Odzież dla pracowników w kosztach firmowych

Przedsiębiorcy coraz częściej wymagają od swoich pracowników ubioru wyróżniającego ich firmę, związanego z nazwą i logiem. Zazwyczaj decydują się ponieść wydatki na odzież dla pracowników, aby dzięki temu firma była bardziej rozpoznawalna, co w konsekwencji przyczynia się do zwiększenia przychodów. Wiele kontrowersji budzi fakt zaliczenia wydatków na ubiory pracownicze w koszty firmy. Co jeśli podatnik zdecyduje się zakupić ubrania bez logo firmy? Warto dowiedzieć się, kiedy poniesione wydatki na odzież dla pracowników mogą być kosztem przedsiębiorcy.

Odzież dla pracowników z logo firmy w kosztach firmowych

Co do zasady, aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien mieć związek z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz wpływać na osiąganie przychodów. W związku z tym wydatki na odzież dla pracowników również mogą stanowić koszt podatkowy przedsiębiorcy. Jednak należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach dotyczących zakupionych ubrań firmowych:

  • strój będzie miał tylko i wyłącznie charakter służbowy,

  • uniform nie będzie wykorzystywany do celów prywatnych,

  • ubranie firmowe musi posiadać charakterystyczne cechy - powinno na nim znajdować się logo firmy na stałe związane z ubraniem, aby wykluczyć możliwość użytkowania do celów prywatnych,

  • noszenie uniformu powinno być obowiązkiem pracownika.

Wydatki na odzież dla pracowników, w przypadku gdy stroje zawierają logo firmy, można traktować jako wydatki na reklamę i wówczas stanowią koszt uzyskania przychodu. Ponadto ubiory pracownicze powinny oprócz loga wyróżniać się np. kolorem, który się kojarzy z daną organizacją.

Odzież dla pracowników bez loga firmy w kosztach uzyskania przychodów

Jednakże nie wszyscy przedsiębiorcy decydują się na zakup ubiorów pracowniczych z logiem firmy. Zdarza się tak, że zakupują odzież w tym samym kolorze, np. takie same koszulki czy spodnie/spódnice. Wynika to z chęci odróżnienia pracowników firmy od klientów - odzież dla pracowników nie posiada wówczas oznaczeń firmowych.

Tak jak zostało wspomniane wcześniej ubiory pracownicze powinny uniemożliwiać ich wykorzystanie do celów prywatnych. W związku z tym, że wydatki na odzież dla pracowników zostały poniesione przez przedsiębiorcę, nie można ich uznać za związane z działalnością. Wydatki na odzież dla pracowników, które nie spełniają określonych kryteriów, należy uznać za wydatki poniesione na cele prywatne pracowników. Tym samym nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów podatnika.

W koszty uzyskania przychodu można zaliczyć wydatki na odzież dla pracowników, ale tylko i wyłącznie takie, których charakter służbowy będzie można udowodnić. W taki sposób uniknie się nieprzyjemności w przypadku kontroli urzędu skarbowego.