Obowiązkowe płatności bezgotówkowe to temat, który dotyczy wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych korzystających z kas rejestrujących. Ustawodawca nakłada na nich wymóg zapewnienia klientom możliwości zapłaty bez użycia gotówki. Jakie są aktualne regulacje w tym zakresie i czy integracja terminala z kasą online jest wciąż wymagana?
Zapewnienie możliwości dokonywania płatności bezgotówkowych
Zgodnie z art. 19 Ustawy z 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców (dalej: Prawo przedsiębiorców) przedsiębiorca musi zapewnić możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, gdzie działalność gospodarcza jest rzeczywiście wykonywana, a zwłaszcza:
- w lokalu przedsiębiorstwa,
- poza nim,
- w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego
– za pomocą instrumentu płatniczego.
Instrument płatniczy – zindywidualizowane urządzenie lub uzgodniony przez użytkownika i dostawcę zindywidualizowany zbiór procedur, służących do inicjowania zlecenia płatniczego.
Powyższa definicja ma szeroki zasięg i obejmuje wszelkie urządzenia czy też procedury umożliwiające płatnikowi złożenie zlecenia płatniczego. Chodzi tutaj o płatności dokonywane bez użycia terminala POS, za pomocą polecenia przelewu, kart płatniczych, aplikacji płatniczych (np. BLIK), a także transakcji inicjowanych na terminalu za pomocą karty lub innych instrumentów mobilnych (np. aplikacji płatniczych).
Przedsiębiorca, który nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, nie musi zapewniać możliwości zapłaty w każdym miejscu, w którym prowadzi działalność gospodarczą przy użyciu instrumentu płatniczego. Jeśli więc podatnik nie używa kasy fiskalnej, wówczas ta regulacja go nie dotyczy.
Co więcej, Minister Finansów – lub minister ds. gospodarki w porozumieniu z Ministerstwem Finansów – może na drodze rozporządzenia zwolnić niektórych przedsiębiorców z tego obowiązku zapewnienia możliwości zapłaty w każdym miejscu prowadzenia działalności za pomocą instrumentu płatniczego.
Obowiązkowe płatności bezgotówkowe przy sprzedaży na rzecz osób prywatnych
Zgodnie z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, zawsze gdy:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca,
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Jeszcze przed 2024 rokiem planowano wprowadzenie limitu płatności gotówkowych w przypadku transakcji między konsumentami a przedsiębiorcami. Jednak wycofano się z tego pomysłu.
W obecnie obowiązującej Ustawie z 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta wskazano, że konsumenci nie są zobligowani do dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, jeżeli jednorazowa wartość transakcji z przedsiębiorcą, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 20 000 zł lub równowartość tej kwoty.
Co więcej, nie ma aktualnie ograniczeń co do zapłaty gotówkowej za transakcję dokonywaną przez konsumenta – zarówno między dwoma osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej, jak i przedsiębiorcami oraz konsumentami.
Warto natomiast wspomnieć o przepisach rozdziału 6 Ustawy z 19 sierpnia 2011 roku o usługach płatniczych. Akceptant (odbiorca inny niż konsument, np. przedsiębiorca) może jednak odmówić przyjęcia zapłaty. Przypadki te zaprezentowano w poniższej tabeli.
Sytuacje, w których akceptant może odmówić przyjęcia zapłaty za daną transakcję | |
Lp. | Wyszczególnienie |
1. | Upływ terminu, do którego jest możliwe korzystanie z instrumentu płatniczego |
2. | Zablokowanie instrumentu płatniczego |
3. | Niezgodność podpisu osoby upoważnionej do używania instrumentu płatniczego na instrumencie płatniczym identyfikującym taką osobę z podpisem na dokumencie obciążeniowym |
4. | Niezgodność podpisu na karcie z podpisem na dokumencie obciążeniowym |
5. | Odmowa okazania dokumentu stwierdzającego tożsamość w przypadku uzasadnionych wątpliwości akceptant może żądać od osoby korzystającej z karty płatniczej identyfikującej osobę upoważnioną do jej używania okazania dokumentu stwierdzającego jej tożsamość |
6. | Stwierdzenie posługiwania się instrumentem płatniczym przez osobę nieuprawnioną |
7. | Brak możliwości dokonania akceptacji transakcji płatniczej |
Należy w tym miejscu podkreślić, iż akceptant nie może w pewnych okolicznościach uzależniać zawarcia z konsumentem umowy o świadczenie usług lub sprzedaży towaru.
- dokonania zapłaty w formie bezgotówkowej,
- przyjęcia zapłaty od konsumenta znakami pieniężnymi emitowanymi przez NBP (akceptant nie może ani nakładać, ani pobierać opłat z tytułu przyjmowania zapłaty znakami pieniężnymi emitowanymi przez NBP, ani różnicować ceny w zależności od formy zapłaty).
Akceptant może jednak uzależnić zawarcie umowy z konsumentem o świadczenie usług lub dostawę towarów:
- w przypadku działalności prowadzonej przez Internet,
- w miejscu prowadzenia działalności bez obecności personelu,
- w trakcie imprezy masowej, jeżeli zamieszczono stosowną informację w regulaminie tej imprezy,
- od kwoty jednorazowej transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, której wartość jest równa przeciętnemu wynagrodzeniu w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku w trzecim kwartale roku poprzedniego, ogłaszanemu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego albo większa od niego.
Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 21 października 2024 roku w sprawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku w trzecim kwartale 2024 roku wskazuje, że wynagrodzenie to wynosi 8266,30 zł.
Przykład 1
Podatniczka prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży maszyn przemysłowych i użytkowych. 20 października 2025 roku konsument chciał nabyć od niej 3 przemysłowe wiertarki typu młot o większej mocy, które kosztowały 24 tys. złotych. Konsument może za nie zapłacić za pomocą gotówki albo karty płatniczej.
Konsument nie poniesie żadnych konsekwencji, jeżeli zdecyduje się zapłacić gotówką. Przedsiębiorca ma obowiązek przyjąć gotówkę, jeżeli konsument wybierze tę formę zapłaty.
Ponadto przedsiębiorca w związku z pobraniem zapłaty w formie gotówkowej za wyżej wymienione wiertarki nie dokonuje żadnego dodatkowego opodatkowania kwoty przyjętej w gotówce.
Obowiązkowe zapewnienie możliwości płatności bezgotówkowej obejmie tylko przedsiębiorców, którzy zobligowani są do stosowania kas rejestrujących. Przepis ten nie znajduje zastosowania do podatnika VAT, np. prowadzącego wyłącznie działalność rolniczą albo samorządowej instytucji kultury, nawet jeśli posiada kasę rejestrującą.
Obowiązek integracji terminali płatniczych z kasami online
Jak już wyżej wskazano, zgodnie z art. 19 Prawa przedsiębiorców przedsiębiorca ma zapewnić możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności:
- w lokalu,
- poza lokalem przedsiębiorstwa,
- w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego
– przy użyciu instrumentu płatniczego.
Niemniej jednak powyższy obowiązek tyczy się wyłącznie przedsiębiorców, którzy muszą prowadzić ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Nie znajduje on zastosowania w przypadku przedsiębiorców, którzy nie mają obowiązku stosowania kasy fiskalnej.
Zgodnie z aktualnie uchylonym art. 19a ust. 3 Prawa przedsiębiorców sprzedawca, który zapewniał możliwość dokonywania płatności (bezgotówkowych) przy pomocy terminala płatniczego i prowadził ewidencję sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej, musiał zintegrować ją z terminalem płatniczym, (jeżeli terminal i kasa pozwalały na połączenie i przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas).
Co więcej, gdy podatnik korzystający z kasy fiskalnej nie wykonał powyższego obowiązku (nie zintegrował kasy rejestrującej z terminalem płatniczym, przy użyciu którego przyjmował płatności), naczelnik urzędu skarbowego mógł nałożyć na niego karę pieniężną w wysokości 5000 zł.
Obowiązek integracji terminala płatniczego z kasą fiskalną był wielokrotnie zmieniany. Miał obowiązywać od lipca 2022 roku. Jednakże przesunięto wejście w życie tego obowiązku na 1 stycznia 2025 roku, a potem na kwiecień 2025 roku.
Ostatecznie na mocy art. 6 Ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw uchylono wszystkie regulacje dotyczące tego obowiązku wraz z przepisami dotyczącymi nakładania kar z tytułu jego niedopełnienia.
Tym samym Minister Finansów zrezygnował z wprowadzenia obowiązku integracji kasy fiskalnej z terminalem płatniczym oraz uchylił obowiązek nakładania kar za brak jego dopełnienia.
