Jak sprawdzić NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej?

NIP, czyli numer identyfikacji podatkowej, to dziesięciocyfrowy numer, który służy do zidentyfikowania podatnika. Warto zadbać o to aby przed wystawieniem faktury sprzedaży sprawdzić NIP kontrahenta, którym posługuje się nabywca. Dzięki temu możliwa jest weryfikacja, czy kontrahent jest tym za kogo się podaje lub czy nie podaje danych firmy która została zlikwidowana, a w konsekwencji czy wystawiona faktura będzie zawierała poprawne dane. Dowiedz się, jak sprawdzić NIP oraz kto musi go posiadać!

Czym jest Numer Identyfikacji Podatkowej?

NIP został wprowadzony ustawą o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Do 2011 roku NIP był nadawany każdemu podatnikowi i konieczne było jego podawanie przy sporządzaniu zeznania rocznego. Aktualnie stosują go podatnicy prowadzący działalność gospodarczą.

NIP jest niepowtarzalny i przyporządkowany na cały okres prowadzenia działalności danego podmiotu lub na całe życie w przypadku osób fizycznych. Jak już wcześniej zostało wspomniane, składa się on z dziesięciu cyfr, przy czym pierwsze trzy cyfry oznaczają kod urzędu skarbowego, a sześć kolejnych to cyfry nadane losowo. Ostatnia cyfra jest natomiast tzw. cyfrą kontrolną, która wyliczana jest za pomocą specjalnego algorytmu.

Kto powinien posiadać numer NIP?

Obecnie podatnicy, którzy nie są czynnymi podatnikami podatku VAT i nie prowadzą działalności gospodarczej, nie mają obowiązku posiadania NIP.
Natomiast do jego posiadania są zobowiązani:

• osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą lub są czynnymi podatnikami podatku VAT;
• płatnicy składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne;
• osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, które na podstawie innych ustaw są podatnikami.

Jaki złożyć formularz aby uzyskać NIP?

NIP wydawany jest przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Jest on nadawany w ciągu 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

W sytuacji, gdy osoba fizyczna, która nie posiada NIP, składa wniosek o wpis do CEiDG, numer nadawany jest na podstawie złożonego wniosku CEiDG-1.

W innym przypadku, gdy o wydanie NIP ubiega się osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub prowadząca działalność gospodarczą, nieobjętą wpisem do CEiDG, musi ona złożyć wniosek NIP-7 w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania. Z kolei osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która nie posiada osobowości prawnej, w celu uzyskania NIP składa wniosek NIP-2 w urzędzie skarbowym właściwym dla podatku dochodowego.

Jak sprawdzić swój NIP?

Poprawność własnego numeru identyfikacji podatkowej można sprawdzić w urzędzie skarbowym, który go wydał, poprzez złożenie odpowiedniego wniosku. Przepisy nie regulują natomiast, czy wniosek ten należy złożyć osobiście, czy można wysłać go, np. pocztą. Dlatego najlepiej skontaktować się z własnym urzędem skarbowym w celu ustalenia tej kwestii.

Innym, znacznie prostszym i szybszym rozwiązaniem, jest sprawdzenie NIP drogą elektroniczną. W 2015 roku Ministerstwo Finansów wprowadziło usługę elektroniczną nazwaną Sprawdzanie statusu NIP. Za jej pośrednictwem można sprawdzić status prawny każdego numeru identyfikacji podatkowej, zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby fizycznej.

Po uzupełnieniu numeru identyfikacji podatkowej, otrzymamy informację, czy wprowadzony NIP jest poprawny, niepoprawny, czy też został unieważniony. Uzyskaną informację można wydrukować z systemu. Należy również mieć na względzie, że aktualizacja danych w portalu odbywa się raz na dobę.

Jak sprawdzić NIP firmy?

Znając nazwę, adres lub numer REGON firmy można sprawdzić numer NIP kontrahenta na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG).

Natomiast w sytuacji, gdy wyszukiwany NIP należy do firmy, która jest spółką prawa handlowego, bądź podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym – można skorzystać z wyszukiwarki, która znajduje się na stronie KRS. Jeśli zaś podatnik będzie chciał sprawdzić NIP unijnego kontrahenta, możliwe jest skorzystanie z unijnego systemu VIES.

Format i budowy NIP

Każdy numer nadawany w Polsce ma swój system określania danej grupy cyfr. Prefiks w przypadku NIP - pierwsze trzy cyfry - oznaczają kod urzędu skarbowego, który nadał numer NIP. Pierwotnie w numerze NIP występowały tylko cyfry od 1 do 9. Natomiast w 2014 roku, gdy wprowadzono kilkadziesiąt nowych urzędów skarbowych wprowadzono wyjątek. Wyjątek polegał na tym, że kody nowych urzędów skarbowych dostały w drugiej pozycji numer 0. Więc numer NIP od tego czasu może posiadać 0 w swym zakresie numerów. 

Dziesiąta cyfra NIP jest cyfrą kontrolną, która obliczana jest według poniższego algorytmu:

• Pomnożyć każdą z pierwszych dziewięciu cyfr odpowiednio przez wagi: 6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
• Zsumować wyniki mnożenia,
• Obliczyć resztę z dzielenia przez 11 (operacja modulo 11).

Numer NIP dla podatnika generowany jest przez organ podatkowy w taki sposób aby ciąg jego liczb w wyniku dzielenia, jako reszty nie uzyskało liczby 10.

Przykład 1.

Kod 0224 oznacza Urząd Skarbowy Wrocław-Fabryczna w związku z tym nadany przez ten urząd NIP może wyglądać: 022-41-11-111.

Zaświadczenie o nadaniu NIP

Zaświadczenie o nadaniu NIP firmy może być przydatne w sytuacji gdy podatnik stara się o kredyt bądź bierze udział w przetargu. Zaświadczenie o nadaniu NIP można złożyć osobiście w urzędzie skarbowym czy poprzez wysłanie wniosku pocztą. Wniosek składa się do urzędu skarbowego właściwego dla podatnika. W przypadku JDG jest to urząd skarbowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania. 

Poniżej można pobrać wzór wniosku o wydanie zaświadczenia o nadaniu NIP:

Warto mieć na uwadze, że wydanie zaświadczenia o nadaniu NIP jest odpłatną usługą urzędu skarbowego, więc konieczne jest uiszczenie opłaty skarbowej w wysokości 21 zł. Przekazanie dowodu uiszczenia opłaty jest kluczowe można go dołączyć razem z wnioskiem lub dosłać/przynieść w ciągu 3 dni od złożenia wniosku. Urząd skarbowy zaświadczenie powinien wydać w ciągu 7 dni.

Pobieranie danych kontrahentów z GUS na podstawie NIP

W systemie wFirma.pl możliwe jest szybkie pobranie danych kontrahenta dzięki integracji z bazą GUS. Na skutek tego przedsiębiorca nie musi ręcznie uzupełniać danych takich jak nazwa i adres kontrahenta ponieważ wystarczy, że wprowadzi jego numer NIP podczas wystawiania faktury lub księgowania wydatku w systemie. W tym celu w oknie wystawiania faktury w polu Nabywca (lub w oknie dodawania wydatku w polu Dostawca) wprowadzić numer NIP kontrahenta. Dzięki temu system automatycznie podpowie akcję Pobierz z GUS.

Zaleca się jednak zweryfikować dane kontrahenta przed zaksięgowaniem dokumentów, bowiem może się zdarzyć że kontrahent posługuje się innymi danymi, np. zmienionym adresem a dane te nie zostały przez niego zgłoszone właściwej instytucji.