Jak założyć biuro rachunkowe - wszystko co musisz wiedzieć!

Wielu młodych ludzi decyduje się na studia z zakresu rachunkowości, bankowości czy finansów. W związku z czym, zyskują wiedzę niezbędną do np. prowadzenia biura rachunkowego. Wielu z nich po ukończeniu szkoły decyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej - biuro rachunkowe czy działalność w zakresie doradztwa podatkowego. W poniższym artykule wyjaśniamy jak krok po kroku założyć biuro rachunkowe oraz jak efektywnie zdobyć potencjalnych klientów!

Ogólna charakterystyka biura rachunkowego

Biuro rachunkowe to działalność, która polega na świadczeniu następujących usług:

1. okresowego określania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
2. prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
3. gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości,
4. prowadzenia sprawozdań finansowych,
5. wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem biura rachunkowego

Usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać osoby, które:

• posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i nie są karane za określony katalog przestępstw, czyli za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
• posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej,

Usługi te mogą również świadczyć osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

Osoby, które zdobyły certyfikaty księgowe czy też świadectwa kwalifikacyjne, wydane na podstawie wcześniejszych przepisów, będą mogły się nimi nadal posługiwać w celu potwierdzania kwalifikacji zawodowych. Jednak obecnie nie są one wymagane. Wykaz osób, które zdobyły takie uprawnienia przed wprowadzeniem zmian, dalej widnieje na stronie Ministerstwa Finansów.

Dopuszczalne formy prowadzenia biura rachunkowego

Po spełnieniu oczekiwanych warunków, przyszły właściciel biura rachunkowego może zdecydować się na założenie firmy w każdej formie (prócz spółek partnerskich). Najpopularniejszą formą prowadzenia firmy jest jednoosobowa działalność gospodarcza, która wymaga złożenia formularza CEIDG-1. Również decydując się na prowadzenie firmy w spółce cywilnej, należy dokonać tej samej rejestracji, co w przypadku jednoosobowej działalności. Natomiast w przypadku spółek handlowych wymagany jest wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym. Nie ma przeszkód, aby prowadzić biuro rachunkowe w formie spółdzielni.

Jak założyć biuro rachunkowe?

Działalność biura rachunkowego można prowadzić co do zasady w każdej formie działalności z wyłączeniem spółki partnerskiej. Osoby, które decydują się założyć biuro rachunkowe najczęściej jednak decydują się na rejestrację firmy w KRS i założenie spółki prawa handlowego - spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Forma prawna działalności

Reguły zakładania oraz prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej zostały zawarte w Ustawie Prawo przedsiębiorców oraz w Kodeksie cywilnym. Ten rodzaj działalności zakłada jednego właściciela, ale nazwa nie jest ograniczeniem jeśli chodzi o liczbę zatrudnianych pracowników. Jednoosobowa działalność gospodarcza to pomysł przeznaczony dla małego przedsiębiorstwa z jednym właścicielem.

Spółka cywilna nie posiada osobowości i zdolności prawnej, a opiera się na podstawie przepisów zawartych w Kodeksie Cywilnym. To działalność łatwa w rejestracji i w prowadzeniu, opiera się na umowie pomiędzy wspólnikami, którzy deklarują dążenie do jednego, określonego celu gospodarczego. Nie jest odpowiednia dla budowania dużych przedsiębiorstw, ponieważ jej wspólnicy odpowiadają całym swoim majątkiem, co może powodować ogromne ryzyko. Z tego również względu nie jest to popularna forma prowadzenia biura rachunkowego.

Ta forma działalności gospodarczej jest najczęściej wybierana przez osoby, które planują założyć własne biuro rachunkowe. Spółka z ograniczoną działalnością to jeden z rodzajów spółek handlowych kapitałowych, co oznacza, że aby powstała potrzebny jest kapitał w wysokości minimum 5.000 zł - jest on niezbędny, aby dokonać zgłoszenia spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Podobnie jak w przypadku innych form prowadzenia działalności w spółce jej regulacje są zawarte w Kodeksie spółek handlowych. Spółka z o.o. posiada osobowość prawną (m.in może pozywać i być pozywaną), a za zobowiązania finansowe spółki nie odpowiadają jej współwłaściciele. Wierzyciel ma prawo dokonać egzekucji jedynie z majątku spółki i to tylko do wysokości kapitału zakładowego, określonego umową. Różni się także umowa między wspólnikami, która musi być sporządzona w formie aktu notarialnego.

Najistotniejszy pozostaje jednak fakt, że spółka z o.o. ma osobowość prawną, a to w konsekwencji wiąże się z koniecznością prowadzenia pełnej księgowości. 

Określenie PKD dla biura rachunkowego

Dokonując rejestracji biura rachunkowego należy wskazać odpowiedni kod PKD. W tym przypadku będzie to 69.20.Z (działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe).

Co ważne, podklasa ta obejmuje:

• księgowanie wszelkiego rodzaju transakcji gospodarczych, wykonywane na zlecenie,
• sporządzanie sprawozdań i bilansów finansowych,
• kontrolę i potwierdzanie poprawności sprawozdań i bilansów finansowych (działalność biegłych księgowych/ biegłych rewidentów),
• przygotowywanie dokumentów o dochodach osób i firm w celach podatkowych,
• doradztwo podatkowe i reprezentowanie klientów przed organami podatkowymi.

Należy jednak pamiętać, że kod ten nie obejmuje:

• przetwarzania danych, sklasyfikowanego w 63.11.Z,
• konsultacji w zakresie zarządzania, np. systemami księgowymi, procedurami kontroli wydatków, sklasyfikowanej w 70.22.Z,
• ściągania należności płatniczych, sklasyfikowanego w 82.91.Z.

Najlepsza forma opodatkowania dla biura rachunkowego

Biuro rachunkowe nie może zostać opodatkowana ryczałtową formą. Dlatego też wyklucza się zastosowanie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych oraz karty podatkowej.

Przedsiębiorca (jdg, s.c.) może wybrać dwie metody opodatkowania działalności - opodatkowanie na zasadach ogólnych oraz opodatkowanie podatkiem liniowym

Opodatkowanie na zasadach ogólnych 

Zasady ogólne to podstawowa forma opodatkowania dochodów, która nie wymaga złożenia dodatkowych oświadczeń. Pozwala przedsiębiorcy na płacenie podatku w wysokości:

• 12% po obniżeniu jej o kwotę zmniejszającą podatek - dla dochodu mniejszego od 120 000 zł oraz 
• 14 400 zł + 32% nadwyżki ponad 120 000 zł minus kwota zmniejszająca podatek - dla dochodu wyższego od 120 000 zł.

Kwotę podatku można obniżyć o przewidziane w ustawie o podatkach dochodowych ulgi i odliczenia.

Opodatkowanie podatkiem liniowym

Opodatkowanie dochodów podatkiem liniowym 19% jest szczególnie opłacalne w przypadku osób uzyskujących dochody wyższe niż 120 000 zł w skali roku. Stała wysokość podatku powoduje iż cały dochód niezależnie od kwoty jest opodatkowany ta sama stawką. Minusem opodatkowania w tej formie jest przede wszystkim konieczność rezygnacji z ulg podatkowych i brak możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem.

Biuro rachunkowe z VAT czy bez VAT?

Obecnie usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych stanowi czynności doradztwa podatkowego, zatem nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego VAT.

To oznacza, że biuro rachunkowe nie ma już możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT ze względu na wielkość obrotów nieprzekraczającą 200 tys. zł i obowiązkowo musi się zarejestrować jako płatnik podatku VAT na druku VAT-R.

Natomiast jeżeli w biurze rachunkowym świadczone będą jedynie usługi księgowe, czyli prowadzenie ksiąg podatkowych oraz sporządzanie deklaracji podatkowych (bez świadczenia usług doradczych), to podmioty te mogą korzystać ze zwolnienia z VAT ze względu na wysokość obrotów.

Biuro rachunkowe a kasa fiskalna

Jeżeli biuro rachunkowe świadczy usługi polegające na sporządzaniu osobom fizycznym nieprowadzącym działalności rocznych zeznań podatkowych to, niestety, bez względu na obrót, musi ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej. Wynika to z faktu, że sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie stanowi czynność doradztwa podatkowego, która podlega obowiązkowej fiskalizacji.

Składki ZUS w biurze rachunkowym

Zgłoszenie do ubezpieczenia 

Przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie biura rachunkowego zgłasza działalność na druku CEIDG-1. Następnie wniosek przesyłany jest automatycznie do ZUS. Ten sporządza zgłoszenie płatnika składek na formularzu ZUS ZFA.

Mimo to przedsiębiorca musi sam zgłosić się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Na zgłoszenia siebie do ubezpieczeń przedsiębiorca ma 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności. Aby tego dokonać, wypełnia formularz:

• ZUS ZUA - jeśli właściciel biura rachunkowego podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,
• ZUS ZZA - jeśli przedsiębiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (ubezpieczenie społeczne jest pokrywane z pracy na etacie czy z prowadzenia innej działalności bądź przedsiębiorca skorzystał z tzw. ulgi na start przez pierwsze 6 miesięcy kalendarzowych od dnia podjęcia działalności gospodarczej.).

Ubezpieczenie chorobowe jest dla przedsiębiorcy dobrowolne. ZUS obejmuje go tym świadczeniem na złożony przez niego wniosek. Składa się go na formularzu ZUS ZUA, wraz ze zgłoszeniem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Preferencyjne składki ZUS bądź ulga na start

Osoba zakładająca biuro rachunkowe, która dopiero rozpoczyna prowadzenie działalności, może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które obejmują okres 24 pełnych miesięcy. Wysokość składek ZUS zależy od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. Podstawa wysokości składek dla osób, które opłacają składki społeczne na preferencyjnych zasad wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku.

Wysokość preferencyjnych składek ZUS: 

Przyszły właściciel biura rachunkowego nie ma obowiązku zakładania odrębnego konta firmowego. Może używać do celów działalności prywatnego rachunku. Jednak musi pamiętać, że konto może mieć tylko jednego właściciela (małżeństwa, które posiadają wspólne konto, nie mogą przeznaczyć go również na cele firmowe).

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności, związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą, powinno zostać przeprowadzone za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy zawsze gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca,
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 zł.

Jakie warunki lokalowe dla biura rachunkowego?

Siedziba biura może znajdować się w mieszkaniu prywatnym, dlatego w przypadku małej działalności gospodarczej najczęściej jako siedzibę podaje się miejsce stałego zamieszkania. Gdy właścicielem mieszkania jest np. spółdzielnia, zmuszeni jesteśmy do poinformowania jej o planowanym rozpoczęciu działalności gospodarczej w lokalu. W przypadku wynajmowania lokalu, przedsiębiorca ma obowiązek dysponować umową najmu oraz oświadczeniem ze zgodą najemcy.

Siedziba biura rachunkowego może znajdować się również w użyczonym lokalu, co oznacza, że na mocy umowy o użyczenie lokalu możemy nieodpłatnie dysponować lokalem jednak w sposób jasno określony w umowie. Zawarcie umowy użyczenia nieruchomości przez osobę fizyczną, zarówno po stronie użyczającego, jak i biorącego w użyczenie, powoduje powstanie przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Co najważniejsze, właściciel biura rachunkowego powinien posiadać tytuł prawny do władania lokalem - akt własności lub umowy najmu czy umowy użyczenia, który przedsiębiorca będzie mógł przedstawić w przypadku zażądania przez instytucję rejestrującą.

Marketing dla biura rachunkowego 

Po spełnieniu wszystkich formalności związanych z założeniem własnej firmy warto pomyśleć nad sposobem rozreklamowania swojej firmy. Po pierwsze należy określić swoją grupę docelową, czyli potencjalnych odbiorców. Możemy zadać sobie pytania, czy będziemy reklamować się dobrą ceną usług dla małych przedsiębiorstw czy będziemy proponować księgowość także większych firm. W związku z potencjalnymi klientami można przygotować ulotki informacyjne i rozprowadzić je w urzędach, oddziałach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy w budynkach skupiających różne rodzaje przedsiębiorstw.

Tradycyjną reklamą jest ta zawarta w prasie - można zainwestować w umieszczenie reklamy w gazecie, która jest darmowa - wydatek powinien się zwrócić w postaci liczby nowych klientów. 

Następnie warto pomyśleć o przygotowaniu dobrej oferty współpracy i rozesłaniu jej lokalnym firmom przez pocztę e-mail. Dzięki czemu może udać się odnaleźć firmy zainteresowane zmianą biura rachunkowego na tańsze.

Dobrym miejscem na promocję biura rachunkowego jest także internet. Osoby poszukujące usług księgowych, chętnie zaglądają do sieci w poszukiwaniu odpowiednich dla siebie ofert, a także porównując ceny i pakiety. Każdy właściciel biura rachunkowego, który myśli o dotarciu do jak największej grupy odbiorców powinien zamieścić informację o swojej firmie w na licznych portalach internetowych, np. Taelo.pl. Jest to bezpłatny serwis, co ważne dla początkującego przedsiębiorcy, który nie ponosi dodatkowych kosztów z tego tytułu. Jednocześnie w ramach serwisu Taelo.pl, przedsiębiorca może utworzyć wizytówkę swojej firmy, która z kolei pozwoli na dotarcie do szerokiego grona potencjalnych odbiorców, a ci z kolei oceniając jakość obsługi i fachowość prowadzenia rozliczeń umożliwiają podniesienie prestiżu przedsiębiorstwa. Dodatkowo, właściciel biura ma także szansę budowania wizerunku eksperta, dzięki prowadzeniu bloga firmowego, np. o tematyce zagadnień księgowych czy rachunkowych, co wprost przekłada się na zwiększenie zaufania w oczach jego odbiorców. Biura rachunkowe korzystające z systemu wFirma dla biur rachunkowych mogą również utworzyć wizytówkę swojego biura w katalogu biur rachunkowych. Ponad 7000 przedsiębiorców rocznie wybiera ofertę z powyższego katalogu biur rachunkowych!