Poradnik Przedsiębiorcy

Krajowy System e-Faktur - nowość!

Krajowy System e-Faktur to proponowany przez Ministerstwo Finansów ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy będą mogli wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Z zapowiedzi resortu wynika, że ten, kto zdecyduje się wystawiać i przesyłać faktury przez Krajowy System e-Faktur (w skrócie nazywany KSeF), uzyska dodatkowe korzyści podatkowe. Sprawdźmy jakie i od kiedy system ma zacząć działać!

Krajowy System e-Faktur możliwy już w 2021 roku!

Zgodnie z wykazem prac legislacyjnych prace nad projektem rozpoczną się w I kwartale 2021 roku, a proponowane rozwiązanie dla podatników ma być dostępne już pod koniec 2021 roku. Ministerstwo Finansów najpierw proponuje dobrowolne przystąpienie przedsiębiorców do platformy KSeF, ale gdyby pomysł się sprawdził, docelowo byłoby to główne medium wymiany e-faktur w Polsce.

Co to jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur ma być ogólnopolską platformą informatyczną pozwalającą na wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych. Warto tu wspomnieć, że podobne rozwiązanie Ministerstwo Finansów pilotażowo prowadzi już na bazie tzw. PEF, czyli platformy elektronicznego fakturowania służącej wymianie faktur ustrukturyzowanych w obrocie z instytucjami budżetowymi.

Z informacji, jakie widnieją w wykazie prac legislacyjnych, można dowiedzieć się, że poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych KSeF ma również posiadać funkcje ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system oraz weryfikowania zgodności z określonym i udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzorem takiej faktury. Dodatkowo system będzie służył do analizy i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłki komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Co z KSeF zyskają przedsiębiorcy?

Podkreślić należy, że przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur ma być dobrowolne, w związku z czym przedsiębiorcy będą mogli samodzielnie zdecydować, czy chcą z platformy korzystać, czy też nie. W związku z powyższym rząd przygotował bonusy zachęcające do przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur, takie jak:

  • zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmie KSeF;

  • skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 45 dni;

  • bezpieczeństwo interpretacyjne – jednolity format faktury elektronicznej taki sam dla wszystkich, a nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym, co usprawni m.in. wymianę korekt;

  • większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznaczająca skrócenie czasu na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur.

A co na wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur zyska fiskus?

Wprowadzenie jednego wspólnego krajowego systemu e-faktur, przez który przepływać będą wszystkie transakcje fakturowane, da fiskusowi bieżące informacje odnoszące się do dokonywanych przez podatników transakcji zakupu/sprzedaży, co uprości i przyspieszy kontrole na gruncie VAT, a czego konsekwencją będzie uszczelnienie podatku VAT i zwiększenie dochodów budżetu państwa.

Czy po wejściu w życie KSeF faktury papierowe znikną z obrotu?

Mimo że cyfryzacja z roku na rok jest na coraz wyższym poziomie, również w obrocie gospodarczym, to póki co – według zapowiedzi ministerstwa – ustrukturyzowane faktury będą tylko jedną z opcji do wyboru. Faktury papierowe na razie zatem nie znikną, chociaż z czasem będzie ich coraz mniej. Faktury papierowe (ale też część ich elektronicznych odpowiedników niespełniających wymogów MF) wygasłyby definitywnie, gdyby Krajowy System e-Faktur się przyjął i został ogłoszony jako obligatoryjny.

Czy e-faktury mogą zastąpić JPK_V7?

Gdyby Krajowy System e-Faktur sprawdził się na tyle, by po okresie pilotażowym wprowadzić go obowiązkowo do obrotu, wówczas z pewnością mógłby zastąpić konieczność tworzenia we własnym zakresie pliku JPK_V7. Być może wyglądałoby to tak, jak obecnie działa Twój e-pit – ministerstwo generowałoby za przedsiębiorców szkice plików JPK do zatwierdzenia lub uzupełnienia np. o wnioski ubiegania się o zwrot VAT czy skorzystania z ulgi na kasę fiskalną. W tej chwili jednak resort dopiero chce – powoli – zapoznać podatników z nowymi rozwiązaniami, dając im możliwość wyboru.

Nowe przepisy wymagają przejścia na cyfryzację – jak to zrobić?

Działający już obecnie program pilotażowy na linii instytucje budżetowe a biznes był pierwszym krokiem wymuszającym przygotowanie się instytucji budżetowych na przyjmowanie e-faktur. Dzięki temu już dziś w praktyce można poznać, jak działa wymiana faktur ustrukturyzowanych w obrocie gospodarczym i jakie daje możliwości.

Faktura ustrukturyzowana – wystaw ją już dziś w wFirma.pl

Wystawianie faktury w systemie wFirma.pl jest bardzo intuicyjne i nie wymaga skomplikowanych czynności po stronie przedsiębiorcy. Wystarczy przejść za pomocą zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW do okna wystawiania faktury ustrukturyzowanej, by uzupełnić standardowe dane, takie jak data, wskazanie nabywcy, przedmiotu sprzedaży oraz podanie ustalonej ceny, i użyć przycisku ZAPISZ.

 krajowy system e-faktur

 

System automatycznie nada wystawionej fakturze zatwierdzony na poziomie Unii Europejskiej format faktury w postaci XML. Mimo że dla wystawiającego faktura ta w wyglądzie nie będzie się różnić od innych faktur, to w jej „wnętrzu”, nawet gdy otworzymy widok PDF, będą zapisane dodatkowe informacje w formie XML pozwalające na szybki i bezbłędny odczyt takiej faktury przez systemy komputerowe.

wFirma.pl – system przygotowany do odczytu faktur ustrukturyzowanych

Jedną z kluczowych korzyści stosowania faktur ustrukturyzowanych jest możliwość automatyzacji procesu księgowania. W praktyce oznacza to, że w systemie przygotowanym na odbiór takiej faktury przedsiębiorca zaczyta dane bez konieczności ich ręcznego wprowadzania oraz bez konieczności skanowania, odczytywania faktury przez OCR i poprawiania danych, których OCR nie odczytał. W systemie wFirma.pl już dziś można sprawdzić działanie takiej funkcji poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU.

krajowy system e-faktur

Im więcej takich faktur w obrocie gospodarczym, tym procesy związane z księgowaniem wydatków będą prostsze, wygodniejsze, szybsze i – co ważne – bezbłędne (podatność plików XML na błędy jest bowiem niezwykle niska w porównaniu do systemów OCR).

Połączenie z PEF w systemie wFirma.pl - program pilotażowy Krajowego Systemu e-Faktur

W przypadku chęci sprawdzenia, jak działa ogólnopolska platforma elektronicznego fakturowania, która jest elementem programu pilotażowego dla Krajowego Systemu e-Faktur, w wFirma.pl można zrealizować połączenie z bazą PEF i w ten sposób przesłać faktury sprzedaży do instytucji budżetowej, na której rzecz sprzedaż została dokonana.

Pierwszym krokiem jest rejestracja w PEF konta przedsiębiorcy, kolejnym – połączenie konta w systemie PEF z wFirma.pl poprzez USTAWIENIA » FAKTURY » e-faktury PEF, zaznaczenie okienka WŁĄCZ INTEGRACJĘ i podanie danych do logowania.

krajowy system e-faktur

Dzięki temu wystawioną fakturę czy zamówienie pro forma będzie można wysłać przez PEF do instytucji publicznej: zaznaczyć fakturę WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZEZ PEF.połączenie z bazą PEF.