Poradnik Przedsiębiorcy

Krajowy System e-Faktur - nowość!

Krajowy System e-Faktur to proponowany przez Ministerstwo Finansów ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy będą mogli wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Z zapowiedzi resortu wynika, że ten, kto zdecyduje się wystawiać i przesyłać faktury przez Krajowy System e-Faktur (w skrócie nazywany KSeF), uzyska dodatkowe korzyści podatkowe. Sprawdźmy jakie i od kiedy system zaczyna działać!

Krajowy System e-Faktur możliwy już w 2022 roku!

Ministerstwo Finansów najpierw proponuje dobrowolne przystąpienie przedsiębiorców do platformy KSeF stąd w roku 2022 korzystane z Krajowego Systemu e-faktur jest dobrowolne. Od 2023 będzie jednak obowiązkowe dla wszystkich stąd warto już dziś zapoznać się z jego działaniem.  

Co to jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolską platformą informatyczną pozwalającą na wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych. Warto tu wspomnieć, że podobne rozwiązanie Ministerstwo Finansów pilotażowo prowadzi już na bazie tzw. PEF, czyli platformy elektronicznego fakturowania służącej wymianie faktur ustrukturyzowanych w obrocie z instytucjami budżetowymi. Natomiast są to dwa różne działające obok siebie rozwiązania.

Poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych KSeF posiada również funkcje ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system oraz weryfikowania zgodności z określonym i udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzorem takiej faktury. Dodatkowo system służyć ma do analizy i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłki komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Co z KSeF zyskają przedsiębiorcy?

Podkreślić należy, że przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest w 2022 roku dobrowolne, w związku z czym przedsiębiorcy będą mogli samodzielnie zdecydować, czy chcą z platformy korzystać, czy też nie. W związku z powyższym rząd przygotował bonusy zachęcające do przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur, takie jak:

  • zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmie KSeF;

  • skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni;

  • bezpieczeństwo interpretacyjne – jednolity format faktury elektronicznej taki sam dla wszystkich, a nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym, co usprawni m.in. wymianę korekt;

  • większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznaczająca skrócenie czasu na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur.

A co na wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur zyska fiskus?

Wprowadzenie jednego wspólnego krajowego systemu e-faktur, przez który przepływać będą wszystkie transakcje fakturowane, da fiskusowi bieżące informacje odnoszące się do dokonywanych przez podatników transakcji zakupu/sprzedaży, co uprości i przyspieszy kontrole na gruncie VAT, a czego konsekwencją będzie uszczelnienie podatku VAT i zwiększenie dochodów budżetu państwa.

Czy po wejściu w życie KSeF faktury papierowe znikną z obrotu?

Mimo że cyfryzacja z roku na rok jest na coraz wyższym poziomie, również w obrocie gospodarczym, to póki co – według zapowiedzi ministerstwa – ustrukturyzowane faktury będą tylko jedną z opcji do wyboru. Faktury papierowe na razie zatem nie znikną, chociaż z czasem będzie ich coraz mniej. Faktury papierowe (ale też część ich elektronicznych odpowiedników niespełniających wymogów MF) wygasłyby definitywnie, gdyby Krajowy System e-Faktur się przyjął w pełni jako obligatoryjny.

Czy e-faktury mogą zastąpić JPK_V7?

Gdyby Krajowy System e-Faktur sprawdził się na tyle, by po okresie pilotażowym w roku 2022 wprowadzić go obowiązkowo do obrotu co jest już ustanowione przepisami, wówczas być może mógłby zastąpić konieczność tworzenia we własnym zakresie pliku JPK_V7. Być może wyglądałoby to tak, jak obecnie działa Twój e-pit – ministerstwo generowałoby za przedsiębiorców szkice plików JPK do zatwierdzenia lub uzupełnienia np. o wnioski ubiegania się o zwrot VAT czy skorzystania z ulgi na kasę fiskalną. W tej chwili jednak resort dopiero chce – powoli – zapoznać podatników z nowymi rozwiązaniami, dając im możliwość wyboru.

Czy KSeF zastąpi OCR?

Obecnie wielu księgowych i przedsiębiorców korzysta z OCR czyli systemów odczytujących dane z obrazu faktury. Niestety nawet najlepsze OCR-y są omylne i wymagają przy rozliczaniu dokładnego sprawdzenia dat, numerów faktury, danych kontrahenta i zaksięgowanych wartości. Dlatego też mimo iż przyspieszają znacząco proces księgowania to wciąż nie są doskonałe. Do doskonałości może natomiast przybliżyć nas KSeF. W jaki sposób? KSeF wprowadza jeden ustandaryzowany format faktury - tzw. faktura ustrukturyzowana. Oznacza to że każda faktura wystawiana w formacie przygotowanym przez KSeF będzie miała zaszyte w sobie takie same dane. Technicznie daje to możliwość odczytania danych z takiej faktury przez systemy informatyczne bez wystąpienia błędów. To jeszcze bardziej usprawni proces rozliczania a księgowy czy przedsiębiorca będą mogli skupić się na merytorycznym aspekcie a nie na problemach z błędnym odczytaniem przez OCR numerów faktury.

Nowe przepisy wymagają przejścia na cyfryzację – jak to zrobić?

Działający już obecnie program pilotażowy na linii instytucje budżetowe a biznes był pierwszym krokiem wymuszającym przygotowanie się instytucji budżetowych na przyjmowanie e-faktur. Kolejnym jest KSeF czyli Krajowy System e-Faktur.

Faktura ustrukturyzowana – wystawisz ją w wFirma.pl

Wystawianie faktury w systemie wFirma.pl jest bardzo intuicyjne i nie wymaga skomplikowanych czynności po stronie przedsiębiorcy. Wystarczy przejść za pomocą zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW do okna wystawiania faktury ustrukturyzowanej, by uzupełnić standardowe dane, takie jak data, wskazanie nabywcy, przedmiotu sprzedaży oraz podanie ustalonej ceny, i użyć przycisku ZAPISZ.

 

System automatycznie nada wystawionej fakturze zatwierdzony na poziomie Unii Europejskiej format faktury w postaci XML oraz od roku 2022 zatwierdzony przez Ministerstwo Finansów schemat e-faktury. Mimo że dla wystawiającego faktura ta w wyglądzie nie będzie się różnić od innych faktur, to w jej „wnętrzu”, nawet gdy otworzymy widok PDF, będą zapisane dodatkowe informacje w formie XML pozwalające na szybki i bezbłędny odczyt takiej faktury przez systemy komputerowe.

wFirma.pl – system przygotowany do odczytu faktur ustrukturyzowanych

Jedną z kluczowych korzyści stosowania faktur ustrukturyzowanych jest możliwość automatyzacji procesu księgowania. W praktyce oznacza to, że w systemie przygotowanym na odbiór takiej faktury przedsiębiorca zaczyta dane bez konieczności ich ręcznego wprowadzania oraz bez konieczności skanowania, odczytywania faktury przez OCR i poprawiania danych, których OCR nie odczytał. W systemie wFirma.pl już dziś można sprawdzić działanie takiej funkcji poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU - obecnie odczyt działa dla struktur PEF.


Im więcej takich faktur w obrocie gospodarczym, tym procesy związane z księgowaniem wydatków będą prostsze, wygodniejsze, szybsze i – co ważne – bezbłędne (podatność plików XML na błędy jest bowiem niezwykle niska w porównaniu do systemów OCR).

Połączenie z KSeF w systemie wFirma.pl już w styczniu 2022 roku - program pilotażowy Krajowego Systemu e-Faktur

W przypadku chęci sprawdzenia, jak działa program pilotażowy dla Krajowego Systemu e-Faktur, w wFirma.pl można zrealizować połączenie z bazą KSeF i w ten sposób przesłać faktury sprzedaży do instytucji budżetowej, na której rzecz sprzedaż została dokonana.

Pierwszym krokiem jest rejestracja w KSEF konta przedsiębiorcy, kolejnym – połączenie konta w systemie KSeF z wFirma.pl poprzez USTAWIENIA » FAKTURY » e-faktury PEF, zaznaczenie okienka WŁĄCZ INTEGRACJĘ i podanie danych do logowania.

Krajowy system e-faktur - czym jest

Dzięki temu wystawioną fakturę będzie można wysłać przez KSEF - zaznaczyć fakturę WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZEZ KSeF.

Krajowy system e-faktur - wyślij do ksef