Rok składkowy w aspekcie rozliczania składki zdrowotnej w 2025 roku

Przedsiębiorcy w dalszym ciągu czują się zagubieni przy ustalaniu wysokości składki zdrowotnej opłacanej z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Dużym zaskoczeniem dla nich był przełom roku, kiedy to za styczeń niektórzy musieli wyliczyć wysokość tej opłaty na podstawie dochodu z grudnia. Jak rozumieć rok składkowy w aspekcie rozliczania składki zdrowotnej? Jak okres składkowy wygląda w przypadku zmiany formy opodatkowania, a jak w przypadku jej kontynuacji? O tym poniżej.

Wybór formy opodatkowania a okres składkowy

Przepisy podatkowe pozwalają na to, aby wyboru formy opodatkowania dokonać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania pierwszego przychodu. Jednakże nie jest to spójne z przepisami dotyczącymi rozliczania składki zdrowotnej. Przedsiębiorcy muszą bowiem już w ZUS DRA za styczeń składanej do 20 lutego wykazać, według jakiej formy opodatkowania chcą się rozliczać, aby wyliczyć wysokość tej opłaty. Przedsiębiorcy, którzy po tym terminie zdecydowali się jak rozliczać podatek, muszą wiedzieć, że w razie zmiany formy opodatkowania są zobowiązani dokonać korekt za miesiące poprzednie, wykazując tę formę, jaka ostatecznie została wybrana na dany rok.

Przykład 1. 

Pan Eryk pierwszy dochód w 2025 roku osiągnął dopiero 15 marca. W związku z tym czas na zmianę formy opodatkowania upływa 20 kwietnia – wybrał wówczas opodatkowanie dochodów według skali podatkowej. W poprzednim roku przedsiębiorca rozliczał się na podstawie podatku liniowego. Za styczeń i luty wykazał jako formę opodatkowania podatek liniowy. Czy musi skorygować dokumenty rozliczeniowe?

Tak, w tej sytuacji konieczna jest korekta ZUS DRA za styczeń oraz luty z wykazaniem nowej formy opodatkowania obowiązującej w 2025 roku – skali podatkowej. W ZUS DRA za marzec, skoro nie została jeszcze wysłana do ZUS-u, należałoby wskazać również opodatkowanie według skali podatkowej.

Rozliczenie składki zdrowotnej na przełomie roku nie jest oczywiste przede wszystkim ze względu na wprowadzenie pojęcia tzw. roku składkowego, który może być inny niż rok podatkowy. Jak wyliczać wartość wpłat na NFZ w przypadku wyboru tej samej formy opodatkowania co w poprzednim roku? W zależności od tego, jaka forma opodatkowania jest kontynuowana, inaczej jest rozliczana składka zdrowotna i z różnych miesięcy może być przyjmowany przychód lub dochód. 

Rok składkowy w aspekcie rozliczania składki zdrowotnej a kontynuacja formy opodatkowania w 2025 roku

Przy kontynuacji formy opodatkowania zasady ustalania wysokości składki zdrowotnej są w miarę jasne i zależą od posiadanej formy opodatkowania. 

Kontynuacja opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych

Przy wyborze tej formy opodatkowania podstawa składki zdrowotnej jest obliczana na podstawie przychodu z danego miesiąca. Jeżeli zatem użytkownik nie zmienia rozliczeń podatkowych, to nie powinno być problemu z rozliczeniem składki zdrowotnej. Jedyną zmianą, jaka może nastąpić od stycznia nowego roku kalendarzowego, jest zmiana sposobu rozliczania składki, czyli wybór, czy faktycznie obliczana będzie na bazie przychodów narastająco w ciągu roku, czy na podstawie przychodu z roku ubiegłego.

Przykład 2.

Pani Zuzanna w 2024 roku korzystała z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Składka zdrowotna była ustalana na podstawie przychodu osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym. W 2025 roku w dalszym ciągu korzysta z opodatkowania ryczałtem, jednak postanowiła wybrać ustalenia wysokości składki na podstawie przychodów osiąganych w bieżącym roku. Jak ustalana jest w tym przypadku składka za grudzień 2024 roku, a jak za styczeń 2025 roku?

Jeśli nie zmieniono formy opodatkowania w 2025 roku, to podczas sporządzania ZUS DRA za:

• grudzień 2024 roku (płatnej do 20 stycznia 2025 roku) składka zdrowotna powinna zostać naliczona na podstawie przychodu z roku 2024 (tak, jak w miesiącach poprzednich);
• styczeń 2025 (płatnej do 20 lutego 2025 roku) składka zostanie ustalona na podstawie przychodu osiągniętego w styczniu 2025 roku.

Kontynuacja opodatkowania według skali podatkowej lub podatku liniowego

Przy opodatkowaniu skalą podatkową lub podatkiem liniowym ma zastosowanie instytucja tzw. roku składkowego. Jeśli w poprzednim roku przedsiębiorca rozliczał podatek według zasad ogólnych (skala podatkowa lub podatek liniowy) i w kolejnym roku kontynuuje takie samo rozliczenie podatku, to przy sporządzaniu ZUS DRA:

• za grudzień (płatnej do 20 stycznia) jako podstawę naliczenia składki przyjąć powinien dochód z listopada;
• za styczeń (płatnej do 20 lutego) jako podstawę naliczenia składki przyjmuje się dochód z grudnia (bo okres składkowy trwa do końca stycznia). 

W przypadku skali podatkowej składka zdrowotna naliczana jest według stawki 9%, a w przypadku podatku liniowego jest to 4,9%.

Przykład 3.

Pan Patryk w 2024 roku jako formę opodatkowania wybrał podatek liniowy. W 2025 roku kontynuuje tę formę opodatkowania. Jak powinna zostać wyliczona składka zdrowotna za grudzień 2024 roku oraz styczeń i luty 2025 roku?

W tej sytuacji podstawą do naliczenia składki zdrowotnej za:

• grudzień 2024 roku był dochód za listopad 2024 roku (podstawa nie mniejsza niż 4 242,00 zł);
• styczeń 2025 roku był dochód za grudzień 2024 roku (podstawa nie mniejsza niż 4 242,00 zł);
• luty 2025 roku był dochód za styczeń 2025 roku (podstawa nie mniejsza niż 3 499,50 zł)

Rok składkowy w aspekcie rozliczania składki zdrowotnej a zmiana formy opodatkowania

Jak już wspomniano, przedsiębiorcy mają możliwość dokonania zmiany formy opodatkowania nie z początkiem roku, a w okresie późniejszym. Bez względu na to, kiedy tego dokonają, są zobligowani do rozliczania składki zdrowotnej już od ZUS DRA za styczeń według takiej formy opodatkowania, jaka ostatecznie zostanie wybrana na dany rok kalendarzowy. W tej sytuacji również inaczej wygląda rozliczenie ZUS DRA za styczeń, a wszystko przez już wspominany „rok składkowy”. W tej sytuacji może wystąpić również tzw. "jednomiesięczny okres składkowy".

Zmiana formy opodatkowania z zasad ogólnych na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

W przypadku zmiany formy opodatkowania w stosunku do roku poprzedniego z zasad ogólnych (skali/podatku liniowego) na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w deklaracji ZUS DRA za:

• grudzień (płatnej do 20 stycznia) należy naliczyć jeszcze składkę zdrowotną zgodnie z formą opodatkowania obowiązującą w 2022 roku; 
• styczeń (płatnej do 20 lutego) należy wykazać formę opodatkowania ryczałt (obowiązującą w 2023 roku). Składkę zdrowotną rozliczyć na podstawie przychodu za styczeń lub na podstawie przychodu z poprzedniego roku, gdy wybrane jest rozliczenie składki na zasadzie uproszczonej.

Przykład 4.

Pani Marlena w styczniu 2025 roku zmieniła formę opodatkowania ze skali podatkowej na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku będzie dokonywane na podstawie przychodu osiągniętego w bieżącym roku (w styczniu nie przekroczył on progu 60 000,00 zł). Jak powinna naliczyć składkę zdrowotną za grudzień 2024 roku oraz za styczeń 2025 roku?

W tej sytuacji podstawą do naliczenia składki zdrowotnej za:

• grudzień 2024 roku był dochód za listopad 2024 roku (podstawa nie mniejsza niż 4 242,00 zł, a forma opodatkowania obowiązująca w 2024 roku (skala podatkowa)); 
• styczeń 2025 roku był przychód za styczeń 2025 roku (podstawa wynosi 5 129,51 zł, a forma opodatkowania obowiązująca w 2025 roku (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych)).

W rozliczeniu rocznym składki zdrowotnej (dokonywanej w ZUS DRA za kwiecień 2025 roku) pani Marlena będzie musiała zapłacić również składkę zdrowotną od dochodu za grudzień 2024 roku.

Zmiana formy opodatkowania z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na zasady ogólne

W razie podjęcia decyzji o zmianie formy opodatkowania z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na skalę podatkową lub podatek liniowy przedsiębiorca musi pamiętać o tym, że pojawia się tu również instytucja roku składkowego. Dlatego w ZUS DRA za:

• grudzień (płatnej do 20 stycznia) powinien naliczyć składkę zdrowotną odpowiednią dla opodatkowania ryczałtem w wysokości odpowiedniej dla wybranego progu przychodu;
• styczeń (płatnej do 20 lutego) powinien oznaczyć już nową formę opodatkowania wybraną na dany rok. Dodatkowo należy pamiętać, że skoro za grudzień nie ma dochodów opodatkowanych na zasadach ogólnych, to podstawę wymiaru składki stanowi minimalne wynagrodzenie obowiązujące na pierwszy dzień okresu składkowego.

Przykład 5.

Pan Mateusz w styczniu 2025 roku zmienił formę opodatkowania z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na podatek liniowy. Rozliczenie składki zdrowotnej w 2022 roku było dokonywane na podstawie przychodu osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym (przychód za 2024 rok wynosił 180 000,00 zł). Jak powinien naliczyć składkę zdrowotną za grudzień 2024 roku oraz za styczeń i luty 2025 roku?

W tej sytuacji podstawą do naliczenia składki zdrowotnej za:

• grudzień 2024 roku był łączny przychód za 2024 rok (podstawa wynosiła 7 767,85  zł) – forma opodatkowania: ryczałt od przychodów ewidencjonowanych;
• styczeń 2025 roku było minimalne wynagrodzenie obowiązujące na 1 lutego 2024 roku (podstawa wynosiła 4242,00 zł) – forma opodatkowania: podatek liniowy czyli jest to tzw. jednomiesięczny okres składkowy. Składka ta wykazywana jest jako kwota do zwrotu;
• luty 2025 roku był dochód za styczeń 2025 roku (podstawa nie mniejsza niż 3 499,50 zł) – forma opodatkowania: podatek liniowy.

Zmiana formy opodatkowania z podatku liniowego na skalę podatkową (i ze skali na liniowy)

Przedsiębiorca, który jako formę ewidencji wybrał podatkową księgę przychodów i rozchodów, jednak od nowego roku chce zmienić formę opodatkowania ze skali podatkowej na podatek liniowy lub odwrotnie, to:

• w ZUS DRA za grudzień (płatnej do 20 stycznia) wylicza składkę zdrowotną na podstawie dochodu za listopad;
• ZUS DRA za styczeń (płatnej do 20 lutego) sporządza, wybierając już nową formę opodatkowania obowiązującą od 2023 roku. W związku z tym, że za grudzień nie ma dochodów, od których pobiera się podatek według nowej formy opodatkowania, to podstawę wymiaru składki stanowi minimalne wynagrodzenie obowiązujące na pierwszy dzień roku składkowego.

W związku z tą zmianą składka zdrowotna nie została opłacona od dochodu za grudzień, jednak dochód ten zostanie uwzględniony w rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej (dokonywaniu ZUS DRA za kwiecień).

Przykład 6. 

Pani Dominika w styczniu 2025 roku zmieniła formę opodatkowania ze skali podatkowej na podatek liniowy. Jak powinna naliczyć składkę zdrowotną za grudzień 2024 roku oraz za styczeń i luty 2025 roku?

W tej sytuacji podstawą do naliczenia składki zdrowotnej za:

• grudzień 2024 roku był dochód za listopad 2024 roku (podstawa nie mniejsza niż 4 242,00 zł) – forma opodatkowania obowiązująca w 2024 roku (skala podatkowa);
• styczeń 2025 roku było minimalne wynagrodzenie obowiązujące na 1 lutego 2024 roku (podstawa wynosiła 4 242,00 zł) – forma opodatkowania obowiązująca w 2025 roku (podatek liniowy) czyli jest to tzw. jednomiesięczny okres składkowy;
• luty 2025 roku był dochód za styczeń 2025 roku (podstawa nie mniejsza niż 3 499,50 zł) – forma opodatkowania obowiązująca w 2025 roku (podatek liniowy).

W rozliczeniu rocznym składki zdrowotnej pani Dominika będzie musiała zapłacić również składkę zdrowotną od dochodu za grudzień 2024 roku.

Podsumowując, rozliczenie składki zdrowotnej na przełomie roku nie należy do najprostszych, a wpływ ma na to wprowadzony w Nowym Ładzie tzw. rok składkowy, który w niektórych przypadkach nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Istotne jest zatem, aby pilnować wspomnianych wyżej zasad, gdyż niestosowanie się do nich może dokładać nam dodatkowej pracy związanej ze sporządzaniem korekt.