KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur - co musisz wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Z informacji przekazywanych przez resort wynika, że ten, kto zdecyduje się wystawiać i przesyłać faktury przez Krajowy System e-Faktur (w skrócie nazywany KSeF), uzyska dodatkowe korzyści podatkowe.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) od kiedy?

Ministerstwo Finansów najpierw proponuje dobrowolne przystąpienie przedsiębiorców do platformy KSeF stąd od stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku korzystane z Krajowego Systemu e-faktur jest dobrowolne. Zgodnie z najnowszymi zmianami do projektu, które wprowadzone zostały po konferencji uzgodnieniowej w lutym 2023 roku, termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lipca 2024 roku. Co ważne, termin nie dotyczy wszystkich podatników. Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe od:

• 1 lipca 2024 roku - dla czynnych podatników VAT,
• 1 stycznia 2025 roku - dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy).

Następca platformy elektronicznego fakturowania

Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolską platformą teleinformatyczną pozwalającą na wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Warto tu wspomnieć, że podobne rozwiązanie Ministerstwo Finansów pilotażowo prowadzi już na bazie tzw. PEF, czyli platformy elektronicznego fakturowania służącej wymianie faktur ustrukturyzowanych w obrocie z instytucjami budżetowymi. Natomiast są to dwa różne działające obok siebie rozwiązania.

Poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych KSeF posiada również funkcje ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system oraz weryfikowania zgodności z określonym wzorem takiej faktury. Dodatkowo system służy do analizy i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłki komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Jakie są korzyści z wykorzystywania KSeF?

Należy podkreślić, że obecnie przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest jeszcze dobrowolne, w związku z czym przedsiębiorcy mogą samodzielnie zdecydować, czy chcą z platformy korzystać, czy też nie. W związku z powyższym rząd przygotował bonusy zachęcające do przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur, takie jak:

• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmuje KSeF;
• zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu;
• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni;
• bezpieczeństwo interpretacyjne – jednolity format faktury elektronicznej taki sam dla wszystkich, a nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym, co usprawni m.in. wymianę korekt;
• większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznaczająca skrócenie czasu na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur;
• możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.

Wprowadzenie jednego wspólnego krajowego systemu e-faktur, przez który przepływać będą wszystkie transakcje fakturowane, da fiskusowi bieżące informacje odnoszące się do dokonywanych przez podatników transakcji zakupu/sprzedaży, co uprości i przyspieszy kontrole na gruncie VAT, a czego konsekwencją będzie uszczelnienie podatku VAT i zwiększenie dochodów budżetu państwa.

Czy w związku z wejściem KSeF faktury papierowe znikną z obrotu?

Mimo, że cyfryzacja z roku na rok jest na coraz wyższym poziomie, również w obrocie gospodarczym, to póki co – według zapowiedzi ministerstwa – ustrukturyzowane faktury będą tylko jedną z opcji do wyboru. Faktury papierowe nie znikną zatem, chociaż z czasem będzie ich coraz mniej. Faktury papierowe (ale też część ich elektronicznych odpowiedników niespełniających wymogów MF) wygasłyby definitywnie, gdyby Krajowy System e-Faktur się przyjął w pełni jako obligatoryjny dla wszystkich. Warto w tym miejscu podkreślić, że zgodnie z zapowiedziami zmian w projekcie, z KSeF zostaną wyłączone m.in.:

• faktury konsumenckie (tzw. B2C);
• bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych;
• faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.

Czy KSeF zastąpi OCR?

Obecnie wielu księgowych i przedsiębiorców korzysta z OCR, czyli systemów odczytujących dane z obrazu faktury. Niestety nawet najlepsze OCR-y są omylne i wymagają przy rozliczaniu dokładnego sprawdzenia dat, numerów faktury, danych kontrahenta i zaksięgowanych wartości. Mimo, że przyspieszają znacząco proces księgowania to wciąż nie są doskonałe. Do doskonałości może natomiast przybliżyć nas KSeF. W jaki sposób? KSeF wprowadza jeden ustandaryzowany format faktury - tzw. faktura ustrukturyzowana. Oznacza to, że każda faktura wystawiana w formacie przygotowanym przez KSeF będzie miała ujęte w sobie takie same dane. Technicznie daje to możliwość odczytania danych z takiej faktury przez systemy informatyczne bez wystąpienia błędów. To jeszcze bardziej usprawni proces rozliczania a księgowy czy przedsiębiorca będą mogli skupić się na merytorycznym aspekcie a nie na problemach z błędnym odczytaniem przez OCR numerów faktury.

Jak wystawić fakturę w KSeF w systemie wFirma.pl?

Wystawianie faktury w systemie wFirma.pl jest bardzo intuicyjne i nie wymaga skomplikowanych czynności po stronie przedsiębiorcy. Aby włączyć integrację z KSeF należy w pierwszej kolejności przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY i wybrać opcję WŁĄCZ INTEGRACJE. 

Aby wystawić fakturę należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ i uzupełnić wymagane dane. Następnie należy wybrać opcję ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSeF.

Po pozytywnej wysyłce faktury do KSeF (czyli po przetworzeniu jej w KSeF) faktura będzie uznana za wystawioną i zostanie jej nadany systemowy numer KSeF. Dodatkowo, faktura będzie dostępna w KSeF po stronie nabywcy. Taką fakturę nabywca będzie mógł pobrać z KSeF i zaimportować do systemu księgowego.