4 modele współpracy z biurem rachunkowym w KSeF - wybierz model dla swojego biura!

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymusi na wielu przedsiębiorcach zmianę sposobu wystawiania i przyjmowania faktur. W związku z tym również współpraca z biurami rachunkowymi wymaga dostosowania do nowych realiów. Obecnie można wyróżnić 4 modele współpracy z biurem rachunkowym w KSeF, z których każdy ma swoje zalety i wady.

Pobierz darmowe ściągi Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym

MODEL 1 - Klient nie nadaje dostępu do KSeF dla biura rachunkowego

Mimo obowiązku korzystania z KSeF przez przedsiębiorców mogą się zdarzyć klienci w biurze rachunkowym, którzy w dalszym ciągu będą chcieli przekazywać dokumenty sprzedaży i zakupu w sposób standardowy, tj. w postaci papierowej, bądź wysyłać je zbiorczo do swojego opiekuna księgowego w formie online. Taka decyzja po stronie przedsiębiorcy może być uwarunkowana różnymi kwestiami, np. niechęcią do nadawania uprawnień dla osób trzecich do KSeF lub blokadą technologiczną, czyli brakiem umiejętności nadania dostępu swojemu księgowemu.

Brak dostępu do KSeF po stronie biura rachunkowego może utrudnić zautomatyzowanie procesu obsługi księgowej. W takim przypadku biuro rachunkowe nie będzie mogło pobierać do swojego systemu księgowego faktur sprzedaży ani kosztowych. A właśnie to uprawnienie jest kluczowe, aby przyśpieszyć pracę biura.

Jeśli klient nie nadaje dostępu do KSeF biuru rachunkowemu, może ono podjąć następujące kroki:

1. próbować wyjaśnić z klientem przyczyny braku dostępu. Być może klient nie jest świadomy swoich obowiązków w zakresie KSeF lub ma obawy związane z bezpieczeństwem i obsługą systemu;
2. wyjaśnić klientowi, jak stworzenie dostępu do KSeF dla biura wpłynie pozytywnie na obsługę jego firmy, ze wskazaniem korzyści dla niego i jego rozliczeń;
3. podnieść cenę za obsługę księgową.

Oczywiście, decyzja o tym, jakie kroki podjąć, zależy od indywidualnej sytuacji. Biuro rachunkowe powinno wziąć pod uwagę relacje z klientem, jego potrzeby oraz ewentualne konsekwencje podniesienia ceny.

MODEL 2 - Klient nadaje dostęp do KSeF dla biura rachunkowego jako podmiotu

Jednym z proponowanych modeli współpracy z klientem w zakresie KSeF jest nadanie dostępu do KSeF podmiotowi tj. biurowi rachunkowemu, a nie konkretnej osobie fizycznej. Wówczas przedsiębiorca, nadając uprawnienia, korzysta wyłącznie z NIP-u biura oraz jego nazwy. W tym przypadku możliwe jest nadanie uprawnień tylko w zakresie wystawiania faktur oraz dostępu do faktur (pobierania faktur sprzedaży i zakupu). Nie jest natomiast możliwe nadanie takich uprawnień, aby właściciel biura rachunkowego mógł dowolnie decydować, któremu z pracowników nadać dostęp do pobierania faktur u danego klienta. 

Co ważne, należy mieć tutaj na uwadze, że jeśli podmiotem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, to wówczas uprawnienia są nadawane przez klienta bezpośrednio właścicielowi biura rachunkowego. Natomiast jeśli podmiotem jest spółka, to wówczas nadane uprawnienia zyskuje spółka, czyli co do zasady każdy „użytkownik” KSeF, któremu udostępniono opcję przeglądania faktur w spółce.

W tym wariancie, aby biuro rachunkowe nadało uprawnienia swoim pracownikom do klientów, musiałoby ono podpiąć pracowników do konta biura rachunkowego w KSeF. Skutkowałoby to tym, że pracownik miałby dostęp do KSeF biura rachunkowego i uprawnień np. do przeglądania faktur sprzedaży i wydatków, jeśli mu je nadamy. Dzięki temu zyska on również dostęp w takim samym zakresie do każdego klienta, który nadał uprawnienia dostępu dla biura rachunkowego. W takiej sytuacji nie ma możliwości nadania dostępu wyłącznie do klientów biura, bez możliwości zarządzania pobieraniem faktur należących do biura rachunkowego. Nie ma również możliwości wyboru, do którego klienta pracownik ma mieć dostęp. 

Plusy tego wariantu:

• brak konieczności udostępniania swojego numeru PESEL, klientowi wystarczy NIP biura rachunkowego;
• proste wykorzystanie integracji z KSeF, szczególnie jeśli nie są zatrudniani pracownicy, a jeśli są – można w prosty sposób udostępnić wszystkim naraz dostęp do pobierania faktur u wszystkich klientów.

Minusy tego wariantu:

• wymaga od klienta większego zaangażowania w zarządzanie dostępami, jeśli miałby przypinać i odpinać konkretnych pracowników biura;
• konieczność posiadania elektronicznej pieczęci kwalifikowanej zawierającej NIP przez biuro rachunkowe;
• w przypadku przypięcia pracownika do konta w KSeF biura rachunkowego miałby on wgląd w faktury biura rachunkowego;
• brak możliwości zarządzania przez biuro rachunkowe dostępem do KSeF u swoich pracowników. 

MODEL 3 - Klient nadaje dostęp do KSeF właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej

Model ten jest najbardziej polecanym modelem współpracy z klientem ze względu na to, że zmniejsza zawiłości w zakresie zarządzania uprawnieniami po stronie klienta biura. W tym wariancie klient nadaje uprawnienia szefowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej. Ten z kolei, jeśli otrzyma dostęp do zarządzania uprawnieniami od klienta, dalej zarządza dostępami do KSeF wśród swoich pracowników. Wówczas to już szef biura rachunkowego (bez konieczności konsultacji z klientem) może zarządzać, któremu z pracowników przydziela dostęp do pobierania faktur sprzedaży i zakupu klienta.

Dzięki temu modelowi klient biura rachunkowego dokonuje jednej czynności w zakresie nadawania dostępu do KSeF, a już resztą, tj. organizacją pracy, zajmuje się szef biura rachunkowego. Przy czym oczywiście klient biura ma kontrolę i cały czas może zweryfikować po zalogowaniu do KSeF, jakie osoby mają dostęp do jego konta w KSeF i jakie zostały nadane im uprawnienia przez szefa biura rachunkowego.

Plusem tego wariantu jest:

• większa kontrola dostępu do systemu KSeF wśród pracowników biura rachunkowego;
• mniejsze ryzyko wycieku danych – w tym przypadku biuro rachunkowe odpowiedzialne jest za przekazywanie uprawnień, w związku z tym ma kontrolę nad tym, aby nie trafiły one do nieuprawnionych osób;
• łatwiejsza identyfikacja osób odpowiedzialnych za błędy w systemie, ze względu na system logów i możliwość sprawdzenia działania konkretnego pracownika biura.

Minusem tego wariantu natomiast jest:

• ograniczenie dostępu do systemu dla innych pracowników biura rachunkowego, jeśli klient nie nada uprawnień do zarządzania uprawnieniami szefowi biura;
• możliwość wystąpienia problemów z dostępem do KSeF w przypadku nieobecności szefa biura rachunkowego, jeśli ten nie przekazał uprawnień dalej;
• szef biura musi przekazać klientowi swój numer PESEL.

MODEL 4 - Klient nadaje dostęp do KSeF wybranemu pracownikowi biura rachunkowego

Model ten jest mniej zalecanym modelem współpracy z klientem ze względu na możliwą rotację pracowników bądź możliwych ich nieobecności. Również w tym przypadku właściciel biura rachunkowego nie ma pełnej kontroli w zakresie dostępu pracowników do konta w KSeF klienta i tym samym dostosowania „flow” pracy w biurze. 

Natomiast jeśli klient zdecyduje się na przydzielenie dostępu do KSeF wybranemu pracownikowi biura rachunkowego, wówczas warto zawrzeć umowę, w której będą określone uprawnienia pracownika oraz sposób ich nadania – tak, aby z tytułu działania pracownika biuro rachunkowe nie ponosiło odpowiedzialności. Umowa może wówczas zawierać m.in. następujące informacje:

• imię i nazwisko pracownika, który ma dostęp do KSeF klienta;
• rodzaj uprawnień: wystawianie faktur, dostęp do faktur, nadawanie uprawnień czy odczytywanie uprawnień;
• odpowiedzialność pracownika: np. pracownik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone klientowi w związku z nieprawidłowym wykorzystaniem uprawnień w KSeF.

Tutaj warto też się zabezpieczyć procedurą na wypadek odejścia lub zwolnienia pracownika, który ma dostęp do konta w KSeF klienta. Należy w tym punkcie zaznaczyć, że każdorazowa zmiana pracownika będzie się wiązać z dodatkową pracą po stronie przedsiębiorcy, który będzie musiał nadawać bądź odbierać uprawnienia.

Plusy tego wariantu:

• ułatwia współpracę z biurem rachunkowym, jeśli nie występuje rotacja pracowników, a opiekunowie przypisani są na stałe do klientów;
• pozwala na szybsze i sprawniejsze wystawianie i odbieranie faktur bez ingerencji właściciela biura rachunkowego;
• uprawnienia nadawane są przez przedsiębiorcę bez angażowania właściciela biura rachunkowego.

Minusem tego wariantu natomiast jest:

• angażowanie przedsiębiorcy w proces nadawania i odbierania uprawnień w przypadku zmiany opiekuna księgowego;
• brak kontroli nad dostępami do KSeF przez właściciela biura rachunkowego i tym samym pilnowania wdrożonych procedur pracy;
• możliwość wystąpienia problemów w przypadku nieprawidłowego wykorzystania uprawnień przez pracownika.

Podsumowując, wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymusi na wielu przedsiębiorcach zmianę sposobu wystawiania i przyjmowania faktur. W związku z tym również współpraca z biurami rachunkowymi wymaga dostosowania się do nowych realiów. Każdy z modeli ma swoje zalety i wady, z którymi warto się zapoznać. Ostatecznie decyzja o tym, który model współpracy z biurem rachunkowym w KSeF wybrać, należy co do zasady do klienta.

KSeF a automatyzacja i nowe technologie

Modele współpracy z biurem rachunkowym w KSeF – nadaj uprawnienia w systemie wFirma.pl!

W systemie wFirma dla biur rachunkowych przedsiębiorca, który chce nadać uprawnienia właścicielowi biura, kierownikowi w biurze lub opiekunowi księgowemu, powinien przejść do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR » NADAWANIE UPRAWNIEŃ.

Kolejno w oknie należy uzupełnić dane następująco:

• jako identyfikator wybrać PESEL i wprowadzić numer identyfikacyjny osoby fizycznej, dla której będzie nadawany dostęp, np. właściciela biura rachunkowego;

• wprowadzić imię i nazwisko osoby fizycznej, której nadawane jest uprawnienie;

• zaznaczyć opcję „Osoba fizyczna”;

• zaznaczyć uprawnienia, jakie mają zostać nadane, czyli:

• „Dostęp do faktur”, dzięki czemu możliwe jest pobieranie z KSeF faktur kosztowych i sprzedażowych,

• „Wystawianie faktur”, w którego ramach możliwe jest wystawienie faktury w KSeF, w tym wysyłka do KSeF faktury wygenerowanej w systemie księgowym,

• „Nadawanie uprawnień”, czyli zarządzanie dostępem do KSeF, w tym nadawanie i odbieranie uprawnień do pobierania faktur kosztowych i sprzedażowych oraz wystawiania faktur w KSeF,

• „Odczytywanie uprawnień”, dzięki czemu możliwa jest weryfikacja osób, które posiadają nadane uprawnienia w KSeF dla danego podmiotu.

Właściciel biura rachunkowego, który otrzymał uprawnienia od przedsiębiorcy, może logować się do systemu wFirma dla biur rachunkowych i wybierać zakres uprawnień, jakie otrzymał od przedsiębiorcy, aby pracować na koncie klienta.

Aby nadać uprawnienia dla biura rachunkowego jako podmiotu, należy wykonać następujące kroki:

• w danych podmiotu podać NIP biura rachunkowego;

• nadać biuru rachunkowemu wybrane uprawnienia (dostępnymi uprawnieniami jest wystawianie e-faktur i pobieranie faktur kosztowych i sprzedażowych z KSeF).

Aby biuro rachunkowe, które otrzymało uprawnienia, mogło autoryzować się w KSeF na koncie klienta, powinno posiadać pieczęć kwalifikowaną z NIP.

Biura rachunkowe, które otrzymają uprawnienia dla podmiotu, mogą je aktywować w systemie wFirma dla biur rachunkowych. Aby to zrobić, autoryzują się pieczęcią kwalifikowaną z NIP-em i zaznaczają na koncie klienta nadane uprawnienia, czyli „Dostęp do faktur” i/lub „Wystawianie faktur”.

Dzięki nadanym uprawnieniom biuro będzie mogło pobierać faktury kosztowe i wystawione poza systemem księgowym faktury sprzedaży, co przyspieszy obsługę księgową firmy. Faktury ustrukturyzowane, które są przechowywane w KSeF, mają ustandaryzowaną budowę, co ułatwia ich import do systemu księgowego. W systemie wFirma dla biur rachunkowych możliwy jest bezpośredni import faktur z KSeF, bez konieczności wykorzystywania zewnętrznych programów. Wystarczy w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE skorzystać z opcji IMPORTUJ Z KSeF.

W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) znajdują się wszystkie faktury wystawione na NIP danej firmy. Czasami przedsiębiorcy otrzymują faktury wystawione na dane firmowe, nawet jeśli dotyczą wydatków prywatnych. Dlatego dobry system księgowy powinien mieć narzędzie do weryfikacji zaimportowanych dokumentów kosztowych.

Faktury zaimportowane z KSeF są automatycznie przetwarzane, odczytywane i dodawane jako wersje robocze. Dzięki temu nie trzeba wprowadzać danych ręcznie, korzystać z OCR ani obawiać się popełniania błędów. System bezbłędnie odczytuje dane z faktury ustrukturyzowanej.

Opiekun księgowy musi wybrać rodzaj wydatku i zweryfikować jego zasadność. W razie wątpliwości może wysłać fakturę do akceptacji klienta. Klient może zaakceptować dokument lub go odrzucić, a także dodać notatkę z wyjaśnieniem.