Poradnik Przedsiębiorcy

Arkusz spis z natury - wzór z omówieniem

Przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zobowiązany jest do sporządzenia i wpisania do tej ewidencji spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów:

  • na dzień 1 stycznia,
  • na koniec każdego roku podatkowego,
  • na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
  • w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników
  • w razie likwidacji działalności.

Dodatkowo mogą zdarzyć się sytuacje, w których to naczelnik urzędu skarbowego zarządzi sporządzenie spisu z natury u danego podatnika.

Pobierz darmowy wzór spisu z natury w formie PDF lub DOX!

Do pobrania:

pdf
Wzór spisu z natury.pdf druk do ręcznego wypełnienia
docx
Wzór spisu z natury.docx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Remanent (spis z natury) powinien odzwierciedlać rzeczywisty stan (ilość) rzeczy nim objętych. Sporządzając spis nie można zatem ograniczyć się do wydruku z firmowego komputera stanów produktów, ale należy fizycznie sprawdzić, ile ich jest i w jakim są stanie.

Głównym celem sporządzania spisu z natury jest ustalenie faktycznego dochodu. Przy prowadzeniu ewidencji podatkowej w postaci KPiR dochód bowiem:

  • powiększa się o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego a początkowego, jeżeli wartość remanentu końcowego > wartość remanentu początkowego;
  • obniża się o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego a końcowego, jeżeli wartość remanentu końcowego < wartość remanentu początkowego.

U podatników prowadzących ewidencję przychodów (rozliczających się na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego) wartość spisu z natury nie wpływa na wysokość przychodu do opodatkowania. Przepisy jednak nakazują ująć wartość spisu w prowadzonej ewidencji podatkowej. Mimo że rozliczający się na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego nie mają prawa do obniżania przychodów o koszty, przepisy ustawy nakazują im przechowywać dokumenty zakupowe dotyczące nabycia towarów, a także sporządzać spis z natury. Natomiast należy pamiętać, że u ryczałtowców wartość remanentu nie będzie brana pod uwagę przy określaniu wysokości zobowiązania podatkowego. 

Elementy, jakie powinien zawierać spis z natury

Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:

  • imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
  • datę sporządzenia spisu,
  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
  • szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 27 (m.in. towarów handlowych i materiałów),
  • jednostkę miary,
  • ilość stwierdzoną w czasie spisu,
  • cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  • łączną wartość spisu z natury,
  • wartość pomniejszenia, o którym mowa w § 29 (pomniejszenie kosztów w związku z nieopłaconymi wydatkami art. 24d), ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie,
  • klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",
  • podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Spisowi z natury podlegają towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcja w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. W remanencie nie uwzględnia się zatem ani środków trwałych, ani wyposażenia firmy.

Wyjątkową sytuacją jest remanent likwidacyjny sporządzany nie dla celów podatku dochodowego, a dla celów VAT, w którym to należy uwzględnić również wyposażenie i środki trwałe (wyjaśnienie w dalszej części artykułu).  

Ujęciu w sporządzanym remanencie i wycenie podlegają towary stanowiące własność podatnika, również te, które w dniu sporządzania spisu pozostają poza jego zakładem.

Jeżeli przedsiębiorca w swoim “magazynie” na dzień sporządzania spisu z natury posiada, oprócz własnych, towary obce, to także one podlegają ujęciu w sporządzanym zestawieniu. Jednak w stosunku do nich wystarczy podać informację o ilości i wskazać właściciela - nie ma natomiast potrzeby dokonywania ich wyceny, wartości ich bowiem nie wlicza się do wartość ogólnej remanentu uwzględnianej w ewidencji podatkowej.

Ponadto zawarto w rozporządzeniu dodatkowe zapisy, uwzględniające charakter prowadzonej działalności odnoszące się do:

  1. księgarń i antykwariatów księgarskich - w przypadku których spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne,
  2. działalności kantorowej - gdzie spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe,
  3. działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw - w przypadku której spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki,
  4. działów specjalnych produkcji rolnej - gdzie spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy. 

Zasady wyceny spisu z natury

Ogólne zasady wyceny remanentu

Podatnik jest obowiązany wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem z natury według:

  • cen zakupu - faktyczna wartość, za jaką przedsiębiorca nabył towar handlowy/materiał (czyli już z uwzględnieniem rabatów i opustów ceny) wynikająca z dokumentu zakupu pomniejszona o wartość podatku VAT podlegającą odliczeniu - lub
  • cen nabycia - cena zakupu powiększona o koszty uboczne związane z zakupem towarów handlowych/materiałów - np. koszty transportu, ubezpieczenia w drodze, załadunku i wyładunku; koszty uboczne (kolumna 11 KPiR) należałoby przyporządkować określonym towarom lub ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów (kolumna 10 KPiR) - lub
  • według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia - uwzględnia się ceny rynkowe stosowane w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia

- jeżeli do wyceny towarów przyjmie się kwotę niższą od ceny zakupu lub nabycia, np. z powodu uszkodzenia lub wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia).

Półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się:

  • według kosztów wytworzenia - czyli wszelkich kosztów związanych bezpośrednio i pośrednio z wytworzeniem (przerobem).

Natomiast odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się:

  • według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Szczególne zasady wyceny

Spis z natury niesprzedanych wartości dewizowych wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu. Natomiast, gdy spis sporządzany jest w dniu kończącym rok podatkowy - według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy. Wartość rzeczy zastawionych wyceniana jest według ich wartości rynkowej.

Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia. Trzeba mieć jednak na uwadze, iż nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.

Produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Pomniejszenie wartości spisu z natury

Wartość spisu z natury przedsiębiorca ma obowiązek pomniejszyć o kwotę, o którą zmniejszył koszty uzyskania przychodu (lub zwiększył przychody) w związku z nieopłaconymi wydatkami (na podstawie art. 24d updof) dotyczącymi zakupu towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, objętych tym spisem.

Pomniejszenia dokonuje się o tę część kwoty zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów), która przypada na towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, objęte tym spisem.

Jeżeli przed sporządzeniem spisu z natury przedsiębiorca opłacił zaległy wydatek, a tym samym miał prawo powiększyć koszty nie pomniejszenia spisu z natury o te wydatki.

Zerowy spis z natury

Jeżeli przedsiębiorca w momencie, w którym zobowiązany jest sporządzić spis z natury, nie posiada na stanie firmy żadnych towarów handlowych ani materiałów podlegających spisowi, nie zwalnia go to z obowiązku jego sporządzenia. Wówczas tworzy się remanent z wartością “0 zł”, zapisuje tę wartość w KPiR jako wartość remanentu, a arkusz spisu z natury przechowuje w dokumentacji księgowej.

Okoliczności sporządzania spisu z natury

Spis z natury na koniec roku podatkowego

Na koniec roku podatkowego, czyli zwykle na dzień 31 grudnia, przedsiębiorca prowadzący KPiR (zasady ogólne, podatek liniowy) lub ewidencję przychodów (ryczałt ewidencjonowany) zobowiązany jest do sporządzenia spisu z natury obejmującego przede wszystkim towary handlowe i materiały. Wyceny ich wartości dokonuje się na podstawie ceny zakupu lub ceny nabycia - o metodzie decyduje sam przedsiębiorca. Wartość remanentu końcowego jest ostatnim zapisem w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zamykającym rok podatkowy.  

Uwaga

Obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. W tym przypadku zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego.

Spis z natury na początek roku podatkowego

Jest zwykle tym samym spisem, co sporządzony na dzień 31 grudnia. Jednak w dokumentacji powinien się znaleźć jako oddzielny arkusz. Ta sama więc wartość spisu z natury, która zamyka rok podatkowy, również go rozpoczyna. Spis na początek roku podatkowego stanowi pierwszy zapis w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, rozpoczynając tym samym zapisy w nowym roku podatkowym.  

Spis z natury przy rozpoczęciu działalności

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność, który zobowiązany jest do prowadzenia KPiR (czy też jako ryczałtowiec - ewidencji przychodów) na dzień rozpoczęcia działalności powinien sporządzić spis z natury. Ujmuje się w nim wszystkie posiadane na dzień rozpoczęcia działalności towary handlowe (czyli służące dalszej odsprzedaży) i materiały (służące do produkcji). Będą to zatem towary zakupione przed datą rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wartość ustalonego na dzień rozpoczęcia działalności spisu z natury ujmuje się w KPiR (lub ewidencji przychodów u ryczałtowca) jako pierwszy wpis rozpoczynający zapisy w prowadzonej ewidencji podatkowej.

Uwaga: W remanencie sporządzanym przy otwarciu firmy nie ujmuje się majątku wprowadzonego do firmy - środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych ani wyposażenia.

Ważne: Jeżeli na dzień rozpoczęcia działalności przedsiębiorca chce wprowadzić do firmy prywatne rzeczy, w celu ich dalszej odsprzedaży (czyli rzeczy te mają charakter towaru handlowego) ujmuje je w remanencie, jednak ich wartości nie bierze się pod uwagę przy wycenie spisu z natury uwzględnionego w ewidencji podatkowej.

Spis z natury przy likwidacji działalności

W przypadku likwidacji działalności również konieczne jest sporządzenie spisu z natury. Istotne jest, że czynni podatnicy VAT w przypadku likwidacji działalności często zobowiązani są do sporządzenia dwóch remanentów - oddzielnie dla celów VAT oraz oddzielnie dla celów podatku dochodowego, a także trzeciego dokumentu (często mylonego z remanentem) o nazwie wykaz składników majątku pozostających na dzień likwidacji działalności. Przy sporządzaniu remanentu likwidacyjnego wyjątkowo stosuje się wycenę wg cen rynkowych.

W spisie z natury na dzień likwidacji działalności sporządzanym dla celów VAT ujmuje się zarówno towary handlowe i materiały, jak i wyposażenie firmy oraz środki trwałe przy których nabyciu przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT i które pozostają na dzień likwidacji w firmie.

Ważne!

 Informację o likwidacyjnym spisie z natury sporządzonym dla celów podatku VAT należy dołączyć do ostatniej składanej deklaracji rozliczeniowej VAT-7 (VAT-7K), a wartość VAT z niego wynikającą wykazać w pozycji 36 tejże deklaracji.

Remanent dla celów podatku dochodowego sporządzany jest wg zasad ogólnych - uwzględnia się w nim towary handlowe i materiały pozostające na stanie firmy na dzień likwidacji działalności. Wartość spisu z natury na dzień zakończenia działalności ujmuje się w KPiR jako ostatni, zamykający ją wpis. Dla celów wyliczenia należności podatkowej, wartość remanentu likwidacyjnego zostanie uwzględniona dopiero podczas sporządzania zeznania rocznego.  

Wykaz składników majątku powinien natomiast zawierać wyposażenie i środki trwałe firmy pozostające na dzień likwidacji, które automatycznie przechodzą na własność przedsiębiorcy. Jednak ze względu na to, że przepisy mówią, iż przychód ze sprzedaży (jeżeli sprzedaż nastąpi nie później niż 6 lat od daty zakończenia działalności) takich składników majątku należy wykazać w zeznaniu rocznym (składanym za rok, w którym nastąpiła sprzedaż zawartego w wykazie majątku składnika) jako przychód z prowadzonej działalności gospodarczej, sporządzenie wykazu jest potrzebne i należy go przechowywać w dokumentacji związanej z prowadzoną działalnością.

Uwaga!

O spisie z natury na dzień likwidacji należy powiadomić naczelnika urzędu skarbowego co najmniej 7 dni przed jego sporządzeniem.

Spis z natury w razie zmiany wspólnika

Remanent należy sporządzić również w przypadku, gdy w spółce rozliczanej na zasadach KPiR dochodzi do zmiany wspólnika. Ma on na celu ustalenie rzeczywistego zobowiązania podatkowego zarówno wspólnika wychodzącego ze spółki, jak i pozostałych wspólników.

Uwaga: O spisie z natury na dzień likwidacji należy powiadomić naczelnika urzędu skarbowego co najmniej 7 dni przed jego sporządzeniem.

Spis z natury w trakcie roku

Zdarza się, iż podatnik sam lub na wniosek urzędu dokonuje spisu z natury w trakcie roku podatkowego. Powodem może być chęć ustalenia faktycznego dochodu na koniec każdego z okresów rozliczeniowych w trakcie roku, uwzględniającego stan zapasów.

Uwaga: O spisie z natury sporządzanym na inną okoliczność niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej należy pisemnie powiadomić naczelnika urzędu skarbowego co najmniej 7 dni przed jego sporządzeniem (rozp. MF z dnia 26.08.2003r. o sposobie prowadzenia KPiR § 28 ust 4).

Kiedy remanent przekazać do urzędu skarbowego?

Remanent sporządzany dla celów podatku dochodowego nie wymaga złożenia w urzędzie skarbowym. Wystarczy, że spis będzie sporządzany, wyceniany, uwzględniany w prowadzonej ewidencji i przechowywany w dokumentacji księgowej (przez okres 6 lat).

Jedynym wyjątkiem, który powoduje konieczność złożenia remanentu w urzędzie jest remanent likwidacyjny sporządzany dla celów rozliczenia podatku VAT. Oczywiście remanent również należy przedłożyć w urzędzie, jeżeli takie wezwanie podatnikowi zostanie przez urząd zgłoszone.