Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2024 roku - musisz to wiedzieć!

Przedsiębiorca w swojej firmie może zatrudnić pracowników w oparciu o różnorodne umowy, począwszy od umowy o pracę, a skończywszy na umowach cywilnoprawnych. W zależności od rozmaitych aspektów koszt zatrudnienia pracownika także jest zmienny. W związku z tym przedsiębiorcy często zadają sobie pytanie, ile wynosi koszt całkowity zatrudnienia pracowników na podstawie umowy o pracę.

Pobierz darmową broszurę Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2024 roku

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika przy umowie o pracę

Głównym kosztem, jaki ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika na podstawie umowy o pracę, jest wynagrodzenie tej osoby, ale także zobowiązania, jakie należy uiszczać do różnych instytucji państwowych. W przypadku umów o pracę kosztem uzyskania przychodu firmy jest:

• wynagrodzenie brutto;
• składki ZUS finansowane przez pracodawcę;
• wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę.

Koszt zatrudnienia pracownika czyli wynagrodzenie pracownika

Pracodawca ma obowiązek wypłacać pracownikowi wynagrodzenie za pracę. Jak wspomniano, jest to główny koszt ponoszony w związku z zatrudnieniem. Na kwotę wynagrodzenia brutto pracownika składają się: 

1. składki społeczne finansowane przez pracownika – osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę objęta jest obowiązkowo ubezpieczeniami społecznymi oraz ubezpieczeniem zdrowotnym, z czego składki, jakie są potrącane z wynagrodzenia, wynoszą odpowiednio:

2. zaliczka na podatek dochodowy – obliczana według skali podatkowej, dla której stawka wynosi 12% lub 32%. Niektórzy pracownicy mogą również korzystać ze zwolnienia z podatku, wówczas ich wynagrodzenie do wypłaty jest wyższe o kwotę, jakiej pracodawca nie musi odprowadzać do urzędu skarbowego;

3. wpłaty na PPK finansowane przez pracownika (jeśli pracownik zdecyduje się na przystąpienie do tego programu). Kształtują się one następująco:

*Pracownicy, których wynagrodzenie nie przekracza 1,2-krotności pensji minimalnej, mogą obniżyć wpłaty podstawowe po swojej stronie maksymalnie do 0,5%.

4. wynagrodzenie netto, czyli wynagrodzenie wypłacane pracownikowi „na rękę” (przysługujące po dokonaniu wszelkich potrąceń wskazanych w punktach 1–3).

Warto również wspomnieć, że pracodawca nie może dowolnie ustalić kwoty wynagrodzenia pracownika. Przepisy określają bowiem minimalną pensję, jaką muszą mieć zagwarantowaną osoby zatrudnione w ramach umowy o pracę. W 2023 roku było to:

• od stycznia do czerwca 3 490 zł;
• od lipca do grudnia 3 600 zł.

Od 2024 roku jest to:

• od stycznia do czerwca 4 242 zł;
• od lipca do grudnia 4 300 zł.

W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wynagrodzenie minimalne jest ustalane proporcjonalnie do wysokości etatu.

Składki ZUS finansowane przez zakład pracy

Oprócz składek potrącanych z wynagrodzenia pracownika na całkowity koszt zatrudnienia składają się również składki finansowane z kieszeni przedsiębiorcy. Wszystkie obowiązkowe składki, jakie musi opłacać zakład pracy, prezentuje poniższa tabela.

*Stopa procentowa dla ub. wypadkowego jest różna w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.

**Standardowa stopa procentowa składki na ub. wypadkowe obowiązująca od 1 kwietnia 2018 roku.

Z powyższej tabeli wynika, że pracodawca, poza wynagrodzeniem brutto, ponosi dodatkowe obciążenie w wysokości ponad 20% pensji.

Istnieje kilka wyjątków, kiedy nie będzie konieczne opłacenie za pracownika składki na Fundusz Pracy (FP) oraz składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). Dotyczy to m.in.: 

• kobiet, które skończyły 55 lat, i mężczyzn, którzy ukończyli 60 lat;
• osób powracających z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych – zwolnienie z tych opłat przysługuje przez 36 miesięcy od pierwszego miesiąca po powrocie z takiego urlopu;
• pracowników, którzy ukończyli 50 lat i przez 30 dni przed zatrudnieniem pozostawali w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy (PUP) – zwolnienie przysługuje wówczas przez okres 12 miesięcy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę;
• pracowników skierowanych do pracy przez PUP, którzy nie ukończyli 30 lat – zwolnienie przysługuje przez 12 miesięcy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Pracownicy mogą zdecydować się na przystąpienie do dobrowolnego programu oszczędzania na przyszłą emeryturę, czyli PPK. Pracodawca musi wtedy pamiętać, że podobnie jak w przypadku składek ZUS, wpłaty na PPK są finansowane zarówno ze środków pracownika, jak i z jego kieszeni. Wysokość wpłat po stronie zakładu pracy przedstawia poniższa tabela.

Osoby podlegające ubezpieczeniom emerytalno-rentowym, które są w wieku między 18 a 55 lat, podlegają automatycznie zgłoszeniu do PPK. Pracodawca nie może decydować o tym, kiedy będzie ponosił dodatkowe koszty związane z uczestnictwem w tym programie. Tylko pracownicy składający rezygnację z udziału w PPK sprawią, że koszt całkowity zatrudnienia nie będzie wyższy.

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2024 roku

Najniższa pensja w 2024 roku wzrośnie dwa razy. Tym samym należy liczyć się z podwyższeniem minimalnych kosztów zatrudnienia pracownika na umowę o pracę.

W sytuacji gdy przedsiębiorstwo zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze godzin, to przy wynagrodzeniu minimalnym koszt całkowity zatrudnienia w 2024 roku kształtuje się na poziomie przedstawionym w poniższej tabeli.

W związku z powyższym łatwo oszacować, że całkowity koszt wynagrodzenia pracownika, który zdecyduje się na uczestnictwo w PPK, zwiększy się w 2024 roku w porównaniu do roku poprzedniego początkowo o ponad 783,10 zł, a po pierwszym półroczu będzie to już ok. 854 zł.

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika na przykładzie

Kwota, jaką pracownik otrzymuje na rękę, a faktyczny koszt całkowity zatrudnienia różnią się diametralnie. Najlepiej zaprezentować to na przykładach.

Przykład 1.

Ile wyniesie wynagrodzenie netto oraz całkowity koszt wynagrodzenia przy założeniu, że dana osoba:

• zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę;
• ukończyła 26. rok życia;
• jest uczestnikiem PPK i zadeklarowała wpłatę dodatkową w wysokości 2%;
• pracuje w miejscu zamieszkania (podstawowe KUP);
• złożyła wniosek PIT-2 o stosowanie całej kwoty zmniejszającej podatek (300 zł);
• jej wynagrodzenie brutto wynosi: 10 000,00 zł?

Wyliczenie będzie wyglądać następująco:

• Składki na PPK:
• składka podstawowa pracownika: 200,00 zł,
• składka dodatkowa pracownika: 200,00 zł,
• składka podstawowa pracodawcy: 150,00 zł;
• Składki społeczne:
• ubezpieczenie emerytalne (pracownik): 976,00 zł (10 000,00 zł × 9,76%),
• ubezpieczenie rentowe (pracownik): 150,00 zł (10 000,00 zł × 1,5%),
• ubezpieczenie chorobowe (pracownik): 245,00 zł (10 000,00 zł × 2,45%),
• suma składek (pracownika): 1371,00 zł (976,00 zł + 150,00 zł + 245,00 zł),
• ubezpieczenie emerytalne (pracodawca): 976,00 zł (10 000,00 zł × 9,76%),
• ubezpieczenie rentowe (pracodawca): 650,00 zł (10 000,00 zł × 6,5%),
• ubezpieczenie wypadkowe (pracodawca): 167,00 zł (10 000,00 zł × 1,67%),
• suma składek (pracodawcy): 1 793,00 zł (976,00 zł + 650,00 zł + 167,00 zł);
• Składki na Fundusz Pracy (pracodawca): 245,00 zł;
• Składki na FGŚP (pracodawca): 10,00 zł;
• Podstawa składki zdrowotnej: 10 000,00 zł – 1371,00 zł = 8629 zł,
• Składka zdrowotna: 8 629,00 zł × 9% = 776,61 zł;
• Podstawa do opodatkowania: 10 000,00 zł – 1371,00 (składki społeczne pracownika) – 250 zł (KUP) + 150 zł (PPK pracodawcy) = 8529,00 zł, w zaokrągleniu 8 529 zł,
• Zaliczka na podatek: 8 529,00 zł × 12% – 300,00 zł (ulga podatkowa) = 723,48 zł, w zaokrągleniu 723,00 zł;
• Wynagrodzenie netto: 10 000,00 zł – 1371,00 zł (składki społeczne pracownika) – 776,61 zł (zdrowotna 9%) – 723,00 zł (zaliczka na podatek) – 200,00 zł (PPK podstawowe pracownika) – 200,00 zł (PPK dodatkowe pracownika)= 6 729,39 zł;
• Całkowity koszt wynagrodzenia: 10 000,00 zł + 1 793,00 zł (składki społeczne) + 245,00 zł (FP) + 10,00 zł (FGŚP) + 150,00 (PPK pracodawcy) = 12 198,00 zł.

Przykład 2.

Ile wyniesie wynagrodzenie netto oraz całkowity koszt wynagrodzenia przy założeniu, że dana osoba:

• zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę;
• nie ukończyła 26. roku życia;
• nie jest uczestnikiem PPK;
• jej wynagrodzenie brutto wynosi: 5000,00 zł?

Wyliczenie będzie wyglądać następująco:

• Składki społeczne:
• ubezpieczenie emerytalne (pracownik): 488,00 zł (5000,00 zł × 9,76%),
• ubezpieczenie rentowe (pracownik): 75,00 zł (5000,00 zł × 1,5%),
• ubezpieczenie chorobowe (pracownik): 122,50 zł (5000,00 zł × 2,45%),
• suma składek (pracownika): 685,50 zł (488,00 zł + 75,00 zł + 122,50 zł),
• ubezpieczenie emerytalne (pracodawca): 488,00 zł (5000,00 zł × 9,76%),
• ubezpieczenie rentowe (pracodawca): 325,00 ,00 zł (5000,00 zł × 6,5%),
• ubezpieczenie wypadkowe (pracodawca): 83,50 zł (5000,00 zł × 1,67%),
• suma składek (pracodawcy): 896,50 zł (488,00 zł + 325,00 zł + 83,50 zł);
• Składki na Fundusz Pracy (pracodawca): 122,50 zł;
• Składki na FGŚP (pracodawca): 5,00 zł;
• Podstawa składki zdrowotnej: 5000,00 zł – 685,50 zł = 4314,50 zł,
• Składka zdrowotna: 4314,50 zł × 9% = 388,31 zł;
• Wynagrodzenie netto: 5000,00 zł – 685,50 zł (składki społeczne) – 388,31 zł (zdrowotna 9%) = 3926,19 zł;
• Całkowity koszt wynagrodzenia: 5000,00 zł + 896,50 zł (składki społeczne) + 122,50 zł (FP) + 5,00 zł (FGŚP) = 6024,00 zł.

Przykład 3.

Ile wyniesie wynagrodzenie netto oraz całkowity koszt wynagrodzenia przy założeniu, że dana osoba:

• zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę na 1/3 etatu;
• nie jest uczestnikiem PPK;
• korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu;
• pobiera emeryturę, więc nie złożyła PIT-2;
• jej wynagrodzenie brutto wynosi: 1800 zł?

Wyliczenie będzie wyglądać następująco:

• Składki społeczne:
• ubezpieczenie emerytalne (pracownik): 175,68 zł (1800,00 zł × 9,76%),
• ubezpieczenie rentowe (pracownik): 27,00 zł (1800,00 zł × 1,5%),
• ubezpieczenie chorobowe (pracownik): 44,10 zł (1800,00 zł × 2,45%),
• suma składek (pracownika): 246,78 zł (175,68 zł + 27,00 zł + 44,10 zł),
• ubezpieczenie emerytalne (pracodawca): 175,68 zł (1800,00 zł × 9,76%),
• ubezpieczenie rentowe (pracodawca): 117,00 zł (1800,00 zł × 6,5%),
• ubezpieczenie wypadkowe (pracodawca): 30,06 zł (1800,00 zł × 1,67%),
• suma składek (pracodawcy): 322,74 zł (175,68 zł + 117,00 zł + 30,06 zł);
• Podstawa składki zdrowotnej: 1800,00 zł – 246,78 = 1553,22 zł,
• Składka zdrowotna: 1553,22 zł × 9% = 139,79 zł;
• Podstawa do opodatkowania: 1800 zł – 246,78 zł – 300 zł (KUP) = 1253,22 zł, w zaokrągleniu 1253,00 zł,
• Zaliczka na podatek: 1253,00 zł × 12% = 150,36, w zaokrągleniu 150,00 zł;
• Wynagrodzenie netto: 1800,00 zł – 246,78 zł (składki społeczne) – 139,79 zł (zdrowotna 9%) – 150,00 zł (zaliczka na podatek) = 1263,43 zł;
• Całkowity koszt wynagrodzenia: 1800,00 zł + 322,74 zł (składki społeczne) = 2122,74 zł.

Zobacz film: Jak ustalić całkowity koszt zatrudnienia pracownika?

Co jeszcze składa się na koszt zatrudnienia pracownika?

Warto jednak mieć na uwadze, że mimo tego, że to właśnie wynagrodzenie pracownika jest największym obciążeniem, nie można również zapominać o aspektach takich jak:

• konieczność finansowania badań lekarskich i szkoleń BHP;
• przeszkolenie pracownika na stanowisku pracy oraz wdrożenie w struktury firmy;
• podnoszenie jego kwalifikacji zawodowych;
• przygotowanie stanowiska pracy i odpowiednich narzędzi do wykonywania obowiązków służbowych;
• obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;
• koszty związane z nieobecnościami pracownika, takie jak wynagrodzenie urlopowe czy chorobowe, ale także kiedy inne osoby muszą wykonywać jego pracę;
• w przypadku cudzoziemców również uzyskiwanie wszelkiego rodzaju pozwoleń na wykonywanie pracy.

W niektórych przypadkach kosztem zatrudnienia są również odzież robocza, zapewnienie pracownikom posiłków czy też wszelkiego rodzaju benefity i inne motywatory.

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie

W przypadku umowy zlecenia sprawa odnośnie kosztu całkowitego zatrudnienia jest mniej skomplikowana, ale uzależniona od kilku czynników charakteryzujących zatrudnioną osobę. Jedna bez względu na to takim składkom podlega zleceniobiorca, trzeba pamiętać, że wynagrodzenie zleceniobiorcy nie może być niższe niż minimalna stawka godzinowa. 

Jaki jest koszt całkowity zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło?

Przy umowach o dzieło nie ma żadnego problemu, gdyż w ich przypadku nie odprowadza się żadnych składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Reasumując - w tym wypadku, kosztem uzyskania przychodów przedsiębiorcy będzie jedynie wynagrodzenie brutto zatrudnionego.

Obowiązek ubezpieczenia z tytułu umowy o dzieło powstaje tylko w przypadku, gdy umowę tą zawiera się z własnym pracodawcą.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w systemie wFirma

W systemie wFirma istnieje możliwość sprawdzenia całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika, zleceniobiorcy czy też wykonawcy w trakcie dodawania dla niego umowy. W tym celu należy w pierwszej kolejności dodać pracownika do systemu poprzez KADRY » PRACOWNICY » DODAJ PRACOWNIKA, a następnie przejść do zakładki KADRY » UMOWY i wybrać DODAJ. Następnie w oknie dialogowym dodawania umowy trzeba uzupełnić podstawowe parametry dotyczące wynagrodzenia. Na podstawie wprowadzonych danych system wyliczy całkowity koszt zatrudnienia danego pracownika. Dzięki temu pracodawca może w prosty sposób porównać koszt zatrudnienia pracownika w zależności od wybranego rodzaju umowy lub w zależności od wybranej wysokości wynagrodzenia. 

W kolejnym kroku w celu wyliczenia wynagrodzenia pracownika należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ lub KADRY » RACHUNKI » DODAJ RACHUNEK w przypadku zleceniobiorców i wykonawców.

Podsumowując, podjęcie decyzji o zatrudnieniu pracownika może być dla niektórych przedsiębiorców bardzo trudne. Wiąże się to głównie z tym, ile takie „przedsięwzięcie” kosztuje. Koszt całkowity zatrudnienia pracownika zatrudnionego w ramach umowy o pracę ulega zmianie (podwyżce), tak jak co roku podwyższane jest wynagrodzenie minimalne.