Umowa o świadczenie usług księgowych zawiera postanowienia dotyczące prowadzenia spraw księgowych i kadrowo-płacowych klienta przez biuro rachunkowe. Jej zawarcie umożliwia przedsiębiorcy skoncentrowanie się wyłącznie na biznesie. Obowiązki związane ze sprawami podatkowymi powierza specjalistom z biur rachunkowych.
Pobierz darmowy wzór umowy o świadczenie usług księgowych w formacie PDF i DOCX!
Czym właściwie są usługi księgowe?
Usługi księgowe mogą przybrać formę kompleksowej pomocy rachunkowej i kadrowej dla podmiotów gospodarczych. Klientem, na którego rzecz będą świadczone usługi księgowe, mogą być spółki, ale również przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Powszechne jest korzystanie przez biura rachunkowe z różnego rodzaju programów internetowych do księgowania. Popularny jest również internetowy dostęp klienta do księgowości. Zakres usług biura rachunkowego uzależniony jest od obsługiwanego podmiotu i możliwości danego biura rachunkowego. Prowadzenie ksiąg rachunkowych klienta na podstawie obowiązujących przepisów prawa to podstawowa usługa w ofercie każdego z biur rachunkowych. Biura rachunkowe mogą posługiwać się wspomnianymi systemami, które również mogą zostać wdrożone u klienta. Wypełnianie deklaracji podatkowych wraz ze złożeniem ich do właściwego urzędu to kolejne zadanie biura powierzone przez klienta. Obsługa zwrotów VAT, sprawozdania, raporty, wnioski, analizy, monitoring czy reprezentacja to dodatkowe, możliwe elementy współpracy. Oprócz obsługi księgowej i kadrowo-płacowej biura rachunkowe mogą zapewniać doradztwo podatkowe. Może przybrać formę m.in. pomocy we wdrażaniu informatycznych systemów księgowych, wnikliwej analizy dokumentów, konsultacji osobistej lub internetowej dotyczącej skomplikowanego prawa podatkowego.
Umowa o świadczenie usług a umowa o świadczenie usług księgowych
Kodeks cywilny nie przewiduje wśród umów nazwanych umowy o świadczenie usług. Umowa ta natomiast bardzo przypomina umowę zlecenie, więc można do niej stosować przepisy właściwe dla umowy zlecenia. Należyta staranność i działanie w oparciu o zaufanie do zleceniobiorcy-wykonawcy bez nadzoru zlecającego to główne i zbieżne charakterystyczne elementy umowy zlecenia i umowy świadczenia usług. Ponadto, kodeksowa zasada swobody umów gwarantuje stronom konstruowanie umowy dowolnej treści, jeśli tylko jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Dwa równorzędne podmioty prawa gospodarczego mogą nawiązywać współpracę, zabezpieczając swoje interesy m.in. poprzez podpisanie umowy o świadczenie usług. Nie wyklucza się zawarcia umowy ustnie, jednak dla celów dowodowych właściwym będzie forma umowy pisemnej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Nie ma przeciwwskazań, by korzystać z szablonów, które posiadają biura rachunkowe, jeśli są one poprawnie skonstruowane i uwzględniają interesy klienta biura rachunkowego. Niemniej, biuro rachunkowe powinno indywidualnie podchodzić do każdego klienta.
Umowa o świadczenie usług księgowych
Istotne postanowienia umowy
Wstępne, należące do podstawowych elementy umowy to data jej zawarcia i oznaczenie stron - kto dla kogo będzie świadczył usługi. Biuro rachunkowe może chcieć sprawdzić, czy osoba zwracająca się do niego po usługę jest uprawniona do reprezentowania np. w spółce. Weryfikacja polega np. na sprawdzeniu danych w rejestrze KRS czy CEIDG. Kolejnymi istotnymi elementami umowy są postanowienia dotyczące przedmiotu umowy. Określenie wzajemnych praw i obowiązków jest najważniejsze w każdej umowie. W tym miejscu, w ramach swobody umów, strony mogą dowolnie ukształtować stosunek prawny. Oznacza to, że mogą dostosować postanowienia umowy do swoich potrzeb. Niekoniecznie osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą musi zawierać z biurem rachunkowym umowę taką samą jak spółka, ponieważ jednoosobowa firma może mieć mniejsze potrzeby. Umowy więc nie muszą być takie same dla wszystkich klientów. Wskazuje się w nich jednoznacznie, czego będą dotyczyć. Wymienia się np. zlecenie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, rejestrów VAT, sporządzania deklaracji. Przykładowo wskazane powyżej elementy mogą być oczywiście uzupełniane o inne usługi, które oferuje biuro rachunkowe. W umowie warto też podać termin zobowiązujący do rzetelnego i sumiennego prowadzenia ww. spraw.
Obowiązki klienta biura rachunkowego
W umowach o świadczenie usług księgowych wymienia się również rodzaje dokumentów, na podstawie których biuro rachunkowe będzie prowadziło sprawy klienta, a które klient jest zobowiązany w stosownym terminie dostarczyć. Dodatkowym, przydatnym zapisem w umowie, jest podpunkt wskazujący, że biuro rachunkowe będzie przedstawiało klientowi comiesięczny bilans, zestawienia księgi przychodów i rozchodów.
Odpowiedzialność odszkodowawcza
Istotnym elementem umowy jest zapis gwarantujący dochodzenie odpowiedzialności w przypadku nienależytego wykonania usługi. O możliwości powołania się na przepisy Kodeksu cywilnego za niewłaściwe wykonanie usługi, wskazują przepisy o odpowiedzialności odszkodowawczej. Cennym jest wskazanie trybu postępowania w razie zaistnienia zdarzeń losowych, niezależnych od żadnej ze stron. Dochodzić roszczeń za powstałą szkodę można wówczas na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego związanych z deliktem, czyli czynem niedozwolonym. Dotyczy to nie tylko niestaranności, lecz także braku terminowości wykonywania usług. W umowie wskazuje się często, że gdy błąd wynika z działań - zaniedbań, zaniechań - klienta np. z powodu błędnego przekazania danych, niedostarczeniu odpowiednich dokumentów lub dostarczeniu ich po terminie albo przedstawiania stanu faktycznego niezgodnego z rzeczywistym, odpowiedzialność biura jest wyłączona. Najprościej ujmując - biuro nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi z winy klienta. Jest to tzw. klauzula o wyłączeniu odpowiedzialności. Warto podkreślić, że zapis w umowie odnoszący się do zobowiązania kontrolnego klienta wobec przekazywanej dokumentacji jest istotnym elementem umowy. Oznacza to, że klient musi przynajmniej w minimalnym stopniu zapoznać się z dokumentacją, jaką przekazuje, aby zminimalizować ryzyko przekazania błędnych dokumentów.
Wynagrodzenie za usługi
Należy zaznaczyć, że konieczne jest umieszczenie w umowie zapisu o wynagrodzenie za usługi. Warto wskazać również termin i możliwy sposób płatności. Z punktu widzenia biura rachunkowego cennym może okazać się zapis o waloryzacji wynagrodzenia ze względu na inflację, zapis o natychmiastowym rozwiązaniu umowy w razie braku płatności czy zapis o odsetkach za nieterminowe ich regulowanie.
Okres trwania umowy
Okres trwania umowy można ustalić na konkretny termin zawierający określenie od-do lub na czas nieokreślony. Sposoby rozwiązania umowy muszą być także wskazane.
Nierzadko bywa tak, że strony chcą wprowadzić do umowy jakieś zmiany. Przydatnym jest więc, aby umowa o świadczenie usług księgowych zawierała zapis o formie, w jakiej owe zmiany miałyby być dokonywane. Najczęściej przybierają formę aneksów. Forma zwykle jest tożsama z formą umowy głównej.
Dodatkowe postanowienia
Dla spraw nieuregulowanych w umowie zwykle mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego - o czym również warto wspomnieć w umowie.
Umowa o świadczenie usług księgowych powinna być uzupełniona umową powierzenia przetwarzania danych osobowych. Klient pozostaje administratorem danych, ale powierza ich przetwarzanie. Biuro rachunkowe ma obowiązek stosować politykę bezpieczeństwa informacji i nie udostępniać danych osobom nieuprawnionym.
