wypłacone na liście płac z 30 czerwca. Z jakim kodem pracownik powinien być wykazany w raporcie RCA? Czy powinien to być kod 30 00?

Accepted Answer

W przypadku, kiedy umowa z pracownikiem zostaje rozwiązana w trakcie miesiąca, jego wynagrodzenie może być wypłacone w terminie dokonywania wypłat dla wszystkich pracowników, czyli do 30 lub z przesunięciem do 10 dnia kolejnego miesiąca.

Jednak wypłata wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia nieraz skutkuje koniecznością zmiany kodu ubezpieczenia pracownika w raportach imiennych ZUS.

Z jakim kodem wykazać pracownika w przypadku wypłaty wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia do 30 dnia miesiąca?

Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest wykazywanie pracowników z kodem 30 00 w sytuacji, kiedy wypłata wynagrodzenia następuje w tym samym miesiącu, co ustanie zatrudnienia. Jeśli wypłata wynagrodzenia nastąpiła w tym samym miesiącu, co zakończenie zatrudnienia, to pracownik powinien być wykazany w raporcie ZUS RCA z kodem, który posiadał przed rozwiązaniem umowy.#zobacztez#

Przykład 1.

Z dniem 13 maja została rozwiązana umowa z pracownikiem za porozumieniem stron. Ostatnie wynagrodzenie dla pracownika zostało wypłacone 31 maja. Pracodawca wykazał pracownika w raporcie ZUS RCA za maj z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00. Czy jest to poprawne?

Nie, ZUS wezwał pracodawcę do sporządzenia korekty raportu i wykazanie go z kodem 01 10.

#banner-173101#

Wypłata wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia z przesunięciem do 10 dnia miesiąca – czy należy zastosować kod 30 00?

Pracownik powinien zostać wykazany w raporcie imiennym RCA z kodem 30 00, tylko w przypadku, kiedy wypłata jego wynagrodzenia nastąpiła w miesiącu kolejnym, po ustaniu zatrudnienia.

[alert-info]Zasady dotyczące kodu tytułu ubezpieczenia dotyczą zarówno osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (kod 01 10), jak i na podstawie umowy zlecenie (od 04 11). W związku z tym kod 30 00 może być wykazywany w raporcie imiennym RCA.[/alert-info]

Przykład 2.

Umowa zlecenia zakończyła się 22 czerwca. Rachunek został wystawiony i wypłacony do 10 lipca. Z jakim kodem należy go wykazać?

Zleceniobiorca powinien zostać w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem 30 00.

Podstawową kwestią wpływająca na fakt, czy daną osobę należy wykazać w deklaracji rozliczeniowej DRA z kodem 30 00 jest termin dokonywania wypłaty wynagrodzenia dla niej.

#polecamy#

#banner-173104#

Question 4

Chciałabym zatrudnić na podstawie umowy o pracę osobę, która ma prawo do emerytury. Z czym się wiąże zatrudnienie emeryta? Jakie składki do ZUS muszę odprowadzać za taką osobę? Czy należy również odprowadzać podatek?

Accepted Answer

Wielu emerytów pomimo otrzymywania świadczenia pieniężnego z ZUS nie rezygnuje z zatrudnienia i podejmuje decyzję o pozostaniu na rynku pracy. Obowiązek ubezpieczeniowy osoby zatrudnionej, posiadającej prawo do emerytury reguluje Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Czy zatrudnienie emeryta wiąże się z odprowadzeniem za niego składek ZUS w ramach umowy o pracę?#zobacztez#

Umowa o pracę – składki ZUS

Osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym finansowanym z dwóch źródeł – przez pracownika oraz pracodawcę.

Do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych finansowanych przez pracownika zaliczamy:

składkę na ubezpieczenie emerytalne wynoszącą 9,76% podstawy wymiaru składek,
składkę na ubezpieczenie rentowe w wysokości 1,5% podstawy wymiaru składek,
składkę na ubezpieczenie chorobowe obejmujące 2,45% podstawy wymiaru składek.

Oprócz składek na ubezpieczenia społeczne z wynagrodzenia pracownika potrącana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne – w wysokości 9% podstawy wymiaru składek.

Składki na ubezpieczenia za pracownika zatrudnionego w ramach umowy o pracę finansowane przez pracodawcę wynoszą:

9,76% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne,
6,5% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie rentowe,
1,67% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe, przy czym jest to wysokość standardowa i dotyczy płatników składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych,
2,45% na Fundusz Pracy,
0,10% na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
1,5% FEP.

[alert-info]Pracodawca ma obowiązek opłacania składki na Fundusz Emerytur Pomostowych wyłącznie za pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.[/alert-info]

Przykład 1.

Pracownik w wieku 42 lat w ramach stosunku pracy otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w kwocie 3500 zł brutto (1/2 etatu). Na podstawie umowy o pracę zatrudniony nie wykonuje pracy w szczególnych warunkach ani pracy w szczególnym charakterze. Pracownik posiada także inne umowy i osiąga miesięcznie ponad minimalne wynagrodzenie. Ile wynoszą składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne za tego pracownika?

Składki finansowane przez pracownika:

składka na ubezpieczenie emerytalne – 3 500,00 zł x 9,76% = 341,60 zł
składka na ubezpieczenie rentowe – 3 500,00 zł x 1,5% = 52,50 zł
składka na ubezpieczenie chorobowe – 3 500,00 zł x 2,45% = 85,75 zł

Suma składek społecznych: 479,85 zł

składka na ubezpieczenie zdrowotne – (3 500,00 zł - 479,85 zł) x 9% = 3020,15 zł x 9% = 271,81 zł

Suma wszystkich składek finansowanych przez pracownika: 751,66 zł

Składki finansowane przez pracodawcę:

składka na ubezpieczenie emerytalne – 3 500,00 zł x 9,76% = 341,60 zł
składka na ubezpieczenie rentowe – 3 500,00 zł x 6,5% = 227,50 zł
składka na ubezpieczenie wypadkowe – 3 500,00 zł x 1,67% = 58,45 zł

Suma składek społecznych: 627,55 zł

składka na FP –3 500,00 zł x 2,45% = 85,75 zł
składka na FGŚP – 3 500,00 zł x 0,10% = 3,50 zł

Suma wszystkich składek finansowanych przez pracodawcę: 716,80 zł.

#banner-171160#

Zatrudnienie emeryta na umowę o pracę

Prawo do emerytury nie wpływa na obowiązek ubezpieczeniowy pracownika. Zgodnie z przepisami Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pracownik pobierający świadczenie emerytalne powinien zostać objęty ubezpieczeniami, tak jak pozostali pracownicy, którzy nie mają prawa do emerytury. Oznacza to, że zatrudnienie emeryta na umowę o pracę wiąże się z opłacaniem za niego składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, a także składki na Fundusz Emerytur Pomostowych, jeśli wykonuje on pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Co istotne, w przypadku, gdy pracownik ukończył 55 lat w przypadku kobiet lub 60 lat w przypadku mężczyzn, pracodawca nie opłaca za niego składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Przykład 2.

62-letnia Maria jest zatrudniona w ramach stosunku pracy, z którego osiąga miesięczne wynagrodzenie w kwocie 3 500,00 zł brutto (1/2 etatu). W ramach umowy o pracę zatrudniona nie wykonuje pracy w szczególnych warunkach ani pracy w szczególnym charakterze. Pracownik posiada także inne umowy i osiąga miesięcznie ponad minimalne wynagrodzenie. Ile wynoszą składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne za tego pracownika?

Składki finansowane przez pracownika:

składka na ubezpieczenie emerytalne – 3 500,00 zł x 9,76% = 341,60 zł
składka na ubezpieczenie rentowe – 3 500,00 zł x 1,5% = 52,50 zł
składka na ubezpieczenie chorobowe – 3 500,00 zł x 2,45% = 85,75 zł

Suma składek społecznych: 479,85 zł

składka na ubezpieczenie zdrowotne – (3 500,00 zł - 479,85 zł) x 9% = 3020,15 zł x 9% = 271,81 zł

Suma wszystkich składek finansowanych przez pracownika: 751,66 zł

Składki finansowane przez pracodawcę:

składka na ubezpieczenie emerytalne – 3 500,00 zł x 9,76% = 341,60 zł
składka na ubezpieczenie rentowe – 3 500,00 zł x 6,5% = 227,50 zł
składka na ubezpieczenie wypadkowe – 3 500,00 zł x 1,67% = 58,45 zł

W przypadku mężczyzn, którzy ukończyli 60. rok życia, nie opłaca FP oraz FGŚP.

Suma składek finansowanych przez pracodawcę: 627,55 zł.

Obowiązki związane z zatrudnieniem emeryta na podstawie stosunku pracy

Tak, jak w przypadku pozostałych pracowników, zatrudnienie emeryta wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia go do ubezpieczeń. W celu zgłoszenia pracownika należy przekazać do ZUS deklarację ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 1X. Jako datę powstania obowiązku ubezpieczenia należy podać pierwszy dzień obowiązywania umowy o pracę. Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.

Podatek od wynagrodzenia pracujących emerytów

Emeryt zatrudniony będzie na podstawie umowy o pracę musi pamiętać o tym, że przysługuje mu jedna kwota wolna od podatku w wysokości 30 000,00 zł. Dlatego w sytuacji, gdy zdecyduje się dorabiać do emerytury, to nie powinien składać swojemu pracodawcy oświadczenia PIT-2. W przeciwnym razie kwota zmniejszająca podatek będzie uwzględniana w wyliczeniu zaliczki zarówno z emerytury jak i wynagrodzenia z umowy o pracę i po zakończeniu roku może okazać się, że wyjdzie podatek don zapłaty nawet w kwocie 3 600,00 zł.

Rząd podjął kroki, aby wesprzeć emerytów w kontynuacji ich pracy oraz w rozwoju zawodowym. Od 2022 roku wprowadzono ulgę PIT dla wybranych emerytów, którzy mimo nabycia uprawnień do emerytury czasowo zrezygnują z jej pobierania i pozostaną aktywni zawodowo.

Emeryci którzy spełnią warunki nie będą płacić podatku od przychodów z pracy na etacie, zleceniu lub działalności gospodarczej – do kwoty 85 528,00 zł rocznie. Dodatkowo pracujący seniorzy, niepobierający emerytury i rozliczający się według skali podatkowej, będą płacić podatek dopiero po przekroczeniu 115 528,00 zł zarobków (30 000,00 zł kwoty wolnej + 85 528,00 zł ulgi).

Umowa o pracę w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl umożliwia proste generowanie umów o pracę. Aby utworzyć umowę o pracę, należy w pierwszej kolejności wprowadzić pracownika do systemu poprzez KADRY » PRACOWNICY » DODAJ. W oknie dodawania pracownika należy uzupełnić wszystkie wymagane informacje.

zatrudnienie emeryta

Następnie w celu wygenerowania umowy o pracę należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY » DODAJ » UMOWA O PRACĘ. W kolejnym kroku pojawi się okno dialogowe, w którym trzeba wprowadzić informacje dotyczące między innymi daty rozpoczęcia i zakończenia umowy, wynagrodzenia, wymiaru etatu itp.

Wygenerowaną umowę można wydrukować. W tym celu należy ją zaznaczyć i wybrać z górnego paska zadań opcję DRUKUJ » UMOWĘ.

Pojawi się wówczas okno ustawień drukowania, w którym można otworzyć umowę w trybie edycji oraz zaznaczyć opcję zapisania dokumentów. Po naciśnięciu na DRUKUJ umowa zostanie pobrana na dysk komputera w formacie PDF.#polecamy#

Question 5

Prowadzę działalność gospodarczą i mam zamiar zatrudnić od przyszłego miesiąca małżonkę. Rozważam zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na ⅓ etatu lub umowę zlecenie za wynagrodzeniem miesięcznym wynoszącym 1 000,00 zł. Małżonka nie jest dodatkowo nigdzie zatrudniona. W którym przypadku poniosę mniejsze koszty związane z zatrudnieniem? Ile wyniosą mnie składki ZUS należne do opłacenia za małżonkę w przypadku zatrudnienia jej na umowę o pracę oraz umowę zlecenie? Z jakim kodem tytułu ubezpieczenia powinna zostać zgłoszona do ZUS-u osoba współpracująca?

Accepted Answer

W myśl ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę współpracującą jest uważany małżonek, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka lub dzieci przysposobione, a także rodzice oraz macocha i ojczym, jeżeli prowadzą z przedsiębiorcą wspólne gospodarstwo domowe i pomagają przy prowadzeniu działalności. Osoba współpracująca może świadczyć pomoc w prowadzeniu działalności na podstawie umowy zlecenie, umowy o pracę, umowy o dzieło lub bezumownie. Osobę współpracującą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę lub świadczącą pracę bezumownie należy zgłosić do ZUS-u z kodem 05 11. Wyjątek stanowi zatrudnienie osoby współpracującej w ramach umowy o zlecenie, wówczas przedsiębiorca powinien dokonać zgłoszenia takiej osoby z kodem 04 11. Co istotne, zasady opłacania składek ZUS zależą od rodzaju zatrudnienia i różnią się dla osoby współpracującej świadczącej pomoc w prowadzeniu działalności na podstawie umowy o pracę oraz umowy zlecenie.

#zobacztez#

Osoba współpracująca

Osoba współpracująca zatrudniona w ramach umowy o pracę

Zatrudnienie osoby współpracującej w ramach umowy o pracę wiąże się z obowiązkiem opłacania za nią składek ZUS w wysokości jak za przedsiębiorcę od podstawy wynoszącej 4 694,40 zł w 2024 roku. Oznacza to, że zatrudniając małżonkę na umowę o pracę z wynagrodzeniem wynoszącym 1000 zł, należy za nią opłacać składki ZUS wynoszące:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 19,52% × 4 694,40 zł = 916,35 zł,
składka na ubezpieczenie rentowe: 8% × 4 694,40 zł = 375,55 zł,
składka na ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% × 4 694,40 zł = 78,40 zł.

Oprócz wymienionych wyżej składek ZUS przedsiębiorca ma obowiązek opłacać za osobę współpracującą:

składkę na Fundusz Pracy w wymiarze 2,45% × 4 694,40 zł = 115,01 zł,
składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wynoszącą 0,1% ×4 694,40 zł = 4,69 zł,
składkę na ubezpieczenie zdrowotne 9% × 5 825,89 = 524,33 zł

[alert-info]W myśl art. 81 ust. 2ya ustawy zdrowotnej od 1 lipca 2022 r. podstawę stanowi kwota odpowiadająca 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez GUS. [/alert-info]

Istnieje również możliwość zgłoszenia małżonki do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, wówczas suma należnych do opłacenia składek wzrośnie o kwotę wynoszącą 2,45% podstawy składek: 2,45% × 4 694,40 zł = 115,01 zł

Z powyższych obliczeń wynika, że w przypadku zatrudnienia małżonki na podstawie umowy o pracę przedsiębiorca powinien opłacać za nią składki miesięczne w wysokości 2 014,33 zł lub w przypadku podlegania dodatkowo pod dobrowolne ubezpieczenie chorobowe – 2 129,34 zł.

#banner-171109#

Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie umowy zlecenie

W przypadku zatrudnienia małżonki w ramach umowy zlecenie składki ZUS naliczane są od wynagrodzenia, tak jak w przypadku innych pracowników. Zawierając z małżonką umowę zlecenie na kwotę 1000 zł miesięcznie, przedsiębiorca opłaca za nią składki w wysokości:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 9,76% × 1 000,00 zł = 97,60 zł,
składka na ubezpieczenie rentowe: 6,5% × 1 000,00 zł = 65,00 zł,
składka na ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% × 1 000,00 zł = 16,70 zł,
składka na FGŚP: 0,1% × 1 000,00 zł = 1,00 zł.

W związku z tym, że wynagrodzenie małżonki będzie wynosiło mniej niż kwota minimalna – przedsiębiorca nie jest zobowiązany opłacać za nią składki na Fundusz Pracy.

Pozostała część składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz dobrowolne ubezpieczenie chorobowe jest finansowana z wynagrodzenia małżonki i nie stanowi dodatkowych kosztów dla przedsiębiorcy.

Oznacza to, że za małżonkę zatrudnioną na umowę zlecenie za wynagrodzeniem wynoszącym 1 000,00 zł brutto przedsiębiorca ma obowiązek opłacać składki w wysokości równej 180,30 zł miesięcznie.

Podsumowując, w przypadku zatrudnienia małżonki na umowę o pracę za wynagrodzeniem równym 1 000,00 zł brutto przedsiębiorca powinien opłacać za nią składki w wysokości 1 790,90 zł lub 1 892,84 zł ze składką na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, natomiast na podstawie umowy zlecenie – za tę samą kwotę wynagrodzenia składki w wysokości 180,30 zł.

Jak wynika z powyższych obliczeń, różnica w składkach należnych do opłacenia jest spora i korzystniejszym rozwiązaniem jest zdecydowanie zatrudnienie małżonki na umowę zlecenie. #polecamy#

#banner-171112#

Question 6

Zatrudniłem pracownika na umowę o pracę na 3-miesięczny okres próbny. Czy okres tego zatrudnienia należy zaliczyć jako limit 33 miesięcy dotyczący umów terminowych?

Accepted Answer

Już od lat obowiązują przepisy, które określają limit umów na czas określony. Wszystkie, rzecz jasna, dotyczą umów o pracę. Należy znać najważniejsze zasady w nawiązywaniu kolejnych umów, ponieważ jeśli limit ich liczby lub czasu trwania zostanie przekroczony, to dana umowa, mimo że zawarta na czas określony, z mocy prawa stanie się umową na czas nieokreślony wraz ze wszystkimi konsekwencjami z tym związanymi.

Umowa na okres próbny

Przepisy Kodeksu pracy w art. 25 § 2 wskazują, że umowa na okres próbny może zostać zawarta z pracownikiem „w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy”.

[alert-info]Art. 25 § 3 Kodeksu pracy

Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest możliwe:

jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy;
po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy; w tym przypadku dopuszczalne jest jednokrotne ponowne zawarcie umowy na okres próbny.[/alert-info]

Co ważne, umowa na okres próbny nie może przekraczać trzech miesięcy. Niemniej jednak może zostać zawarta na okres krótszy.

#zobacztez#

Jeśli umowa na okres próbny miałaby zostać rozwiązana, to stosuje się do niej te same przepisy, co do pozostałych umów. Oznacza to, że okres wypowiedzenia zależy przede wszystkim od długości trwania umowy. I tym samym okres wypowiedzenia umowy na okres próbny wynosi:

3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Przykład 1.

Pan Nowak został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na okres próbny od 1 stycznia 2023 roku do 28 marca 2023 roku. Jednak nie sprawdził się na tym stanowisku i 26 lutego pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie.

W tej sytuacji okres wypowiedzenia wynosi tydzień, ponieważ umowa na okres próbny została zawarta na czas krótszy niż trzy miesiące. Wręczenie wypowiedzenia 26 lutego oznaczało, że rozpoczęło ono swój bieg 27 lutego i zakończyło się 6 marca.

Limity na liczbę zawieranych umów na czas określony oraz okres ich trwania

Jak już zostało wspomniane, przepisy określają, że pracodawcy nie mogą w nieskończoność podpisywać z pracownikami umów czasowych. Przekroczenie limitu liczby umów czasowych lub okresu, na które zostały zawarte, skutkuje przekształceniem ich w umowy na czas nieokreślony.

#banner-170773#

Limit liczby umów zawartych na czas określony

Nowe przepisy ograniczyły liczbę umów zawieranych na czas określony. Wcześniej możliwe było podpisanie ich kilku, natomiast w obecnym stanie prawnym umowy na czas określony mogą być podpisane maksymalnie trzy. Czwarta umowa na czas określony w świetle prawa automatycznie stanie się umową na czas nieokreślony.

Przykład 2.

Pani Kowalska posiada następującą historię umów o pracę ze swoim aktualnym pracodawcą:

01.02.2022 – 31.07.2022 – 6 miesięcy
01.08.2022 – 31.01.2023 – 6 miesięcy
01.02.2023 – 31.07.2023 – 6 miesięcy
01.08.2023 – 31.01.2024 – 6 miesięcy

Pani Kowalska liczyła, że czwarta umowa będzie już umową na czas nieokreślony, jednak pracodawca wytłumaczył, że kolejna umowa, właśnie czwarta, może być czasowa, ponieważ nie został jeszcze przekroczony limit 33 miesięcy i do tego czasu będą podpisywane umowy na pół roku, bo taka jest polityka firmy.

Czy odpowiedź pracodawcy była zgodna z prawem? Oczywiście nie. Czwarta umowa pani Kowalskiej w świetle prawa była już umową na czas nieokreślony, ponieważ mimo iż suma miesięcy zatrudnienia nie przekroczyła 33 miesięcy, to limit liczby zawartych umów na czas określony został już wykorzystany.

Limit czasu trwania umów

Drugim limitem dotyczącym umów na czas określony jest limit czasu ich trwania. Ustawodawca określił, że suma umów zawartych na czas określony nie może przekroczyć 33 miesięcy. Jeśli nawet limit ten zostanie przekroczony w trakcie trwania trzeciej umowy na czas określony, zostanie ona automatycznie przekształcona w umowę nieterminową.

Przykład 3.

Historia zatrudnienia pani Kwiatkowskiej u jednego pracodawcy wygląda następująco:

01.01.2021 – 31.08.2022 – 20 miesięcy
01.09.2022 – 31.12.2023 – 14 miesięcy

Kadrowa przekazała pani Kwiatkowskiej, że już trzecia umowa będzie na czas nieokreślony. Wprowadziła ona jednak panią Kwiatkowska w błąd, ponieważ 1 grudnia 2022 roku został przekroczony limit 33 miesięcy i tym samym umowa ta, mimo że ustawała z końcem miesiąca, w świetle prawa już była przekształcona na umowę na czas nieokreślony.

Czy umowa na okres próbny wlicza się do limitów?

Na początku należy wyjaśnić, że powyższe przepisy odnoszą się do umów terminowych, czyli do umów zawieranych na czas określony. Natomiast umowa na okres próbny jest innym rodzajem umowy, określanym odmiennymi przepisami. Tym samym powyższe limity należy rozumieć jako limit zawieranych umów „1+3” oraz limit okresu trwania tych umów jako „3+33”. Oznacza to, że umowy zawierane na okres próbny, bez względu na obejmujący ich czas, nie wliczają się do limitu umów czasowych.

Przykład 4.

Pani Anna została zatrudniona 1 września na okres próbny trwający 3 miesiące. Po jego zakończeniu pracodawca zaproponował pani Annie umowę na czas określony na 2 lata. W tym przypadku pracodawca pani Anny po umowie na okres próbny ma do wykorzystania jeszcze trzy umowy i 33 miesiące zatrudnienia na czas określony.

Limity umów czasowych zostały wprowadzone w celu dbania o interes pracownika. Warto znać te przepisy, ponieważ nieświadomość nie uchroni pracodawcy przed konsekwencjami, które będą wiążące dla niego i dla pracownika, jeśli dana umowa zostanie przekształcona w umowę na czas nieokreślony.

#polecamy#

#banner-170776#

Question 7

Pracownica zatrudniona na podstawie umowy o pracę wyszła za mąż i zgłosiła, że zmieniła nazwisko. Dodatkowo zmieniła też miejsce zamieszkania i zameldowania. Jej dzieci, które były zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego, także zmieniły adres zamieszkania i zameldowania. Kiedy powinna być zgłoszona zmiana danych w ZUS-ie i jakie dokumenty należy złożyć w tym celu?

Accepted Answer

Zmiana danych w ZUS-ie powinna być zgłoszona w terminie 7 dni od daty zaistnienia tych zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości. Płatnik składek – pracodawca – musi zgłosić zmianę danych zawartych w zgłoszeniach ZUS ZUA/ZZA bezpośrednio na tych drukach lub też poprzez wyrejestrowanie ubezpieczonego i ponowne zgłoszenie.

[alert-info]7-dniowy okres, w jakim płatnik powinien poinformować ZUS o zmianach, oblicza się od dnia następującego po dniu wystąpienia danej okoliczności. Dodatkowo okres ten należy rozumieć jako 7 następujących po sobie dni kalendarzowych – czyli uwzględnia się przy ustalaniu daty wysyłki również soboty, niedziele i święta.[/alert-info]

Zmiana danych w ZUS-ie – dane identyfikacyjne

W przypadku zmiany danych identyfikacyjnych takich jak:

pierwsze imię,
nazwisko,
PESEL,
data urodzenia,
seria i numeru dowodu osobistego lub paszportu

– jeszcze do niedawna należało złożyć w trybie zmiany druk ZUS ZIUA, czyli zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej. Od momentu wdrożenia Interaktywnego Płatnika Plus (IPP) część danych jest przekazywana do ZUS-u z rejestru urzędowego PESEL. W przypadku zmiany nazwiska pracownika nie przekazuje się tej informacji na formularzu ZUS ZIUA. Dane zmienią się automatycznie.#zobacztez#

Ważne jest również prawidłowe wykazanie nowych danych w deklaracjach rozliczeniowych. Przy składaniu deklaracji DRA pracownik powinien mieć określone w raporcie imiennym takie dane, jakie są dla niego właściwe w miesiącu wysyłania deklaracji. W innym przypadku mogą pojawić się problemy z wysyłką deklaracji.

Przykład 1.

Pani Renata zmieniła nazwisko 12 marca 2024 roku. Wynagrodzenie za luty pracodawca naliczył na liście płac, posługując się jej poprzednimi danymi. Podczas wysyłki deklaracji pojawił się błąd związany z różnicą w nazwisku. Czy można zmienić nazwisko na deklaracji?

Pracodawca musi zaktualizować nazwisko pracownika w raporcie imiennym na obecne, mimo że w lutym, czyli w miesiącu, za jaki składana jest deklaracja, pracownica miała inne dane.

Zmiana danych w ZUS-ie – dane ewidencyjne i adresowe

Zmiany danych ewidencyjnych, takich jak drugie imię, nazwisko rodowe, obywatelstwo, płeć lub adres zamieszkania, zameldowania czy korespondencji, należy dokonać poprzez złożenie druku ZUS ZUA/ZUS ZZA w trybie korekty, podając aktualne dane. W deklaracji ZUS ZUA/ZZA w bloku I Dane organizacyjne wpisujemy odpowiednią cyfrę „2” oznaczającą korektę deklaracji pierwotnej.

Przykład 2.

Podczas wypełniania deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZUA pracownika pracodawca popełnił błąd w adresie zamieszkania. Jak poprawić dane?

Nieprawidłowe dane adresowe pracownika powinien poprawić na ZUA w trybie korekty.

Zmiana danych w ZUS-ie – wyrejestrowanie i ponowna rejestracja

Zgłoszenie zmiany dotyczy także innych informacji niż dane identyfikacyjne pracownika. Zmiana danych w ZUS-ie może odnosić się również do podlegania ubezpieczeniom w ZUS-ie, kodu tytułu ubezpieczenia czy daty objęcia ubezpieczeniami. W takiej sytuacji korekty nie można zwykle dokonać bezpośrednio na dokumencie zgłoszeniowym – konieczne jest wyrejestrowanie osoby ubezpieczonej z ZUS-u, a następnie ponowne jej zgłoszenie z poprawnymi danymi.

Przykład 3.

Pan Marek jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem powyżej minimalnego. Dodatkowo podpisał umowę zlecenie, z której jest zgłoszony wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. Z dniem 30 czerwca zakończył zatrudnienie na etat. W związku z tym jedynym tytułem do objęcia ubezpieczeniami stała się umowa zlecenie. Jakie deklaracje złożyć?

W takiej sytuacji w firmie, w której pracuje jako zleceniobiorca, pan Marek powinien zostać:

wyrejestrowany z ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZWUA z datą ustalenia ubezpieczenia 1 lipca, kod przyczyny wyrejestrowania 600;
zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych na ZUA (ewentualnie dobrowolnego chorobowego) i zdrowotnego z datą 1 lipca.

Obie deklaracje należy przekazać do ZUS-u maksymalnie 8 lipca.

Przykład 4.

Pan Karol uzyskał orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności od 16 lipca. Dotychczas zgłoszony był do ubezpieczenia zdrowotnego z kodem 05 10 00. Powinien dokonać przerejestrowania z dniem uzyskania statusu osoby niepełnosprawnej na drukach:

ZWUA z kodem tytułu ubezpieczenia 05 10 00 z dniem wyrejestrowania 16 lipca, kod przyczyny wyrejestrowania 600;
ZZA z kodem tytułu ubezpieczenia 05 10 01, zgłoszenie z dniem 16 lipca.

Termin złożenia deklaracji zgłoszeniowych w ZUS-ie minie 23 lipca.

#banner-169486#

Przykład 5.

Pani Marta podpisała umowę o pracę 30 kwietnia, jednak rozpoczęcie pracy miało nastąpić 4 maja. Pracodawca zgłosił pracownicę na ZUA ze złą datą powstania tytułu ubezpieczenia – z 1 maja zamiast z 4 maja. Jakie deklaracje złożyć?

W takiej sytuacji powinien wysłać do ZUS-u deklaracje:

wyrejestrowanie ZWUA z dniem 1 maja, kod przyczyny wyrejestrowania 600;
zgłoszenie ZUA z dniem 4 maja.

Powyższe deklaracje należy przekazać maksymalnie do 11 maja.

Warto również pamiętać, że od 16 maja płatnicy zobowiązani są do podania w zgłoszeniu również kodu zawodu wykonywanego przez ubezpieczonego. W razie podania niepoprawnego kodu konieczne jest wysłanie do ZUS-u deklaracji ZUA/ZZA w trybie zmiany.

Przykład 6.

Pan Robert został zgłoszony do ZUS-u na deklaracji ZUA z kodem wykonywania zawodu 251401. Natomiast powinien zostać zgłoszony z kodem 251402. Czy należy złożyć korektę?

W takiej sytuacji pracodawca musi wykonać ZUS ZUA w trybie zmiany, gdzie w bloku I Dane organizacyjne należy podać cyfrę „1”, a następnie powinien wpisać poprawny kod wykonywanego zawodu. Pozostałe dane powinny pozostać bez zmian.

Zmiana danych w ZUS-ie może się również odnosić do sekcji dotyczącej rozwiązania stosunku pracy, gdzie płatnik powinien podać tryb, podstawę prawną, datę oraz osobę inicjującą zakończenie umowy.

Przykład 7.

Pracodawca rozwiązał umowę z pracownikiem za porozumieniem stron. W deklaracji wyrejestrowującej podał jako kod wygaśnięcia/ kod trybu rozwiązania stosunku pracy 23R zamiast 22R. Czy należy złożyć korektę?

W takiej sytuacji powinien sporządzić ZWUA w trybie korekty, gdzie należy wskazać prawidłowy kod wygaśnięcia/ trybu rozwiązania umowy.

Zmiana w ZUS-ie adresu członka rodziny

Dane członka rodziny osoby ubezpieczonej zmienia się na druku ZUS ZCNA. W przypadku zmiany adresu czy innych danych identyfikacyjnych należy:

złożyć wyrejestrowanie członka rodziny na ZCNA;
złożyć ZCNA z nowymi danymi.

W omawianym przypadku zmiana nazwiska pracownicy zostanie dokonana w ZUS-ie automatycznie. Modyfikację adresu należy zrobić na druku ZUS ZUA w trybie zmiany. Adresy członków rodziny natomiast zmienia się, składając wyrejestrowanie ZUS ZCNA i rejestrując dzieci ponownie, z aktualnymi danymi. Deklaracje te trzeba złożyć w terminie 7 dni od oświadczenia pracownicy o zmianie lub przedłożenia dokumentu poświadczającego zmianę.#polecamy#

#banner-169489#

Question 8

Rozwiązałem z pracownikiem umowę o pracę w terminie 6 lutego 2024 r., jednak dokument wyrejestrowania ZUS ZWUA przesłałem do ubezpieczyciela 14 lutego 2024 r. Czy przekroczyłem 7-dniowy termin na przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS?

Accepted Answer

Zakład Ubezpieczeń Społecznych dzieli rodzaje deklaracji na dwie grupy: zgłoszeniowe oraz rozliczeniowe.

Deklaracje zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej

Wśród formularzy służących do zgłoszenia do ubezpieczeń w ZUS pracowników, zleceniobiorców czy przedsiębiorców wyróżnia się:

ZUS ZUA – deklaracja służąca do dokonania zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego bądź do zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej. Należy złożyć ją w celu zgłoszenia osoby nowo zatrudnionej (na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych) do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Służy ona również do zmiany bądź korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem danych identyfikacyjnych),
ZUS ZZA deklaracja służąca do dokonania zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego bądź do zgłoszenia zmiany danych. Składa się ją w celu zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego osoby zatrudnionej, podlegającej wyłącznie obowiązkowi ubezpieczeniowemu zdrowotnemu. Deklaracja ta służy również do zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem danych identyfikacyjnych),
ZUS ZIUA formularz zgłoszeniowy zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej. Należy go uzupełnić w przypadku, gdy uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne osób zgłoszonych na formularzach ZUS ZUA, lub ZUS ZZA,
ZUS ZCNA zgłoszenie danych o członkach rodzin, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego,
ZUS ZWUA deklaracja służąca do wyrejestrowania osoby z ubezpieczeń. Formularz uzupełnia się w momencie wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych i/lub zdrowotnego. Służy on również do korekty danych o wyrejestrowaniu ubezpieczonego.

Przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS – terminy

Obowiązkiem każdego płatnika składek jest poinformowanie ZUS o zmianach dotyczących obowiązków ubezpieczeniowych osób ubezpieczonych maksymalnie w ciągu 7 dni od momentu zaistnienia zmian.

[alert-info]Art. 36. Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
„1. Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. [...]
4. Zgłoszeń, o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, z zastrzeżeniem ust. 4a, 5, 5a i 9a”.[/alert-info]

Przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS może się odbyć drogą elektroniczną z wykorzystaniem systemów kadrowych, drogą pocztową lub poprzez ich osobiste dostarczenie do siedziby Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.#zobacztez#

W momencie rozwiązania umowy z pracownikiem na płatniku składek ciąży obowiązek wyrejestrowania z ubezpieczeń wcześniej zgłoszonego ubezpieczonego. W przypadku osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, tytuł do ubezpieczenia ustaje z dniem rozwiązania umowy o pracę. Jak zostało wspomniane wcześniej, płatnik powinien tego dokonać w ciągu 7 dni od momentu ustania ubezpieczenia już byłego pracownika. Do wyrejestrowania z ubezpieczeń służy deklaracja ZUS ZWUA. W deklaracji ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania pracodawca podaje dzień kolejny po dniu, w którym została rozwiązana umowa o pracę.

Przykład 1.

Rozwiązanie umowy z pracownikiem nastąpiło 6 lutego 2024 r. Na druku ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania (ustania obowiązku ubezpieczenia) należy podać 7 lutego 2024 r.

Przy obliczaniu 7-dniowego terminu przekazania dokumentów zgłoszeniowych do ZUS należy uwzględnić przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego i wliczyć również dni wolne od pracy.

Przykład 2.

W sytuacji przedstawionej we wcześniejszym przykładzie 7-dniowy termin na przekazanie deklaracji ZUS ZWUA do ZUS należy liczyć od dnia następującego po dniu rozwiązania umowy o pracę, czyli od 7 lutego 2024 r. W tym przypadku ostateczny termin złożenia deklaracji wyrejestrowania z ubezpieczeń upływa w 14 lutego 2024 r. i do tego dnia powinna była zostać przesłana do ZUS deklaracja ZUS ZWUA.

#banner-168739#

Deklaracje rozliczeniowe

Pracodawca ma obowiązek sporządzania również deklaracji rozliczeniowych, na których wykazane są składki za osoby zgłoszone do ubezpieczeń. Komplety rozliczeniowe zawierające formularz DRA oraz raporty imienne RCA, RSA, czy RPA płatnik powinien dostarczać do ZUS w określonych z góry terminach:

do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych;
do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, dotyczy to m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji;
do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek, chodzi tu o przedsiębiorców opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe (spółka: cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, wspólnik jednoosobowej spółki z o.o.).

Sporządzanie i wysyłka deklaracji z systemu wFirma.pl

W systemie wFirma.pl użytkownicy mają możliwość generowania deklaracji rozliczeniowych DRA oraz deklaracje zgłoszeniowe. Są dostępne są z trzech poziomów:

START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ lub
KADRY » PRACOWNICY » SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA » DEKLARACJE lub
KADRY » DEKLARACJE » DODAJ.

Przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS - generowanie deklaracji

Użytkownicy systemu wFirma.pl mają również możliwość wysyłania wygenerowanych deklaracji bezpośrednio z systemu do ZUS.

Wysyłka elektronicznych deklaracji ZUS dostępna jest z poziomu START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE / DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE. Po zaznaczeniu jednej bądź wielu deklaracji należy wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO ZUS.

Wysłana deklaracja zostaje oznaczona symbolem koperty - zielony kolor oznacza potwierdzenie przyjęcia deklaracji przez ZUS.#polecamy#

#banner-168742#

Question 9

Pracownica podjęła pracę na podstawie umowy o pracę na pełen etat od 26 sierpnia 2024 roku i zrezygnowała z niej 31 sierpnia 2024 roku. Czy przysługuje jej urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy? Wspomnę, że nie jest to pierwsza praca tej osoby i ma ona ponad dziesięcioletni staż pracy.

Accepted Answer

W przypadku gdy zatrudnienie zostaje nawiązane lub ustaje w trakcie roku kalendarzowego, wymiar urlopu kolejnego ustalany jest proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

Urlop wypoczynkowy naliczony proporcjonalnie

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu rocznego pracownika jest stały i wynosi 20 lub 26 dni w zależności od długości stażu pracy, jaki posiada. Co istotne, limit urlopu wypoczynkowego u obecnego pracodawcy powinien zostać przeliczony proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, jeżeli stosunek pracy ulega rozwiązaniu w trakcie roku. Zasada ta ma zastosowanie, pod warunkiem że pracownik nie wykorzystał do zakończenia umowy urlopu w wyższym wymiarze.

Zgodnie z art. 155^2a § 1 i § 2 Kodeksu pracy podczas ustalania wymiaru urlopu proporcjonalnego jeden miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Przy czym niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca.

Przykład 1.

Pan Roman złożył wypowiedzenie u dotychczasowego pracodawcy i jego umowa ulegnie zakończeniu 13 października. Pracownik posiada 10-letni staż pracy, co oznacza, że jego roczny wymiar urlopu wynosi 26 dni. W związku z zakończeniem umowy w trakcie miesiąca miesiąc ten zaokrągla się do góry. To znaczy, że urlop należy naliczyć za 10 miesięcy pracy, czyli pracownikowi przysługuje 22 dni urlopu (26 dni / 12 x 10 miesięcy).

[alert-info]W przypadku obliczania urlopu proporcjonalnego niepełny dzień urlopu zawsze ulega zaokrągleniu w górę.[/alert-info]

#zobacztez#

Urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc w razie zmiany pracodawcy w trakcie roku

Zmiana pracodawcy w trakcie roku również powoduje konieczność proporcjonalnego obliczenia wymiaru urlopu wypoczynkowego. Mogą tu wystąpić dwie sytuacje:

Gdy pracownik zostaje zatrudniony do końca roku kalendarzowego – urlop nalicza się w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego.
Gdy pracownik zostaje zatrudniony na okres krótszy niż do końca roku kalendarzowego – urlop nalicza się w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

Przykład 2.
Pani Julia została zatrudniona na czas określony od 1 września 2023 roku do 31 października 2024 roku. Przysługuje jej urlop w niższym, 20-dniowym wymiarze. Za cztery miesiące 2023 roku uzyska prawo do 7 dni urlopu.

Warto zwrócić uwagę, że w przypadku zmiany pracodawcy w trakcie miesiąca urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy powinien naliczyć pracownikowi obecny pracodawca. Wskazuje na to art. 155(2a) § 3 Kodeksu pracy.

[alert-info]Art. 155^2a § 3 Kodeksu pracy
„Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca”.[/alert-info]

Pracownik nie może zatem nabyć urlopu u obu pracodawców w razie zmiany pracy w trakcie miesiąca.

Przykład 3.

Pani Natalia zakończyła umowę o pracę 8 września. U nowego pracodawcy została zatrudniona na okres próbny od 11 września do 30 listopada. Posiada ponad 10-letni staż pracy. Dotychczasowy pracodawca powinien ustalić jej urlop za okres od stycznia do września, czyli 20 dni. U nowego pracodawcy może wykorzystać pozostałe 6 dni urlopu.

Kilkukrotna zmiana zakładu pracy w trakcie roku nie spowoduje przyznania pracownikowi urlopu wyższego niż wynika to z limitu określonego w kodeksie. Łączny wymiar urlopu nie może przekroczyć 20 lub 26 dni. Pracodawca powinien sprawdzić świadectwa pracy pracownika z danego roku kalendarzowego w celu ustalenia przysługującego mu wymiaru.

Przykład 4.

Pani Karolina w 2024 roku zmieniała pracę dwukrotnie. Przysługuje jej 20-dniowy wymiar urlopu. U pierwszego pracodawcy wykorzystała 15 dni urlopu, u kolejnego pracodawcy 5 dni urlopu. Oznacza to, że w trzeciej firmie nie będzie jej przysługiwał urlop wypoczynkowy bez względu na to, przez jaki okres będzie tam pracowała.

Powyższe zasady stosuje się również w przypadku, gdy pracownik przepracował w firmie zaledwie kilka dni. Jeżeli pracownik został zatrudniony na podstawie umowy o pracę od 26 sierpnia i zrezygnował z niej 31 sierpnia, to urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy przysługuje mu wymiarze proporcjonalnym, tj. 1/12 × 26 dni = 2,16, po zaokrągleniu – 3 dni urlopu. Jeżeli zatrudniony nie wykorzysta urlopu w naturze, pracodawca musi wypłacić mu ekwiwalent za urlop. Rozwiązanie to nie znajdzie zastosowania, w sytuacji gdy w sierpniu pracownik był zatrudniony w innej firmie i poprzedni pracodawca udzielił mu urlopu wypoczynkowego za ten miesiąc bądź wypłacił ekwiwalent.

#banner-168019#

Pierwsza praca na innych zasadach

W pierwszym roku pracy prawo do urlopu wypoczynkowego pracownik nabywa na innych zasadach. Kwestię tę reguluje art. 153 Kodeksu pracy. W myśl wspomnianego przepisu osoby podejmujące pracę pierwszy raz w życiu nabywają prawo do urlopu wraz z upływem każdego miesiąca kalendarzowego w wysokości 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Co ważne, pracodawca nie ma obowiązku zaokrąglania niepełnego dnia urlopu w górę.

Przy ustalaniu upływu miesiąca należy zastosować potoczne zasady liczenia terminów – miesięczny okres zatrudnienia w przypadku zawarcia umowy:

od pierwszego dnia miesiąca upływa ostatniego dnia miesiąca – np. przy zatrudnieniu od 1 października okres miesięczny upływa 31 października;
w trakcie miesiąca upływa w kolejnym miesiącu w dniu poprzedzającym dzień zawarcia umowy – np. przy zatrudnieniu od 15 września okres miesięczny upłynie 14 października.

Przykład 5.

Romek podjął swoją pierwszą pracę 2 września 2024 roku. Jest zatrudniony do końca roku. W tej sytuacji nabędzie urlop jedynie za 3 pełne miesiące pracy. Odbędzie się to w dniach:

1 października – 1,67 dnia,
1 listopada – 1,67 dnia,
1 grudnia – 1,67 dnia.

W roku 2024 Romek może wykorzystać 5 dni urlopu.

Jeśli pracownik podejmujący zatrudnienie po raz pierwszy nie przepracuje całego miesiąca, wówczas nie nabywa prawa do urlopu.

Przykład 6.

Marta zatrudniła się po raz pierwszy na stoisku z kosmetykami. Rozpoczęła pracę 15 sierpnia, jednak ze względów zdrowotnych złożyła wypowiedzenie i umowa została rozwiązana 4 września. Pracownica nie nabyła prawa do urlopu wypoczynkowego.

Prawo do urlopu kolejnego pracownicy podejmujący pierwszą pracę nabywają z każdym następnym rokiem kalendarzowym.

Zmniejszenie limitu urlopu wypoczynkowego za czas nieobecności

Ważne jest również, że prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje często pracownikom, którzy są przez dłuższy czas nieobecni w zakładzie pracy. Dotyczy to przypadków takich jak choroba przez kilka miesięcy czy urlop macierzyński lub urlop rodzicielski. Za ten czas pracownik nabywa uprawnienia urlopowe tak, jakby pracował. Jednakże, są też przypadki, kiedy limit urlopu wypoczynkowego ulega skróceniu i dotyczy to takich nieobecności, jak:

urlop bezpłatny,
urlop wychowawczy,
odbywanie zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
tymczasowe aresztowanie,
odbywanie kary pozbawienia wolności,
nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.

Aby limit został proporcjonalnie obniżony nieobecność ta musi trać co najmniej przez miesiąc.

Urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy – podsumowanie

Jeśli pracownik posiada prawo do urlopu kolejnego, wówczas przysługuje mu ono, nawet gdy stosunek pracy trwa tylko przez kilka dni w miesiącu. Należy naliczyć takiej osobie urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy, nawet w sytuacji, kiedy przepracował tylko jeden dzień.

#polecamy#

#banner-168022#

Question 10

Kiedy zatrudnia się pracownika, powstaje obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą akta osobowe pracowników oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy. Jak powinno prowadzić się taką dokumentację? Czy potrzebne są zakładki do akt osobowych?

Accepted Answer

[alert-info]Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić akta w wersji papierowej i elektronicznej.[/alert-info]

Zakładki do akt osobowych – wzór do wydruku

#dopobrania#

#zobacztez#

Zmiany w aktach osobowych – nowa piąta część

Nowe rozporządzenie określa, że akta osobowe mają się składać z pięciu części. Zmiana ta obowiązuje od 20. marca 2023 roku. Wcześniej składały się one z trzech, a później z czterech części. Nowe akta powinny więc zawierać części: A, B,C, D i E. Każda z nich ma obejmować określony katalog dokumentów:

A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Zakładka do części A akt osobowych – co się w niej wpisuje?

W części A akt osobowych przechowuje się:

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² Kodeksu pracy).

Część A akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Dokumenty znajdujące się w tej części numeruje się i opisuje w wykazie.

Zakładka do części B akt osobowych

Część B zwykle jest najbardziej obszerna, ponieważ znajdują się tu dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia w firmie, m.in.:

umowa o pracę;
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
zakres czynności (obowiązków);
potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia;
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP;
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań lekarskich wstępnych, okresowych i kontrolnych.

Od 2023 roku nowymi dokumentami są tu:

potwierdzenie poinformowania pracownika o kontroli trzeźwości pracowników lub na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania;
dokumenty o wykonywaniu pracy w formie zdalnej.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w tej części przechowuje się w porządku chronologicznym i numeruje. Opis dokumentu i jego numer powinien zawierać się na wykazie – zakładce do akt.

Zakładka do części C akt osobowych

Część C uzupełniana jest w związku z ustaniem zatrudnienia. Znajdują się tu:

oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
kopia wydanego świadectwa pracy;
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

W tej części także powinno numerować się dokumenty i wpisywać do wykazu znajdującego się w stosownej zakładce.

#banner-167989#

Zakładka do części D akt osobowych

Część D akt często pozostaje pusta. Dzieje się tak, ponieważ przechowuje się tu odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumenty znajdujące się w tej części najłatwiej przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, gdzie przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. W każdej z tych części dokumenty przechowuje się w porządku chronologicznym, ponumerowane i tworzy ich wykaz dotyczący każdej z nich. Gdy informacja o karze powinna zostać usunięta z akt osobowych, wówczas usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Nowa zakładka do części E akt osobowych

Część E pojawiła się w 2023 roku w związku z koniecznością gromadzenia nowych dokumentów w aktach osobowych pracowników, które nie były sklasyfikowane w żadnej obowiązującej dotąd części tych akt – dokumentacji dotyczącej kontroli trzeźwości. W tej części będą znajdowały się m.in.:

informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę;
informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;
informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu;
informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Dokumenty w części E akt osobowych pracownika mogą być przechowywane w podobny sposób, co w części D – wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli (E1, E2 itd.). Porządek chronologiczny, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów będzie dotyczyć każdej z tych wydzielonych części. Usunięcie informacji o badaniu ma polegać na usunięciu całej wydzielonej części dotyczącej tej informacji, a pozostałym są przyporządkowywane następujące po sobie numery.

[alert-info]Dokumenty w części D oraz E są usuwane z akt po upływie okresu wskazanego w przepisach.[/alert-info]

W systemie wFirma łatwo przechowasz e-akta osobowe

Do prowadzenia akt osobowych pracownika w formie elektronicznej warto wykorzystać systemy, które spełniają wymagania wskazane w rozporządzeniu. Od 1. stycznia 2019 roku system wFirma służący do prowadzenia księgowości i kadr online jest już przystosowany do prowadzenia akt pracowników w nowej formie – pięciu omawianych części oraz mniejszych części tematycznych. W zakładce u każdego pracownika dodanego do systemu znajduje się folder DOKUMENTY, gdzie przechowywana jest dokumentacja pracownicza.

Zakładki do akt osobowych - e-akta w wfirma

W folderze Dokumenty znajdują się dwie grupy dokumentacji: akta osobowe oraz dokumenty pracownicze. System wFirma spełnia wszystkie warunki dotyczące prowadzenia e-akt. Umożliwia on umieszczanie dokumentów w poszczególnych katalogach oraz opatrywanie ich kwalifikowanym podpisem. Ta możliwość jest jednym z najważniejszych wymogów przy prowadzeniu dokumentów w formie elektronicznej. Ponadto system jest bardzo ergonomiczny i pozwala na łatwe wyszukiwanie danych w katalogach. Użytkownik ma możliwość weryfikacji, jakie działania zostały dokonane na wybranym dokumencie, a także kto je wykonał (system logów). Dzięki tym funkcjom zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mają pewność, że ich dane przechowywane są w bezpieczny sposób i zgodnie z wszystkimi wymogami prawnymi.

#polecamy#

#banner-167992#

Question 11

W trakcie choroby pracownik złożył wypowiedzenie. Przez okres wypowiedzenia oraz po nim kontynuował zwolnienie lekarskie. Poinformowałam tę osobę, że rozliczę jej nieobecność z powodu choroby. Nie jestem jednak pewna, czy wypowiedzenie jest ważne i czy po powrocie z chorobowego jego bieg nie będzie liczył się od nowa. Czy zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia coś zmienia? Proszę o poradę.

Accepted Answer

Często zdarza się, że pracownicy po otrzymaniu wypowiedzenia umowy idą na L4. Panuje przekonanie, że zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia przedłuża okres wypowiedzenia i tym samym okres pobierania świadczeń. Czy wygląda to inaczej, w sytuacji gdy to pracownik składa wypowiedzenie w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim? Odpowiedź na te i inne pytania znajduje się w poniższym artykule.

Wypowiedzenie umowy a zwolnienie lekarskie

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim podlega ochronie i nie może zostać zwolniony przez pracodawcę. Co do zasady nie można zwolnić pracownika, który jest nieobecny w pracy, na co wskazuje art. 41 Kodeksu pracy.

[alert-info]Art. 41 Kodeksu pracy
„Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia”.[/alert-info]

Od przepisu tego istnieją jednak wyjątki, które zostały wymienione głównie w art. 53 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia:

jeżeli niezdolność do pracy spowodowana chorobą trwa dłużej niż:

3 miesiące – pod warunkiem, że pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy;
łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – o ile pracownik pracował w danej firmie co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy nastąpiła z powodu wypadku przy pracy bądź choroby zawodowej;

w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innej przyczyny niż wyżej wymienione, która trwa ponad miesiąc.

#zobacztez#

Przykład 1.

Pani Daria przebywa na zwolnieniu lekarskim od 31. stycznia 2024 roku. W związku z długą chorobą pracownicy pracodawca postanowił, że złoży jej wypowiedzenie. Może to jednak zrobić dopiero po upływie 182. dni pobierania zasiłku chorobowego oraz 3. miesięcy świadczenia rehabilitacyjnego, czyli najwcześniej 1. listopada 2024 roku.

Co ważne, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia nie może nastąpić w razie nieobecności pracownika w pracy z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem – w okresie pobierania z tego tytułu zasiłku, oraz w razie odosobnienia pracownika ze względu na chorobę zakaźną – w okresie pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku.

Jednak w sytuacji odwrotnej, czyli kiedy to pracownik chce wypowiedzieć umowę w czasie choroby, takich przeciwwskazań już nie ma. Oznacza to, że zatrudniony przebywający na zwolnieniu lekarskim może złożyć wypowiedzenie z pracy. Ważne, aby było ono skuteczne – czyli że pracodawca musi mieć możliwość zapoznania się z nim.

Forma wypowiedzenia umowy w czasie zwolnienia

Jak wspomniano wcześniej, wypowiedzenie umowy przez pracownika powinno zostać przekazane w taki sposób, aby pracodawca miał możliwość zapoznania się z nim. Zgodnie z art. 30 Kodeksu pracy wypowiedzenie umowy o pracę powinno mieć formę pisemną. Oznacza to, że należy je sporządzić na papierze, a następnie własnoręcznie podpisać. W przypadku gdy pracownik jest niezdolny do pracy, z reguły nie ma możliwości dostarczenia takiego dokumentu osobiście. W takiej sytuacji może dokonać tego poprzez wysłanie wypowiedzenia pocztą tradycyjną lub e-mailem. Ważne, aby przy przesyłce listowej mieć potwierdzenie odbioru przesyłki, a jeśli pracownik jej nie odbierze, to potwierdzenie próby dostarczenia takiego dokumentu. Wysyłka e-mailem natomiast jest zgodna z art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego: ,,Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej". Jednak decydując się na taką drogę konieczne jest posiadanie bezpiecznego podpisu kwalifikowanego, którym można potwierdzić dokument. Wypowiedzenie wysłane e-mailem bez certyfikowanego podpisu będzie wadliwe, ale skuteczne. Oznacza to, że dokument wywołuje skutki prawne i okres wypowiedzenia zaczyna swój bieg, jednak może to zostać zakwestionowane przed sądem.

#banner-167725#

Okres wypowiedzenia umowy

Ani zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia, ani jego kontynuacja nie stanowią podstawy do wydłużenia okresu wypowiedzenia. Jeśli wynosi on 2 tygodnie, to jest liczony tak samo jak w przypadku osoby będącej w pracy. Pracodawca nie ma prawa przedłużyć okresu wypowiedzenia, uzasadniając to kolejnym zwolnieniem lekarskim.

Przykład 2.

9. lutego pani Agnieszka złożyła wypowiedzenie pracodawcy mailem. Okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie. Na zwolnieniu lekarskim przebywa do 29. lutego 2024 roku, natomiast umowa ulegnie rozwiązaniu 24. lutego 2024 roku, mimo że zwolnienie trwa dłużej.

Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia - czy pracownik ma prawo do świadczeń?

Pracownik, który złożył wypowiedzenie w trakcie przebywania na zwolnieniu lekarskim, podlega takim samym prawom jak pracownik będący w pracy – zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku do momentu trwania okresu wypowiedzenia.

Za czas przebywania na zwolnieniu lekarskim pracownikowi należy się wynagrodzenie chorobowe – do 33. dni choroby, a następnie zasiłek chorobowy. Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia należy rozliczyć w identyczny sposób.

#banner-167728#

Rozwiązanie umowy a zasiłek chorobowy

Pracownik zachowuje prawo do zasiłku chorobowego również po ustaniu stosunku pracy. Wypłata świadczeń z ubezpieczenia chorobowego będzie możliwa wyłącznie wtedy, jeżeli niezdolność do pracy trwała przez co najmniej 30 dni (bez ani jednego dnia przerwy) i powstała:

nie później niż 14 dni od ustania tytułu do ubezpieczenia chorobowego;
nie później niż 3 miesiące od ustania tytułu do ubezpieczenia w przypadku choroby zakaźnej (oznaczonej w zaświadczeniu lekarskim kodem literowym „E”).

Co ważne, pracownik może pobierać zasiłek chorobowy po ustaniu zatrudnienia jedynie przez 91 dni.

Przykład 3.

Pani Agnieszka przebywa na zwolnieniu lekarskim od 8. stycznia do 29. lutego, przy czym stosunek pracy został rozwiązany 26. lutego. W związku z tym, że choroba pracownicy trwała bez przerwy przez 30 dni, to uzyska ona prawo do zasiłku także po zakończeniu umowy.

Aby pracownik otrzymał świadczenie po ustaniu zatrudnienia, powinien wysłać do ZUS-u formularz Z-10. Ten obowiązek leży już po stronie ubezpieczonego. Płatnik składek dostarcza w tym przypadku jedynie zaświadczenie Z-3.

Wypowiedzenie umowy przez pracownika w czasie niezdolności do pracy jest możliwe. Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia pracodawca rozlicza na takich samych zasadach, jak w czasie pozostałego okresu zatrudnienia. Po ustaniu zatrudnienia wypłatę zasiłku przejmuje ZUS. Dlatego też po zakończeniu okresu wypowiedzenia wszystkie dokumenty związane ze zwolnieniem lekarskim należy przekazać do swojego oddziału ZUS.

#polecamy#

#banner-167734#

Question 12

Jestem zatrudniona w firmie na podstawie umowy o pracę na czas określony. Miesiąc temu dowiedziałam się, że jestem w ciąży. Umowa o pracę kończy się przed terminem porodu. Czy rozwiązanie umowy w trakcie ciąży jest możliwe?

Accepted Answer

W sytuacji kiedy pracownica dowiaduje się, że jest w ciąży, a zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę na czas określony, ma wiele wątpliwości. Kobieta spodziewajaca się dziecka jest jednak chroniona przepisami Kodeksu pracy, w związku z czym pracodawca musi ją traktować w sposób szczególny, zgodnie z przyjętym prawem.

Koniec umowy w trakcie ciąży

Pracownica, która w trakcie ciąży zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę na czas określony, powinna być traktowana w wyjątkowy sposób. Pracodawca nie ma prawa wypowiedzieć takiej osobie stosunku pracy, a w przypadku gdy umowa kończy się przed terminem planowanego rozwiązania ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Sytuacja taka ma miejsce w dwóch przypadkach:

pod warunkiem że rozwiązanie umowy miałoby miejsce po 3. miesiącu trwania ciąży.#zobacztez#

Umowa w takim przypadku przedłuża się z mocy prawa, a pracodawca nie musi dokonywać jakichkolwiek czynności prawnych. Tak przedłużona umowa rozwiązuje się z dniem urodzenie dziecka.

[alert-info]Przedłużenie terminowej umowy o pracę do dnia porodu dzieje się z mocy prawa, pracodawca nie musi dokonywać jakichkolwiek czynności prawnych. Rozwiązuje się ona z dniem narodzin dziecka.[/alert-info]

Z omówionego wyżej prawa nie mogą niestety skorzystać pracownice, które są zatrudnione na podstawie:

umowy na okres próbny poniżej jednego miesiąca,
umowy o pracę w celu zastępstwa innego pracownika, w czasie jego nieobecności.

[alert-info]W projekcie ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz innych ustaw w związku ze wdrożeniem w życie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunówzlikwidowany ma zostać przepis dotyczący braku ochrony dla kobiety w ciąży, z którą zawarto umowę o pracę na okres próbny nieprzekraczający jednego miesiąca.[/alert-info]

Umowa o pracę w czasie ciąży może także wygasnąć:

z dniem śmierci pracownicy,
z dniem śmierci pracodawcy (gdy nie doszło do przejęcia zakładu pracy),
z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania, chyba że pracodawca rozwiązał wcześniej bez wypowiedzenia umowę o pracę z winy pracownika.

#banner-165577#

Rozwiązanie umowy w trakcie ciąży jest możliwe

Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży pracowniczki, a także w okresie jej urlopu macierzyńskiego. Kodeks pracy przewiduje jednak sytuacje, kiedy pracodawca ma prawo zwolnić kobietę w ciąży.

Pierwszy przypadek ma miejsce wtedy, kiedy firma ogłasza upadłość lub likwidację. W tej sytuacji nie ma znaczenia, na podstawie jakiej umowy zatrudniona jest pracownica i czy aktualnie jest w ciąży.

Drugim przypadkiem jest sytuacja, kiedy pracownica:

dopuściła się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych

lub

popełniła w czasie trwania umowy o pracę przestępstwo, które uniemożliwiło dalsze jej zatrudnianie na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
utraciła uprawnienia konieczne do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku (ze swojej winy).

W tym drugim przypadku na zwolnienie pracownicy muszą jednak wyrazić zgodę związki zawodowe, o ile takowe funkcjonują w firmie, a pracownica do nich należała. Dopuszczalne jest rozwiązanie umowy z kobietą w ciąży za porozumieniem stron. Jest to częsta alternatywa dla zwolnienia dyscyplinarnego.

Nieświadomość ciąży a złożenie wypowiedzenia

Może również zdarzyć się, że pracodawca wręczył pracownicy wypowiedzenie umowy o pracę, a pracownica przyjęła je. Po jakimś czasie okazało się, że jest ona w ciąży, o której nie wiedziała, podpisując dokument. Jeśli w dniu rozwiązania umowy pracownica była w ciąży powyżej 3. miesiąca, pracodawca po otrzymaniu zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego ciążę pracownicy ma obowiązek przywrócić ją pracy.

Podobna sytuacja ma miejsce, w przypadku gdy to sama pracownica składa wypowiedzenie w miejscu pracy, nie wiedząc o tym, że jest w ciąży. Należy wówczas złożyć do pracodawcy pisemne oświadczenie o odstąpieniu od wypowiedzenia, uzasadniając to ciążą oraz dołączając zaświadczenie lekarskie.

Rozwiązanie umowy przez pracownicę

Kobieta spodziewająca się dziecka ma prawo rozwiązać stosunek pracy – może to zrobić zarówno za wypowiedzeniem, jak i bez wypowiedzenia, jeśli uprawniają ją do tego przepisy. Byłaby to jednak sytuacja wyjątkowa, ponieważ w ten sposób może stracić prawo do zasiłku.

Cofnięcie wypowiedzenia przez pracownicę będącą w ciąży

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego dopuszcza się możliwość uchylenia się od oświadczenia woli złożonego przez pracownicę, która w chwili zawierania porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę nie wiedziała, że jest w ciąży. Takie oświadczenie uważane jest za złożone pod wpływem błędu (PKN 156/01). Wynika z tego, że pracownica może wycofać wypowiedzenie umowy o pracę jedynie pod warunkiem, że w momencie jego składania nie wiedziała o swoim stanie lub o przysługujących jej z tego tytułu uprawnieniach, takich jak: urlop macierzyński, ochrona stosunku pracy. Natomiast pracownica na cofnięcie wypowiedzenia ma siedem dni od dnia, w którym dowiedziała się o ciąży. Oświadczenie o cofnięciu wypowiedzenia powinno zostać złożone na piśmie i z uzasadnieniem. Pracodawca powinien je zaakceptować. W takiej sytuacji wypowiedzenie złożone przez pracownicę uznaje się za niezłożone.

W sytuacji gdy pracownica – wiedząc, że jest w ciąży – złożyła wypowiedzenie umowy o pracę lub wyraziła zgodę na rozwiązanie jej za porozumieniem stron, nie przysługuje jej możliwość cofnięcia wypowiedzenia. Natomiast gdy pracownica zaszła w ciążę po zawarciu porozumienia rozwiązującego umowę o pracę, a przed upływem terminu rozwiązania umowy, wtedy nie ma podstawy do uchylenia się od skutków prawnych złożonego oświadczenia woli – czyli cofnięcie wypowiedzenia nie jest możliwe.

Przepisy polskiego prawa pracy zapewniają szczególną ochronę kobiet w ciąży, która polega głównie na zakazie rozwiązywania z nimi umowy o pracę. Należy jednak pamiętać, że w niektórych przypadkach rozwiązanie umowy w trakcie ciąży jest możliwe.

#polecamy#

#banner-165580#

Question 13

Jestem zatrudniona na umowę o pracę na czas określony. Moja umowa kończy się w przyszłym tygodniu. Ze względu na to, że jestem w ciąży, pracodawca zapowiedział, że umowa zostanie przedłużona do dnia porodu. Czy w takim przypadku będę mogła otrzymywać zasiłek macierzyński?

Accepted Answer

Obowiązkiem pracodawcy jest przedłużenie umowy do dnia porodu, z pracownicą, która jest w ciąży, z tym że obowiązek ten dotyczy jedynie umów o pracę na czas określony oraz umów o pracę na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie 3. miesiąca ciąży.

Kto wypłaca zasiłek macierzyński?

Umowa o pracę przedłużona do dnia porodu rozwiązuje się wraz z dniem urodzenia dziecka. Jednocześnie jest to pierwszy dzień urlopu macierzyńskiego. Zasiłek macierzyński przysługuje każdej kobiecie, która urodziła dziecko w okresie podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Za pierwszy dzień urlopu zasiłek macierzyński opłaca pracodawca, potem obowiązek ten przejmuje ZUS.

W celu wypłaty zasiłku macierzyńskiego pracodawca musi przedłożyć w ZUS-ie właściwym dla miejsca zamieszkania pracownicy:#zobacztez#

skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopię potwierdzoną za zgodność z przedłożonym dokumentem,
zaświadczenie ZUS Z-3,
kopię wniosku pracownicy potwierdzonego za zgodność z przedłożonym dokumentem oraz
kopię świadectwa pracy lub innego pisma potwierdzającego rozwiązanie stosunku pracy – potwierdzonego za zgodność z oryginałem.

ZUS na wypłatę świadczenia ma 30 dni od otrzymania wszystkich niezbędnych dokumentów.

Jak długo można otrzymywać zasiłek?

Długość pobierania zasiłku macierzyńskiego zależy od liczby urodzonych dzieci:

20 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka,
31 tygodni w przypadku bliźniąt,
33 tygodnie w przypadku trojaczków,
35 tygodni w przypadku czwórki dzieci,
37 tygodni w przypadku piątki dzieci.

Okres pobierania zasiłku macierzyńskiego może rozpocząć się przed porodem, lecz nie wcześniej niż 6 tygodni przed spodziewaną jego datą. Po porodzie należy wykorzystać pozostałą przysługującą część zasiłku. Podstawowy urlop macierzyński nie musi zostać w całości wykorzystany przez matkę dziecka. Kobieta ma obowiązek wykorzystania przynajmniej 14 tygodni, pozostałe 6 tygodni może wykorzystać ojciec dziecka.#banner-166426#

Wysokość zasiłku macierzyńskiego

Zasiłek macierzyński przysługuje w wysokości 100% podstawy zasiłku. Podstawę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia uprawnień do urlopu macierzyńskiego. Jeżeli u danego pracodawcy pracujemy mniej niż 12 miesięcy, to podstawę stanowi średnie miesięczne wynagrodzenie za okres pełnych miesięcy kalendarzowych. Jednakże jeśli przed porodem korzystano ze zwolnienia lekarskiego, podstawę do wyliczenia zasiłku macierzyńskiego stanowi podstawa ostatnio wypłaconego świadczenia.

Urlop rodzicielski

Po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego kobieta może jeszcze skorzystać z urlopu rodzicielskiego. Aktualnie urlop rodzicielski może zostać udzielony bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego. Czas jego trwania uzależniony jest od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie. Przysługuje on w wymiarze 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka bądź 43 tygodni, jeśli przy jednym porodzie urodzonych zostanie dwoje lub więcej dzieci.

Urlop rodzicielski powinien zostać wykorzystany nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko skończy 6 lat.

W pewnych szczególnych sytuacjach prawo do urlopu rodzicielskiego przysługuje nie tylko matce dziecka, ale również innym członkom najbliższej rodziny.

Obowiązki pracodawcy względem pracownicy, której umowa ulega rozwiązaniu w dniu porodu są praktycznie takie same jak w przypadku standardowego korzystania przez pracownika z zasiłku macierzyńskiego. Warto jednak zwrócić uwagę na przesłanie do ZUS odpowiedniej dokumentacji na cele wypłaty świadczenia.

#polecamy#

#banner-166432#

Question 14

Moi pracownicy czasami oddają krew. W tej sytuacji powinni otrzymać cały dzień wolny w dniu oddawania krwi, czy tylko jego część przypadającą na wszystkie procedury? Czy pracownik powinien mnie poinformować o swojej nieobecności wcześniej? Za zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew mam mu naliczyć wynagrodzenie?

Accepted Answer

Patryk, Kłodzko

Okres zwolnienia od pracy jest uzależniony od zaświadczenia, jakie zostanie wydane pracownikowi przez stację krwiodawstwa.

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy w przepisach

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik jest zobowiązany do wykonywania pracy w czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Oznacza to, że osoba zatrudniona powinna potwierdzać swoją obecność w pracy. Oczywiście niekiedy mają miejsce wydarzenia, które nie pozwalają na wykonywanie w danym dniu obowiązków służbowych. Zgodnie z § 1. rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie;
inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

[alert-info]Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy powoduje nie tylko utratę wynagrodzenia za czas nieprzepracowany, ale w niektórych przypadkach uprawnia pracodawcę do wypowiedzenia pracownikowi umowy w trybie dyscyplinarnym.[/alert-info]

#zobacztez#

W jakim terminie pracownik powinien poinformować pracodawcę o nieobecności?

Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem w sytuacji gdy pracownik jest w stanie z góry określić termin swojej nieobecności, wówczas zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie pracodawcy wcześniej. Chodzi tu nie tylko o okres absencji, ale także o jej przyczynę. Zgłoszenie nieobecności w późniejszym terminie jest uzasadnione tylko w razie wystąpienia szczególnych okoliczności. Wśród nich wymienia się obłożną chorobę połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenia losowe.

Z kolei jeśli zdarzenie, którym spowodowana jest nieobecność pracownika, jest nagłe, wówczas zatrudniony zobligowany jest do powiadomienia pracodawcy o tym fakcie niezwłocznie, jednak nie później niż w drugim dniu absencji. W tym przypadku niedotrzymanie terminu również będzie usprawiedliwione w sytuacji, gdy zaistniały powody uniemożliwiające przekazanie informacji w ustalonym przepisami czasie. Co ważne, od razu po ustaniu przyczyn uniemożliwiających powiadomienie pracodawcy o zdarzeniu pracownik powinien jak najszybciej skontaktować się z przełożonym.

[alert-info]Termin oraz sposób informowania o nieobecności w pracy powinien zostać określony w regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie ma jednak obowiązku sporządzania takiego aktu w zakładzie, informację powinien przekazać pracownikowi w formie pisemnej, nie później niż 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy. Wskazuje na to art. 29 § 3 Kodeksu pracy.[/alert-info]

Sposób informowania pracodawcy o nieobecności

Zgodnie z powyższym oddawanie krwi nie należy do zdarzeń nagłych, dlatego pracownik powinien poinformować pracodawcę o swojej absencji z tej przyczyny z odpowiednim wyprzedzeniem. Zatrudniony może zawiadomić o nieobecności:

osobiście;
przez inną osobę;
telefonicznie;
za pośrednictwem innego środka łączności;
drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego

– pod warunkiem, że w zakładzie pracy nie określono konkretnej formy przekazywania takiej informacji.

#banner-165796#

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew – jak należy udokumentować?

Kwestię zwolnienia od pracy z tytułu oddawania krwi reguluje szczegółowo § 12 rozporządzenia: „Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi. Pracodawca jest również obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy”.

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew przysługuje wyłącznie, gdy zdarzenie to zostanie odpowiednio udokumentowane. Jest to niezbędne na cele ustalenia, czy zatrudniony zachowuje za czas nieobecności prawo do pensji. Dowodem potwierdzającym oddanie przez daną osobę krwi jest zaświadczenie wydane przez stację krwiodawstwa – należy je przekazać pracodawcy.

To stacja krwiodawstwa decyduje o tym, czy pracownik zostanie zwolniony. Ilość czasu wolnego potwierdzona jest w oświadczeniu, które krwiodawca potrzebuje, aby przedłożyć swojemu pracodawcy. Może zdarzyć się również sytuacja, kiedy to stan zdrowia pracownika nie pozwala mu na oddanie krwi. Wtedy stacja krwiodawstwa również powinna wystawić zaświadczenie, w którym wskaże czas spędzony przez pracownika w tym miejscu. Taki dokument jest podstawą do usprawiedliwienia absencji.

#banner-165793#

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew a wynagrodzenie

Za czas zwolnienia określonego w zaświadczeniu pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia tak jak przy ustalaniu wynagrodzenia za czas urlopu, z tą różnicą, że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypada dzień oddawania krwi.

Przykład 1.

Stała pensja pana Zygmunta wynosi 5000 zł. Dodatkowo otrzymuje zmienną premię regulaminową. Pracownik poinformował przełożonego o fakcie oddawania krwi 15 lutego, co potwierdził zaświadczeniem ze stacji krwiodawstwa. Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew zostało udzielone na cały dzień, co oznacza, że przepracował 8 godzin mniej niż było to przewidziane w harmonogramie. W lutym do przepracowania było 160 godzin. Premia regulaminowa została przyznana w wysokości 950 zł (pomniejszoną za 1 dzień absencji). W związku z tym panu Zygmuntowi przysługuje wynagrodzenie zasadnicze w pełnej wysokości + premia 950 zł oraz 50 zł (uzupełnienie) wyliczone w następujący sposób:

950 zł / 152 h (160 h – 8 h) = 6,25 zł/h

6,25 zł/h x 8 h (godziny nieprzepracowane) = 50 zł

W sumie za luty powinien otrzymać wynagrodzenie w wysokości 6000 zł.

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew jest jasno opisane w przepisach. Ważne jest, aby pracownik udowodnił fakt poddania się odpowiedniemu zabiegowi w stacji krwiodawstwa, dzięki czemu zachowa prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany. #polecamy#

#banner-165799#

Question 15

Zatrudniam pracownika, który od jakiegoś czasu przebywa na zwolnieniu lekarskim. L4 wystawione jest także na okres obejmujący dni wolne od pracy. Czy ustalając 33 dni, za które to pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe, trzeba je uwzględniać? Jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego? Czy okresy choroby się sumują?

Accepted Answer

Pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek za każdy dzień niezdolności do pracy. Bez znaczenia pozostaje, czy choroba przypada w okresie, w którym pracownik powinien wykonywać pracę, czy też w dniach wolnych od pracy. Pracodawca musi wiedzieć, przez jaki czas wypłaca pracownikowi poszczególne świadczenia.

Jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego – kiedy wypłacić wynagrodzenie chorobowe, a kiedy zasiłek?

Okres, przez który pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, zależny jest od wieku pracownika. Osobom, które nie ukończyły 50. roku życia wspomniane świadczenie przysługuje przez okres 33 dni, natomiast dla pracowników powyżej 50 lat wynagrodzenie chorobowe przysługuje przez 14 dni.

[alert-info]Art. 92 § 4 Kodeksu pracy
Za czas niezdolności do pracy, o której mowa w § 1, trwającej łącznie dłużej niż 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, trwającej łącznie dłużej niż 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy na zasadach określonych w odrębnych przepisach.[/alert-info]

#zobacztez#

Warto również doprecyzować, że w roku, w którym pracownik kończy 50 lat, wynagrodzenie chorobowe przysługuje mu przez 33 dni. Dopiero od początku następnego roku pracodawca będzie wypłacał to świadczenie przez 14 dni. Zostało to wyjaśnione w art. 92 § 5 Kodeksu pracy.

Przykład 1.

Pan Ryszard urodził się 13 września 1973 roku. Pierwsze zwolnienie lekarskie otrzymał od 25 sierpnia do 30 września 2023 roku. Pomimo ukończenia przez pracownika w dniu 13 września 50. roku życia pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie chorobowe za okres 33 dni. Dopiero od 2024 roku świadczenie będzie należne jedynie przez 14 dni.

Co ważne, pula 33 dni lub 14 dni dotyczy całego roku kalendarzowego. Pracownik nie musi chorować przez ciągły okres. Od 34. lub 15. dnia choroby otrzymuje już świadczenie w postaci zasiłku chorobowego z ZUS-u. Zasiłek chorobowy wypłacany jest zwykle przez okres 182 dni, a w przypadku gdy niezdolność do pracy powstaje w okresie ciąży lub została spowodowana gruźlicą – przez 270 dni.

Przykład 2.

Z powodu przewlekłej choroby pani Leokadia często otrzymuje zwolnienia lekarskie. W 2024 roku była niezdolna do pracy w okresie:

17.01 – 25.01 – 9 dni
10.03 – 12.03 – 3 dni
29.05 – 9.06 – 12 dni
20.07 – 24.07 – 5 dni
1.10 – 8.10 – 8 dni

Nie ukończyła 50. roku życia, więc wynagrodzenie chorobowe będzie jej przysługiwało przez 33 dni. Limit ten mija w trakcie L4 otrzymanego w październiku. Oznacza to, że za okres od 1 do 3 października otrzyma wynagrodzenie chorobowe, a od 4. do 8. będzie przysługiwał jej zasiłek chorobowy.

#banner-165700#

Przykład 3.

Pan Miłosz od stycznia do końca maja 2024 roku pracował w firmie X. W tym okresie przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 12 dni. Od połowy czerwca podjął pracę w firmie Z. W 2024 roku pan Miłosz może otrzymać wynagrodzenie chorobowe u nowego pracodawcy przez 21 dni. Po tym czasie będzie przysługiwał mu zasiłek.

Jakie nieobecności uwzględnia się w puli 33 i 14 dni?

Przepisy ściśle określają, za jakiego rodzaju niezdolności do pracy przysługuje wynagrodzenie czy zasiłek chorobowy. Zalicza się do nich:

chorobę pracownika, w tym chorobę w czasie ciąży;
przebywanie na kwarantannie bądź izolacji;
pobyt w szpitalu;
wypadek w drodze do lub z pracy;
poddanie się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów.

W razie wypadku podczas wykonywania pracy pracownik również otrzymuje L4. Jednakże jeżeli zdarzenie zostanie uznane za wypadek w pracy, to zatrudnionemu będzie przysługiwał zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. W związku z tym dni zwolnienia lekarskiego nie wlicza się do limitów dotyczących wynagrodzenia chorobowego.

Zwolnienie lekarskie na opiekę nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny również nie powinno zostać uwzględniane w puli 33/14 dni. Za okres sprawowania opieki ubezpieczonemu od pierwszego dnia przysługuje zasiłek opiekuńczy.

Niezdolność do pracy na przełomie roku

Wiemy już, jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego podlegające wliczeniu do limitów dotyczących wynagrodzenia chorobowego. Warto przypomnieć, że wspomniane pule odnoszą się do jednego roku kalendarzowego. Oznacza to, że w kolejnym roku pracownik ponownie będzie otrzymywał od pracodawcy świadczenie przez 33 lub 14 dni. Problematyczna może być sytuacja, gdy niezdolność do pracy występuje na przełomie roku. Wtedy istotny jest rodzaj świadczenia przysługujący 31 grudnia. Jeżeli tego dnia pracownik miał prawo do:

wynagrodzenia chorobowego, wówczas od 1 stycznia ponownie przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe przez okres 33 lub 14 dni. Zasada ta obowiązuje także wtedy, gdy 31 grudnia był 33. dniem (lub 14. dniem) niezdolności do pracy;
zasiłku chorobowego, to od 1 stycznia w dalszym ciągu będzie przysługiwał mu zasiłek chorobowy za cały okres nieprzerwanej niezdolności do pracy. Gdyby pomiędzy zwolnieniami wystąpił chociażby jeden dzień przerwy, to za okres po przerwie pracownik uzyskuje prawo do wynagrodzenia chorobowego przez 33/14 dni. Nie ma znaczenia, czy taka przerwa wystąpi w dzień roboczy, czy dzień wolny od pracy.

Przykład 4.

Pan Franciszek otrzymał zwolnienie lekarskie na okres od 14 grudnia do 12 stycznia. W dniu 31 grudnia przysługiwało mu wynagrodzenie chorobowe. Od 1 stycznia będzie miał zatem w dalszym ciągu prawo do wynagrodzenia chorobowego przez okres 33 dni.

#banner-165706#

Przykład 5.

Pani Irena jest niezdolna do pracy od 15 października 2023 roku do 29 stycznia 2024 roku. 31 grudnia miała prawo do zasiłku chorobowego, więc od 1 do 29 stycznia będzie przysługiwał jej zasiłek chorobowy. Kolejne zwolnienie lekarz wystawił 1 lutego 2024 roku. W związku z przerwą pomiędzy kolejnymi zwolnieniami lekarskimi od 1 lutego pracownicy będzie przysługiwał wynagrodzenie chorobowe.

Jakie dokumenty powinien sporządzić pracodawca od 34. lub 15. dnia?

Dowiedzieliśmy się, jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego. Teraz należy wspomnieć o tym, jakie formalności ciążą na pracodawcy po upływie okresu, za jaki należne jest wynagrodzenie chorobowe. Jeśli niezdolność do pracy przekracza 33 lub 14 dni w ciągu roku, to pracodawca niebędący płatnikiem zasiłków zobowiązany jest przekazać do ZUS-u zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3. Na podstawie tego druku zatrudnionemu zostanie wypłacony zasiłek chorobowy.

Wprowadzanie niezdolności do pracy w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl umożliwia rozliczanie nieobecności chorobowych pracowników oraz wystawianie stosownych zaświadczeń, które należy przekazać do ZUS-u. Aby wprowadzić chorobę pracownika, trzeba przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika » CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI » DODAJ.

jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego - dodawanie choroby

Po pojawieniu się okna w polu Rodzaj wprowadza się chorobę i poniżej wybiera właściwy kod świadczenia przerwy.

Co ważne, w sytuacji gdy program wykryje, że wprowadzona nieobecność wykroczy poza okres 33 lub 14 dni, wówczas automatycznie poinformuje użytkownika o podziale okresu odpowiednio na kod 331 oraz 313.

jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego - komunikat

Jeżeli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, to po zapisaniu choroby może zaznaczyć wpis i wybrać opcję DRUKUJ » ZUS Z-3. Wówczas pojawi się wypełniony formularz, który po zapisaniu można pobrać na dysk:

w formacie PDF, a następnie wydrukować i wysłać listem do ZUS-u lub
w formacie XML, a następnie zaimportować plik na PUE i przekazać go do ZUS-u elektronicznie.

Ponadto podczas wyliczania list płac wynagrodzenie chorobowe bądź zasiłek zostaną naliczone automatycznie.

Aby wiedzieć, jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego pracownika, należy pamiętać nie tylko o zasadzie dotyczącej wieku, ale także mieć świadomość, jaki rodzaj nieobecności uwzględniać w puli 33 lub 14 dni. Pomocne w tym pozostają systemy kadrowe, w których przedsiębiorca otrzymuje podpowiedzi o prawidłowym rozliczeniu takich absencji.

#polecamy##banner-165703#

Zdaniem eksperta

Staż urlopowy - jak go ustalić dla pracownika?

Ciąża w trakcie umowy zawartej na okres próbny - co warto wiedzieć?

Kiedy w raporcie ZUS pracownika należy zastosować kod 30 00?

Zatrudnienie emeryta na podstawie umowy o pracę

Osoba współpracująca a składki ZUS – jak korzystniej zatrudnić małżonka?

Umowa o pracę na okres próbny a limit 33 miesięcy

Zmiana danych w ZUS - kiedy powinna być zgłoszona?

Jaki jest termin na przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS?

Czy przysługuje urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy?

Zakładki do akt osobowych - wzory do wydruku

Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia - czy przerywa jego bieg?

Rozwiązanie umowy w trakcie ciąży a prawa pracownicy

Zasiłek macierzyński a przedłużenie umowy o pracę do dnia porodu

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew

Jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego w razie choroby pracownika?

Artykuły

Wzory